Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 16/83 Møtedato/tid: 09.06.2016 Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhodèn Forseth Jan Erik Engan Forfall: Andre møtende: Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.ekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 01.06.2016 Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, Konsek 1
Sakliste Saksnr. Sakstittel 16/16 Godkjenning av protokoll fra møte 12.05.2016 17/16 Rapport fra selskapskontroll med Envina IKS 18/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon 19/16 Orientering om aktuelle saker 20/16 Referatsaker 21/16 Eventuelt 2
Godkjenning av protokoll fra møte 12.05.2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 16/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/83-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 12.05.2016 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte12.05.2016 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3
Rapport fra selskapskontroll med Envina IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 17/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 037, TI - &58 Arkivsaknr 15/127-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt 7. Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll med Envina IKS Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Klæbu kommune for 2015-2016 lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut 2016. Planen ble vedtatt av kommunestyret i sak 76/2014. Selskapskontrollen av Envina IKS er gjennomført som et samarbeidsprosjekt mellom de 3 eierkommunene Klæbu, Midtre Gauldal og Melhus. Kontrollutvalget i Klæbu kommune foretok en bestilling av selskapskontrollen på sitt møte 24.09.2015. Revisjon Midt-Norge IKS har på bakgrunn av bestillingen formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i Envina i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer Envina et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten, og er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet? 3. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? 4. Har eierkommunene etablert innsamling av hytterenovasjon i samsvar med krav? Revisors konklusjon Er eierstyring og selskapsledelse i Envina i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Eierstyringen i Envina preges i noen grad av at eierne er tre kommuner med til dels ulike interesser. Det kan det være krevende for selskapet å forholde seg til. De siste årene har eierkommunene og selskapet utarbeidet og fulgt rutiner for eierdialog og kommunikasjon mellom kommunestyret og selskap, som etter revisjonens syn er egnet til å sikre en mer tydelig og forutsigbar kommunikasjon. Eierne har sikret et kompetent og bredt sammensatt styre for Envina, som ser ut til å ha funnet en god arbeidsform, med gode systemer for sin virksomhet. Det er for 4
selskapet imidlertid ikke vedtektsfestet bruk av valgkomite for nye styrevalg, eller utarbeidet et sett med kompetansekriterier, i tråd med anbefalinger for eierstyring. Revisjonens syn er at slike virkemidler kan bidra til å sikre at også fremtidige styrer har rett sammensetning av kompetanse, som bør være vel så viktig for selskapet og eierne som styremedlemmenes parti og kommunetilhørighet. Sikrer Envina et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten, og er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet? Envina har gjennomgående representasjon (daglig leder i morselskapet er styreleder i datterselskapet), som ikke er i tråd med gitte anbefalinger. Med unntak av dette er revisjonens syn at konsernet har etablert hensiktsmessige systemer for å hindre kryssubsidiering og sammenblanding mellom selskapene. Skillet er etablert gjennom selskapsmessig, regnskapsmessig skille, sammen med fordelingsnøkler ved fellesanskaffelser. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Retten til innkreving av gebyret synes å være delegert gjennom den lokale forskriften. Envina har videre etablert relevante prosedyrer for å håndtere innkreving, betalingsmislighold, inkasso og rettslig pågang for innfordring, herunder individuell overdragelse av legalpanterett og begjæring om tvangssalg. Har eierkommunene etablert innsamling av hytterenovasjon i samsvar med krav? I Melhus og Midtre Gauldal kommuner utføres det ikke hytterenovasjon, slik forurensingsloven krever. Revisors anbefalinger: Eierkommunene bør sørge for at det etableres rutiner for valg til styret som kan sikre at styret også fremover har den kompetansen selskapet har bruk for, herunder o bruk av en valgkomite o kriterier for valg til styret Eierkommunene og Envina IKS bør sørge for at det etableres innsamling av avfall fra fritidsbolig i alle eierkommuner, slik forurensingsloven krever. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat mener at selskapskontrollen av Envina IKS gir nyttig informasjon og den signaliserer en del punkter kommunen må ha fokus på i sitt eierskap av Envina IKS. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at kommunens eierrepresentant i Envina IKS må arbeide for å etablere rutiner vedr. valg til styret, og at Envina IKS må jobbe for å få etablert en god nok kapasitet vedr. fritidsavfall. 5
Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 18/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/66-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2018 og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 15. september 2016 til orientering. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen 25.02.2017. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Utrykt vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2018, vedtatt av Klæbu kommunestyre på møte den 19. mai 2016 i sak 29/2016. Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for 2016 2018, lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for 2016-2018: Sykefravær Mobbing Dokumenthåndtering og journalføring Arbeidsmiljø Klæbu kommune har et budsjett på rundt 320 timer til forvaltningsrevisjon i 2016, av disse timene er 120 brukt på en selskapskontroll av Envina IKS (ferdig rapport skal behandles på dagens møte i kontrollutvalget). 200 timer er knapt til en forvaltningsrevisjon som skal gå litt i dybden, så kontrollutvalgets sekretariat vil anbefale at det også brukes noen timer fra 2017 budsjettet og at ferdig rapport leveres i februar 2017. Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. En forvaltningsrevisor fra Revisjon Midt-Norge IKS vil være tilstede under behandling av bestillingen. Vi gjengir omtalen av prosjektene fra plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2018 Klæbu kommune har en målsetning om å holde sykefraværet under 7,7 %. Sykefraværet har økt fra 8,8 % i 2014 til 9,4 % i 2015. En forvaltningsrevisjon kan belyse ulike sider av rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt, om arbeidet er forankret i hele organisasjonen eller om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp. Pr. 31.03.2016 så var det totale sykefraværet på 11,3% i Klæbu kommune. 6
Sykefraværet er generelt høyt på alle enheter, men Sletten barnehage, Klæbu ungdomsskole, kjøkkenet, helse- og familietjenesten, samt Plan, eiendom og kommunalteknikk ligger under Klæbu kommunes vedtatte mål om et sykefraværet under 7,7%. Brannåsen barnehage, sykehjemmet, kultur og fritid, samt drift og vedlikehold har det høyeste sykefraværet i kommunen (over 15%). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2018 anbefaler sekretariatet kontrollutvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på sykefravær i Klæbu kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 15. september 2016 og endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 25.02.2017. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 7
Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 19/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/83-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 8
Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 20/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/83-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets møte 17.03.2016 sak 13/2016 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets møte 19.05.2016 sak 29/2016 Tilbakemelding etter årsrevisjon 2015 Svar på revisjonens tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2015 Endring av oppdragsansvarlig revisor Protokoll representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 25.04.2016 Etikkutvalget - Habil, eller kryssende interesser Kommuneundersøkelsen 2016 - bakgrunn og hovedfunn Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om kommunestyrets vedtak sak 13 og 29/2016 2. Revisjonens tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2015. 3. Klæbu kommunes svar til revisjonen etter årsrevisjon 2015 4. Ny oppdragsansvarlig revisor for Klæbu kommune. 5. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS 25.04.2016. 6. Etikkutvalget har tatt opp tema rundt habilitet, pekt på eksempler på situasjoner i gråsonen som omfatter både ansatte og folkevalgte. 7. For å få frem kommunenes vurdering av eget samfunnssikkerhetsarbeid, har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) siden 2002 gjennomført spørreundersøkelser om samfunnssikkerhet i landets kommuner. Hele rapporten for 2016 finnes her: http://www.dsb.no/global/publikasjoner/2015/rapport/ku_2016.pdf Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 9
Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte 17.03.2016 Sak 13/16 Rapport fra selskapskontroll av Klæbu Industrier AS Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.1. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2016. Behandling: Medlem May Aarø (AP) ba om vurdering av egen habilitet. Kommunestyret anser Aarø for å være inhabil, jfr. forvaltningsloven 6e. Aarø fratrådte under behandlingen av saken. Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 4. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 5. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.1. 6. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2016. 10
Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte 19.05.2016 Sak 29/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2018 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2018. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2018. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planen på bakgrunn av eventuelle endringer i risikovurderinger, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 11
12
13
14
15
Dokid. 16007249 (15/513.5) V mbake'""d'"9 En" Qennomfm Klæbu kommune - Rådmannen Revisjon Midt-Norge IKS Sandeveien 5 7300 Orkanger Vår ref 15/513-5-210 Deres ref Saksbehandler/enhet Dato obe/råd &14 Svar på tilbakemelding etter gjennomført 09.05.2016 årsrevisjon 2015 Rådmannentakker for en grundig og oversiktlig tilbakemelding etter gjennomført årsrevisj on 2015. Årsregnskapet med noter og årsberetning for 2015 ble avlagt innen gjeldende frister. Revisjonsberetningen ble avlagt 15. april 2016 med en presisering og et forbehold. Presiseringen gjelder etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser, mens forbeholdet er knyttet til manglendebudsjettkorrigeringer. Generelt: Rutinene ved anskaffelser av varer og tjenester skjerpes inn for de områder som ble omtalt i tilbakemeldingsbrevet fra 2016. Forbedrede rutiner for budsjettkorrigeringer med Økonomirapport 3 i oktober 2016. vedrørende investeringsbudsjettet innføres fra og Salgsområdet: Kundefordringer: Differansene er i orden. Når det gjelder krav som skal avskrives har vi i 2015 avskrevet krav til og med 201 1. Fra 2016 vil vi innføre ny rutine som avskxiver alle krav som er eldre enn 3 år. Driftsmidler / Investeringsregnskapet: Avskrivinger blir korrigert i 2016 slik at balansen blir korrekt. Dette har ingen resultateffekt. Når det gjelder avgrensningen mellom hva som skal føres i drift og investering kan denne i enkelte tilfeller være litt flytende. Rådmannen mener at kommunen i det alt vesentlige forholder seg til beløpsgrensen på kr 100000,- og økonomisk levetid på 3 år i forhold til hva som føres i investeringsregnskapet. Egenkapitaltilskuddet til KLP finansieres ved bruk av disposisjonsfondet i 2016. Postadresse: Postboks 200 Besøksadresse: Vikingvegen 8 7541 KLÆBU 7540 Klæbu Telefon: 72 83 35 00 16 Telefaks: 72 83 35 01 E-post: postm0ttak(a/;klabu.k0mmune.n0
