Møteinnkalling Bø kontrollutval Dato: 06.09.2017 kl. 12:00 Møtestad: Bø kommunehus Arkivsak: 17/00014 Arkivkode: 033 Forfall meldas til sekretær for kontrollutvalet på eller e-post alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter eiga innkalling. I tillegg møter følgande: Rådmann Åse Egeland, kommunesamanslåingsprosess og sak 20/17 kl. 12:00 Programleder Ny kommune Per Dehli, kommunesamanslåingsprosess kl. 12:00 Ordførar Olav Kasland, sak 20/17 kl. 13:00 Føre behandlinga av dei ordinære saka vil det bli gitt ei felles orientering om kommunesamanslåingsprosessen for kontrollutvala i Bø og Sauherad ved rådmann Åse Egeland og Programleder ny kommune Per Dehli (tidsramme frå kl. 12:00 til kl. 13:00). Det vil bli servert lunsj undervegs. Sakskart Side Møteinnkalling 3/17 17/00014-20 Godkjenning av møteinnkalling 06.09.17 3 Møteprotokoll 4/17 17/00014-21 Godkjenning av protokoll frå møte 05.04.17 4 Saker til behandling 18/17 17/04274-5 19/17 17/04274-4 Innstilling til val av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark kommune Innstilling til val av revisjonsordning for nye Midt-Telemark kommune 5 8 1
20/17 16/09997-16 Oppfølging av rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess i Bø kommune 10 21/17 17/13137-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Bø kommune 12 22/17 17/12182-2 23/17 17/12183-1 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 - Bø kommune 15 16 24/17 17/00021-5 Orientering frå revisjonen 06.09.17 17 25/17 17/00027-5 Referatsaker 06.09.17 18 26/17 17/00034-5 Eventuelt 06.09.17 19 Sakene vert også lagt ut på www.temark.no Arendal, 28.08.2017 For Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalet 2
Møteinnkalling 3/17 Godkjenning av møteinnkalling 06.09.17 Arkivsak-dok. 17/00014-20 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 3/17 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 06.09.17 godkjennast. Vedlegg: Møteinnkalling 06.09.17 3
Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll frå møte 05.04.17 Arkivsak-dok. 17/00014-21 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 4/17 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte 05.04.17 godkjennast. Vedlegg 1: Protokoll 05.04.17 Vedlegg til sak Protokoll Bø kontrollutval 05.04 4
Saker til behandling 18/17 Innstilling til val av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark kommune Arkivsak-dok. 17/04274-5 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Sverre B. Midthjell, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 18/17 Settesekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS som sekretariat for kontrollutvalget i Midt- Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. Saksutredning Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd, bokstav a) ikke habile til å gjennomføre saksutredning i saken. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS har derfor utarbeidet felles saksfremlegg og innstilling på oppdrag fra lederne av kontrollutvalgene i Sauherad og Bø kommuner. Kommunestyrene i Bø og Sauherad fattet lokale sammenslåingsvedtak 16.06.2016. Stortinget fattet vedtak 08.06.2017 om at kommunene Bø og Sauherad skal slås sammen til en kommune innen 01.01.2020. I den forbindelse må det velges sekretariatsordning for den nye kommunen. Kommunestyrene i de to kommunene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til sekretariatsordning. Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de to kontrollutvalgene. Ved kommunesammenslåing skal kontrollutvalget avgi innstilling til fellesnemnda om valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen jfr. inndelingslova 26 femte ledd: «Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala.» Norges kommunerevisorforbund anbefaler at det benyttes et settesekretariat til å forberede slik sak for kontrollutvalget. 5
Kontrollutvalgene i Bø og Sauherad har mottatt en henvendelse fra prosjektkoordinator Per Dehli der det bes om at saken settes på agendaen i kontrollutvalgene i Bø og Sauherad. Om sekretariat for kontrollutvalget Kommunestyret skal ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og underlagt kontrollutvalgets instruksjonsmyndighet. Det finnes i praksis tre ulike måter å tilfredsstille kravet til et uavhengig sekretariat: 1. Egen ansatt kontrollutvalgssekretær underlagt kontrollutvalgets myndighet. 2. Interkommunalt samarbeid om sekretariat for kontrollutvalget. 