Innkalling til ekstraordinært sameiermøte vedrørende finansiering til rehabilitering av terrasser Ekstraordinært sameiermøte i Sameiet Herregårdsterrassen avholdes 04.04.2016 kl. 20:00 i Ljan Menighetshus, Furumoen 18B TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. BAKGRUNN UTVIDELSE AV PROSJEKT RAMME OG FINANSIERINGSSLØSNING Sameiet har vedtatt rehabilitering av terrassene i sameier møte 22. Februar og 12. November 2015. Vedtaket omfatter ny isolasjon og membran på terrassegulv, nye overvannsrør og sluk i A og B, nye skillevegger, fjerning av blomsterkasser, oppmaling av terrassebrystningens innside, samt ny isolasjon og kledning for fasadeveggen på terrassene. Styret har benyttet Hjellnes Consult til utarbeidelse av kravspesifikasjon, tilbudsinnhenting og evaluering av tilbud etter vedtakene. I prosessen har 8 Entreprenører blitt forespurt og vi sitter nå igjen med 2 sammenliknbare tilbud. Styret har innstilt det beste av disse basert på vurdering av pris og kvalitet. Tilbudet avviker dessverre signifikant fra rammen sameiet tidligere har vedtatt for prosjektet, som var basert på et overslag fra en av de aktuelle entreprenørene. I forhold til de mottatte tilbudene må Sameiet regne med en prosjektkostnad på minimum 23 millioner, i tillegg er det satt av beløp for uforutsette utgifter og skader opp til 27 millioner. Styret innkaller derfor til ett ekstraordinært sameiermøte for å kunne startet rehabiliteringen så snart som mulig og anmoder om å øke rammen til prosjektet for å kunne inngå kontrakt med den entreprenøren som er innstilt. Prosjektstart vil være umiddelbart etter vedtaket. På grunn av utvidelse av rammen skal det også stemmes over valg av finansieringsløsning på nytt.
3. FORSLAG TIL VEDTAK Avstemning A Utvidelse av Prosjekt ramme Styrets innstilling: Prosjektets ramme inkludert avsetninger og risiko økes til 27 mill. Avstemning B - finansieringsløsning: Valg mellom: Alternativ 1: Felles lån i sameiets regi (løpetid 10 år) med mulighet for individuell innfrielse. Dette krever 2/3 flertall pga. administrasjonsavtale med forretningsfører som forutsetter vedtektsendring. Administrasjonsavtalen med teksten som skal inn i vedtektene er vedlagt. Alternativ 2: Felles lån i sameiets regi (løpetid 10 år) Alternativ 3: Egenfinansiering ved kontantinnbetaling Styrets innstilling: Styret innstiller alternativ 1 (felles lån i sameiets regi med mulighet for individuell innfrielse). Styret innstiller dette alternativet pga. flere faktorer: 1. Man unngår mest trolig å sette noen av sameierne i en vanskelig situasjon 2. De som ikke ønsker å ha høye felleskostnader får mulighet til det 3. Minimere administrasjonen og risiko for prosjektet i tilfelle enkelte sameiere misligholder kontantinnbetalingene. Styret tror det blir svært vanskelig å få innkrevd denne summen fra samtlige sameiere. 4. Kostnadene ved administrasjonsavtalen utgjør dessuten en relativt liten andel av lånekostnadene (5-20 kr pr. mnd)
4. BESKRIVELSE MULIGE FINANSIERINGSLØSNINGER Sameiet har i prinsippet tre mulige finansieringsløsninger, hver med sine fordeler og ulemper. A. Felles lån i sameiets regi med mulighet for individuell innfrielse. Dette innebærer som i pkt. B at sameiet tar opp et felles lån som nedbetales gjennom en økning i de månedlige felleskostnadene. I tillegg inngås en såkalt administrasjonsavtale med forretningsfører som gir hver enkelt seksjonseier mulighet til å innfri sin andel av lånet (kun innfrielse, ikke raskere nedbetaling). Kostnadene ved administrasjonsavtalen utgjør en liten del av lånekostnadene. B. Felles lån i sameiets regi. Dette innebærer at sameiet tar opp et felles lån som nedbetales gjennom en økning i de månedlige felleskostnadene. Det kan eventuelt avtales en kortere periode med avdragsfrihet. Sameiet vil trolig kunne oppnå en rente på rundt 3,5 % i dagens marked. C. Egenfinansiering ved kontantinnbetaling. Dette innebærer at hver enkelt sameier finansierer sin andel (etter sameierbrøken) av prosjektkostnadene ved kontantinnbetaling. Det vil trolig kunne legges til rette for å dele opp innbetalingene i 2-3 avdrag