SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Karianne L. Husemoen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 05/01691-033 Dato: 3. november 2005 UTVIDELSE AV DRAMMENSREGIONENS BRANNVESEN IKS INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET / BYSTYRET: Administrasjonens innstilling: 1. Drammen kommune slutter seg til at Drammensregionens brannvesen IKS med virkning fra 01.01.2006 utvides med kommunene Nedre Eiker og Øvre Eiker. 2. Selskapsavtale og åpningsbalanse vedtas i samsvar med vedlagte utkast. 3. Eierstrategi vedtas i samsvar med vedlagte utkast. 4. Ordfører er Drammen kommune representant i representantskapet. Varaordfører er ordførers vararepresentant. Nils Fr. Wisløff rådmann Arild Eek kommunaldirektør
Saksutredning: Bakgrunn Drammen, Lier, Nedre Eiker, Sande, Svelvik og Øvre Eiker kommunestyrer fattet i august/september 2005 følgende vedtak med felles punkter slik det er definert i punkt 1 4 nedenfor vedrørende utvidelsen av Drammensregionens brannvesen IKS (heretter DRBV IKS). 1. På bakgrunn av representantskapets anbefaling, slutter kommunestyret seg til at det arbeides videre med å etablere et felles interkommunalt brannvesen for de seks kommunene Nedre Eiker, Øvre Eiker, Svelvik, Sande, Lier og Drammen. 2. Kommunestyret ber rådmannen fremme forslag til selskapsavtale, eierstrategi og trygghetsavtale i november/desember 2005. 3. På bakgrunn av ulikheter mellom dagens brannvesen innarbeides en overgangsperiode på 2 år. Dette for å ivareta lokale forankringer av selskapsavtale, ROSanalyse og nødvendige praktiske tilpasninger. a. Det utarbeides en selskapsavtale og eierstrategi med virkningstidspunkt fra etableringsdato. Ny selskapsavtale og eierstrategi utarbeides og fremmes til behandling i løpet av 1. halvår 2008. Deretter revideres selskapsavtalen hvert 4. år. b. ROS-analyse. Ett felles brannvesen etableres på de tre gjeldende brannordninger. Ny ROS-analyse for de seks eierkommunene utarbeides og fremmes til behandling i løpet av 1. halvår 2008. Deretter revideres ROS-analysen hvert 4. år. 4. Det utarbeides en trygghetsavtale som beskriver ansattes rettigheter og plikter. Nedre Eiker kommune vedtok i tillegg følgende punkt 5: Det er en forutsetning for å gå inn i det interkommunale brannvesenet at brannstasjonen i Mjøndalen opprettholdes på minst nåværende nivå. På bakgrunn av ovenstående legges med dette frem forslag til utvidelsen av DRBV IKS i følge vedlagte dokumentasjon. Eierstrategiske vurderinger generelt Utvidelsen av DRBV IKS innebærer at de nye eierkommunene (nye deltagere) overfører samme ansvar til selskapet som de nåværende eierne har gjort. I denne sammenheng er det valgt å presisere tydeligere selskapets ansvar for å innta en aktiv holdning til samfunnssikkerhet og beredskap. Eierkommunene vil, gjennom fastleggelse av eierstrategi og selskapsavtale, gi selskapet føringer for driften. Det vises i den sammenheng til vedlagte utkast til eierstrategi og selskapsavtale.
Selskapet forutsetter en politisk gjennomgang og evaluering av selskapets drift herunder eierstrategi og selskapsavtalens bestemmelser, første gang i 2008, deretter hvert 4 år. Den politiske styring i selskapet ivaretas gjennom representantskapets behandling av saker. Vesentlige forutsetninger knyttet til utvidelsen av DRBV IKS. Formål Selskapets bestemmelser fremkommer av utkast til selskapsavtale, 3. Det er et mål at selskapet skal være en aktiv premissleverandør i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Styret skal stille store krav til kompetanse, dynamikk og forandringsevne for selskapets drift. Lokaler Hver kommune skal, innenfor kommunegrensen, ha ansvar for å stille gratis til disposisjon hensiktsmessige lokaler for DRBV IKS. Det skal inngås avtaler mellom DRBV IKS og kommunene vedrørende drift og vedlikehold av disse lokalene. Det forutsettes også at det må opprettes egen avtale mellom DRBV IKS og den enkelte kommune i forbindelse med forbruk av vann til utrykning (slukkevann). Dette skal sikre at selskapet ikke betaler vann- og kloakkgebyr for slukkevann. Utstyr Alt utstyr, inventar, dataprogram, materiell og kjøretøyer som Øvre og Nedre Eiker brann- og feiervesen disponerer på inntredelsestidspunktet overføres til DRBV IKS. Fra utvidelsestidspunktet skal DRBV IKS ha ansvar for de nevnte eiendeler. Representantskap, styre og daglig leder Kommunestyrene i Øvre Eiker kommune, Nedre Eiker kommune, Drammen Kommune, Lier kommune, Sande kommune og Svelvik kommune velger hver sin representant til representantskapet i henhold til lov om interkommunale selskaper og selskapsavtalens 6. Representantskapet skal ha følgende sammensetning: En (1) representant fra hver eierkommune (deltager) som avgir stemme i henhold til prosentvis eierandel. Det forutsettes at politisk innsyn og kontroll skjer gjennom representantskapet og vedtatt eierstrategi. Det er representantskapet som er selskapets øverste organ og som derved er det overordnede organ for en lang rekke beslutninger.
Representantskapet skal samordne økonomiske føringer fra deltakerkommunene. Representantskapet velger selskapets styre. Det skal bestå av 5 medlemmer med tillegg av 2 representanter som velges av og blant de fast ansatte. Styret skal ikke ha varamedlemmer. Det forutsettes at det er selskapets virksomhetsmessige utfordringer som er avgjørende for styrets sammensetning og kompetanse. Daglig leder betegnes brannsjef. Det er forutsatt at representantskapets møter skal holdes for åpne dører hvis representantskapet ikke beslutter noe annet. Delegering av myndighet Kommunestyrene i Øvre Eiker kommune, Nedre Eiker kommune delegerer sin myndighet til å fatte vedtak i ikke prinsipielle saker etter brannvernlovgivningen til styret i DRBV IKS, med virkning fra utvidelsestidspunktet. Styret bestemmer i henhold til selskapets vedtekter og gjeldende lovverk til enhver tid hvilken myndighet som delegeres til brannsjefen. Brannordning Det er forutsatt at det etableres en brannordning på bakgrunn av risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse) for DRBVs virksomhetsområde som forutsettes politisk behandlet i løpet av 1. halvår 2008. Inntil da gjelder eksisterende ordning. Dette ansvaret omfatter også at brannvesenet er bemannet med tilstrekkelig personell og materiell i henhold til brannordningen. Personellet skal ha kvalifikasjoner i henhold til dimensjoneringsforskriftens minimumskrav og ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til de oppgaver de er tillagt. Trygghetsavtale Med hensyn til ansatt personell i brannvesenet i Øvre og Nedre Eiker kommuner og i DRBV IKS vises til vedlagte trygghetsavtale. Eierandel og ansvarsfordeling Den virksomhet som er nødvendig for å dekke DRBV IKSs oppgave i forhold til brannvernlovgivningen, vedtatt brannordning og virksomheten for øvrig, skal finansieres på følgende måte: Drammen kommune 47,9 % Lier kommune 14,8 % Nedre Eiker kommune 14,7 % Sande kommune 7,1 % Svelvik kommune 7,1 % Øvre Eiker kommune 8,4 %
Denne ansvarsfordelingen er i samsvar med kommunenes eierandel i det utvidede selskapet. Den enkelte kommune vil ha et ubegrenset deltakeransvar for kommunens relative eierandel, slik det fremkommer av selskapsavtalen. Eierandelen fastsettes i forhold til hva den enkelte kommunes kostnader til brannvesenet er ved utvidelsen av selskapet, det vil si regnskapstall fra foregående år. Det er virksomhetens langsiktige perspektiv og løpende finansiering som legges til grunn for deltakernes eierandeler. Størrelsen på eierandelen (kostnadsfordelingen) vil være gjenstand for vurdering i forbindelse med revidering av ROS analyse og selskapsavtale i 2008 og hvert 4 år deretter. Verdier som tilføres IKS et (inngående balanse) Verdien av kommunens aktiva (inngående balanse) er verdien av de materielle ting kommunene har med inn i selskapet som for eksempel brannbiler, andre tjenestebiler, kontorutstyr samt annet utstyr av ulik karakter som er nødvendig for driften av brannvesenet. I praksis vil dette være det enkeltes brannvesens materielle verdier og utstyr (ekskl. bygninger/fast eiendom) pr. 31.12.05. Lån DRBV IKS har i henhold til Lov om interkommunale selskaper, anledning til selv å oppta lån. Det vises til selskapsavtalens 13. Rammen er satt til kr. 15 mill. Pensjonsforhold Pensjonsforpliktelsene vil bli videreført gjennom Drammen kommunale Pensjonskasse. Forpliktelsene forutsettes finansiert gjennom løpende driftsbidrag. Dette innebærer at forpliktelsene ikke blir balanseført, men synliggjort gjennom notehenvisning. Etablering Det utvidede DRBV IKS skal være i drift fra 01.01.2006. Økonomiske konsekvenser knyttet til utvidelsen av DRBV IKS. Hovedargumentet for utvidelsen av DRBV IKS er å etablere et kvalitativt bedre brann- og feiervesen for de deltagende kommuner, befolkning og næringsliv. Det utvidede DRBV IKS vil betjene fremtidig befolkningsutvikling uten behov for å oppdimensjonere beredskapen. Stordriftsfordelen sett opp mot kjente investeringsbehov vil medføre enkelte rasjonaliseringsgevinster. Dette, sammen med stadig økende krav til kvalitet, tilsier at effektiv organisering og drift vil være en sentral utfordring fremover.
Eksempler på stordriftsfordeler ved interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjeneste er: Samordning av innkjøp, reduksjon i behov for ledere, kostnadsreduksjon ved øvelser, felles kompetanseutvikling, lettere å oppnå lik kompetanse på deltidsansatte, osv. Utkast til åpningsbalanse er bygget på en verdsettelse av aktiva basert på reelle verdier og er gjennomført i samarbeid med revisjonsfirmaet Ernst & Young AS. Verdsettelsen er foretatt med grunnlag i regnskapslovens regler. Verdsettelsen er skjedd på basis av tilsvarende prinsipp for samtlige kommuner. Lokalpolitiske beredskapshensyn Eierstrategien omhandler hvordan saker av prinsipiell karakter behandles. Forslag om opprettelse/ nedleggelse av brannstasjoner betraktes som sak av prinsipiell karakter og er omtalt i selskapsavtalens 5. Utvidelsen Utvidelsen av selskapet forutsetter tilslutning fra by-/kommunestyrene i Drammen kommune, Lier kommune, Nedre Eiker kommune, Sande kommune, Svelvik kommune og Øvre Eiker kommune. Sluttkommentar Regionen som omfatter de seks kommunene har et bredt spekter av samfunnsmessig risiko. Det kan være havn, sjøtransport, motorveier, jernbane, sykehus, industri, store skogsområder, sårbar natur, elv og vassdrag. En etablering av et brann- og feiervesen med 6 kommuner som eiere vil etter rådmannens vurdering ikke bare styrke brannforebyggende arbeid og beredskap mot brann og ulykker, men også kommunenes generelle arbeid med samfunnssikkerhet og kommunal beredskap. Brannvesenet er ikke bare innsatsenhet i branner og bilulykker, men støtter det øvrige samfunnet ved andre hendelser i samfunnets infrastruktur, for eksempel ved omfattende strømbortfall, flom og ras. Det som nå skapes er et fremtidsrettet brannvesen som ivaretar fremtidige behov for trygge lokalsamfunn. Organisasjonen vil ha endringsevne, bedre enn om kommunene står hver for seg. Et felles brannvesen legger godt til rette for kommunenes muligheter til å planlegge boligområder, fortettinger, industri osv. uten de merkostnader til brannberedskap som kommunene alene ville fått. De tre brannvesen utarbeidet vinteren og våren 2005 en fagrapport som beskriver dette. Det er gjennomført en god og positiv prosess, og Rådmennene i de seks kommunener fremmer identiske forslag til vedtak. Vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Utkast til eierstrategi DRBV IKS Utkast til selskapsavtale DRBV IKS
Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Eksisterende vs ny selskapsavtale Avtale med de ansattes organisasjoner DRBV IKS Foreløpig inngående balanse med revisorbekreftelse Utrykte vedlegg Prosjektrapport, juni 2005 Formannskapssak 0161/05