Vedlegg A - Oppdragsgivers spesifikasjon 1.1 Innledning Politihøgskolen skal kjøpe tjenester til daglig renhold, vinduspuss, hovedrengjøring og matteleie i vår bygningsmasse i Bodø. Reetablering av gulvene skal være inkludert i anbudsprisen for ordinært renhold. 1.2 Utstyr og metode Nødvendig utstyr for gjennomføringen av renholdet skal holdes av leverandør og være tilgjengelig for renholdspersonalet til enhver tid. Maskinelt renhold skal benyttes der det er hensiktsmessig. Datablader Databladet skal finnes tilgjengelige på renholdsrommene. Renholdsplaner Leverandøren skal levere renholdsplaner som inneholder rengjøringsfrekvens, romnummer, romtype, gulvtype og areal, basert på vedlagte Romoversikt med arealangivelse og renholdsfrekvens, vedlegg 1 og 2. Det skal fremkomme av renholdsplanen hvilke dager de forskjellige rom rengjøres. Renholdsplan skal henges opp i renholdsrommene. Leverandøren er ansvarlig for å oppdatere renholdsplanene ved eventuelle bygningsmessige endringer. Metoder Renholdes skal baseres på en blanding av tørre, fuktige og våte metoder. Det skal benyttes moderne og effektive metoder i renholdet, og renholdet skal utføres etter hygieniske prinsipper. Metoder eller midler som benyttes skal ikke skade/matte ned overflater. 1.3 Orientering om arbeidet Tidsrom for utførelse av arbeidet Daglig renhold skal utføres på dagtid, mandag til fredag, mellom kl. 06.00 og kl. 17.00. Daglig renhold må være ferdig før kl. 07.00 på følgende steder: - Dusjer og garderober med tilhørende fasiliteter - Treningsrom Daglig renhold må være ferdig før kl. 08.00 på følgende steder: - Undervisningsrom - AT sal - Møterom Øvrig areal skal være ferdig før kl. 17.00 1
1.4 Anbudets omfang Daglig renhold Det er utarbeidet skjemaer som angir romtype, gulvareal og rengjøringsfrekvens. De angitte areal må betraktes som veiledende. Renhold/pussing av innredningsglass og glass i dører inngår i den daglige rengjøring. Dører og vegger opp til nåhøyde (210 cm) skal til enhver tid holdes rene. Rengjøring av øvrig inventar, se Rengjøringshyppighet for inventar, vedlegg 3. Hovedrengjøring Det vil årlig gjennomføres hovedrengjøring av toaletter, dusjer, garderober og tekjøkken. Omfanget vil variere og bestilles iht Prismatrisens pkt. C. Hovedrengjøring vil bli lagt til sommerperioden. Ekstraordinært renhold Det kan avtales ekstraordinært renhold eller andre ytelser som omfattes av kontrakten. Det skal benyttes den timesatsen som oppgis i Prismatrisen, pkt. D. Vinduspuss Det ønskes pris på vinduspuss basert på 1 gang pr år, med mulighet til å utvide frekvensen. Vask av innvendige karmer skal inngå. Pris oppgis pr kvm + liftleie pr dag oppgis på Prismatrisens pkt B. Matter Tilbyder skal vurdere omfang/behov for matter ved inngangspartier etc. og leveranse av dette skal inngå i tilbudet og prises som en del av Daglig renhold i Prismatrisens pkt. A. I dag er behovet vurdert til at det bør være 2 matter i Ingeniørgården, (ca 2x1 m.), samt 1 matte i Mørkvedgården, (ca 2x1 m.) Vanndispensere Tilbyder skal ha daglig ansvar for tømming av dryppkar ved skolens to vanndispensere, som står i korridorer. Eventuelle funksjonsfeil ved maskinene skal rapporteres til kontaktperson ved Politihøgskolen. Renholdsartikler Tilbyder har ansvaret for påfylling av hygieneartikler som såpe, papirhåndklær, toalettpapir o.l. Politihøgskolen holder artiklene. Vi har bedt om opsjon på leveranse av artiklene, prises i Prismatrisen, pkt. G. Avfall De ansatte ved Politihøgskolen sorterer restavfall og papiravfall i hhv søppelbøtte og miljøeske. Det er Tilbyders ansvar å tømme disse på det sted Politihøgskolen anviser (kildesortert). Leverandøren holder poser. 2
