Møteinnkalling Kommunestyret

Møteinnkalling Kommunestyret Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 901 25 172 Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 22.05.2017 Møtetid: Kl. 19.00 Gjennomføring av felles møte: Før møtet settes, gjennomføres et felles drøftingsmøte med Ski kommunestyre. Ordfører Thomas Sjøvold, leder i Foreløpig Fellesnemnd, leder drøftingsmøtet. Oppegårds regler for saksbehandling gjelder. Taletidsbegrensning: 3 minutter pr representant pr sak. Replikk: Et medlem som ønsker replikk må be om det under pågående innlegg. (Medlem kan ikke ta replikk på replikk). Taletid er 1 minutt pr replikk med svar 1 minutt pr replikk. Maks 5 replikker pr medlem pr møte. Maks to replikker til hver sak. Det foretas prøvevotering etter hver sak. Endelig votering gjennomføres når kommunestyret er satt. TIL BEHANDLING: KST-76/17 ANSETTELSE AV ADMINISTRASJONSSJEF/PROSJEKTLEDER NORDRE FOLLO KOMMUNE Saken ettersendes KST-77/17 NORDRE FOLLO KOMMUNE - PROSJEKTPLAN KST-78/17 NORDRE FOLLO KOMMUNE - SAMMENSLÅING AV OPPEGÅRD OG SKI KOMMUNER Ski, 16.05.2017 Tuva Moflag

ordfører

Saksbehandler: Kristin Holler Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 17/2737-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Kommunestyret 76/17 22.05.2017 ANSETTELSE AV ADMINISTRASJONSSJEF/PROSJEKTLEDER NORDRE FOLLO KOMMUNE Ansettelsesutvalgets innstilling: Kommunestyret tilbyr. stillingen som administrasjonssjef/prosjektleder i Nordre Follo kommune Kommunestyret gir Foreløpig Fellesnemnd fullmakt til å avtale nærmere arbeidsvilkår og tiltredelse Saksopplysninger: Saksutredning: Foreløpig Fellesnemnd (FFN) ga i sitt møte 16.1.17 Foreløpig Partssammensatt utvalg (FPSU)ansvaret for å gjennomføre rekrutteringsprosessen for administrasjonssjef/prosjektleder til Nordre Follo kommune. Rekrutteringen gjennomføres med ekstern bistand. FPSU innstiller kandidater til Foreløpig Fellesnemnd som gir sin anbefaling ved felles sak til kommunestyrene i Oppegård og Ski. FPSU oppnevnte 21.03.17 en arbeidsgruppe til å bistå rekrutteringsfirmaet Habberstad AS. Til arbeidsgruppen ble de to ordførerne og en tillittsvalgt fra hver kommune oppnevnt. Det er 11 personer på søkerlisten til stillingen, hvorav 4 er u.off jf. Off.loven 25, jf. 11. Vurderinger og begrunnelser Prosessen med ansettelse av prosjektleder går etter planen. Under forutsetning av at innstillingen er klar mandag 22.05.17, oversendes saken FPSU, FFN og kommunestyretne for behandling. Det anbefales at kommunestyret gir FFN fullmakt til å avtale arbeidsvilkår og tiltredelse for den nye administrasjonssjefen/prosjektlederen, etter forslag fra arbeidsgruppen fra FPSU. Ski, 16.05.2017 Thomas Sjøvold Ordfører Tuva Moflag Ordfører Side 3

Saksbehandler: Ingvild Belck-Olsen Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 17/2215-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 47/17 11.05.2017 Kommunestyret 77/17 22.05.2017 NORDRE FOLLO KOMMUNE - PROSJEKTPLAN Forslag til vedtak: Prosjektplanen vedtas. Ingress/hovedbudskap: Sammendrag Det er laget et forslag til prosjektplan for etableringen av Nordre Follo kommune, fra våren 2017 og frem til 1.1.2020. Planen skal synliggjøre prosjektets mål og rammer, tydeliggjøre ansvar og roller, synliggjøre omfanget av hva som skal gjøres, og vise planlagt fremdrift. Planen skal være et levende dokument som oppdateres jevnlig. Forslag til prosjektplan er drøftet i drøftingsforum 22.3.17. Foreløpig fellesnemnd innstiller forslag til prosjektplan til kommunestyrene i Oppegård og Ski for vedtak. Det er lagt inn språklige forbedringer i overensstemmelse med behandlingen i foreløpig fellesnemnd. Saksopplysninger: Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser I intensjonsavtalen mellom Oppegård og Ski om Nordre Follo kommune står det at foreløpig fellesnemnd skal utarbeide forslag til prosjektplan og budsjett for fellesnemndas videre arbeid med sammenslutningen av kommunene. Videre står det at fellesnemnda innstiller til eksisterende kommunestyrer prosjektplan og budsjett. I møte i foreløpig fellesnemnd 16.1.17 (sak 2/17 Nordre Follo kommune foreløpig organisering av arbeidet) ble det vedtatt at rådmennene legger frem et forslag til overordnet prosjektplan for videre arbeid. Foreløpig fellesnemnd tok utkast til prosjektplan til orientering i sitt møte 6.3.17 (sak 10/17 Nordre Follo kommune prosjektplan). Foreløpig fellesnemnd vedtok at det i prosjektplanen legges til rette for at enkeltvirksomheter kan slå seg sammen, og eventuelt samlokaliseres, etter en forsert fremdriftsplan. Prosjektplanen skal beskrive en prosess for dette og hvordan partsinteresser skal ivaretas i slike tilfeller. Foreløpig fellesnemnd ba rådmennene legge frem et bearbeidet forslag til prosjektplan på bakgrunn av drøfting og innkomne forslag i møtet, og innspill fra drøftingsforum og administrasjonene i Oppegård og Ski. Administrasjonene i Oppegård og Ski har i hovedsak kommet med innspill til planen i møter mellom rådmennenes ledergrupper og virksomhetslederne. Side 4

5 Utkast til prosjektplan er drøftet i drøftingsforum 22.3.17. 28.3.17 ble det arrangert workshop med rådmennenes ledergrupper, fire tillitsvalgte og sekretariat blant annet om hvordan det videre arbeidet og oppstart av delprosjekter skal skje. Forslaget til prosjektplan er en videre bearbeiding av utkastet som ble behandlet i foreløpig fellesnemnd 6.3.17, men med noen justeringer, både innholdsmessig og språklig. Planen skal synliggjøre prosjektets mål og rammer, tydeliggjøre ansvar og roller, synliggjøre omfanget av hva som skal gjøres, og vise planlagt fremdrift. Prosjektplanen skal være et levende dokument og justeres ved behov. Nedenfor følger en gjennomgang av de største innholdsmessige endringene. Faseinndelingen Det er lagt til nye punkter under de fire fasene. Flere av punktene har til hensikt å konkretisere hva som skal skje, og sikre fremdrift i prosjektet. Blant annet er punkter om oppstart av arbeidet med visjon for den nye kommunen som del av kommuneplanarbeidet og utredning av ny politisk organisering lagt til i fase 1. Disse temaene kommer som saker til foreløpig fellesnemnd før sommerferien for å hente innspill til oppstart av prosessen. Det er satt inn nytt punkt i fase 2 om at enkelte virksomheter er slått sammen og eventuelt samlokalisert. Dette er en oppfølging av vedtaket i foreløpig fellesnemnd 6.3.17. Kapittel 5 Prinsipper for organisering av prosjektet I siste avsnitt er det presisert at det i forbindelse med sammenslåing og eventuelt samlokalisering av virksomheter i sammenslåingsprosessen (fase 2 og 3) så skal berørte parter i hver av kommune involveres i tråd med lov- og avtaleverk. Dette er en oppfølging av vedtaket i foreløpig fellesnemnd 6.3.17. Kapittel 6.4 Politisk organisering i fase 2-4 og kapittel 6.4.5 Politiske delprosjekter Den politiske organiseringen i fase 2-4 foreslås endret. I stedet for å nedsette politiske utvalg eller arbeidsgrupper, foreslås det i stedet at det i hovedsak er fellesnemnda som kartlegger, utreder og foreslår løsninger innenfor de politiske delprosjektene. Fellesnemnda involverer kommunestyrene, formannskapene, hovedutvalgene, rådene og referansegrupper ved behov, gjennom for eksempel fellesmøter, workshops, etc. Administrativ prosjektledelse bistår fellesnemnda med kartlegging, utredning og saksforberedelse. Endringen har til hensikt å sikre større involvering av kommunestyrene, formannskapene, utvalg og råd, og dermed bredere involvering, sammenliknet med om det nedsettes utvalg eller arbeidsgrupper. Fellesnemnda sikrer styringen av prosjektene, og koordineringsbehovet blir mindre. Kapittel 8 Delprosjekter med behov for særskilt koordinering Under kulepunktet om arbeidsgiverpolitikk er det presisert hva som er administrative oppgaver i arbeidet med å utvikle en arbeidsgiverpolitikk. Kapittel 9 Administrative delprosjekter Kulepunkt om temaplaner er fjernet, og i stedet fordelt inn under andre kulepunkter. Kulepunkt om organisering og tjenesteutvikling er delt i to nye kulepunkter: Tjenesteutvikling og innovasjon, og organisering. Det er gjort mindre justeringer på underpunktene under de enkelte kulepunktene.

