MØTEINNKALLING Utvalg: Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst Møtested: Bystyresalen Møtedato: 14.05.2013 Klokkeslett: 13.00 Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 31 eller på e-post til goril.samuelsen@vadso.kommune.no Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. Merknader til innkalling og saksliste. Godkjenne møtebok fra møte den 09.04.13. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 9/13 12/2229 STUDIESENTERET - ORGANISERING OG FINANSIERING 10/13 13/860 RETNINGSLINJER I SU - SKOLE OG BARNEHAGER 11/13 13/852 ORIENTERINGER KUO-MØTE 14. MAI 2013 Vadsø, 07.05.2013 Hermann Westlie Leder Side 1 av 13
Sak 9/13 STUDIESENTERET - ORGANISERING OG FINANSIERING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 202 A00 Arkivsaksnr.: 12/2229 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/13 Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst 14.05.2013 / Administrasjonsutvalget 15.05.2013 / Formannskapet 23.05.2013 / Kommunestyret 06.06.2013 Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurderinger og vedtar følgende: 1. Gjeldende organisering av Studiesenteret i Vadsø skal i løpet av 2013 avvikles. Samtidig skal Studiesenteret i Vadsø etableres som en kommunal tjeneste. Det overlates til rådmannen å avgjøre organisatorisk plassering og styringsstruktur. Ny organisering skal være etablert innen 1.1.2014. 2. Kommunestyret viser til gjeldende finansieringsmodell og vedtar å opprettholde det kommunale tilskuddet for 2013. I forbindelse med budsjett 2014 vil omfanget av det kommunale tilskuddet gjøres til gjenstand for ny vurdering. 3. Investeringsbehovet knyttet til Studiesenterets lokaler på Vadsø-øya vurderes i forbindelse med budsjett 2014. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø kommunestyre fattet følgende vedtak i møte 20.12.2012, sak 82/12: Vadsø kommunestyre visert til brev fra Studiesenteret v/styret samt rådmannens vurdering, og vedtar følgende: Side 2 av 13
1) Vadsø kommunestyre ber rådmannen vurdere en ny organisering og finansiering av Studiesenteret. Herunder inngår også en vurdering av lokaler og tekniske løsninger. Kommunestyret ber om at denne forelegges til behandling innen juni 2013. 2) Vadsø kommunestyre ber Øst Finnmark Regionråd initiere en evaluering av Øst Finnmark Kompetansesenter (ØFK). Evalueringen må relateres til ØFKs vedtatte mandat og bør gjennomføres i løpet av 2013. Hva gjelder vedtakets pkt 2) så er dette videreformidlet til og håndteres av Øst Finnmark Regionråd. Rådmannen legger med dette følgende vurdering mht vedtakets pkt 1) frem for politisk behandling. Vurdering: Rådmannen vil i det følgende svare på kommunestyrets bestilling hva gjelder organisering, finansiering, lokalisering og tekniske løsninger for Studiesenteret. For å sikre forståelse for rådmannens argumentasjon og vurdering synes det viktig innledningsvis å gi en kort repetisjon av Studiesenterets historie, jf KST sak 82/12. Kort om Studiesenteret Studiesenteret i Vadsø ble etablert i 1998, opprinnelig som et prosjekt knyttet til etableringen av det elektroniske klasserom som var lokalisert til lokalene etter det gamle barnebiblioteket på Sentrum skole. Prosjektet var i utgangspunktet et heleid kommunalt prosjekt, men en søkte de første årene å knytte et nært samarbeid til næringslivet bla hva gjelder finansiering. Til orientering har det ikke lykkes å få næringslivet inn på finansieringssiden. Det ble ansatt en prosjektleder som bla skulle ha ansvaret for kartlegging av utdanningsbehov, bestille utdanningstilbud og være ansvarlig for gjennomføring av disse. Videre ble det etablert en prosjektgruppe bestående av representanter fra næringsliv, kommune og Universitetet i Tromsø. Deres mandat var i hovedsak å være støttespillere for prosjektledelsen både hva gjelder utvikling og organisering av utdanningstilbud, samt finansiering. Samtidig skulle prosjektgruppa representere kontakten til brukerne. Sak 9/13 I forbindelse med kommunevalget 1999 opprettet Vadsø bystyre et eget styre for Studiesenteret, og rådmannen oppfatter at Studiesenteret i etterkant av dette ikke lengere omtales som et prosjekt men er å betrakte som en permanent enhet. Styret besto den gangen av 3 politikere oppnevnt av bystyret samt 1 representant for Vadsø bys næringsforening. Denne sammensetningen er videreført og gjelder fremdeles. Så vidt rådmannen erfarer så er der ikke vedtatt et eget reglement for styret i Studiesenteret, heller ingen vedtekter. Rådmannen tolker derfor dette som at prosjektgruppens mandat fra 1998 er overført og ivaretas nå av det til enhver tid sittende styre. Studiesenteret v/styret har i alle år budsjettert med kommunale midler til drift av Studiesenteret. I 2008 var det budsjetterte årlige driftstilskuddet kr. 300.000 mens det i 2012 var økt til kr.360.000. Dette har i følge styret ikke vært tilstrekkelig og senteret har gjennom hele denne perioden (med unntak av 2011) hatt et årlig underskudd. Resultatet for perioden 2008-2012 er som følger: Side 3 av 13
Sak 9/13 2008: Regnskap: 357.594,- Budsjett: 298.192,- Underskudd: 59.402,- 2009: Regnskap: 383.178,- Budsjett: 358.243,- Underskudd: 24.935,- 2010: Regnskap: 423.944,- Budsjett: 346.182,- Underskudd: 77.762,- 2011: Regnskap: 353.436,- Budsjett: 360.000,- Overskudd: 6.564,- 2012: Regnskap: 540.839,- Budsjett: 360.000,- Underskudd: 180.839,- Underskuddet har gjennom hele perioden vært dekket av Vadsø kommune. I realiteten består dermed kommunens andel av finansieringen av Studiesenteret både av et årlig driftstilskudd (variert fra kr.300.000 til kr.360.000 pr. år) og en inndekning av årlig underskudd. Rådmannens vurdering av organisering og finansiering Studiesenteret i Vadsø skal være ett av kommunens viktigste verktøy i arbeidet med kompetanseutvikling og kompetanseplanlegging. Dette er forankret og kommer klart til uttrykk i Vadsø kommunes Kompetanseplan 2013-2016: Vadsø kommune skal i perioden 2013-2016 styrke samarbeidet med Studiesentret og kommunen skal i samarbeid med Studiesenteret og Øst-Finnmark Kompetansesenter jobbe for etablering av desentralisert studietilbud i Vadsø. Side 4 av 13
Studiesenteret gir gjennom sitt nettverk tilgang til et mangfold av utdanningstilbud, både nettbasert og samlingsbasert, levert av høyskoler og universitet i inn- og utland. Kommunens egen erfaring som bestiller i direkte dialog med de ulike utdanningsleverandørene (høyskoler/universitet) er at dette er en særdeles ressurskrevende prosess. Rådmannen er derfor svært komfortabel med en rollefordeling der kommunen er bestilleren mens Studiesenteret har rollen som den operative enhet som forhandler med utdanningsleverandør og tilrettelegger for gjennomføring lokalt. Sak 9/13 Etter rådmannens vurdering fremstår imidlertid dagens organisering av Studiesenteret som lite hensiktsmessig, noe uklar og til dels hemmende for videre utvikling. Styret, som har en sammensetning bestående av representanter fra kommunen og næringsliv, har ingen vedtekter eller reglement å forholde seg til. De har heller ikke et klart skriftlig formulert mandat. Studiesenteret var i utgangspunktet etablert som et partnerskap