over byggeperioden. Øvrige vilkår for administrasjonsavtalen: - Administrasjonsavtalen koster sameiet 28 656 kr ved avtaleinngåelse og deretter 10 % av forretningsførerhonoraret årlig; for året 2016 utgjør dette 22 092 kr. Hver enkelt sameier må dessuten betale forretningsfører 1613 kr dersom han velger å innfri lånet. - Forretningsfører setter som forutsetning for inngåelse av administrasjonsavtalen at vedtektene endres slik at den enkelte sameiers økonomiske ansvar i det tilfellet at noen sameiere misligholder sin del av lånet, også fremgår eksplisitt av vedtektene. Denne vedtektsendringen krever 2/3 flertall på sameiermøtet. - Det kan ikke foretas ny opplåning på samme lån og løpetiden kan ikke endres - Innfrielse av den enkeltes andel av gjelden kan kun skje så lenge sameiet velger å holde renten på lånet flytende - Det kan kun inngås administrasjonsavtale på to lån
Vedlikeholdsplikt og kostnadsfordeling Slik Styret har redegjort for tidligere skal kostnadene ved rehabiliteringen fordeles etter sameiebrøken. Under gis ett eksempel i forhold til rammen til prosjektet. Kostnadsfordeling ved engangsinnbetaling Kostnadsfordeling ved låneopptak
VEDLEGG 1 BAKGRUNN (BESKRIVELSE FRA TIDLIGERE SAMEIERMØTER) Terrassene i sameiet ble sist tekket om i 1992. Det har de senere år blitt meldt inn til Styret svært mange vannlekkasjer fra overliggende terrasser inn i leiligheter i sameiet. Mer enn 20 leiligheter har pr. i dag vannlekkasjer eller skader etter vannlekkasjer, hvor enkelte av disse er av svært alvorlig grad. Hverken lekkasjeutbedring eller utbedring av følgeskader dekkes av sameiets forsikring, noe som har medført ekstrautgifter på kr. 270 000 for sameiet i 2014. Byggets/terrassenes tilstand og tiltak Terrassene i sameiet består av etasjeskiller med opp støp for å skape helling for vannavrenning. Det ligger deretter 30mm isopor (isolasjon) direkte oppå betongkonstruksjonen. Over isolasjonen er det papptekke (membran), tilfarere og tremmer. I 1992 ble terrassene oppgradert grunnet vannlekkasjer og foreldet membran, og nytt 2-lags papptekke ble lagt oppå den opprinnelige 2-lags papptekking slik at det i dag er 4 lag med papptekke. Blomsterkassene i både A- og B-bygget har føtter som hviler direkte oppå membranen, med noe ekstra papp under/rundt konstruksjonen. Blomsterkassene er i flere tilfeller årsak til punkteringer i membranen og har forårsaket vannlekkasjer i underliggende leiligheter. I tillegg er membranen på nytt foreldet og i generell dårlig forfatning. Grunnet mengden vannskader opp gjennom årene og potensielt oppsamlet fuktighet under membranen, har det derfor vært ønskelig fra Styrets side å se på alternativer hvor man fjerner de gamle lagene med papptekking og også skifter ut isolasjonen under tekkingen i stedet for å legge ny membran direkte oppå den gamle membranen. I tillegg er det flere steder oppstått svanker/senkninger i isolasjonen hvor vann samler seg. En ny trykkfast og jevn isolasjon utgjør sannsynligvis et bedre underlag for en ny membran. De fleste skilleveggene er i dårlig forfatning, og en betydelig andel inneholder asbest. Skilleveggene må uansett demonteres i forbindelse med om-tekking så alle alternativene som presenteres inneholder utskiftning av skillevegger. Utvendig røropplegg for overvann på terrassene i A-blokka er i svært dårlig forfatning og lekker flere steder. På grunn av innvendig avflaking i rørene og løsningen for rørføring tettes disse ofte. Når dette skjer, står det vannsprut inn mot fasade og betongvegg. Det innstøpte røropplegget for overvann i B-blokka har hatt en større lekkasje og byttes ut til en utvendig løsning. Styret anbefaler også at sameiet samtidig rehabiliterer ytterveggene mot terrassene ved å skifte ut kledning, gerikter, isolasjon og vindsperre. Dette forventes å gi en bedring i bomiljøet ved at veggens isolasjonsevne og vindtetthet oppgraderes. Mange kledningsbord bærer dessuten preg av slitasje. I tillegg får Sameiet utbedret eventuelle skader og sopp etter de mange lekkasjene. Ingen av forslagene fra Styret medfører søknadsplikt til kommunale bygningsmyndigheter.
