Del II en prak tisk vink let gjen nom gang av god regnskapsføringsskikk: Regnskapsførerens hverdag I den ne del II av ar tik ke len ser vi på re gel ver ket som re gu le rer hvor dan regn skaps fø rer skal hånd te re det prak tis ke regn skaps ar bei det for kun den, samt krav til in tern kon troll og do ku men ta sjon av regn skaps fø rers ar beid i regnskapsførervirksomheten. Artikkelen er forfattet av: Re gi strert re vi sor/au to ri sert r e g n s k a p s f ø r e r To rill Vol den Part ner i Abacus Øko no mi tje nes ter Re gi strert re vi sor/au to ri sert r e g n s k a p s f ø r e r Karl Ja kob En ger Part ner i Abacus Øko no mi tje nes ter I før s te del av ar tik ke len gikk vi gjen nom alle for ma li te ter, ru ti ner, opp ga ver og do ku men ter som må være på plass før regn skaps fø rer kan «ut fø re opp dragsgi vers plik ter etter regn skaps- og bokføringslovgivningen og ut ar bei de opp - gaver og opp lys nin ger for opp drags gi ver som den ne skal gi i hen hold til lov el ler for skrift». I for hold til GRFS er re gel ver ket som re gu le rer hvor dan regn skaps fø rer skal hånd te re det prak tis ke regn skaps ar bei det for kun den, krav til in tern kon troll og do ku men ta sjon av regn skaps fø rers ar beid i regnskapsførervirksomheten re gu lert i: GRFS 1 Bok fø ring og års opp gjør GRFS 2 Lønn GRFS 3 Fak tu re ring Vi vil i all hoved sak kon sen tre re oss om GRFS 1 om bok fø ring, da de and re stan dar de ne ofte har til sva rende reg ler og be stem mel ser. I det føl gen de hen vi ser vi først og fremst til GRFS 1 for bok fø ring, men med tilleggshenvisning til GRFS 2 lønn og GRFS 3 fak tu re ring i pa ren tes der dis se stan dar de ne har til sva rende for mule rin ger. Re gist re rings- og legitimasjons rutiner GRFS 1 (bok fø ring), GRFS 2 (lønn), GRFS 3 (fak tu re ring) Bi lags hånd te ring For å sik re at det lar seg ve ri fi se re på en be tryg gen de måte hvem som har over tatt an sva ret for do ku men ta sjo nen til en hver tid, skal regn skaps fø rer føre over sikt/logg for mot tak og ut le ve ring av bi lag: 1.2.3.3 (2.3.2.3, 3.3.2.3) Over sikt over mot tak og ut le ve ring «Regnskapsførervirksomheten skal føre over sikt (logg) over mot tak av do ku men tasjon, al ter na tivt føre over sikt over for sin ket le ve ring. Det skal fø res over sikt over tids punkt for rap por te ring og ut le ve ring av regn skapsma te ria le.» Det er vik tig å ten ke at bi lag er ver di pa pirer, og at det ald ri skal være tvil om bi lag er le vert el ler ikke. Også for elek tro nisk over før te bi lag er det rele vant å re gi stre re mottakstidspunkt. I prak sis fø res gjer ne over sikt over tidspunkt for mot tak, rap por te ring og ut le vering i en opp drags jour nal (se punk tet Oppdragsdokumentasjonens inn hold og bruk, GRFS 1.5.3). 1.2.3.2, (2.3.2.2, 3.3.2.3) Opp be va ring «Regnskapsførervirksomheten skal sør ge for be tryg gen de opp be va ring av opp dragsgi vers do ku men ta sjon når den er i be sittelse av det te.» Ikke-bok før te bi lag på pa pir an be fa les opp be vart i brann sik kert skap. 1.2.3.1, (2.3.2.1, 3.3.2.1) Or den i do kumen ta sjon «Der som opp drags gi vers do ku men ta sjon ikke er ord net ved mot tak, skal ma te ri el let ord nes av regnskapsførervirksomheten.» Regn skaps fø rer skal ha gjen nom gått ru tiner for over le ve ring av opp drags gi vers do ku men ta sjon i møte (jf. punkt 1.7), men hvis kun den like vel ikke har ord net ma te ri el let, må regn skaps fø rer sy ste ma ti se re og ord ne det te. Opp føl ging av do ku men ta sjon og bok føring GRFS 1.2.4.1 Regn skaps fø rer må påse at mot tatt do kumen ta sjon til freds stil ler for melle krav i lo ven. I prak sis opp le ver vi at det kan være mangel full do ku men ta sjon på f.eks. fak tu ra er (både inn gå en de og ut gå en de), rei se regnin ger og kon tant kvit te rin ger (mang lende på fø ring av an led ning/del ta ker mm): 1.2.4.1: Opp føl ging do ku men ta sjon og bok fø ring (våre un der