Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Budbil/fotballkontoret Jevnaker Dag/dato: Torsdag 26.november 2015 Varighet: 17.30 19.30 Tilstede styret: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Christian Bjertnæs (CB), Geir Hagen (GH), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Tor Magne Bredesen (TM) Ole Martin Lafton (OL) Åpen halvtime: Tom Erik Frydenlund som har ansvaret for medlemslister, fakturering og oppfølging informerte om status og forslag til endringer i utfakturering for 2016. Tom Erik presiserte at kommunikasjonen med styret ikke har vært tilfredsstillende og at det i perioder har tatt lang tid før han har fått svar på sine henvendelser. Han anbefaler styret at hvert lag har en dedikert person som har ansvaret for lagets laglister. I 2015 er det utfakturert 379 650,- hvor det er utestående 11 fakturaer, disse er nå sendt til inkasso. Tom Erik kom med forslag om at seniorlagene faktureres så tidlig som mulig og før seriespillet er i gang og at yngres avdeling faktureres som tidligere. Dette for å kunne iverksette spillenekt ved manglende betaling. Styret vedtok at a-lag og b-lag utfaktureres i februar og mars som foreslått. Dagsorden Sak 080 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 081 Signering av møteprotokoll fra styremøte 21.10.15 Styret signerte protokollen fra 21.10.15. Styremedlemmer som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 082 Daglig leder- organisering og arbeidsoppgaver EJ har gjennomført møte med den nye daglige lederen for å gjennomgå arbeidsinstruks og praktiske løsninger. Stillingstittelen er foreslått endret til administrativ leder.
EJ presenterte forslag til arbeidsinstruks og viste til budsjettforslaget for 2016 som må endres noe da man velger å prioritere noe annerledes for å utnytte den nye administrative lederens kompetanse så godt som mulig. Styret vedtok forslag til arbeidsinstruks, med de endringer som kreves i budsjettforslaget for 2016 og at stillingstittelen endres til administrativ leder. Sak 083 Status Mesterhus Julecup helg I og helg II GH gjennomgikk status for cuphelgene. Det er ca. 30 lag færre i helg I enn i 2014, dette er et bevisst valg for å kunne tilby en bedre cup. Helg I er det god kontroll på, helg II er noe mangelfull, dette jobbes med fortløpende. GH er turneringsleder helg I og Bobby Brørby er turneringsleder helg II. Sak 084 Spillerstall a-lag 2016 - status Det er foreløpig ingen kontrakter som er signert for 2016 utenom to spillere som har kontrakter som løper videre. Det er sendt brev på ca 10 spillere hvor noen a de er nære en kontrakt. Målet er 22 spillere innen 15. januar hvor stallen skal settes. EJ og trenerteamet utfører dette arbeidet. Sak 085 Utstyr til trenere og spillere 2016 CB redegjorde for klubbens avtale med NIKE og vil komme tilbake til hva vi kan ta ut av gratis utstyr iht. avtalen på neste styremøte. Ny administrativ leder vil få ansvaret for å lage en oversikt over klubbens utstyr og behovet for supplering. Sak 086 Sponsorarbeid 2016 EJ har hatt ansvaret for sponsorarbeidet i 2015 via sitt firma Sponsortjenesten. EJ ønsker en avklaring fra styret på om denne kontrakten skal videreføres eller om dette skal organiseres på en annen måte. Styret vedtok at JIF viderefører kontrakten med Sponsortjenesten for året 2016. Sak 087 Nytt kunstgressdekke - status Roger Sundling og EJ kjører denne prosessen.