VEDLEGG 2 KOSTNADSOVERSLAG BASERT PÅ MOTTATTE TILBUD
Forslag om å inngå avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av innfrielse av andel fellesgjeld i Eierseksjonssameiet. Styret fremmer forslag om at Eierseksjonssameiet inngår avtale med OBOS Eiendomsforvaltning AS om administrasjon av innfrielse av fellesgjeld i Eierseksjonssameiet. Avtaleforholdene Styret inngår en avtale med OBOS Eiendomsforvaltning ASom administrasjon av nedbetaling av fellesgjeld. Avtalen innebærer at OBOS Eiendomsforvaltning ASfår fullmakt fra Eierseksjonssameiet til å gjennomføre ordningen samt inngå avtale med de enkelte seksjonseiere som ønsker å innbetale, administrere innbetalinger, dokumenthåndtering, etc. De seksjonseierne som ønsker å innbetale sin andel av fellesgjeld må inngå en avtale med Eierseksjonssameiet v/ OBOS Eiendomsforvaltning AS. Etter inngåelse av avtalen kan seksjonseier(ne) innbetale hele sin andel fellesgjeld. Det er kun anledning til å innbetale gjeld på lån med flytende rente. Avtalens viktigste betingelser: Ordningen forutsetter en vedtektsendring i hht forslag til vedtak. Det kan kun foretas full innfrielse og innbetalt beløp kan ikke reverseres Seksjonseiere må være klar over sitt debitor ansvar uavhengig av innbetalingen, se vedlagte avtale Avregning ved for mye eller for lite innbetalte kapitalkostnader følger seksjonen Selskapet kan ikke foreta opplåning eller endre løpetid på lånet etter inngått avtale Innbetalinger kan kun foretas på lån med flytende rente Kostnader Eierseksjonssameiet må betale kr 28 656,- inkl mva i honorar til OBOS Eiendomsforvaltning AS dersom avtale inngås. Årlig administrasjonsgodtgjørelse for avtalen er på 10 % av forretningsfører honoraret, dog minimum kr 6 955,- inkl mva og maksimum kr 22 092,- inkl mva pr lån. Det påløper ikke administrasjonsgodtgjørelse i etableringsåret eller i hele kalenderår med fast rente da administrasjonsavtalen ikke kan benyttes. Seksjonseiere som ønsker å benytte seg av ordningen må betale vederlag på kr 1 613,- inkl mva til OBOS ved inngåelse av avtalen. Forslag til vedtak som krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer: Sameiermøte vedtar å gjennomføre ordning om innbetaling av andel fellesgjeld. Styret sørger for å inngå de nødvendige avtaler for å gjennomføre ordningen. Ordningen forutsetter at følgende tas inn i Eierseksjonssameiets vedtekter: Eierseksjonssameiet har vedtatt en ordning for innfrielse av andel fellesgjeld knyttet til bestemte lån. Denne ordningen er betinget av at det er signert en administrasjonsavtale mellom Eierseksjonssameiet og OBOS Eiendomsforvaltning ASog hver enkelt seksjonseier som ønsker å benytte ordningen må inngå en egen avtale med Eierseksjonssameiet v/obos Eiendomsforvaltning AS. Ved en individuell innfrielse av fellesgjeld vil banken anse innbetalingen som en regulær ekstraordinær nedbetaling av Eierseksjonssameiets felleslåns hovedstol, uten
at långiver gir aksept for at seksjonseiere som innfrir sin andel blir fritatt for sitt debitoransvar. Dette betyr at alle nåværende og fremtidige seksjonseiere, også for de seksjoner hvor fellesgjelden er innfridd, risikerer å måtte dekke sin forholdsmessige andel av sameiets betalingsforpliktelser ved mislighold. OBOS Eiendomsforvaltning AS påtar seg intet ansvar for eventuelle konsekvenser for Eierseksjonssameiet, seksjonseierne eller seksjonseiernes rettsetterfølgere, av dette.