Finans: Balanseverdiene på aksjene i Trondheim Sør Utvikling og Klæbu industrier AS nedskrives i regnskapet 2016. Verdiene ble kommentert i regnskapsnoten 2015, men ble ikke korrigert i det allerede avlagte/stengte regnskapet. Påløpte, ikke forfalte renter på nytt lån i KLP føres i 2016. Kjøp av aksjer endres til KOSTRA-art 520 fra 2016. Betraktninger mot den genrelle markedsrenten når det gjelder innlånsrente og innskuddsrente tas inn i økonomirapportene fra mai 2016. Innkjøp: I forbindelse med fakturaer som kommer tidlig i nytt regnskapsår, men som gjelder gammelt regnskapsår, forsøkes det etter beste evne å periodisere så riktig som mulig. Av og til dukker det likevel opp fakturaer etter at regnskapet er stengt for føring. Offentlige anskaffelser: Som revisor skriver, så har det vært en positiv utvikling i forhold til å følge regelverket vedr. off. anskaffelser de siste årene. En presisering i revisjonsberetningen tilsier at rutinenene for anskaffelser av varer og tjenester innenfor på enkelte områder vil bli innskjerpet fra 2016. Med hilsen \ f lgjéfil gdgvarlfriteig gi' T) rådmann regnskapsleder 17
18
19
20
Etikkutvalget: Habil, eller kryssende interesser? - Kommunalt ansatte kan selvsagt også være folkevalgte. Men det kan skape utfordringer av ulike typer, for eksempel knyttet til det faktum at en som folkevalgt er arbeidsgiver for rådmannen. Publisert 03.05.2016 Nesten halvparten av kommunestyrepolitikerne har en rolle som eier, styremedlem eller daglig leder i et selskap. I slike tilfeller kan det oppstå situasjoner som kan oppfattes å utfordre krav til upartiskhet og habilitet. Det samme gjelder for medlemskap i organisasjoner. Organisasjonsfriheten i Norge gjelder selvsagt for alle, også for kommunalt folkevalgte og ansatte. Men i begge tilfeller bør man være vàr for utfordringene i situasjonen. Etikkutvalget har tatt opp tema rundt habilitet, pekt på eksempler på situasjoner i gråsonen som omfatter både ansatte og folkevalgte. Utvalget har også gitt noen råd om hva som kan ligge til grunn i vurderinger av slike situasjoner, og noen forslag til spørsmål som kan ligge til grunn for diskusjon omkring tema. Hele saken fra etikkutvalget, med eksempler og anbefalinger finner du på de neste sidene. 21
Kommunesektorens etikkutvalg: Når én av to har flere roller om habilitet "Utad kan det se ut som man meler sin egen kake. Om man gjør det eller ikke, er ikke det sentrale - det sentrale er hva innbyggerne tror" Gruppeleder i kommunestyre Nesten halvparten av kommunestyrepolitikerne har en rolle som eier, styremedlem eller daglig leder i et selskap. I slike tilfeller kan det oppstå situasjoner som kan oppfattes å utfordre krav til upartiskhet og habilitet. Da er det viktig å huske at selv om det er fullt lovlig å drive privat virksomhet om en arbeider eller er folkevalgt i kommunen, kan det oppstå dilemmaer. Det samme gjelder for medlemskap i organisasjoner. Organisasjonsfriheten i Norge gjelder for alle, også for kommunalt folkevalgte og ansatte. Men i begge tilfeller bør man være vàr for utfordringene i situasjonen. Habilitetsreglene regulerer hvem som kan være med å fatte beslutning eller vedtak. Å være inhabil innebærer at man ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Det kan også være situasjoner hvor man rettslig sett ikke er inhabil, men hvor det likevel oppfattes å være bindinger som er egnet til å svekke tilliten til at beslutninger fattes på et uavhengig og upartisk grunnlag. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utgitt en veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner som representerer en nyttig gjennomgang av habilitetsreglene. Dette notatet trekker frem noen eksempler på situasjoner i gråsonen, de omfatter både ansatte og folkevalgte. Det gir også noen råd om hva som kan ligge til grunn for å vurdere slike situasjoner. Etikkutvalgets generelle råd rundt habilitet - Kommuner, fylkeskommuner og kommunale selskaper bør ha klare og kjente rutiner for håndtering av spørsmål om habilitet. For eksempel bør spørsmål om habilitet settes som fast punkt på dagsorden der det er relevant. - Kommuner, fylkeskommuner og kommunale selskaper bør ha etisk rammeverk som setter standarder for hva som forventes av folkevalgte og ansatte, også når det kommer til interessekonflikter og rollekombinasjoner. - Regler rundt habilitet, rollekombinasjoner og åpenhet om interesser bør også gjelde for innleide konsulenter og vikarer. - De politiske partiene bør vurdere om regler om habilitet for folkevalgte også skal gjelde i politiske møter som ikke er omfattet av forvaltningsloven og kommunelovens bestemmelser, for eksempel for partienes gruppemøter. - Ved valg til politiske utvalg bør en tenke igjennom hvor ofte en aktuell folkevalgt