stre kin ger) «Regnskapsførervirksomheten skal påse at do ku men ta sjo nens form og inn hold til freds stil ler lov be stem te do ku men ta sjonskrav. Der som regnskapsførervirksomheten kommer over brudd på do ku men ta sjons krave ne, skal for hol det uan sett tas opp med opp drags gi ver. Ved ve sent li ge brudd el ler gjen ta kel ser, skal slik mel ding gis skrift lig. Ved bok fø ring av trans ak sjo ner og and re regn skaps mes si ge dis po si sjo ner skal regnskapsførervirksomheten på selv sten dig grunn lag ta stil ling til bokføringskonti, ba lan se fø ring kon tra re sul tat fø ring og skat te- og av gifts mes sig be hand ling. 22 NR. 7 > 2012
Even tuelle uover ens stem mel ser med oppdrags gi ver skal av kla res.» Merk at regn skaps fø rer har et selv sten dig og pro fe sjo nelt an svar i for hold til vur de ring av bokføringskonti og av gifts- og skat te mes sig be hand ling av mot tatt do ku men ta sjon, og at uover ens stem mel ser må av kla res. Regnskaps fø rer kan alt så ikke «skju le seg bak» bare å ha bok ført det kun den har le vert og even tu elt be stemt/kon tert. Det te gjel der også for hol det til hvit - vaskings lo ven: Hvit vas kings lo ven med for skrift: lov 17 21, for skrift 12 14: Der som regnskapsførervirksomheten har mis tan ke om at en trans ak sjon har til knytning til for hold som om fat tes av hvit vaskings lo ven, skal den gjen nom fø re en un der sø kel se og rap por te re i sam svar med hvit vas kings lo ven. Kor ri ge ring av feil og av vik GRFS 1.2.4.9 1.2.4.9: Kor ri ge ring av feil og av vik «Ved kor ri ge ring av feil og av vik hvor original do ku men ta sjo nen ikke klart grunn gir ret tin gen, skal kor rek sjo nen være be grunnet og nor malt at tes tert av opp drags gi ver.» Ved kor ri ge ring av egne feil er det til strek ke lig at regn skaps fø rer på fø rer bi la get hva som er kor ri gert. At tes ta sjon av opp drags gi ver kan f.eks. gjø res ved å leg ge mail kor re spon dan se med opp drags gi ver sam men med bi la get. Egen pro du sert do ku men ta sjon GRFS 1.2.4.10 1.2.4.10: Egen pro du sert do ku men ta sjon «Der som regnskapsførervirksomheten ut steder do ku men ta sjon, skal do ku men ta sjo nen teks tes slik at det frem går hva den ne gjel der. Egen pro du sert do ku men ta sjon som ikke kan be grun nes med an nen dek ken de do ku menta sjon skal god kjen nes av opp drags gi ver.» Ty pisk egen pro du sert do ku men ta sjon er årsoppgjørsposteringer. God kjen ning av opp drags gi ver kan da gjø res ved sig na tur på pos te rings jour nal. Egne reg ler for re gist re rings- og legitimasjonsrutiner Det er vik tig at regn skaps fø rer kjen ner til re gel ver ket i bl.a. bokføringsloven og bokføringsforskriften når det gjel der kas se områ det, og skat te be ta lings lo ven når det gjelder lønns om rå det. Regn skaps fø rer må selv sagt også kjen ne til sær li ge bran sje - regler, f.eks. for fri sø rer, tje nes te yten de næ ring (ti me re gi stre ring) med mer. Av stem min ger GRFS 1.3 Når alle bi lag er re gi strert, skal regn ska pet av stem mes. GRFS har helt spe si fik ke og de tal jer te krav til hva som skal av stem mes, og når det skal av stem mes. Av stem ming mot eks tern in for ma sjon, GRFS 1.3.2 1.3.2: Eks tern in for ma sjon «Der hvor det er ve sent lig for å sik re av stem min gen, skal eks tern in for ma sjon og do ku men ta sjon inn hen tes.» Det er ikke krav til at eks tern in for ma sjon skal inn hen tes med mind re det er nød vendig for å sik re av stem min gen. Ty pisk ekstern do ku men ta sjon er kon to ut drag fra kun der, le ve ran dø rer, kem ner, skat tekontor med mer. Do ku men ta sjon og et ter prø ving av av stem min ger, GRFS 1.3.3 1.3.3: Do ku men ta sjon og et ter prø ving «Det skal fore lig ge til strek ke lig do ku menta sjon til at av stem min ge ne lar seg etterprøve. Hvis ikke prak tis ke for hold be grunner noe an net, skal nød ven di ge spe si fi kasjo ner til av stem min gen opp be va res hos regnskapsførervirksomheten.» Do ku men ta sjon på av stem min ger er også en del av kun dens regn skaps do ku men tasjon, slik at kopi av av stem ming med do ku men ta sjon skal stå i kun dens bi lagsperm (e.l.). Merk at av stem mings do ku men ta sjo nen skal opp be va res hos regnskapsførervirksomheten. Det te gjel der også ved uteoppdrag. Av stem min ger i for bin del se med pe riodis ke regn skaps av slut nin ger GRFS 1.3.4 1.3.4: Pe rio dis ke regn skaps av slut nin ger «Regn ska pets en kelte kon ti i ba lan sen, even tu elt også re sul tat regn ska pet, skal av stem mes der som det te er hjem let i lov el ler vur de res som ve sent lig for å sik re regnskapsrapportens kva li tet. Regnskapsførervirksomheten må kun ne be grun ne om fang og fre kvens for ak tuelle av stemmin ger. Ved hver pe rio dis ke regn skaps av slut ning skal mi ni mum føl gen de kon ti i ba lan sen av stem mes: Kun de- og le ve ran dør res kon tro Bank kon ti Kas se Skyl dig skat te trekk Opp gjørs kon to mer verdi avgift Skyl dig ar beids gi ver av gift Av vik skal føl ges opp.» Det te er mi ni mums krav til pe rio dis ke av stem min ger som skal ut fø res for hver pe rio de slutt. Fre kven sen er re gu lert i oppdrags av ta len og øv rige lov krav (ek sem pelvis knyt tet til offent lige av gif ter). I til legg til mi ni mums kra ve ne i GRFS 1.3.4 skal øv rige ve sent li ge pos ter også av stem mes. Nor malt be nyt tes av stem mings skje ma med ved lagt do ku men ta sjon, men det er in gen ab so lut te form krav så len ge do kumen ta sjo nen er ord net og full sten dig, og iva re tar in ten sjo nen med be stem mel se ne. Pe rio dis ke av stem min ger skal kon trol le res av opp drags an svar lig (au to ri sert gjen nomgang, se kap.6). Av stem min ger i for bin del se med års regn ska pet GRFS 1.3.5 1.3.5: Års regn ska pet «Samt li ge kon ti i ba lan sen, samt nød vendi ge re sul tat kon ti, skal være av stemt før en de lig års regn skap ut arbei des. Av vik skal føl ges opp.» Det er også kon kre te av stem mings krav for en kelte re sul tat- og ba lan se kon ti i lov verket forøvrig: Cut off på inn tek ter og kost na der (rskl. 4 1: Er pe rio di se rin ger (cut off) vedr. salg, va re kjøp og and re ve sent li ge pos ter fore tatt og til freds - stillen de do ku men tert.) Va re la ger (Bokføringsforskriften 6 1: Er va re be hold nin gen til freds stil len de do ku men tert (mimimum sig nert sammen drag), her un der om regn skaps messig og skat te mes sig ver di sy nes for svar lig og kor rekt) Kunde ford rin ger (rskl. 5 2, sktl. 14 5: Er ute stå en de ford rin ger forsvar lig vur dert, her un der om regnskaps mes sig og skat te mes sig tap på ford rin ger sy nes kor rekt be hand let.) Kas se: Krav til kas se bok og kas se tel ling i Bokføringsforskriften 5 3 And re eiendelsposter (rskl. 5 2 og 5 3: Er ver di vur de ring av and re ve sent li ge eiendelsposter i års regnskapet i sam svar med verd set tel ses reg lene) NB! Hvis regnskapsførervirksomheten forestår års opp gjør og ut ar bei der lig nings pa pi- NR. 7 > 2012 23
rer ba sert på av stem min ger og do ku men tasjon ut ført av opp drags gi ver (kun den), må regnskapsførervirksomheten opp be va re kopi av kun dens av stem min ger og do kumen ta sjon hos regnskapsførervirksomheten. Det er krav til at det fore lig ger sporbarhetsspesifikasjoner til års opp gjø ret (kon tospe si fi sert næ rings opp ga ve og kon to spe si fisert års regn skap) Nær me re om en kelte av stem min ger (GRFS 1.3.6) Som nevnt oven for er det helt kon kre te krav i GRFS til hva og hvil ke kon ti som skal av stem mes for hver regn skaps pe ri ode (merk at alle kra vene er «må-krav»): 1.3.6.1: Va re la ger «Regn ska pets kon ti for va re la ger av stemmes mi ni mum år lig mot varelagerliste, evt. sam men drag av den ne. Det skal påses at varelagerlistene opp fyl ler de spe si fi kasjons krav som re gel ver ket stil ler.» 1.3.6.2: Kun de- og le ve ran dør res kon tro «For hver peri ode gjen nom året skal det mi ni mum fore tas vi suell kon troll av om kun de- og leverandørsaldoene sy nes ri meli ge. Ukla re for hold tas opp med oppdrags gi ver. I mer kom pli ser te til fel ler skal det te skje skrift lig.» I prak sis do ku men te res slik vi suell kon troll gjer ne med ut skrift av åpen post-lis te el ler al ders for delt sal do lis te, hvor ukla re pos ter er på ført en kom men tar. «I til knyt ning til års regn ska pet skal innkom ne kon to ut drag av stem mes mot reskontroene. Som et mi ni mum skal al dersfor del te saldolister el ler spe si fi sert res kontro, på ført even tuelle merk na der, opp bevares hos regnskapsførervirksomheten. Ukla re for hold tas opp med opp drags gi ver slik at res kon tro en frem står som sann synlig og det nor malt er sam men heng mel lom de åpen stå en de pos ter og sal do.» Merk at det kun er krav til av stem ming av inn kom ne kon to ut drag. Det er ikke krav til å inn hen te kon to ut drag med mind re det te er nød ven dig for å ve ri fi se re rik tig heten av kon to en. 1.3.6.3: Bank kon ti «Regn ska pets kon ti for bank av stem mes for hver peri ode mot ban kens kon to - utdrag.» Det er selv sagt vik tig at åpne pos ter av klares og føl ges opp. 1.3.6.4: Kas se: «Kas se av stem mes pe rio de vis mot dagsopp gjør. Ved års skif tet må det, for en hver kas se, påses at det fore lig ger do ku men ta sjon for opp talt be hold ning som stem mer med regn ska pet. Usann syn lig kas se be hold ning skal tas opp med opp drags gi ver (do ku men te res).» (Ty pisk er nega tiv kas se en usann syn lig kas se be hold ning!) 1.3.6.5: Skyl dig skat te trekk «Regnskapsførervirksomheten skal for hver skattetrekkstermin av stem me kon ti for skyl dig skat te trekk, ved kon troll av at innsend te opp ga ver og be ta lin ger er i sam svar med regn skaps før te stør rel ser. Regnskapsførervirksomheten skal kon trolle re at sær skilt bank kon to for skat te trekk etter hver peri ode inne hol der til strek ke li ge mid ler til å dek ke skyl dig skat te trekk, el ler at det fore lig ger til strek ke lig bank ga ran ti. Hvis det te ikke er til fel le, skal regnskapsførervirksomheten om gå en de skrift lig gjø re opp drags gi ver opp merk som på for hol det. I til knyt ning til års regn ska pet skal truk ket skat te trekk av stem mes mot Års opp ga ve for ar beids gi ver av gift Føl ge skriv til lønnsog trekk opp ga ver (RF-1025).» 1.3.6.6: Opp gjørs kon to mer verdi avgift «Regnskapsførervirksomheten skal for hver av gifts ter min av stem me opp gjørs kon to mer verdi avgift, ved kon troll av at innsend te opp ga ver og be ta lin ger er i sam svar med regn skaps før te stør rel ser og grunnlaget for mer ver di av gif ten.» (På Altinn fin nes det et skje ma som he ter «moms kon to for be drif ter» som vi ser hva opp drags gi ver evt. skyl der skat te eta ten pr. den da gen man hen ter ut skje maet.) 1.3.6.7: Skyl dig ar beids gi ver av gift «Regnskapsførervirksomheten skal for hver arbeidsgiveravgiftstermin av stem me skyl dig ar beids gi ver av gift, ved kon troll av at inn send te opp ga ver og be ta lin ger er i sam svar med regn skaps før te stør rel ser og grunn la get for ar beids gi ver av gif ten I til knyt ning til års regn ska pet skal be regnet ar beids gi ver av gift av stem mes mot «Års opp ga ve for ar beids gi ver av gift Føl ge - skriv til lønns- og trekk opp ga ver (RF-1025)» og «Kon troll over re gist rer te og inn be ret te de be løp (RF-1022)»» (Dvs. det skal fore lig ge en av stem ming til sva rende kon troll opp stil lin gen (som skal at tes te res av re vi sor).) Husk at av stem min ge ne også er en del av opp drags gi vers regn skaps do ku men ta sjon. God av stem mings do ku men ta sjon vil na tur lig vis også være en vik tig del av det re vi sor byg ger sitt revisjonsarbeide på. Rap por te ring GRFS 1.4 Mye av fo kus og krav til regnskapsførerens ar beid, både i GRFS og lov ver ket for øv rig, hand ler om kun dens rap por te ring til det offent lige. Da kan