Norges Fotballforbund har vært på befaring og utarbeidet en rapport som beskriver slitasjen på banen, denne rapporten sier også noe om faren ved å ikke skifte dekket i 2016. Denne rapporten er oversendt Jevnaker kommune. NFF har også bidratt med en endring i fordelingen kostnadene knyttet til lysanlegg og bytte av dekke som er presentert for kommunen. Sundling og EJ vil i desember møte kommunen for en gjennomgang av saken. Sak 088 Status juniorsatsing 2015/2016 Etter sist styremøte i oktober har oppmøte på juniortreningene vært svært dårlig, det har vært noen få spillere som har møtt opp på de oppsatte onsdagene. Styret har nå utfordringer med å kunne engasjere et trenerteam når man ser at interessen er så liten som den er. Det ble diskutert hvordan styret skal angripe situasjonen. Styret vedtok at det igjen innkalles til et åpent møte hvor man ser om interessen er der eller om man skal avslutte arbeidet med å legge til rette for juniorsatsning i 2016. Møte er berammet til 02.12.2015, EJ og TB skal representere styret. Sak 089 Oppfølging av anlegg og samarbeid med kommunen KB jobber med å spore opp tidligere driftsavtaler og i samarbeid med kommunen utarbeide nye forslag styret kan ta stilling til. KB presenterte avtalen mellom JIF Fotball og JIF Skøyter om bruk av klubbhuset, det ble diskutert beløpet skøytegruppa skal bidra med for bruk av deler av klubbhuset. Styret ba KB finne ut av hva som skjedde med fyringsanlegget som ble benyttet på kunstgressbanen før ny fyring ble tatt i bruk, er dette solgt, og hvem har evt. mottatt penger for dette? Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at KB skal presentere forslag til avtaler som omfatter både stadionanlegget og bruk av traktor. I tillegg skal KB finne ut av situasjonen rund gammelt fyringsanlegg. Sak 090 Serieoppsett a-lag 2016 - organisering Avdelingsoppsettet er klart, a-laget skal spille i avdeling 3 i 2016. Denne avdelingen inneholder lag som gir oss flere lengre reiser, blant annet Årdal. Nødvendigheten av buss er tilstede og det ble diskutert på hvilke kamper man skal trenge dette og at det må legges inn i budsjettet for 2016.
Styret vedtok at det skal settes av kr. 40 000,- til buss på bortekamper for a-laget i 2016. Sak 091 Eventuelt Det ble fremsatt tre saker på eventuelt. Sak 091-1 Trenerkoordinator 2016 Sak 091-2 Fysioterapeut for a-laget Sak 091-3 Kickoff for senior før seriestart 2016 Sak 091-1 Trenerkoordinator 2016 I tidligere budsjettforslag har det vært tenkt at ny administrativ leder også skal fungere som trenerkoordinator. Etter at ny adm. leder har blitt ansatt er det gjort endringer for at man skal kunne bruke den ansatte på best mulig måte. Det er da behov for å engasjere en trenerkoordinator som ukentlig skal bidra på feltet, primært for aldersgruppen 6 til 16 år. EJ ba om at styret vedtok midler til dette og mandat til å gjøre endringer i budsjettforslaget og engasjere trenerkoordinator som sammen med adm. leder skal lage planer for 2016. Styret vedtok forslaget fra EJ. Sak 091-2 Fysioterapeut til a-laget A-lagets apparatet skal styrkes med fysioterapeut, styret har fått i oppgave å se etter aktuelle kandidater til dette engasjementet. TB presenterte forslag til en kandidat og ba om styrets innspill i saken. Styret vedtok at TB og EJ tar denne saken videre, de støtter TB sitt forslag. Fysioterapeut skal engasjeres med oppstart i januar 2016. Sak 091-3 Kickoff for senior før seriestart 2016 TB kom med forslag om å arrangere kickoff i mars/april 2016 hvor spillere blir presentert, styret legger frem sine tanker om drift. Man inviterer sponsorer, media og supportere for å gi a-laget en god start på sesongen, dette er også en fin anledning til å møte medlemmer og sponsorer. Styret likte ideen og det skal på møte i januar vedtas om dette gjøres og hvordan det skal organiseres.
Signering: ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Espen A. Johansen - leder Christian Bjertnæs - nestleder Geir Hagen ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) ------------------------------- Tor M. Bredesen (vara)