vil kunne komme i rollekonflikt. Det kan for eksempel være klokt å ikke la en folkevalgt med yrke som entreprenør, sitte i kommunens planutvalg. Habilitet i gråsonen eksempler og råd Hensikten med eksemplene nedenfor er å belyse bredden av situasjoner hvor spørsmål om habilitet kan eller bør reises. Det følger også noen råd fra Kommunesektorens etikkutvalg om hvordan slike situasjoner kan håndteres for å opprettholde inntrykket av en tillitskapende forvaltning bygd på en høy etisk standard, slik det er formulert i kommunelovens formålsparagraf. Grunnleggende viktig er det at spørsmål rundt habilitet og åpenhet jevnlig settes på dagsorden - i kommunestyret og blant ansatte i kommunene. Eksempel 1 - flere roller og bierverv Alle kommunalt ansatte og folkevalgte bor i en kommune og vil i kraft av det å være innbygger ofte ha flere roller i samme kommune som foreldre, som bruker av kommunale tjenester, som 22
organisasjonsmenneske eller som selvstendig næringsdrivende. Eksempler på det siste kan være kommunalt ansatte som har sitt eget firma eller næring, som potensielt vil kunne selge sine produkter til kommunen. Det er eksempler på kommunalt ansatte som driver eget byggefirma, sykepleier som har firma på si, eller andre som jobber deltid i konkurrerende privat næring. Det er også mange eksempler på folkevalgte som driver næringsvirksomhet og som potensielt har interesser i saker som kommer opp til politisk behandling. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Det anbefales å ha rutiner som gir oversikt over bierverv hos ledere og ansatte som kan komme i konflikt med kommunens interesser og sørge for at dette gjøres kjent ved ansettelser. Rutinene kan for eksempel være i arbeidsreglementet og utgjøre et fast spørsmål ved ansettelser - Det bør også være kjent for utenforstående og andre folkevalgte dersom folkevalgte har interesser som kan gi interessekonflikt - Kommuner, fylkesting og kommunale bedrifter anbefales å slutte seg til KS styrevervregister som omfatter folkevalgte og ledere Diskuter og tilstreb forståelse for hva slags type rollekombinasjoner som kan føre til interessekonflikt gjerne med utgangspunkt i habilitetsutfordringer som har vært i virksomheten Eksempel 2- deltakelse på lokale arrangementer Folkevalgte og særlig ordførere inviteres ofte til arrangementer og tilstelninger, og det er en del av jobben særlig til ordføreren å stille opp på ulike arrangementer. Det kan være for sportsklubber, lokale bedrifter og annet. Det kan imidlertid være problematisk dersom den som inviterer samtidig har interesser knyttet til mulige oppdrag eller utfall av aktuelle politiske saker, men også mer generelt. Folkevalgte skal vise interesse for lokale arrangementer og aktører, men må samtidig være oppmerksomme på at de som inviterer kan ha spesifikke interesser hos kommunen Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Kommunens etiske regelverk bør gi noen retningslinjer for hvordan deltakelse på arrangementer og tilstelninger skal håndteres. Både folkevalgte, ansatte, vikarer og innleide konsulenter bør omfattes av det etiske regelverket - Sørg for åpenhet rundt hvem de folkevalgte har kontakt med i politiske beslutningsprosesser, for eksempel ved å praktisere åpne kalendere eller ved andre tilsvarende rutiner - Diskuter og skap bevissthet om i hvilke situasjoner og under hvilke forutsetninger deltakelse på ulike arrangementer kan bidra til å svekke tilliten til folkevalgtes og ansattes upartiskhet Hvor går grensen for når folkevalgte eller ansattes deltakelse på tilstelninger og arrangementer kan oppfattes å gi uheldig binding? Vurder for eksempel spørsmål om arrangøren kan ha interesse i saker som er til politisk behandling? Diskuter hvordan en kan praktisere åpenhet i situasjoner hvor folkevalgte eller ansatte inviteres/deltar i arrangementer og tilstelninger hos eksterne aktører Eksempel 3 - folkevalgt og ansatt i samme kommune Det er mange eksempler på folkevalgte i kommunestyrer som også er ansatt i kommunen. I Meråker kommune er for eksempel omkring halvparten av de folkevalgte ansatt i kommunen. Det finnes også kommuner hvor en folkevalgt er hovedtillitsvalgt for ansatte i kommunen. Dette er eksempler på rollekombinasjoner som krever at en til enhver tid har orden på hvilken rolle man har, både overfor seg selv, kollegaer og utad. Som kommunestyrerepresentant er man arbeidsgiver for de ansatte. Den daglige utøvelsen av arbeidsgiveransvaret delegeres til rådmannen. Dette gjelder likevel ikke arbeidsgiveransvaret for rådmannen. Det kan ikke delegeres til andre, og må utøves av de folkevalgte selv. 23