6 Hjemmelsgrunnlag Ikke aktuelt i denne saken. Konsekvenser Økonomiske og administrative konsekvenser Utgifter i forbindelse med (foreløpig) fellesnemnd og administrasjon forutsettes dekket innenfor engangsstøtte/reformstøtte. Det vil bli nødvendig å vurdere ambisjonsnivå og gjøre prioriteringer innenfor de ulike delprosjektene. I forbindelse med utarbeidelse av budsjett for fellesnemndas videre arbeid med sammenslutningen av kommunene, må det vurderes om det er nødvendig å bruke midler fra kommunenes egne budsjetter til sammenslåingen. Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt i denne saken. Konsekvenser for miljø Ikke aktuelt i denne saken. Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering, alternativer og begrunnelser Det er utarbeidet et forslag til prosjektplan etter behandling i foreløpig fellesnemnd 6.3.17, drøftinger i drøftingsforum og innspill fra administrasjonene i Oppegård og Ski. Det vil være hensiktsmessig å ha prosjektplanen vedtatt i kommunestyrene før sommerferien, slik at rammene for prosjektet er definert. Dette innebærer at det er foreløpig fellesnemnd som innstiller til kommunestyrene, og ikke fellesnemnda, slik det står i intensjonsavtalen. Prosjektplanen skal være et levende dokument og prosjektkoordinator/administrasjonssjef oppdaterer prosjektplanen løpende. Prosjektplanen behandles i fellesnemnda hvert tertial. Anbefaling Rådmennene anbefaler at foreløpig fellesnemnd vedtar forslag til prosjektplan for byggingen av Nordre Follo kommune, og innstiller til behandling i kommunestyrene. Ski, 21.04.2017 Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Utkast til prosjektplan datert 28.3.2017 Vedlegg som ligger i saksmappen:

7 Formannskapets behandling 11.05.2017: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling til Kommunestyret: Prosjektplanen vedtas.

Saksbehandler: Tove Næs Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 17/2720-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Kommunestyret 78/17 22.05.2017 NORDRE FOLLO KOMMUNE - SAMMENSLÅING AV OPPEGÅRD OG SKI KOMMUNER Forslag til vedtak: 1. Det søkes fylkesmannen om unntak fra felles kommunestyremøte, jf. inndelingslova 25. Avtale mellom Oppegård og Ski om Nordre Follo kommune vedtatt i kommunestyrene i oktober 2016 legges til grunn for etableringen av den nye kommunen. 2. Navnet på ny kommune etter sammenslåing av Oppegård og Ski kommuner skal være Nordre Follo kommune. 3. Kommunestyret i den nye kommunen skal ha 47 representanter. 4. Det etableres en fellesnemnd med 10 representanter, fem representanter fra Oppegård og fem representanter fra Ski kommune. Fellesnemndas mandat følger av kap. 12 i avtale om Nordre Follo kommune. Fellesnemnda gis innenfor sitt mandat fullmakt til å treffe vedtak som innebærer bruk av engangsstøtten fra staten. 5. Deloitte AS velges som revisor for fellesnemndas virksomhet. 6. Det opprettes et arbeidsutvalg bestående av ordfører i Oppegård og Ski kommuner. Det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Til partssammensatt utvalg oppnevnes fellesnemndas leder og nestleder og en politiker fra Oppegård og Ski kommuner. Fra arbeidstakersiden oppnevner de ansatte ett medlem fra hver kommune med fulle rettigheter, og ett medlem fra hver kommune med tale- og forslagsrett. Hovedverneombudene i hver kommune gis tale- og forslagsrett. 7. Det oppnevnes et gruppelederforum bestående av gruppelederne for alle partier i Oppegård og Ski kommunestyrer. 8. Oppegård kommune fører regnskap for fellesnemnda og besørger alle praktiske forhold ved nemndas økonomiske disposisjoner. 9. Det søkes fylkesmannen om opprettelse av et felles kommunestyre for behandling av saker knyttet til den nye kommunen som krever likelydende vedtak i begge kommunestyrer. Saksopplysninger: Sammendrag Kommunestyrene i Oppegård og Ski vedtok avtale om Nordre Follo kommune i oktober 2016, sak 55/2016 i Oppegård og sak 150/16 i Ski. Etter at Stortinget har gjort vedtak om sammenslåing av Oppegård og Ski kommuner i juni 2017 skal fylkesmannen innkalle til et felles kommunestyremøte for å drøfte de punkter som fremgår av inndelingslova 25. Det kan søkes fylkesmannen om unntak fra felles kommunestyremøte der begge kommunestyrer har gjort vedtak om de forhold som fremkommer i bestemmelsen. Fellesnemnda starter sitt arbeid etter at fylkesmannen har godkjent søknaden. Navnet på den nye kommunen besluttes i kongelig resolusjon. Denne saken gir grunnlag for å søke fylkesmannen om unntak for felles kommunestyremøte. Side 8

9 Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Etter at Stortinget har gjort vedtak om sammenslåing av Oppegård og Ski kommuner i juni 2017 skal fylkesmannen innkalle til et felles kommunestyremøte for å drøfte punktene i inndelingslova 25. Møtet er kun av prosessledende karakter. Drøftingene i fellesmøtet må følges opp med vedtak i begge kommunestyrene umiddelbart etter fellesmøtet. Følgende punkter skal drøftes i felles kommunestyremøte og vedtas i de respektive kommunestyrer: forslag til navn på den nye kommunen antall medlemmer i det nye kommunestyret sammensetning og oppgaver til fellesnemnd valg av revisor for fellesnemndas virksomhet opprettelse av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføring av sammenslåingen Fylkesmannen er delegert myndighet til å gjøre unntak fra kravet til felles kommunestyremøte når vedtakene allerede er gjort i kommunestyrene. Søknad om unntak sendes fylkesmannen sammen med en orientering om vedtakene. Det kan søkes unntak før Stortingets behandling av proposisjonen i juni, men godkjennelse fra fylkesmannen kan først gis etter Stortingets vedtak. Med unntak av valg av revisor er alle punktene i inndelingslova 25 omtalt i intensjonsavtalen om Nordre Follo. Denne ble vedtatt i kommunestyrene i oktober 2016, sak 55/2016 i Oppegård og sak 150/2016 i Ski. Videre prosess for arbeidet med å etablere ny kommune følger av prosjektplanen for Nordre Follo kommune. Denne er vedtatt av foreløpig fellesnemnd og behandles av kommunestyrene i Oppegård og Ski i mai. Navnet på den nye kommunen fastsettes i kongelig resolusjon. For øvrig er Nordre Follo kommune opprettet når Stortinget har gjort sitt vedtak i juni 2017 og fylkesmannen har godkjent søknad om unntak fra felles kommunestyremøte. Fellesnemnda kan da starte sitt arbeid. Hjemmelsgrunnlag Det følger av inndelingslova 25 hvilke vedtak kommunestyrene i Oppegård og Ski kommuner må gjøre før fellesnemnda kan starte sitt arbeid med å forberede den nye kommunen: Når det er gjort vedtak om samanslåing av to eller fleire kommunar eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, skal Fylkesmannen snarast mogleg kalle saman til eit felles møte med dei aktuelle kommunestyra. Departementet kan gjere unntak frå kravet om slikt felles møte. På slike fellesmøt skal følgjande saker drøftast: a) forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket b) talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget c) kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d) val av revisor for verksemda i fellesnemnda e) oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga Fylkesmannen er delegert myndighet til å gjøre unntak fra kravet om felles kommunestyremøte. Reglene for fellesnemnd følger av inndelingslova 26: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller

fylkestinget. Nemnda vel sjølv leiaren og nestleiaren i nemnda. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalte organ gjeld elles tilsvarande. Det kan velges personlige varamedlemmer eller felles varamedlemmer for en gruppe medlemmer. Hvert kjønn skal i utgangspunktet være representert med minst 40 % både blant medlemmer og varamedlemmer jf. kommuneloven 38 a pkt. 2. Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Kostnadene ved å etablere ny kommune forutsettes i hovedsak dekket av engangstilskudd fra staten. o Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt i denne saken o Konsekvenser for miljø Ikke aktuelt i denne saken o Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt i denne saken 10 Vurderinger, alternativer og begrunnelser Det anbefales at Oppegård og Ski kommuner søker unntak fra reglene i inndelingslova om felles kommunestyremøte. Det følger av avtalen om Nordre Follo kommune kap. 3 at navnet på den nye kommunen skal være Nordre Follo. Videre følger at kap. 6 at kommunestyret skal ha 47 medlemmer. Sammensetning av fellesnemnd og fullmakter til nemnda fremgår av avtalens pkt. 12. Det anbefales at valget gjennomføres som avtalevalg etter kommuneloven 38 a. Prosessen med avtalevalg kan bare gjennomføres hvis alle medlemmer er enige helt til valget er gjennomført. Får man ikke enstemmighet ved avstemningen over innstillingen, må valget i stedet gjennomføres som forholdsvalg etter kommuneloven 37. Vide og klare fullmakter til fellesnemnda er vurdert som viktig for å sikre god politisk styring og en smidig og effektiv prosess i tidligere sammenslåingsprosesser. Fellesnemndas oppgaver og fullmakter for fellesnemnda skal fastsettes i et eget reglement som må vedtas av begge kommunestyrene. Det utbetales en engangsstøtte på 30 millioner til etablering av den nye kommunen. Støtten utbetales etter Stortingets vedtak i juni. Det anbefales at fellesnemnda innenfor sitt mandat gis fullmakt til å disponere engangsstøtten. Oppegård kommune leder fellesnemnda i 2017 og 2019, Ski kommune i 2018. Det er Oppegård kommune som fører regnskap for foreløpig fellesnemnd. Skifte at regnskapsfører og revisor i løpet av et regnskapsår medfører regnskapstekniske utfordringer og ekstraarbeid. Det anbefales at Oppegård kommune fører regnskap også for fellesnemnda og besørger alle praktiske forhold ved nemndas økonomiske disposisjoner fram til 1.1.2020. Ved en slik løsning er det naturlig at Oppegård kommunes revisor, p.t. Deloitte AS, velges som revisor for Fellesnemndas virksomhet. I samsvar med prosjektplanen for Nordre Follo etableres det et gruppelederforum bestående av gruppelederne for alle partier i Oppegård og Ski kommunestyrer. Fellesnemnda konsulterer etter behov gruppelederforumet i sitt arbeid.

11 Kommunestyrene i Oppegård og Ski er ansvarlig for daglig drift i de eksisterende kommunene fram til 2020. I arbeidet med å etablere Nordre Follo kommune vil det bli behov for likelydende vedtak i begge kommunestyrer i saker som ikke er delegert til fellesnemnda. For å bidra til en enhetlig behandling av slike saker anbefales det å søke fylkesmannen om å opprette et organ bestående av representantene fra begge kommunestyrer slik at sakene kan behandles i et felles kommunestyremøte. Oppegårds kommunestyre må for disse møtene suppleres med 10 representanter for å sikre likeverd mellom de to kommunestyrene. Administrasjonene kjenner ikke til at et slikt organ har vært opprettet ved tidligere kommunesammenslåinger. Fylkesmannen har opplyst at de må vurdere en slik søknad i dialog med Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Anbefaling Rådmennene mener vedtakspunktene i innstillingen dekker kravene til vedtak om etablering av ny kommune i inndelingslova 25 og anbefaler at det søkes fylkesmannen om unntak fra felles kommunestyremøte. Ski, 16.05.2017 Audun Fiskvik Rådmann Lars Henrik Bøhler rådmann Vedlegg som følger saken: a) Brev fra fylkesmannen i Oslo og Akershus felles kommunestyremøte eller fritak, 24.4.2017 b) Nordre Follo kommune avtale mellom Oppegård og Ski c) Prosjektplan for Nordre Follo kommune Vedlegg som ligger i saksmappen: