VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 17.08.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Tone Eriksen tlf 979 85 146 Vestby kommune v/ Rådmann Postboks 144 1541 Vestby VEDTAK OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Grevlingen skole i Vestby kommune 31.03.09. Til stede fra skolen på innledende møte: Jørn Steingrim Andersen, rektor Rolf Bjørlo, verneombud Til stede fra Arbeidstilsynet: Margareth Flesjø, seniorinspektør Tone Eriksen, arbeidsmedisiner Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 05.05.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Vestby kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt: Grevlingen skole er en ungdomsskole, med ca. 290 elever og 45 ansatte. Skolen sto ferdig i 2006 og er organisert som en baseskole. Lærerne er organisert i fast etablerte basisgrupper, med inntil 20 elever i hver basisgruppe og fem basisgrupper i hver base. Basene har en egne avdelingsledere. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Verneombudet har nødvendig opplæring og de ansatte er kjent med verneombudets rolle. Verneombudet opplever å ha tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsarbeidet. Leder har noe opplæring i HMS. Det gås ikke årlige vernerunder, men vaktmester går månedlige runder for å sjekke rømningsveier, brannsikkerhet, orden og renhold. Avvik relatert til dette følges opp. Hvert år gjennomføres det en elektronisk medarbeiderundersøkelse i regi av kommunen hvor både fysisk og psykisk arbeidsmiljø er tema. Det kom frem i tilsynet at de ansatte ikke hadde fått tilbakemelding etter undersøkelsen. Det gjennomføres medarbeidersamtaler årlig. Meldte arbeidsmiljøutfordringer oppleves å bli tatt tak i, men ansatte forteller at det kan ta lang tid før forholdene blir utbedret. De som melder får angivelig ikke noe tilbakemelding på hva som skjer med meldte forhold. Det foreligger et skjema for håndtering av elev/foreldreklage, som er kjent for alle. Det er etablerte faste møteplasser. Imidlertid gjør organiseringen i baser at de ansatte føler at de mangler gode felles møtepunkter for alle basene. Ansatte ønsker mer toveis kommunikasjon og bedre mulighet for medvirkning. Det mangler, i følge de ansatte, en arena for faglig diskusjon. Det oppleves at det så langt som mulig gjøres individuell tilrettelegging ut i fra den enkeltes behov. Alle kjenner til at skolen har rutiner for sykefraværsoppfølging. Det utarbeides oppfølgingsplaner og det gjennomføres dialogmøter gjeldende sykmeldte. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer og farer, med tilhørende risikovurdering og handlingsplan som er kjent for alle, i tilsynet. Skolen mangler en enhetlig, overordnet, skriftlig plan. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å håndtere avvik, som er tilgjengelig og kjent for alle, i tilsynet. Skolen har et nytt elektronisk system, men dette må tilpasses
VÅR REFERANSE 3 skolens behov. Det kunne ikke dokumenteres rutiner for å håndtere elev/foreldreklage, i tilsynet. Skolen har et eget klageskjema og muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre de muntlige rutinene og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å håndtere konflikter, som er kjent for alle, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å forebygge at omstillinger fører negative konsekvenser, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å håndtere vold og trusler, som er kjent for alle, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å sikre at arbeidstakerne gjennomgår regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. På bakgrunn av tilsynsbesøket gir Arbeidstilsynet derfor følgende pålegg: Begrunnelse 1. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke kunne dokumentere overordnede skriftlige rutiner som sikrer regelmessig kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMSområdet som loven krever. Skolen kartlegger arbeidsmiljøet blant annet ved medarbeiderundersøkelser, vernerunder og medarbeidertilfredshetsundersøkelse i regi av kommunen, men kunne ikke dokumentere en skriftlig plan for gjennomførelse av dette i tilsynet. 2. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har et elektronisk system for avvikshåndtering, men at dette er ikke bekjentgjort blant de ansatte - rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Det elektroniske systemet er innkjøpt av kommunen, men bør tilpasses skolens behov. 3. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i
VÅR REFERANSE 4 mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har et eget klageskjema som kan benyttes, men mangler en skriftlig rutine som beskriver prosessen i en klagesak. Skolen har muntlige rutiner for håndtering av klager fra elever eller foreldre, men kunne ikke dokumentere skriftlige rutiner for dette under tilsynet. 4. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Skolen har muntlige rutiner ved konfliktsaker, men kunne ikke dokumentere skriftlige rutiner for dette under tilsynet. 5. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. En rutine for omstilling bør inneholde punkter med tittel informasjon, medvirkning og nødvendig opplæring. 6. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Skolen har skriftliggjort noe i forhold til vold og trusler, men dette bør bearbeides videre og bekjentgjøres blant de ansatte. 7. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et
VÅR REFERANSE 5 system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte gis følgende pålegg: 1. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 2. Virksomheten må utarbeide og iverksette et skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det skriftlige systemet for avvikshåndtering må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Den skriftlige rutinen må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Den skriftlige rutinen må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen.
VÅR REFERANSE 6 6. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan/rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplanen/rutinen for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 7. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Frist for gjennomføring av alle ovennevnte påleggspunkter: 1. desember 2009 Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Østfold og Akershus. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt.
VÅR REFERANSE 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Tone Eriksen arbeidsmedisiner (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Grevlingen skole v/ Rektor og lokalt verneombud Sonsveien 55 1555 Son Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak