Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget 16.11.2017 Kl 15:30 på Glitra Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1
SAKSLISTE: Saksnr 21/2017 Godkjenning av protokoll fra møte 28.09.2017 22/2017 Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor 2017 - resultater 23/2017 Meldinger 12/2017 Nærværsrapport september 2017 2
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/47 Arkiv: Saksbehandler: Charlotte Oland Liseth Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 21/2017 Administrasjonsutvalget 16.11.2017 Godkjenning av protokoll fra møte 28.09.2017 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 28.09.2017 godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte 28.09.2017 Utredning: 3
Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Glitra Dato: 28.09.2017 Tidspunkt: 15:45 16:30 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Ingen vara Medlem MDG Janicke Karin Solheim (MDG) Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem FF Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Ingen vara Medlem UTD Eva Andersen (UTD) Følgende medlemmer møtte ikke: Navn Repr Brynhild Heitmann KRF Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Bente Gravdal Kst. Rådmann Sikke Næsheim Kommunalsjef Karin Dramdal Klæboe HR-sjef Diverse tatt opp under møtet: Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 4
SAKSLISTE: Saksnr 19/2017 Godkjenning av protokoll fra møte 24.08.2017 20/2017 Meldinger 11/2017 Nærværsrapport for juli 2017 5
19/2017 Godkjenning av protokoll fra møte 24.08.2017 Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte 24.08.2017 godkjennes. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokoll fra møte 24.08.17 ble godkjent enstemmig. Søren Falch Zapffe (H) tok opp spørsmål fra forrige møte om utfordringen med at alle rektorer i Lier er kvinner. Hvordan kan man få rettet opp kjønnsbalansen ved ansettelser framover? 20/2017 Meldinger 11/2017 Nærværsrapport for juli 2017 Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 11: Nærvær Lier kommune, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: HR-sjef Karin Dramdal Klæboe ga en orientering om rapporten og om rutiner for oppfølging virksomheter som har høyt fravær. Administrasjonsutvalget ber om at det jevnlig gis en slik presentasjon. Meldingen ble tatt til orientering. 6
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/4753 Arkiv: Saksbehandler: Karin Dramdal Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 22/2017 Administrasjonsutvalget 16.11.2017 Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor 2017 - resultater Rådmannens forslag til vedtak: Rapporten tas til etterretning. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Presentasjon av medarbeiderundersøkelsen. Utredning: Lier kommune har som en del av sitt utviklings- og forbedringsarbeid, gjennomført årlige medarbeiderundersøkelser siden 2005, fra 2015 hvert annet år. Resultatene av medarbeiderundersøkelsene følges opp av alle virksomheter gjennom en felles oppfølgingsprosess og innrapportering av handlingsplaner fra de lokale medbestemmelsesutvalgene. Engasjement og oppslutning rundt undersøkelsene har vært gjennomgående høy i kommunen vår. «10-faktor» «Bedre kommune», som leverer bruker- og medarbeiderundersøkelser til kommunesektoren, utviklet i 2014/15 et nytt verktøy med større fokus på leder- og medarbeiderskap, utvikling og forbedring. Lier kommune tok den nye undersøkelsen «10-faktor» i bruk første gang i 2017. 10-faktor bygger på nasjonal og internasjonal forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater i forhold til kommunens mål og kvalitet på tjenestene. Faglig rådgiver under utvikling av undersøkelsen har vært professor i ledelse og organisasjonspsykologi (BI) Linda Lai. 7
Svarprosenten for 10-faktor ved første gjennomføring ble 83 %. Dette er svært bra tatt i betraktning at det er en ny undersøkelse og at respondentene nå informeres via e-post med link til besvarelse/undersøkelsen, noe som er en ny og mer uvant metode for mange. Lier kommune har prioritert en satsing på informasjon, involvering og motivasjon i forkant av første gjennomføring, bl.a. gjennom to større samlinger for deltakere fra lokale medbestemmelsesutvalg. Her deltok også professor Linda Lai med foredrag. Det har også vært gjennomført særlig kompetanseheving for prosessveiledere som kan følge opp virksomhetene i etterkant etter behov. Bakgrunn og forarbeid for innføringen i Lier kommune, ble presentert for administrasjonsutvalget i februar 2017. Presentasjonen er vedlagt saken. Mer info på www.10faktor.no Resultater Resultatene for Lier kommune ble først lagt frem for Rådmannen, for virksomhetsledere og i lokale medbestemmelsesutvalg. Tabellen under viser resultatet pr faktor for henholdsvis Lier kommune og landsgjennomsnittet, samt gir en kort forklaring av hver faktor. Faktor Navn Lier Norge Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon 4,3 4,3 Motivasjon for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2 Mestringstro 4,3 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Faktor 3 Selvstendighet 4,2 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4 Bruk av kompetanse 4,3 4,3 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevant kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse 3,9 4,0 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6 Rolleklarhet 4,3 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til de jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling 3,7 3,7 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjenester som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8 Fleksibilitetsvilje 4,5 4,5 Medarbeidernes villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9 Mestringsklima 4,0 4,1 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Faktor 10 Nytteorientert motivasjon 4,7 4,7 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte positive effekter. Oppfølging I utvidet lederforum ble faktorene for kommunen totalt sett presentert. Gjennom dialog og gruppearbeid prioriterte ledere og medarbeidere to felles faktorer som kommunen skal arbeide helhetlig og særskilt med de kommende to årene frem til undersøkelsen gjennomføres for andre gang. 8
De felles faktorene som ble valgt er: «Mestringsorientert ledelse» og «Mestringsklima». Bakgrunnen for valget er både viktigheten av god ledelse og forventningen om at mestringsorientert ledelse er en vesentlig premiss for positiv utvikling på de øvrige faktorene. Disse to er også de faktorene hvor Lier kommune har et resultat på 0,1 under landsgjennomsnittet. For øvrig ligger kommunen på linje landsgjennomsnittet. Hver virksomhet har fått rapport med sine resultater, prioriterer to innsatsfaktorer og utarbeider lokale handlingsplaner for videreutvikling og forbedring. Handlingsplanene rapporteres inn til rådmannen. 9
Ny medarbeiderundersøkelse 2017 Lier kommune Administrasjonsutvalget 1.februar Side 1 02.11.2017 10
Hensikt Leder- medarbeider- og organisasjonsutvikling Måle faktorer som er ansett som avgjørende for gode resultater og som er mulige å påvirke Side 2 02.11.2017 11
Innhold Benytte et godt, forskningsbasert verktøy for å måle variabler som er avgjørende for å oppnå gode resultater - og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid Resultatene er både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert og legger spesiell vekt på mestring, motivasjon og bruk av kompetanse Være fokusert og avgrenset - kun ti faktorer og kun tre til fem påstander knyttet til hver faktor Undersøkelsen har femdelt skala med påstander hvor 1 er svært uenig og 5 er svært enig Side 3 02.11.2017 12
det aller viktigste er engasjementet og utviklingen som skjer i virksomhetene! Side 4 02.11.2017 13
Historikk 2004 KS lanserte ny medarbeiderundersøkelse www.bedrekommune.no («fullelektronisk») 2005 og 2006 Pilot undersøkelser i Lier Hjemmetjenesten, sykehjem, sosialtjenesten barnehagene 2007 Undersøkelse for alle kommunens virksomheter Kick-off samling for alle LMU (i Asker) LMU-samling (på Bolkesjø) med presentasjon og gjennomgang av resultat 2007 2013 Årlige undersøkelser 2013 2015 Endret gjennomføringshyppighet til 2. hvert år Sterkere kobling mot HMS plan «trafikklys» oppfølging Oppfølgingsprosedyrer forlenges fokus på arbeidsmiljø også i mellomåret Side 5 02.11.2017 14
Kort om selve undersøkelsen En selvstendig, validert undersøkelse Skal ikke blandes med andre spørsmål (sammensetningen og rekkefølgen på spørsmål påvirker svarene) Andre undersøkelser bør gjennomføres separat Kort, fokusert og avgrenset 10 faktorer, totalt 36 påstander/måleindikatorer 5 delt skala Skal svare raskt og spontant Gjennomføring hvert 1,5 2 år ikke oftere Hyppigere målinger kan gi måletretthet, gjenkjennelse og flere feilkilder i målingene Ha tid nok til utviklingstiltak og til å kunne måle effekt over tid Side 6 02.11.2017 15
De 10 faktorene hva måles? 1. Oppgavemotivasjon - motivasjon for selve oppgavene (indre motivasjon) 2. Mestringstro - tiltro til egen jobbkompetanse 3. Selvstendighet - opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig 4. Bruk av kompetanse - opplevd bruk av egen kompetanse (komp. mob.) 5. Mestringsorientert ledelse - fokus på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger 6. Rolleklarhet - tydelig kommuniserte forventninger 7. Relevant kompetanseutvikling 8. Fleksibilitetsvilje - villighet til å være fleksibel på jobb 9. Mestringsklima - kultur for å samarbeide/gjøre hverandre gode 10. Nytteorientert motivasjon - ønske om å bidra til andres måloppnåelse (prososial motivasjon). Side 7 02.11.2017 16
Hva gjør andre kommuner 28 kommuner gjennomførte 10 faktor i 2015, 130 kommuner i 2016 Skien pilot og foregangskommune Oslo pilot besluttet 10 faktor i hele Oslo Bærum pilot kjører 10-faktormodellen til høsten Røyken 10 faktor i 2015 Øvre Eiker jobber med 10 faktor nå Nedre Eiker gjennomfører første gang nå Drammen valgte «Ledmed» i 2012 - usikkert hva nå gjør videre Asker gjennomfører første gang nå Øvre Eiker gjennomfører første gang nå Side 8 02.11.2017 17
Lier kommune Medarbeiderundersøkelsen 2017 gjennomføres i mars ved bruk av den nye modellen; 10-faktor (www.10faktor.no) Rådmannsteamet er styringsgruppe, HR arbeidsgruppe med en bredt representert ressursgruppe Side 9 02.11.2017 18
Ressursgruppen 10-faktor Aina Sjøøsten Nilsen (Fagforbundet) Dag-Tore Kallåk (Utdanningsforbundet) May Britt Iversen (hovedverneombud) Hilde Stenerud (leder Liertun) Vibeke Schiøtz Gulliksen (leder Barneverntjenesten) Kari-Ann Dale (oppvekstsjef) Nina Puntervold (HR-rådgiver) Kaare Stenseng (HR-rådgiver) Karin Dramdal Klæboe (HR-sjef) Side 10 02.11.2017 19
Noen milepæler Hva skjer Planleggingsmøter 25/10/2016 og videre Lederforum; innføring og dialog om 10-faktor og prosess 8/12/2016 Arbeidsmiljøutvalget behandler 16/12/2016 Opplæring i oppfølgingsprosess og verktøy Februar 2017 10-faktor gjennomføres Mars 2017 Oppfølgingsprosessen starter: April -> Lederarenaer, LMU-arenaer, vernetjenesten m.v Det viktigste arbeidet skjer på virksomhetene Når Side 11 02.11.2017 20
Velkommen til mer om 10-faktor på LMUsamling med bl.a. Linda Lai den 20. april Side 21
23/2017 Meldinger 22
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 12/2017 Administrasjonsutvalget 16.11.2017 Nærværsrapport september 2017 Vedlagt følger nærværsrapport for september 2017. Det er videre lagt ved en rapport på HMS-avvik for samme periode. Nærvær Akkumulert nærvær per september 2017, fordelt etter fraværstyper AKKUMULERT NÆRVÆR I LIER KOMMUNE I 2017 Tjenesteområde Antall Korttidsfravæfravær fravær nærvær Langtids- Totalt Totalt Egenmeldt dagsverk BARNEHAGE 7 894 1,6 1,01 9,72 12,32 87,68 GRUNNSKOLE 79 080 1,1 0,94 4,38 6,43 93,57 HELSE OG OMSORG 48 577 1,2 1,38 6,39 8,97 91,03 VELFERD 54 388 1,3 1,47 5,98 8,72 91,28 KULTUR 7 044 0,4 0,31 1,64 2,40 97,60 INFRASTRUKTUR 1 622 0,2 0,40 1,80 2,40 97,60 PLAN/SAMFUNN 6 929 1,0 0,40 2,18 3,53 96,47 FELLESTJENESTER 14 699 0,8 0,76 5,68 7,23 92,77 TOTALT 220 232 1,1 1,12 5,32 7,57 92,43 Figur 1 Akkumulert nærvær pr september 2017, fordelt etter fraværstype Akkumulert nærvær september 2017, per måned AKKUMULERT NÆRVÆR I LIER KOMMUNE I 20172 3 4 5 6 7 8 9 Tjenesteområde Februar Mars April Mai Juni Juli August September BARNEHAGE 85,8 84,6 86,0 86,9 85,8 86,8 87,4 87,7 GRUNNSKOLE 92,1 92,5 92,8 93,2 93,2 93,4 93,5 93,6 HELSE OG OMSORG 90,0 89,9 90,3 90,6 90,9 91,1 91,3 91,0 VELFERD 90,2 90,4 90,6 90,9 91,2 91,4 91,4 91,3 KULTUR 96,9 96,9 97,0 97,2 97,3 97,3 97,4 97,6 INFRASTRUKTUR 98,8 99,3 99,5 99,6 99,7 98,6 98,7 97,6 PLAN/SAMFUNN 98,3 98,6 98,3 98,0 97,6 97,3 97,0 96,5 FELLESTJENESTER 90,9 91,1 91,2 91,6 91,5 92,1 92,4 92,8 AKKUMULERT NÆRVÆR I 2017 91,3 91,4 91,7 92,1 92,1 92,3 92,5 92,4 MÅL 95,0 95,0 95,0 95,0 95,0 95,0 95,0 95,0 avvik fra mål 2017-3,7-3,6-3,3-2,9-2,9-2,7-2,5-2,6 Totalt 2016 90,7 90,8 90,9 90,8 91,7 92,1 92,1 92,2 avvik fra resultat 2016 0,6 0,6 0,8 1,3 0,4 0,2 0,4 0,2 Figur 2 Akkumulert nærvær september 2017, per måned 23
Akkumulert nærvær per september 2017, grafisk, sammenlignet med 2016 Figur 3 Akkumulert nærvær per september 2017 Kommentar nærvær september 2017: Tallene for månedsrapporteringen hentes den 20. måneden etter. Dette for å sikre at alle sykemeldinger blir registrert for den perioden det rapporteres for. Tallene i fig. 1 og 2 på forrige side er akkumulert fravær og nærvær hentet ut 20. oktober 2017. Fig. 2 viser utviklingen på tjenestenivå, gjennom året så langt. Tall i rosa er under 90% nærvær, tall i gult er mellom 90% og 95% nærvær, imens grønne viser over 95% nærvær. Grafen for 2017 i fig.3 over viser at det akkumulerte nærværet i september gikk ned med 0,1% fra august. Dette forklares noe med at effekten av ferieavvikling i sommermånedene ikke lenger slår ut, samtidig som det vanligvis er noe mer korttidsfravær i virksomhetene når skoler og barnehager kommer i gang etter ferien. Tiltakene beskrevet i tidligere rapporter går etter planen og det forventes at nærværet fortsetter å øke i oktober. 24
Oversikt over fravær i de enkelte virksomheter, per måned I fig.4 under fremgår samtlige virksomheter i Lier. Virksomheter med over 7,5% fravær står markert i gult. Figur 4 Fravær virksomheter i Lier kommune Tabellen fortsetter på neste side. 25
Figur 4 Fravær virksomheter i Lier kommune forts.. Kommentar for virksomheter med over 7,5% fravær: Av fig 4 fremgår at i alt 23 virksomheter/avdelinger har over 7,5% nærvær i september. Disse er markert med oransje i fig.4. Dette betyr at en virksomhet har redusert fraværet slik at den siden forrige rapportering at har kommet under 7,5%. Av de 23, har 11 hatt redusert fravær siden forrige måned, mens åtte har hatt økt fravær. Tre av virksomhetene har samme status som forrige måned. Virksomhetene har tidligere rapportert at det jobbes systematisk med tiltak for å øke nærværet i virksomhetene. Virksomhetene er også bedt om å svare ut forespørsel om ekstra tiltak, utover tiltakene i handlingsplanen. Mottatte svar fremgår av listen under: Utdrag av tiltak i virksomhetene, kort sammenfattet: Hennummarka barnehage: Tilpasset arbeidstid, BHT nærmere inn i oppfølgingen, økt tilrettelegging for den enkelte. Hegg skole: Søker hele tiden å finne nye løsninger ved oppfølging av den enkelte, samtidig som fokus på samarbeid og trivsel er høyt på dagsorden. Hallingstad skole: Økt tilrettelegging i forhold til utfordringene hos den enkelte, samt tilrettelagte arbeidsoppgaver. Tranby skole: Vi har tilsatt en administrasjonsleder for å kunne jobbe mer og bedre forebyggende og med tettere oppfølging. Økt fokus på hygiene. Hjemmetjenesten: Tettere oppfølging av sykemeldte, tilrettelegging, funksjonsvurdering, fokus på sosiale tiltak og tettere samarbeid med BHT. 26
Liertun og Bratromveien 7/9/11: Oppfølging av 10-faktorundersøkelsen i sammenheng med nærvær. Økt fokus på samarbeid, kommunikasjon og arbeidsmiljø. Fosshagen: Fortsatt fokus på systematisk oppfølging i henhold til oppsatt plan. Psykisk helse og rus: Økt fokus på trivsel, nærmere samarbeid med BHT, NAV og HR, aktiv bruk av LMU. Barnevern: Trivselstiltak, fagsamlinger, hyppigere LMU-møter. Øvre/Ytre Lier bofellesskap for voksne med funksjonsnedsettelser/ Omsorgslønn, personlig assistent/støttekontakter: Arbeidsmiljø som hovedfaktor på personalsamlinger, økt bemanning på kontor- og ledersiden som avgir mer tid til oppfølging. Oppbemanning generelt. Økonomienheten: I nyansettelser er det økt fokus på tverrfaglig kompetanse for å styrke samarbeid på tvers av faggrupper dette for avlaste medarbeidere i stressperioder og når det er større oppgaver. Service,- informasjon- og dokumentenheten: Større investeringer i ergonomisk arbeidsutstyr, omorganisering og økt fokus på arbeidsmiljø. HMS-avvik og skader akkumulert per september 2017 Tallene i fig. 5 under viser innrapportere HMS-avvik i virksomhetene, hentet fra avviksmodulen. Figur 5 HMS-avvik Kommentar HMS-avvik og skader: Fremover vil også småskaderegistreringer bli tatt med. Alle disse innebærer vold eller trusler. Dette grunnet modulen som brukes ved registrering. Tallene i høyre kolonne er totalt antall registreringer. Kolonnen «Vold, trusler» angir hvor mange av registreringene som er vold/trusler. Det høye antallet småskader i Velferd er grunnet god registreringskultur på Tjenester for barn og unge med funksjonsnedsettelser. Avviksregistreringene øker fremdeles, noe som igjen gir godt grunnlag for å arbeide konkret med HMS i virksomhetene. Det arbeides imidlertid med å øke antall avviksregistreringer. Dette for å ha bedre oversikt over hvilke utfordringer som forekommer i virksomhetene. Arbeidet rundt vold og trusler blir etter hvert enda mer konkretisert. AMU har igangsatt arbeidet med å få på plass felles retningslinjer rundt dette. 27