NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 23.05 2017 TID: 10.00 STED: Fylkets Hus - Drengstua og Kvenna De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Det være en fellessamling med STFK KU kl. 10.00 11.30 hvor Distriktssenteret organiserer en orientering om regionreformen i Danmark Region Midtjylland. Lunsj kl 11.30-12.00 Etter lunsj er det satt av noe tid til videre fellesmøte med STFK KU, før behandling av saker etter saklisten.. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/17 Oppsummering etter møte med Distriktssenteret og Danmark 017/17 Referatsaker 018/17 Budsjettjustering 2017 kontroll og tilsyn 019/17 Sekretariat for kontrollutvalget i Trøndelag Fylkeskommune innstilling til fellesnemnda 020/17 Revisor til Trøndelag Fylkeskommune - innstilling til fellesnemnda 021/17 Forespørsel om deltakelse i felles selskapskontroll av VIGO IKS Steinkjer, 16.05.2017 Ida Bruheim Derås/s/ Leder (sign) Einar Sandlund Kontrollsekretær Dir. tlf: 938 97 555 e-post: einar.sandlund@komsek.no
SAK 016/17 OPPSUMMERING ETTER MØTE MED DISTRIKTSSENTERET OG DANMARK Kontrollutvalget 23.05.2017 Einar Sandlund 016/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak Ingen Ingen Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 15/17 der utvalget ønsket bistand fra Distriktssenteret; for å få til en orientering om erfaringer og utfordringer fra regionreformen i Danmark. Etter møtet er det greit om kontrollutvalget trekker noen erfaringer ut fra møtet. Saken legges frem uten nærmere forslag til vedtak. SAK 017/17 REFERATSAKER Kontrollutvalget 26.04.2017 Einar Sandlund 017/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 1 1 1. Nord-Trøndelag fylkeskommune FT-sak 17/17 Sammenslåing av selskapene KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 2. Fylkesmannen i NT Avslutning av tilsynssak brudd på helselovgivingen X 3. AU-fellesnemnda Protokoll 03.05.17 SAK 018/17 BUDSJETTJUSTERING PÅ BAKGRUNN AV REGNSKAPSRESULTATET FOR 2016
Kontrollutvalget 23.5.2017 Liv Tronstad 018/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til regnskapsresultatet for 2016 og stiller 0,1 mill kr fra sektoren Kontroll og tilsyn til disposisjon for andre formål. Ingen 1. Fylkestingets sak 9/17 Årsregnskap. årsberetning og årsmelding 2016 2. Kontrollutvalgets budsjett for 2017, driftsrapport pr 30. april 2017 3. Kontrollutvalgets saker 041/16 og 002/17 Saksopplysninger En viser til følgende: I) Fylkestingets sak 15/78 Årsbudsjett 2016 og økonomiplan 2016-19 Fylkestingets vedtak, pkt 5: 5. Dersom fylkeskommunen har et overskudd i regnskapet for 2016, og overskudd på fylkestingets fellesinntekter, gjenbevilges i budsjettet for 2017, sektorenes netto besparelser og netto overskridelser i forhold til budsjett for 2016. Har fylkeskommunen et underskudd i regnskapet for 2016, eller underskudd på fylkestingets fellesinntekter, behandles gjenbevilgninger som en del av årsoppgjøret. Virksomhetene kan velge å sette gjenbevilgningen på fond og disponere denne senere. II) Fylkestingets sak nr. 9/17 til fylkestinget 27.april 2017 Årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2016 Fylkestingets vedtak: 1. Det framlagte årsregnskapet og årsberetningen fastsettes som årsoppgjør for Nord - Trøndelag fylkeskommune for 2016, med et regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet på kr 101.175.409,67 og et investeringsregnskap avsluttet i regnskapsmessig balanse. 2. Udisponert mindreforbruk på kr 33.414.495,67 etter fradrag for mindreforbruk i sektorene på kr 67.760.914, - settes av til sentralt disposisjonsfond med følgende budsjettendring:
Kontroll og tilsyn Budsjett for kontroll og tilsyn består av kontrollutvalgets eget budsjett, kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) og kjøp av revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS). Budsjettert ramme for 2017 er på kr 5 624 000.-. før gjenbevilgning. Det er i tidligere år gjort avsetninger til disposisjonsfond for kontroll og tilsyn. Før resultat av regnskapsåret 2016 er disponert er Disposisjonsfond Kontroll og tilsyn på kr 935.200,-. Viser til fylkestingets sak 9/17, hvor det i saksfremlegget under overskriften Gjenbevilgning av 2016-resultatet sies følgende i første kulepunkt: Inndraging av mindreforbruk innen sektor 1 for Fylkesrådet og administrasjonssjefen med til sammen 3,8 mill. kroner og sektor 6 Kontroll og tilsyn med 0,1 mill. kroner Vurdering Kontrollutvalget er ikke underordnet andre enn fylkestinget. Iht. til gjenbevilgningsprinsippet er det kun fylkestinget som kan inndra et mindreforbruk for sektoren kontroll og tilsyn. I henhold til virksomhetsplan 2017, budsjett for kontroll og tilsyn 2017 og driftsrapport pr 30.4.2017 synes kontrollutvalget pr d.d. å ha et tilstrekkelig budsjett for 2017. Dersom ekstraordinære kontrolltiltak blir påkrevd vil dette måtte dekkes gjennom ekstra bevilgning eller bruk av disposisjonsfond. På bakgrunn av dette finner en derfor å kunne tilrå kontrollutvalget å avstå fra gjenbevilgning av mindreforbruket fra 2016 på 0,1 mill kr. SAK 019/17 SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET I TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE INNSTILLING TIL FELLESNEMNDA Fylkestinget NTFK 26.04.2017 Espen Solheim 017/17 Kontrollutvalget 23.05.2017 Line Bosnes Hegna - 019/17 411-1701-5.3 Telemark Kontrollutv.sekr. Fellesnemnda 15.06.2017 Settesekretariatets innstilling - forslag til vedtak: Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til fellesnemnda: 1. Fellesnemnda velger å videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid som sekretariatsordning for Trøndelag fylkeskommune. 2. Fellesnemnda slutter seg til ny selskapsavtale for KonSek Trøndelag IKS. 3. Som representant til representantskapet velges XXX. 4. Som vararepresentant til representantskapet velges YYY. Saksutredning datert 10.05.17 med vedlegg fra Telemark Kontrollutvalgssekretariat Ingen
Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS er inhabile til å forberede saken. NTFK KU fattet den 26.04.17 slikt vedtak: Kontrollutvalget ber leder snarest om å ta kontakt med leder KU STFK for i fellesskap finne et settesekretariat til å utrede sekretariatsløsning ifb. KU`s innstilling til fellesnemnda. Saksutredning med forslag til vedtak/innstilling til Fellesnemnda er gjort av Telemark Kontrollutvalgssekretariat og følger vedlagt. SAK 020/17 REVISOR TIL TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE - INNSTILLING TIL FELLESNEMNDA Fylkestinget NTFK 26.04.2017 Espen Soleheim 016/17 Kontrollutvalget 23.05.2017 Sverre Midthjell/Einar 020/17 411-1701-5.3 Sandlund Fellesnemnda 15.06.2017 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til fellesnemnda: 1. Fellesnemnda velger å videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid som revisjonsordning for Trøndelag fylkeskommune. 2. Fellesnemnda slutter seg til opprettelsen av Revisjon Midt-Norge SA. 3. Fellesnemnda godkjenner utkast til vedtekter for selskapet. 4. Fellesnemnda godkjenner at alle aktiva og passiva overføres fra Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS til det nye selskapet. 5. Fellesnemnda godkjenner at innskudd fra dagens fylkeskommuner i Revisjon Midt- Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS avregnes mot Trøndelag fylkeskommunes innskudd i Revisjon Midt-Norge SA. 6. Som representant til årsmøtet velges XXX. 7. Som vararepresentant til årsmøtet velges YYY. 1. NTFK Fylkestingsak 17/17 2. STFK Fylkestingssak 020/17 3. Utredning om nytt revisjonsselskap Saksopplysninger Saksutredningen er utarbeidet i samråd mellom KomSek Trøndelag, sekretariat for kontrollutvalget i Nord-Trøndelag og KonSek Midt-Norge, sekretariat for kontrollutvalget i Sør-Trøndelag. STFK er deltaker i det interkommunale revisjonsselskapet Revisjon Midt-Norge IKS sammen med 14 kommuner i Sør-Trøndelag. NTFK er deltaker i selskapet KomRev Trøndelag IKS