man fort «glem me» at lø pen de rap por te ring til kun de for gode be slut nings grunn lag og sty ring, kan skje er den vik tig ste de len av regn skaps fø rers ar beid. Da regnskapsførerloven ble ved tatt i 1993, var for må let bl.a. å gi næ rings li vet kom peten te sam arbeids part ne re gjen nom regnskaps fø rer, noe som vi ser hvor vik tig rappor te ring til kun den er, selv om GRFS re la tivt sett ikke har så man ge kon kre te krav på det te om rå det. Pe rio dis ke regn skaps rap por ter: GRFS 1.4.1 1.4.1.1: Fre kvens: «Pe rio dis ke regn skaps rap por ter og plik ti ge spe si fi ka sjo ner skal ut arbei des gjen nom året i sam svar med den fre kvens som føl ger av opp drags av ta le.» Ho ved re ge len er at rap por te ring skal skje iht. til opp drags av ta len. Regn skaps fø rer bør sti mu le re kun den til å for stå be tyd ningen av slik rap por te ring, og for AS bør mi ni mum rap por te rings pe ri ode være fire må ne der (jf. asl. 6 15: dag lig le ders rappor te ring til sty ret). Reg lene er ikke ob li ga - to ris ke for sel ska per med li ten og over siktlig virk som het. 1.4.1.2: Inn hold: «Pe rio dis ke rap por ter skal byg ge på av stem te tall.» GRFS an be fa ler også at det skal tas hen syn til føl gen de ved perio disk rap por te ring til kun de: Ut ar bei de rapportspesifikasjoner som er hen sikts mes si ge for opp drags gi ver Al ders for del te over sik ter over kun der og le ve ran dø rer Ve sent li ge inn tek ter og kost na der må pe rio di se res Like pe rio di se rings prin sipp for hver peri ode 24 NR. 7 > 2012
www.sticos.no/oppslag Du trenger ikke vite alt så lenge du vet hvor du finner svaret Sticos Oppslag er et komplett oppslagsverk for alle som jobber med regnskap, lønn og personal. Et enkelt søk i programmet gir deg den informasjonen du trenger raskt og nøyaktig. Sticos Oppslag har vært et uunnværlig verktøy for regnskapsførere og revisorer i snart 30 år, og brukes som en kvalitetssikring i det daglige arbeidet. Sticos Oppslag er et nyttig verktøy for alle som har økonomi- og personalansvar internt i egen bedrift. Se www.sticos.no eller ring 07356 for mer informasjon. gjør jobben lettere KOMPETANSESENTERET FOR REGNSKAP, LØNN OG PERSONAL
In for me re opp drags gi ver hvis det gjø res end rin ger i rap por tens opp stillings form, spe si fi ka sjons form el ler pe rio di se rings prin sip per. Merk at regn skaps fø rer ikke har an led ning til å rap por te re til kun den før regn ska pet er av stemt og pe rio di sert. Er det en keltkon ti som det ikke har vært mu lig å av stem me/ve ri fi se re/pe rio di se re, me ner vi det må kun ne rap por te res til kun den, men da med pre si se ring om hvil ke pos ter/kon ti som ikke er ve ri fi ser te. 1.4.1.3: Kom men tar: «Regn skaps rap por te ne skal i al min ne lig het kom men te res. Spe sielt vik tig er det å kom men te re ve sentli ge for ut set nin ger regn ska pet byg ger på og som regnskapsførervirksomheten ikke kan for ven te at opp drags gi ver selv er opp merksom på el ler ser be tyd nin gen av. Brudd på regn skaps-, bok fø rings-, skat teog av gifts lov giv nin gen fra opp drags gi vers side som regnskapsførervirksomheten kom mer over i til knyt ning til regn skaps - førin gen, skal uan sett tas opp skrift lig med opp drags gi ver. I til legg skal uklar he ter og spørs mål tas opp.» Ev. nega tiv ut vik ling i opp drags gi vers egen ka pi tal, lik vi di tet og inn tje ning, bør kom men te res. Det skal også in for me res hvis det gjø res end rin ger i rapportoppstillingen. Det er vik tig å fin ne en rapportform som er hen sikts mes sig og for ståe lig for kun den. Ta gjer ne en dis ku sjon med kun den om hvil ken in for ma sjon som øns kes ut av regn ska pet. På den må ten vil også kun den opp le ve stør re nyt te ver di av sitt regn skap og job ben som regn skaps fø rer ut fø rer. GRFS stil ler kon kre te krav til regn skapsførers rap por te ring i for bin del se med årsopp gjø ret: Års regn skap in klu dert lig