3. Konkurranseutsetting av tjenesten. Av disse tre er interkommunalt samarbeid den desidert mest vanlige løsningen blant norske kommuner og fylkeskommuner. Dagens ordning for Bø og Sauherad Både Bø og Sauherad er deltakere i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) er organisert som et interkommunalt selskap. Selskapet har 34 eiere hvor både Bø og Sauherad er eier. Selskapet leverer sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i begge kommunene. Av lov om interkommunale selskaper 4 fremgår det at et interkommunalt selskap skal være basert på en selskapsavtale mellom deltakerne. I denne selskapsavtalen skal det fremgå hvem som er deltakere. Dersom Midt-Telemark kommune skal erstatte Bø og Sauherad i avtalen krever det derfor at det inngås ny avtale. Denne må vedtas av kommunestyret eller fylkestinget hos alle deltakerne. Settesekretariatets vurdering Temark er i dag landets nest største kontrollutvalgssekretariat i antall deltakere, og besitter etter vår mening god kompetanse til å gjennomføre sekretariatsoppdraget. Selskapet betjener nabokommunene til den nye kommunen og har hovedkontor i Bø. Settesekretariatet er ikke kjent med at det er uttrykt ønske om å vurdere andre alternativer. I og med at det krever ny selskapsavtale hvis samarbeidet skal videreføres med den nye kommunen er det per i dag ikke kjent hvilke vilkår Midt-Telemark kommune vil få i det nye samarbeidet, for eksempel hvilken eierandel og innflytelse i representantskapet kommunen skal ha. Det må derfor fremforhandles en ny avtale før fellesnemnda kan ta endelig stilling til inntreden. Vi antar at Midt-Telemark kommune vil få mulighet til å tre inn med tilsvarende vilkår som Bø og Sauherad kommuner har i dag. Dersom fellesnemnda eller kontrollutvalget skulle ønske å vurdere andre alternativer bør saken sendes tilbake for ny behandling. Settesekretariatets konklusjon Settesekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi innstilling til fellesnemnda om å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Dette krever at det inngås ny selskapsavtale med øvrige eiere, og settesekretariatet anbefaler derfor at fellesnemnda tar initiativ til å få på plass slik avtale. 6
Vedlegg 2: Vedlegg til sak Oversendelsesbrev - Saksfremlegg - Sek Bestilling - Utreding og innstilli Henvendelse vedr. revisjon og kontrollu 7
19/17 Innstilling til val av revisjonsordning for nye Midt-Telemark kommune Arkivsak-dok. 17/04274-4 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 19/17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyrene i Bø og Sauherad kommuner om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. Bakgrunn for saken: Kommunestyrene i Bø og Sauherad fattet lokale sammenslåingsvedtak 16.06.2016. Stortinget fattet vedtak 08.06.2017 om at kommunene Bø og Sauherad skal slås sammen til en kommune innen 01.01.2020. I den forbindelse må det velges revisor for den nye kommunen. Kommunestyrene i de to kommunene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til revisjonsordning. Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de to kontrollutvalgene. I egenskap av å være sekretariat for kontrollutvalget i de to kommunene, utreder Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) saken for kontrollutvalgene i Bø og Sauherad på vanlig måte. Sekretariatet er også blitt bedt om å sette dette på agendaen til kontrollutvalget i brev datert 04.07.2017. Saksopplysninger: Inndelingsloven Prosess og framgangsmåte ved kommunesammenslåing er regulert av Inndelingsloven. 26, 5.ledd i Inndelingsloven har slik ordlyd: «Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvaranda gjeld for sekretariat for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala.» 8
Dagens ordning for Bø og Sauherad Både Bø og Sauherad er deltakere i Telemark Kommunerevisjon IKS. Telemark Kommunerevisjon IKS er organisert som et interkommunalt selskap. Selskapet har 21 eiere og Bø eierandel utgjør 1,95 %, mens Sauherads andel utgjør 1,64 %. Selskapet utfører både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for begge kommuner. Alternativer for organisering av revisjon Kommuneloven 78 nr.3 åpner for at kommunestyret (i dette tilfelle fellesnemnda etter delegert myndighet) kan velge mellom tre alternative revisjonsordninger: Ansette egen revisor Delta i interkommunalt samarbeid/selskap Kjøpe hele eller deler av revisjonstjenestene i markedet Uavhengig av hvilken ordning for revisjon som velges, vil revisjonsarbeidet være styrt av detaljerte forskrifter, metoder og standarder, med konkrete krav til utdanning og praksis hos revisorene. Egen ansatt revisor var en mer vanlig ordning tidligere. Bortsett fra Oslo og Trondhjem, er det imidlertid svært få kommuner som har dette i dag. Størsteparten av kommunene er deltakere i interkommunale revisjonssamarbeid eller revisjonsselskap. Ca. 12 % av kommunene har konkurranseutsatt revisjonen og kjøper disse tjenestene i markedet. Vurdering fra sekretariatet: I dette tilfelle, hvor både Bø og Sauherad iht. tidligere politiske vedtak er deltakere i Telemark Kommunerevisjon IKS, har fellesnemnda anledning til å videreføre denne ordningen, jfr. Inndelingsloven 26, 5.ledd. Dette framstår som den naturlige løsningen i dette tilfelle. I prosesser med kommunesammenslåing anses det i tillegg å ha stor verdi med erfaring fra og kunnskap om de kommunene som skal slå seg sammen. Sekretariatets oppfatning er for øvrig at kontrollutvalgene i begge kommuner har stor tillit til det arbeid som Telemark Kommunerevisjon IKS leverer. Vedlegg 3: - Henvendelse vedr. revisjon og kontrollutvalg i ny kommune i Midt-Telemark Vedlegg til sak Henvendelse vedr. revisjon og kontrollu 9
20/17 Oppfølging av rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess i Bø kommune Arkivsak-dok. 16/09997-16 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 20/17 Forslag frå sekretariatet: Saka blir lagt fram utan tilråding i på vente av rådmannen si tilbakemelding. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama saka i møte 05.04.2017 sak 9/17 og kommunestyret handsama saka i møte 08.05.17 sak 42/17 og fatta samrøystes følgande vedtak i tråd med kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess til orientering og ber om at revisors tilrådingar slik dei går fram av rapporten blir følgd opp. Kontrollutvalet annmodar kommunestyret å sørge for at ein representant frå kommunen deltek på selskapas generalforsamlingar. Rådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2017 om korleis rapporten blir følgt opp. Saksopplysningar: Med bakgrunn i vedtaket over føljer kontrollutvalet med dette opp vedtaket frå kommunestyret og har bedt rådmann gje ei skriftleg tilbakemelding om korleis rapporten blir følgt opp. Ei slik skriftleg tilbakemelding vil bli lagt fram for kontrollutvalet i møte, i tillegg til at rådmann vil være tilgjengeleg for spørsmål. Det går frem av rapporten at revisjonen konkludera med at kommunen sine føringar for eigarskap i stor grad er i samsvar med tilrådingar frå KS, og revisjonen har inntrykk av at selskapa er kjende med kommunen si eigarskapsmelding. Vidare går det fram av rapporten at det ser ut til at styra i stor grad har slik kompetanse som generelt er vurdert som sentral og relevant for styrearbeid. Men føringane i eigarskapsmeldinga om val av styremedlemmer m.m. er gjennomført berre til ei viss grad. Det går frem av rapporten at revisjonen vil peike på nokre forbetringspunkt i eigarskapsutøvinga: Valkomiteane leverer ikkje innstillingar som er i samsvar med føresetnadene i eigarskapsmeldinga og det er stor grad av attval, utan dokumenterte vurderingar. Kommunen har ikkje gjort tiltak for å sikre at innkallingar til generalforsamling kjem med god nok frist til å sikre politisk handsaming. Kommunen har ikkje sikra reell politisk handsaming av saker om styreval. Eit fåtal av selskapa har gjennomført styreevaluering og utarbeidd styreinstruks. Kommunen har ikkje nådd målsetjinga om lik kjønnsrepresentasjon. Kommunen har ikkje gjort tiltak for å sikre numerisk vara i selskapa. 10
I følgjande selskap er ikkje styret i samsvar med lov eller vedtekter: o Midt-Telemark Næringspark AS og Norsk Hardingfelesenter (feil tal på styremedlemmer iflg vedtekter), o IRMAT AS (kjønnsrepresentasjon), o Midt Telemark Næringsfond IKS (funksjonstid iflg selskapsavtale) Det er ikkje samsvar mellom dokumentert/faktisk valprosess og vedtekter/eigarskapsmelding når det gjeld styreval i Midt-Telemark Energi AS og Midt-telemark Kraft AS. Dei formelle rammene rundt representantskapet i Midt-Telemark Næringsfond AS er ikkje i samsvar med IKS-lova, ved at kommunestyret ikkje har valt representant og vararepresentant. Følgjande selskap har ikkje oppdatert informasjonen om styresamansetjinga i offentlege register: Midt-Telemark næringspark AS, Norsk Hardingfelesenter AS, Midt-Telemark Næringsfond IKS og IRMAT AS. Med utgangspunkt i revisjonens funn knytt til eigarskapkontrollen, gav dei følgjande tilråing: Bø kommune bør sjå til at omtalen av valnemnd i kommunen si eigarskapsmelding blir i samsvar med ynskt praksis, sikre handsaming av sakene om eigarskap i politiske organ, og velje representant til representantskapet i Midt-Telemark næringsfond IKS i samsvar med IKSlova. Bø kommune bør ta initiativ til at det blir samsvar mellom vedtekter og praksis når det gjeld storleiken på styret i Midt-Telemark Næringspark AS og Norsk Hardingfelesenter AS, kjønnsrepresentasjonen blir lovleg i styret for IRMAT AS, det blir samsvar mellom vedtekter og ynskt praksis for valprosess i Midt-Telemark Energi AS og Midt-Telemark Kraft AS, og det blir samsvar mellom selskapsavtalen og ynskt funksjonstid for styret i Midt-Telemark Næringsfond IKS Bø kommune bør vurdere å ta initiativ til å vedtektsfeste numerisk vara og lengre frist for innkalling til generalforsamlingar, å treffe tiltak for å sikre at valkomiteane grunngir innstillingane sine i samsvar med eigarskapsmeldinga, å treffe tiltak for å nå målsetjinga i eigarmeldinga om kjønnsrepresentasjon i styra, og å treffe tiltak for å sikre at selskapa fastset styreinstruks og gjennomfører styreevaluering i samsvar med eigarskapsmeldinga. I tillegg til rådmann si tilbakemelding til kontrollutvalet vil ordfører være til stades for å svare på spørsmål. Vurdering frå sekretariatet: Saka blir lagt fram utan tilråding i på vente av rådmannen si tilbakemelding. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 11
21/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Bø kommune Arkivsak-dok. 17/13137-1 Arkivkode. 151 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 21/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet innstiller følgjande til kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2018 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Bø kommune med ei ramme på kr. 1 034 000,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2017 i Bø kommune. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt. Kommunestyret har eit ansvar for å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Forskrift om kontrollutval 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysningar: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i Bø kommune for 2018. Kontrollutvalet sitt budsjett omfattar utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettframlegget er basert på rekneskapstal og noko på anslag. Det er viktig at det er sett av tilstrekkeleg ramme for drift av kontrollutvalet, slik at det ikkje vert store svingingar om aktiviteten/kostnadane varierer frå eitt år til eit anna. Sekretariatet vil knytte nokre kommentarar til enkelte av postane: 12
Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkeleg ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom Sekretariatet rår til at ein legg til rette økonomisk slik at alle medlemmane i kontrollutvalet får anledning til å delta på dei viktigaste skoleringstilboda i 2018. Temark arrangera to årlege konferansar i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlege konferanse i februar blitt ein «institusjon» for dei som driv med kontroll og tilsyn. Denne er noko kostbar å delta på, men er ein svært viktig fagleg arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer også Forum for kontroll og tilsyn ein årleg fagkonferanse. Kjøp av tenester Bø kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Bø kommune er medeigar i Temark. Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse. Det er frå 2016 utarbeidd ein ny fordelingsnøkkel for kostnadane i selskapet, for å fordele kostnadane mest mogeleg rettferdig. Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapet i Temark i november, og budsjettala er difor eit anslag. Bø kommune er medeigar i TKR. Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapet. Selskapet har utarbeidd ei ny kostnadsdeling mellom eigarane i 2014/2015. Det faste driftstilskotet omfattar ordinær rekneskapsrevisjon og ei gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for meir forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekt, eller kjøpe fleire timar i tillegg. Kjøp av tenester omfattar og kostnadar knytt til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt frå TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskotet. TKR oppgjev at ein ordinær eigarskapskontroll kan koste mellom 50 000-100 000, medan forvaltningsrevisjon i selskap koste mellom 150 000-200 000. Om fleire kommunar går saman kan kostnaden pr. kommune bli lågare. Slik som for den planlagde selskapskontrollen i IRMAT, der Bø sin del er berekna til ca. 40 000. Med andre tenester meiner ein t.d. kjøp av tenester frå andre revisjonsselskap, advokattenester, andre eksterne. Godtgjørsle Denne posten vert mellom anna påverka av aktiviteten i utvalet, kva godtgjerslenivå kommunen ligg på og om medlemmane har krav på/treng å få dekt tapt arbeidsforteneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er teke høgde for 5 kontrollutvalsmøter i året og deltaking på andre kurs/møter. 13
Budsjettet kan spesifiserast slik: Beskriving Rekneskap Budsjett Budsjett Budsjett 2016 2016 2017 2018 Godtgjering 20 450 27 000 27 000 27 000 Kurs, reiser og møte for medlemmene 42 274 31 000 50 000 50 000 Bevertning 2 460 6 000 5 000 5 000 Kjøp frå IKS a. Revisjon (ut frå avtale, Koml. 77, nr. 3) 718 500 712 000 748 000 766 000 b. Sekretariat (ut frå Koml. 77, nr. 10) 136 500 150 000 141 000* 146 000** c. Selskapskontroll* (ut frå Koml. 77, nr. 5) 0 80 000 40 000*** Totalutgifter 920 184 926 000 1 051 000 1 034 000 * Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapet i november, og talet i budsjettet for 2016 er difor basert på eit anslag. Faktisk vedteke kostnadar til Sekretariat var i 2017 kr. 140 936 jf. vedtak i representantskapet i november. **I anslaget for 2018 legg sekretariatet til grunn ei auke på 3,1 % i forhal til vedteke ramme for 2017 på kr. 140 936. ***Under føresetnad av at kontrollutvalet veljar å bestille selskapskontroll ut frå vedteken plan. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet foreslår ei budsjettramme på kr 1 034 000,- for kontrollutvalet for 2018, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gjev eit realistisk bilete av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Rekneskapstalla for 2016 visar at kontrollutvalet omtrent kom ut på budsjett med eit mindreforbruk på kr. 5 816. Difor tilrår sekretariatet å oppretthalde ramma til godtgjering, kurs/seminara og bevertning. Budsjettramma totalt føreslås noe lågare enn fjordåret, det skyldas at det er budsjettert med lågare kostnadar til selskapskontroll. Det er lagt til lønns- og prisvekst på høvesvis 3,1 % for sekretariatet og 2,5 % for revisjonen i 2018. Sekretariatet rår til at det blir gjennomført selskapskontrollar i 2018 i tråd med vedteken plan for selskapskontroll. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 14
22/17 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende Arkivsak-dok. 17/12182-2 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 22/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tar revisors vurdering av sitt sjølvstende til orientering. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kjell Ekman er oppdragsansvarleg revisor for rekneskapsrevisjon som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Bø kommune og Birgitte Lindner Bøen er oppdragsrevisor. Vurderinga av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Bø kommune ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til revisor si vurdering av sjølvstende. Vedlegg 4: - Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende Vedlegg til sak Vurdering av oppdragsansvarleg 15
23/17 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 - Bø kommune Arkivsak-dok. 17/12183-1 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 23/17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teke til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å på sjå at det gjennomførast revisjon i kommunen. Som eit ledd i å følgje opp dette, orienterer revisor om strategien for revisjon for revisjonsåret 2017. Strategien skal gje kontrollutvalet eit innblikk i kva fokusområder som er prioritert, kva som er årlege oppgåver og ekstraordinære oppgåver. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen vil legge fram strategien i møte og gje ei utfyllande orientering. Vedlegg 5: - Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 Bø kommune Vedlegg til sak Overordnet revisjonsstrategi 201 16
24/17 Orientering frå revisjonen 06.09.17 Arkivsak-dok. 17/00021-5 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 24/17 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Revisor vil orientere om føljande i møte: 1. Status for pågåande prosjekter Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 17
25/17 Referatsaker 06.09.17 Arkivsak-dok. 17/00027-5 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 25/17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: 1. Innkommen post 2. Saker handsama i kommunestyret: a. 08.05.17 sak 39/17 - Årsrekneskap og årsmelding 2016 b. 08.05.17 sak 42/17 - Rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess - Bø kommune 3. Referatsakar 4. Dagsaktuelle saker 5. Neste møte 08.11.17 I tillegg er det varsla fellesmøte med kontrollutvala i dei andre eigarkommunane til IRMAT ifbm. Behandling av prosjektplan og kostnadsfordeling. Aktuelle datoar er 27.09.17 eller 02.10.17. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 18
26/17 Eventuelt 06.09.17 Arkivsak-dok. 17/00034-5 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 06.09.2017 26/17 Klikk her for å skrive inn tekst. 19