Som hovedtillitsvalgt representerer man de ansatte, mens man som kommunestyrerepresentant er arbeidsgiver. Det er en rollekombinasjon som kan være krevende og uheldig. Et annet eksempel er en situasjon hvor varaordfører også er ansatt i kommunen, og hvor personen i kraft av å være varaordfører sitter i forhandlingsutvalget med arbeidsgiveransvar for rådmannen. Slike situasjoner bør unngås. Håndtering og klargjøring av roller kan være krevende om man som folkevalgt er med å fatte vedtak i kommunestyret som også berører din egen arbeidsplass som kommunalt ansatt. Et eksempel er om man er lærer ved en skole, samtidig som man som folkevalgt skal behandle en sak om skolestruktur. Et annet eksempel er om man som ansatt utarbeider saksfremstillinger til saker i kommunestyret hvor man selv sitter. I situasjoner som disse er det viktig å ta opp spørsmål om habilitet. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Dersom en hovedtillitsvalgt blir valgt inn i kommunestyret bør det vurderes om vedkommende kan fortsette som hovedtillitsvalgt. Det er krevende roller å balansere og mandatet man er gitt av innbyggerne som folkevalgt veier tungt Som prinsipp bør slike dobbeltroller unngås - Sørg for åpenhet rundt rollene, både ovenfor kollegaer på arbeidsplassen og i kommunestyret, i møte med personer utenfor virksomheten, og ev. i mediesammenheng. - Avklar grensedragningen mellom de ulike rollene den enkelte måtte ha - Det anbefales at de politiske partiene lokalt formulerer egne habilitetsbestemmelser, basert på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser, til anvendelse i partiinterne møter Eksempel 4 - styremedlem i kommunale selskap er ansatt eller folkevalgt i kommunen Loven tillater at folkevalgte eller ansatte kan velges til styremedlemmer i kommunale selskap og foretak, interkommunale selskaper og lignende. Styreverv i selskaper er imidlertid personlige verv, og medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne. De skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Utfra forvaltningslovens bestemmelser om habilitet skal ikke kommunalt ansatte eller folkevalgte håndtere saker i kommunen som gjelder selskap der de selv er styremedlem, også om selskapet er helt eller delvis kommunalt eiet. Det samme gjelder hvis en som styremedlem skal behandle saker som en har håndtert som ansatt eller folkevalgt i kommunen. Et eksempel kan være en ordfører som sitter i styret til et kommunalt selskap. Det kan være et selskap som leverer viktige kommunale tjenester. Ordfører vil da typisk bli inhabil i kommunestyret. Et annet eksempel er rådmannen som sitter i styret i et tilsvarende selskap. Rådmannen kan bli inhabil til å tilrettelegge saken for kommunestyret. Tilsvarende er det viktig å vise åpenhet rundt verv og interesser hos styremedlemmer og ansatte i kommunale foretak og selskaper. I NOU 2016:4 Ny kommunelov forslåes det at kommunestyremedlemmer ikke skal være valgbare til styrer i kommunale foretak, begrunnet nettopp med å unngå dobbeltroller og habilitetsproblemer. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Dersom folkevalgte eller ansatte i kommunen er aktuelle som styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør det vurderes hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, bør det vurderes om det vil være uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem - I KS sine "Råd om eierstyring, selskapsledelse og kontroll" anbefales det at ordførere og rådmenn ikke bør sitte i styret i kommunale selskaper 24
Diskuter hvilke kryssende interesser som kan oppstå dersom en folkevalgt eller kommunalt ansatt også er styremedlem i de ulike kommunale selskapene i samme kommune. På hvilken måte og i hvilke situasjoner kan det bli problematisk? 25
26
27
28
Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 09.06.2016 21/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/83-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 29