nings oppgaver: GRFS 1.4.2 1.4.2.1: Krav til knyt tet års regn ska pet «Re sul tat regn skap og ba lan se etter regnskaps lo ven el ler lig nings lo ven skal ba se res på av stemt og do ku men tert sal do ba lan se.» Regn skaps fø rer har alt så ikke an led ning til å rap por te re til kun den hvis ikke regnskapet er av stemt i sam svar med GRFS ka pi ttel 1.3. «Vi de re skal regnskapsførervirksomheten: a. Gjen nom gå kom men ta rer til pe rio- dis ke regn ska per, re vi sors num me rer te brev og an nen kor re spon dan se for å sik re at alt er be svart og ret tet b. Ut ar bei de til leggs opp lys nin ger (no ter), med ty de lig re fe ran se til de pos ter i regn ska pet opp lys nin ge ne gjel der c. In for me re opp drags gi ver om krav til un der skrif ter d. In for me re opp drags gi ver om krav til opp be va ring av års regn ska pet.» Do ku men ta sjon av oppdrags utførelse (oppdragsdokumentasjon) GRFS 1.5 Nå har regn skaps fø rer mot tatt og sy stema ti sert bi lag, bok ført og av stemt regnskap, og rap por tert til kun den iht. oppdrags av ta len. Det som da er vik tig, er å påse at det te ar bei det er til strek ke lig do ku men tert. Også her er det helt konkre te krav i GRFS til hvor dan det te ar beidet do ku men te res: Sy stem for do ku men ta sjon av regnskaps fø rers ar beid, GRFS 1.5.1 1.5.1: Sy stem for do ku men ta sjon «Det skal for hver en kelt opp drags gi ver etab le res et over sikt lig sys tem som iva re tar kra vene til do ku men ta sjon av regnskapsførervirksomhetens ar beid for opp drags gi ver. Do ku men ta sjo nen kan helt el ler del vis lag res elek tro nisk, for ut satt at his to rikk kan gjen fin nes på en over sikt lig måte. Oppdragsdokumentasjonen er in ter ne ar beids do ku men ter for regnskapsførervirksomheten, og er den nes eien dom. Oppdragsdokumentasjonen skal ikke in ne hol de ori gi nalt regn skaps ma te ria le som er oppbevaringspliktig for opp dragsgi ver.» Oppdragsdokumentasjon om ta les gjer ne som kundeperm. Det må skil les mel lom regn skaps do kumen ta sjon (som er kun dens bi lag og do kumen ta sjon) og oppdragsdokumentasjon. Oppdragsdokumentasjonen opp be va res hos by rå et, også etter at opp dra get er opphørt. Det te inne bæ rer at en del av do kumen ta sjo nen må fore lig ge i dob le sett (både til opp drags gi ver og regnskapsførerbyrået). NB! Det te er vik tig ved kon troll an ses det som ikke er do ku men tert, hel ler ikke gjort. Oppdragsdokumentasjonen skal opp be - vares sy ste ma tisk, over sikt lig og vel ord net elek tro nisk el ler på pa pir i ti år. Oppdragsdokumentasjonens inn hold og bruk, GRFS 1.5.3: Ut fø rel sen av alle opp ga ver skal tid fes tes i en opp drags jour nal: 1.5.3.1: Frem drift «Det skal for hver opp drags gi ver re gist re res med dato alle gjen nom før te, ve sent li ge ledd i ar bei det, her un der av stem min ger, pro duk sjon av opp ga ver og rap por ter, samt kva li tets kon troll. Regnskapsførervirksomheten skal kun ne tid fes te og for kla re hva de en kelte ledd be står i, og li ke le des med det te som ut gangs punkt kun ne på vi se at ar bei det er ut ført i sam svar med opp drags av ta le.» Det er spe si fi ser te krav til hvil ken do kumen ta sjon/in for ma sjon som skal opp bevares hos regn skaps fø rer, og det te opp beva res gjer ne i en kundeperm: 1.5.3.2: Do ku men ta sjon «Oppdragsdokumentasjonen skal, i den grad do ku men te ne er ak tuelle, in ne hol de: a. Fas te opp lys nin ger, her un der opp- drags av ta le, frem drifts skje ma og kvalitetskontrolldokumentasjon. b. Av stem min ger av ei en de ler, her un der nød ven di ge spe si fi ka sjo ner til det te. c. Av stem min ger av gjeld, her un der nød- ven di ge spe si fi ka sjo ner til dis se d. Av stem ming av re sul tat kon ti e. Års regn skap med lov be stem te be ret- nin ger og lig nings opp ga ver, her un der sporbarhetsspesifikasjoner til års regnskap og næ rings opp ga ve f. Plik ti ge spe si fi ka sjo ner pr. års slutt g. Bud sjet ter og pe rio dis ke regn skaps- rappor ter h. Re vi sors kor re spon dan se i. An nen kor re spon dan se Oppdragsdokumentasjonen be nyt tes lø pen de gjen nom året. Det skal vur de res hvor vidt det fore lig ger be hov for egen be skri vel se av hvor dan sys te met er byg get opp og an ven des.» Opp be va ring av oppdragsdokumentasjon: GRFS 1.5.4 1.5.4: Opp be va ring oppdragsdokumentasjon «Oppdragsdokumentasjonen skal opp beva res ord net og for svar lig av regnskapsførervirksomheten 10 år etter ut lø pet av regn skaps året. 26 NR. 7 > 2012
Økonomisk styring og kontroll. Punktum. Foto: Monkey Business Finales programmer tar over der økonomisystemene stopper, og hjelper deg videre med årsregnskap, noteopplysninger, ligningsoppgaver, skatteberegning, avstemming, dokumenta sjon, analyse- og nøkkeltallrapporter, prognoser, grafer, perioderapporter, konsernregnskap, avskrivninger, driftsmiddeloversikt, aksjeoversikt, kontantstrøm oppstilling m.m. I tillegg valideres dataene automatisk mens du arbeider, slik at feilføringer avsløres umiddelbart. Gratis demoversjoner finner du hos www.finale.no. Finale Systemer as Tlf.: 4000 2215 e-post: firmapost@finale.no SMS Finale til 26112 www.finale.no
Regnskapsførervirksomhetens egne eks empla rer av pe rio dis ke regn ska per og av stemmings do ku men ta sjon til knyt tet dis se kan like vel opp be va res i kor tere tid, der som opp drags an svar lig og regnskapsførervirksomheten an ser det te som for svar lig. Ved slik vur de ring er sær lig vik tig å ta hen syn til hvor vidt det er sann syn lig at regn ska pet un der leg ges bok et ter syn el ler an nen form for kon troll. Slik do ku men ta sjon må uansett opp be va res i mi ni mum 2 år etter ut løpet av regn skaps året.» Kvalitetskontrollrutiner: GRFS 1.6 Regnskapsførervirksomheten er på lagt å etab le re ru ti ner for in tern kva li tets kon troll: Krav til kva li tets kon troll: GRFS 1.6.1 1.6.1.1: Sy ste ma tisk gjen nom gang «Regnskapsførervirksomheten skal gjennom fø re en sy ste ma tisk gjen nom gang av at ru ti ne ne gjennom fø res.» 1.6.1.2: Om fang og fre kvens «Regnskapsførervirksomheten skal kun ne be grun ne og do ku men te re at kva li tets kontrol len ut fø res i et om fang og med en frekvens som gir trygg het for rik tig be handling. Av sær lig vik tig het er kva li tets kon troll av kom pli ser te for hold og av uau to ri ser te med ar bei de res ar beid.» Om fang og fre kvens på au to ri sert gjen nomgang vil av hen ge av kom plek si tet hos kun de og kva li fi ka sjo ner hos med arbei der. Uer fa ren med arbei der og kom plek se for hold hos kun de ford rer hyp pi ge re kva li tets kon troll enn hvis regn ska pet er ført av en er fa ren medarbei der og det er enk le for hold hos kun den. Over ord net in tern kon troll: GRFS 1.6.2 Au to ri sert regn skaps fø rer skal minst år lig gjen nom gå oppdragsdokumentasjonen og påse at regnskapsbyråets ru ti ner på oppdragsnivå ut fø res og føl ges som for ut satt: 1.6.2: Over ord net in tern kon troll på oppdragsnivå «Opp drags an svar lig el ler an nen au to ri sert regn skaps fø rer skal minst en gang år lig kon trol le re føl gen de for opp drags gi ver: a. Opp drags av ta le er à jour b. Full mak ter er skrift lig do ku men tert c. Over sikt (logg) over mot tak og ut sen- del se av regn skaps ma te ria le og an nen in for ma sjon hen holds vis fra og til oppdrags gi ver opp da te res fort lø pen de d. Av stem min ger ut fø res perio disk og do ku men te res til freds stil len de e. Fremdriftsoversikt som vi ser hva som er ut ført for opp drags gi ver hol des à jour f. Oppdragsdokumentasjon er à jour.» Au to ri sert gjen nom gang av med ar beide res oppdragsutførelse: GRFS 1.6.3, 1.6.4, 1.6.5 Når ar bei det med kun dens regn skap (som gjen nom gått oven for) er ut ført av en ikke-au to ri sert med arbei der, stil les det krav til au to ri sert gjen nom gang av regnska pet: 1.6.3: Med ar bei de res oppdragsutførelse «Der som ar beid ut fø res av and re enn oppdrags an svar lig selv, skal opp drags an svar lig ut fø re kva li tets kon troll, even tu elt påse at slik kon troll ut fø res av en el ler fle re and re au to ri ser te regn skaps fø re re. Kva li tets kon troll skal ut fø res gjen nom året. Det er ikke til strek ke lig at slik kontroll be gren ses til gjen nom gang i til knytning til års opp gjø ret.» 1.6.4: Do ku men ta sjon av kva li tets kon troll «Opp drags an svar lig skal do ku men te re sin kva li tets kon troll i eg net opp føl gings - system.» 