På tekjøkkenet/personalrommet kastes matavfallet i bioposer. Leverandøren holder poser. Det forutsettes at mindre kartonger, esker, etc. som måtte finnes i bygningene, blir fjernet av tilbyder. Søppelrom Søppelrommet vaskes/spyles av tilbyder 2 ganger i måneden. Reetablering av gulver Reetablering av alle gulv skal være inkludert i Daglig renhold i Prismatrisens pkt. A Renholdsrom Renholdsrom stilles kostnadsfritt til firmaets disposisjon. 1.5 Generell arbeidsbeskrivelser Rengjøring av toaletter, dusjer og garderober Renholdet av toaletter, dusjer og garderober må vies spesiell oppmerksomhet. Til rengjøringen benyttes et egnet rengjøringsmiddel. Alt inventar, all innredning og gulv skal rengjøres daglig, særlige krav stilles til renhold av sanitærutstyr. Rengjøring og overflatebehandling av gulv Tilbyderen er ansvarlig for at gulvene får riktig behandling. Politihøgskolen krever at miljøfarlige renholdsartikler ikke benyttes. Midler og utstyr som gjør gulvene glatte, må unngås. Det må ikke benyttes midler eller maskiner som skader gulvbelegget. Linoleum og vinylbelagte gulv Harde gulv rengjøres på vanlig måte, og overflatebehandles med matt polish. Parkettgulv Parkettgulv skal rengjøres på vanlig måte. Klinkerfliser Klinkerfliser skal rengjøres på vanlig måte, og overflatebehandles med Steinfix 60. Teppegulv Teppegulvene skal renses det nødvendige antall ganger slik at utseendet blir av tilfredsstillende standard. Rengjøring av inventar/gjenstander Rengjøring/støvtørring av inventar, karmer, lister, bord, stoler, skap, reoler, dører, lavthengende lamper osv., se utfyllende oversikt, Vedlegg 3 Rengjøringshyppighet for inventar. 3
2.0 Samarbeid Kontrakten skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom PHS og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i kontrakten som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre kontrakten. Det skal holdes driftsmøter hvert kvartal hvor leverandøren er referent. 2.1 Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll skal utføres hvert kvartal og gjennomføres sammen med kunderepresentant. 2.2 Krav til leverandøren Adgangskort og nøkler Leverandøren vil få utdelt det antall adgangskort og nøkler som er nødvendig i forhold til antall personer som skal utføre oppdraget. Adgangskort og nøkler leveres ut mot kvittering. Tap av adgangskort og/eller nøkler må meldes uten opphold til PHS kontaktperson. Ved tap av nøkler vil leverandøren bli belastet for kostnadene for skifte av sylindere. Leverandøren: - Skal ha etablert betryggende system for oppbevaring, kontroll og sikring av nøkler som benyttes. - Skal føre jevnlig kontroll med at alle utleverte nøkler og adgangskort er tilgjengelig og ikke er kommet på avveie. - Skal oppbevare nøkler på avtalt sted. - Skal ved opphør av arbeidsforhold uoppfordret levere tilbake nøkler og adgangskort. Kompetansekrav Renholdet skal utføres av kvalifisert personell. Alt personell skal, før de begynner arbeidet, ha gjennomgått nødvendig grunnopplæring i renhold, som for eksempel metodebruk eller tilsvarende. Leverandøren skal garantere at alt personell har nødvendig kompetanse og behersker norsk både muntlig og skriftlig. Krav til grunnopplæring Kunden krever god og planmessig opplæring og vedlikehold av kompetanse innenfor renholdsfaget. Leverandøren skal beskrive sine opplæringsrutiner og det skal angis målgruppe og frekvens på opplæringen. Krav til arbeidsleder Det er et krav at arbeidsleder skal ha nødvendig kunnskap innenfor renholdsfaget og erfaring som arbeidsleder. Arbeidsleder er ansvarlig for driften av renholdet i henhold til avtalen og kontaktperson mellom leverandør og kunde. 4
Vikarløsning Leverandøren skal ha tilfredsstillende tilgang på vikarer, fortrinnsvis med egne ansatte. Bruk av vikarer skal ikke gå utover avtalt service, kvalitet og avlønning. Leverandørens rutiner for innsetting av vikarer ved sykdom skal beskrives. 2.3 Krav til renholdspersonell Alt personell skal benytte leverandørens uniform og være utstyrt med leverandørens IDkort. ID-kort skal bæres lett synlig. Av sikkerhetsmessige grunner skal administrasjonen godkjenne det personell som skal utføre renhold i byggingen. Personopplysninger for personale Leverandøren skal levere liste med navn og personnummer på renholdspersonalet som skal utføre oppdraget. Listen skal leveres før oppdraget starter. Ved nyansettelese eller når det er det nødvendig med vikar for det faste personalet, skal navn og personopplysninger meldes PHS kontaktpersonen før renholderen starter arbeidet. Taushetserklæring Leverandørens personale har taushetsplikt og plikter å bevare taushet om opplysninger de måtte få under sitt arbeide. Renholdspersonalet har i sin avtale med leverandøren skriftlig erkjent sitt taushetsløfte. 2.4 Tilleggsarbeid / ekstraoppdrag / tilleggstjenester Leverandøren må kunne påta seg mindre tilleggsarbeid / ekstraoppdrag / tileggstjenester. 5