mellom kommunen og privat næringsliv der tanken var å kunne tilføre hele Vadsø-samfunnet ønsket kompetanse. Dette gjenspeiler også styresammensetningen. I dag synes tilrettelegging av kompetanse å ha utviklet seg til et ensidig kommunalt ansvar. Erfaring fra mange års drift viser at næringslivets engasjement omkring Studiesenteret ikke er veldig stort. Dersom Studiesenteret skal fremstå som Vadsø kommunes viktigste verktøy i arbeidet med kompetanseutvikling så forutsetter det en klar styringsstruktur der det ikke hersker tvil om eiendomsretten til verktøyet, herunder hvilke styringssignaler som gis. Som kjent står Vadsø kommune overfor betydelige kompetansemessige utfordringer, både innenfor oppvekst/ utdanning og innenfor pleie/omsorg. Kommunens kompetanseplan behandler dette temaet grundig, og her er en av strategiene å utdanne flere mennesker her hvor de bor, nemlig i Vadsø. Det er i dette bildet Studiesenteret fremstår som et viktig verktøy for Vadsø kommune, og mer presist som et verktøy rådmannen anser som svært viktig å ha kontroll med. Rådmannen vil på bakgrunn av dette anbefale at driften ved Studiesenteret fortsetter i kommunal regi, og mer presist som en kommunal tjeneste direkte underlagt rådmannens styringsstruktur. Det betyr at styret for Studiesenteret avvikles og at daglig leder dermed rapporterer direkte til rådmannen. Slik rådmannen vurderer det vil ikke en endret organisering på kort sikt medføre behov for endringer i finansieringen av Studiesenteret. Denne har gjennom de siste driftsår i all hovedsak vært basert på kommunalt tilskudd samt salg av tjenester i form av brukerbetaling. På noe lengere sikt vil dette måtte gjøres til gjenstand for ny vurdering, bla som følge av mulighetene for å få nye utdanningstilbud til Vadsø. Rådmannen anbefaler at ny organisering effektueres i løpet av 2013 og i nært samarbeid med Studiesenterets ledelse. Side 5 av 13
Rådmannens vurdering av lokalisering og tekniske løsninger Av brevet fra Studiesenteret v/styret som ble lagt frem for Kommunestyret 20.12.12, sak 82/12, fremgår følgende hva gjelder tilgjengelige tekniske løsninger og lokaler: Sak 9/13 Pr. i dag har Studiesenteret Vadsø to videokonferansesystemer som er henholdsvis 6 og 7 år gamle. Dette er lite tilfredsstillende på et område hvor det har vært stor utvikling de siste årene, mest kritisk er det imidlertid at det er en svært høy risiko forbundet med at et av systemene vil kunne slutte å fungere, med de konsekvenser det får for gjennomføring av planlagt undervisning (og uten rammer for å kjøpe inn et nytt). Lokalene framstår som lite fleksible og gir ikke studentene de rammene som bør kunne forventes av et moderne studiesenter. Det er blant annet behov for lese/arbeids plasser for studenter, som også skal kunne benyttes utenom åpningstid om ettermiddag/kveld og i helger. Det er mulig å få til leseplasser innefor dagens lokaler gjennom en ominnredning av lokalene. Ved en tilrettelegging for og oppgradering/utvidelse av eksisterende nøkkelkortsystem ved Studiesenterets lokaler, er det også en enkel sak å gi studentene den nødvendige tilgang til lokalene også utenom åpningstid slik stadig flere andre studiesentre har tilbud om. Studiesenteret Vadsø har ikke rammer som muliggjør en slik satsing. Styret anslo høsten 2012 et behov tilsvarende kr.200.000 til investering i teknisk utstyr som vil sikre at studiesenteret får gjort noen grunnleggende investeringer. Rådmannen har videre gjennom dialog med Studiesenteret utarbeidet et forslag til ombygging (inkl. nødvendige tekniske løsninger) av eksisterende lokaler, samt et kostnadsoverslag for dette. Ombyggingen innebærer bla oppdeling av eksisterende studiesal, etablering av en ny studiesal, lydisolering av studiesal og grupperom, nye himlinger, samt forbedret tilgang til wc. Videre er etablering av skallsikring dvs. adgangskontroll med godkjent brikke og kode på dørene inn til Studiesenteret vurdert. Dette vil gjøre lokalene til et tidsriktig og funksjonelt Studiesenter. I hht overslaget vil den totale ombyggingen (pr mai-13) ha en kostnad tilsvarende kr.640.999 eks mva (kr.801.248 ink mva). Dersom Studiesenteret etableres som en kommunal tjeneste vil det være naturlig å se senterets behov for tidsriktige lokaler i sammenheng med andre kommunale behov. Et sentralt spørsmål blir da hvorvidt det fra kommunens side vurderes som hensiktmessig å fortsette driften av Studiesenteret i dagens lokaler eller om en skal vurdere andre lokaler som bedre egnet. I løpet av 2015 vil bla Sentrum skole avvikles og kunne gjøres tilgjengelig for annen kommunal virksomhet. Vil det kunne være en hensiktsmessig og funksjonell fremtidig lokalisering for Studiesenteret? Vil en evt ombygging av dagens Studiesenter dermed kun være av midlertidig karakter? Dette er forhold som bør vurderes og avklares før større ombygginger i dagens lokaler iverksettes. Samtidig er det viktig å vise til at etablering av nye utdanningstilbud ved Studiesenteret trolig vil fordre at en viss teknisk infrastruktur er på plass tidligere enn 2015, og vil dermed kunne tvinge frem raske midlertidige løsninger i dagens lokaler. Det synes derfor som nødvendig å se nærmere på muligheten for en delvis ombygging basert på dagens behov samtidig som kommunen vurderer en permanent løsning for lokalisering av Studiesenteret. Behovet for ytterligere avklaringer gjør at rådmannen ser det som mest hensiktsmessig å se investeringsbehovet i sammenheng med budsjett 2014. Side 6 av 13
Sak 9/13 Oppsummert Rådmannen anbefaler at Studiesenteret i løpet av 2013 etableres som en kommunal tjeneste ved sentral styring, direkte underlagt rådmannen. Videre, og som følge av at senteret tenkes etablert som en kommunal tjeneste, vil det være behov for en vurdering av en fremtidig permanent lokalisering samtidig som et midlertidig behov for investering i dagens lokaliteter må vurderes. Dette gjøres i forbindelse med budsjett 2014. Jens R. Betsi Rådmann Side 7 av 13
RETNINGSLINJER I SU - SKOLE OG BARNEHAGER Saksbehandler: Kurt Schjølberg Arkivkode: Arkivsaksnr.: 13/860 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/13 Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst 14.05.2013 Forslag til vedtak/innstilling: Rådmannens forslag til reningslinjer for SU i skole og barnehage gjøres gjeldende fra skoleog barehageåret 2013/2014. Rådmannen foreslår også at Samarbeidsutvalget skal være skolemiljøutvalg på skolene. Vedlegg: RETNINGSLINJER FOR SAMARBEIDSUTVALG GRUNNSKOLENE OG BARNEHAGENE I VADSØ SKOLE. Bakgrunn: Opplæringsloven slår fast: 11-1. Samarbeidsutval ved grunnskolar Ved kvar grunnskole skal det vere eit samarbeidsutval med to representantar for undervisningspersonalet, ein for andre tilsette, to for foreldrerådet, to for elevane og to for kommunen. Den eine av representantane for kommunen skal vere rektor ved skolen. Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av teieplikt etter lover eller forskrifter, blir behandla i samarbeidsutvalet. Samarbeidsutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen. Endra med lov 16 apr 1999 nr. 18 (ikr. 1 juli 1999, etter res. 16 apr 1999 nr. 388). 11-1a. Skolemiljøutval ved grunnskolar Side 8 av 13
Sak 10/13 Ved kvar grunnskole skal det vere eit skolemiljøutval. I skolemiljøutvalet skal elevane, foreldrerådet, dei tilsette, skoleleiinga og kommunen vere representerte. Skolemiljøutvalet skal vere sett saman slik at representantane for elevane og foreldra til saman er i fleirtal. Samarbeidsutvalet kan sjølv vere skolemiljøutval. Når samarbeidsutvalet fungerer som skolemiljøutval, må det oppnemnast tilleggsrepresentantar for elevane og foreldra, slik at dei samla får fleirtal. Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av lovfesta teieplikt blir behandla i skolemiljøutvalet. Når elevane ikkje er til stades, skal foreldrerepresentantane ha dobbeltstemme tilsvarande bortfallet av elevrepresentantane sine stemmer, eller talet på foreldrerepresentantar aukast tilsvarande. Skolemiljøutvalet skal medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø. Skolemiljøutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolemiljøet, jf. kapittel 9a. Føyd til med lov 17 juni 2005 nr. 105 (ikr. 17 juni 2005, etter res. 17 juni 2005 nr. 660). Rådmannen foreslår at samarbeidsutvalget også er skolemiljøutvalg på skolene. Felles retningslinjer for samarbeidsutvalg ved grunnskolen i Vadsø: (heretter vil samarbeidsutvalg SU også innebære skolemiljøutvalg) SU har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder skolen og skal uttale seg om kvalitetsvurdering / læringsmiljø, skolens strategi og utviklingsarbeid, budsjett, organisering av skoledagen og saker skolen får til høring. Foreldre, personale og elever skal holdes orientert om saker SU behandler SU skal uttale seg om alle saker som gjelder skolemiljøet, jf. Kap 9a i Opplæringsloven. Rektor er ansvarlig for SUs sekretærfunksjon. SUs funksjonstid følger skoleåret og rektor har ansvar for at det innkalles til konstituerende møte i SU innen utgangen av september. Det bør legges opp til at ikke alle representantene i SU skiftes ut samtidig. SU er rådgivende organ og det føres møtebok for hver møte. o Møteboka skal minimum inneholde: - Opplysninger om tid og sted for møtet - Hvem som møtte og hvem som var fraværende - Hvilke saker som ble behandlet - Kort om diskusjonen og hvilke råd samarbeidsutvalget vil gi i den enkelte Side 9 av 13
Sak 10/13 - saken. - -Utskrift av møteboka sendes representantene og godkjennes og underskrives av leder og sekretær i neste møte. Referat fra møtene fra SU - sendes i tillegg til skoleeier. SU skal ha minimum 5 møter i løpet av skoleåret og det skal utarbeides en møteplan for hvert skoleår. Møteplanen godkjennes i møtet i september. Rektor som sekretær og SUs leder setter i samarbeid opp sakliste for hvert møte. Innkalling skal sendes medlemmene og varamedlemmene med minst to ukers varsel. Innkallingen skal inneholde en oversikt med saksutredning over alle saker som skal behandles. Omfang av saksutredning må vurderes i forhold til kompleksitet i den enkelte sak. Innkallingen sendes også til skoleei BARNEHAGE: Lov om barnehager (barnehageloven). 4. Foreldreråd og samarbeidsutvalg For å sikre samarbeidet med barnas hjem, skal hver barnehage ha et foreldreråd og et samarbeidsutvalg. Foreldrerådet består av foreldrene/de foresatte til alle barna og skal fremme deres fellesinteresser og bidra til at samarbeidet mellom barnehagen og foreldregruppen skaper et godt barnehagemiljø. Er det i forskrift etter 15 satt maksimalgrense for foreldrebetaling, kan bare foreldrerådet samtykke i foreldrebetaling ut over dette. Samarbeidsutvalget skal være et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ. Samarbeidsutvalget består av foreldre/foresatte og ansatte i barnehagen, slik at hver gruppe er likt representert. Barnehagens eier kan delta etter eget ønske, men ikke med flere representanter enn hver av de andre gruppene. Barnehageeieren skal sørge for at saker av viktighet forelegges foreldrerådet og samarbeidsutvalget. Vadsø kommune har oppnevnt politiske representanter i SU i hver barnehage som skal representere barnehageeier i alle møter i SU. Felles retningslinjer for samarbeidsutvalg (SU) ved barnehagene i Vadsø: Side 10 av 13
SU har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder barnehagen og skal uttale seg om kvalitetsvurdering / læringsmiljø, barnehagens strategi og utviklingsarbeid, budsjett, årsplan og saker barnehagen får til høring. SU fastsetter årsplanen for barnehagen Styrer er ansvarlig for SUs sekretærfunksjon. SUs funksjonstid følger barnehageåret og styrer har ansvar for at det innkalles til konstituerende møte i SU innen utgangen av september. Det bør legges opp til at ikke alle representantene i SU skiftes ut samtidig. SU er et rådgivende organ og det føres møtebok for hver møte. o Møteboka skal minimum inneholde: - Opplysninger om tid og sted for møtet - Hvem som møtte og hvem som var fraværende - Hvilke saker som ble behandlet - Kort om diskusjonen og hvilke råd samarbeidsutvalget vil gi i den enkelte saken. - Foreldre og personale skal holdes orientert om saker SU behandler - -Utskrift av møteboka sendes representantene og godkjennes og underskrives av leder og sekretær i neste møte. Referat fra møtene fra SU sendes i tillegg til barnehageeier. SU skal ha minimum 3 møter i løpet av barnehageåret og det skal utarbeides en møteplan for hvert barnehageår. Møteplanen godkjennes i møtet i september. Styrer som sekretær og SUs leder setter i samarbeid opp sakliste for hvert møte. Innkalling skal sendes medlemmene og varamedlemmene med minst to ukers varsel. Innkallingen skal inneholde en oversikt med saksutredning over alle saker som skal behandles. Omfang av saksutredning må vurderes i den enkelte sak. Innkallingen sendes også til barnehageeier SU skal videre gi melding til eier og eventuelt tilsynsmyndigheten dersom det mener at barnehagen ikke drives i tråd med gjeldende lover og retningslinjer Sak 10/13 Side 11 av 13
Sak 10/13 Bakgrunn: Møte i hovedutvalg KUO 21.08.12 vedtok at administrasjonen skulle utarbeide felles retnigslinjer for samarbeidsutvalgene(su) i skole og barnehage, I hovedutsvalgsmøte KUO 25.09.12 ble forslag til retningslinjer for samarbeidsutvalg i grunnskole og barnehage lagt frem. Det ble i møte vedtatt at retningslinjene skulle sendes ut på høring til SU i skole og barnehage. Høringene ble gjennomført i oktober 2012. På bakgrunn av tilbakemeldingene fremmer råmannen forslag til felles retningslinjer som gjøres gjeldende fra skole- og barnehageåret 2013. Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 12 av 13
ORIENTERINGER KUO-MØTE 14. MAI 2013 Saksbehandler: Kurt Schjølberg Arkivkode: Arkivsaksnr.: 13/852 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/13 Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst 14.05.2013 Forslag til vedtak/innstilling: Hovedutvalget tar orienteringen til etteretning. 1. Lise Aanesen. Barnehage, dagsenter/avlastning tilbud til eldre.. 2. Øystein Strand. LOS-prosjektet 3. Status nyskolen. 4. Møte i ungdomstinget 5. Ungdata undersøkelsen-nøkkeltall 6. Rapport ekstern vurdering Sentrum skole 7. Budsjettregulering Bakgrunn: Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 13 av 13