1.6.5 Av vik «Av vik i form av feil og mang ler av dek ket un der kva li tets kon troll, do ku men te res og kor ri ge res så raskt som mu lig.» Råd giv ning: GRFS 1.7 Regn skaps fø rer har en vik tig rol le som råd gi ver for sine kun der, og det te er helt i tråd med lov gi vers in ten sjon med regnskapsførerloven. Samtidig er det klart at det kan være man ge inter es san te ut fordrin ger knyt tet til rol len som råd gi ver i for hold kom pe tan se, uavhen gig het, etikk osv. Vi be gren ser oss i den ne om gang til kun å se på hva GRFS sier om råd giv ning. Det er ikke mye, og det enes te «må-kra vet» her er i for hold til av grens ning mot rettshjelp: 1.7: Råd giv ning «Regnskapsførervirksomheten skal i al minne lig het stil le seg dis po ni bel for opp dragsgi ver i spørs mål re la tert til regn ska pet og an net som hø rer na tur lig til regnskapsføringsoppdraget, her un der blant an net regnskapsanalyser, kal ku la sjo ner, driftsplan leg ging, bud sjet te ring og skat te- og av gifts spørs mål in klu si ve kla ger og and re end rings sa ker. Regnskapsførervirksomheten må ikke påta seg opp ga ver som vil være i strid med lov be stem mel ser om rettshjelpvirksomhet. Der som for ut set nin ge ne for å bi stå oppdrags gi ver ikke er til ste de, for ek sem pel grun net mang lende ka pa si tet el ler kom petan se på det ak tuelle om rå det, må det an be fa les å søke bi stand fra an net kom petent hold.» Regn skaps fø rer ikke bare kan, men skal stil le seg til dis po si sjon for råd giv ning. Det te er et fan tas tisk man dat som syn liggjør lov gi vers in ten sjon om å gi næ rings - livet kom pe tan se. Av slut ning av opp drag I hen hold til regn skaps fø rerforskriften 3 1 har regnskapsfører plikt til å fra si seg opp dra get hvis opp drags gi ver ve sent lig mis lig hol der sine plik ter etter opp drags avta len slik at regn skaps fø rer ikke har mu lighet til å pro du se re el ler gi grunn lag for av talt og lov be stemt rap por te ring. Regn skaps fø rer må da påse at alle fullmakter til ba ke kal les (GRFS 0.4.1). Regn skaps fø rer skal sør ge for at inn le vert do ku men ta sjon ut le ve res så snart som mu lig, og at elek tro nisk do ku men ta sjon gjø res til gjen ge lig oven for opp drags gi ver (med mind re par te ne av ta ler at regn skapsfø rer be sør ger plik tig opp be va ring). Husk også at det må sen des mel ding til en hets re gis te ret om at opp dra get opp hører. Det er i ut gangs punk tet opp drags gi ver selv som skal mel de det te, men regn skapsfø rer har hjem mel for selv å gi mel ding om fra tre del sen/av slut ning av opp dra get hvis opp drags gi ver ikke gir slik mel ding. Er fa rin ger fra kon trol ler fra Finanstilsynet, vi ser at regn skaps fø rer ge ne relt er for dår lig til å fra si seg opp drag når kun den mis lighol der sine plik ter. Av slut ning GRFS-ene svært detaljerte i sin beskrivelse av hva som ansees å være god regnskapsføringsskikk. Dette gir visse utfordringer da det blir lite rom for skjønn, og brudd på regelverket blir lett synlige. Men samtidig har man den fordelen at reglene er enkle å forstå og innrette seg etter. Det er viktig at det etablereres gode rutiner for dokumentasjon av løpende oppgaver og interne kontroller, og vi vil sterkt anbefale at man tar i bruk et av de programmer for drift og kvalitetssikring av regnskapsførervirksomheter som finnes på markedet, for å sikre effektiv drift allerede fra starten av. 28 NR. 7 > 2012