sammen med 21 kommuner i Nord-Trøndelag og 8 i Nordland. Representantskapene i disse to selskapene, der fylkeskommunene er representert, har enstemmig anbefalt at samarbeidet slås sammen gjennom nedleggelse av de to interkommunale selskapene og opprettelse av et nytt samvirkeforetak Revisjon Midt-Norge SA. Utredning om sammenslåingen ligger vedlagt. Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok oppløsning av KomRev Trøndelag IKS i sak 16/17. Fylkestinget i Sør-Trøndelag vedtok oppløsning av Revisjon Midt-Norge IKS i sak 20/17. I følge kommuneloven 78 nr. 3 og 4 fatter fylkestinget selv beslutning om revisjonsordning og velger revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. I følge inndelingsloven 26, 5. ledd kan ansettelse av revisor og videreføring av deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjon delegeres til fellesnemnda. Slike vedtak skal skje etter innstilling fra kontrollutvalgene i begge fylkeskommuner. I reglement for fellesnemnda 2 b) fremgår det at nemnda «ansetter fylkesrådmann og revisor i det nye fylket.» Kontrollutvalgssekretariatene legger til grunn at det er fylkestingenes intensjon at dette også innebærer en delegering av videreføring av interkommunal revisjonsordning etter inndelingsloven 26, 5. ledd. Sekretariatene legger i samråd med administrasjonene i fylkeskommunene til grunn at opprettelse av Revisjon Midt-Norge SA må behandles av fellesnemnda etter innstilling fra de to kontrollutvalgene, etter som vedtektene innebærer en forpliktelse til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet. Det finnes tre ulike revisjonsordninger fylkeskommunen har anledning til å velge: Egen ansatt revisjon underlagt kontrollutvalget, interkommunalt samarbeid om revisjon eller å legge revisjonen ut på anbud. Fylkestingene har sluttet seg til forslaget om sammenslåing, og har ikke kommet med ønske om å vurdere andre mulige revisjonsordninger. Dette er derfor ikke vurdert nærmere. Bakgrunn for sammenslåingen Sammenslåingen begrunnes i at endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både gjennom endringer i eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er den pågående kommunereformen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. I april/mai 2016 fattet representantskapene i de to interkommunale selskapene vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge ba også om en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. I utredningen som er gjennomført er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningen har særlig vurdert sammenslåing i forhold til selskapsform, eierskap, økonomi og forpliktelser. Tre aktuelle selskapsformer har blitt vurdert. Det er interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. Konklusjonen er at en organisering i et samvirkeforetak i størst grad vil ivareta de behov både eiere og selskap vil ha for styring og drift av et nytt selskap. Opprettelse av nytt samvirkeforetak Et interkommunalt selskap kan ikke omdannes til et samvirkeforetak. Det er derfor nødvendig å legge ned de eksisterende interkommunale selskapene og overføre virksomheten til et nytt samvirkeforetak. Kontrollutvalgssekretariatet legger til grunn at dette fortsatt er å betrakte som en videreføring av samarbeidet i en ny form.
Representantskapene i de to IKS`ene foreslår derfor å opprette nye Revisjon Midt-Norge SA. Selskapet overtar alle avtaler knyttet til leverandører og kunder i de to selskapene. Det legges opp til at selskapet skal ha hovedkontor i Steinkjer, men ikke at ledelse eller andre stillinger skal være bundet til hovedkontoret. Eksisterende kontorstruktur overføres til det nye selskapet. Dette innebærer kontorer i Orkanger, Trondheim, Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen. Ved etablering av selskapet legges det til grunn at kapitel 16 i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. Det er også lagt opp til at pensjonsordning i KLP videreføres. Arbeidstakerorganisasjonene i begge selskapene har gitt sin tilsluttende uttalelse. Det foreslås i utredningen at alle eksisterende eiendeler og forpliktelser i selskapene (aktiva og passiva) overføres til det nye selskapet. De to fylkeskommunene har i dag et samlet innskudd på kr 654 000 i de to IKS`ene, mens det legges opp til et innskudd på kr 600 000 for Trøndelag fylkeskommune i det nye samvirkeforetaket. Utredningen legger opp til at differansen vil bli godtgjort fylkeskommunens honorar senest i løpet av 3 år. I tillegg til en innskutt egenkapital på kr 2 800 000 vil selskapet også få overført eksisterende opptjent egenkapital i de to IKS`ene, ca. 4,4 mill. kr. pr 31.12.2015. Honorarer for revisjonstjenesten foreslås for øvrig videreført på samme nivå som i dag. I tillegg til bokførte aktiva og passiva er det en betydelig udekket fremtidig pensjonsforpliktelse i selskapene. Beregnet netto udekket pensjonsforpliktelse er på ca. 29 mill. kr. samlet for de to selskapene pr 1.10.2016. Utredningen legger til grunn at deltakerne fortsatt hefter for opparbeidede pensjonsforpliktelser. Dette ville gjelde uavhengig av organisasjonsform. Selskapets vedtekter legger opp til å videreføre en del av de hensynene som ligger i lov om interkommunale selskap, som blant annet medfører at medlemmene reserverer seg noe sterkere kontroll med selskapet enn det som følger av minimumskravene i lov om samvirkeforetak. Dette er blant annet av betydning for å oppfylle EØS-krav til at dette skal anses som en tjeneste i såkalt utvidet egenregi og dermed unntatt krav om konkurranseutsetting. En vesentlig endring som konsekvens av SA-formen er at det er fri adgang til innmelding i selskapet, i vedtektene 5 begrenset til «kommuner og fylkeskommuner beliggende i Trøndelag og nærliggende områder.» Selskapet får i tillegg anledning til å levere tjenester til andre innenfor 20 % av omsetningen. Det legges i 7 opp til at innflytelse i selskapet fordeles etter omsetning av tjenestekjøp. For fylkeskommunen innebærer dette 12 av i alt 100 stemmer i årsmøtet på stiftelsestidspunktet. Vurdering Kontrollutvalgssekretariatene anser det nye selskapet for å være en videreføring av dagens to samarbeid som legger til rette for en sterkere revisjonstjeneste tilpasset fremtidens utfordringer. Sammenslåingen vil i seg selv ikke føre til økonomiske konsekvenser eller endrede tjenester av betydning for fylkeskommunen. Fylkeskommunen vil som medlem av samvirketaket fortsatt ha omtrent de samme mulighetene til å påvirke framtidig utvikling i selskapet. Det er ikke registrert innspill om å vurdere andre revisjonsordninger, og sekretariatene vil heller ikke anbefale dette i en prosess med sammenslåing av fylkeskommunene. Forslaget til sammenslåing er enstemmig anbefalt av representantskapene i dagens selskaper, der både NTFK og STFK er representert, og begge fylkesting har gitt sin tilslutning.sekretariatene anbefaler derfor at Trøndelag fylkeskommune trer inn som deltaker i
det nye samvirkeforetaket og slutter seg til forslaget til vedtekter. Fellesnemnda må velge en representant til årsmøtet med ett eller flere varamedlemmer, men sekretariatet mener det må være opp til fellesnemnda selv å foreslå eierrepresentant.en konsekvens av dette vedtaket vil være at fylkestinget i Trøndelag vil være forpliktet til å velge Revisjon Midt-Norge SA som revisor. SAK 021/17 FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I FELLES SELSKAPSKONTROLL AV VIGO IKS Kontrollutvalget 23.05.2017 Einar Sandlund 021/17 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner å delta i samarbeidet om selskapskontroll i Vigo IKS. 2. Deltakelsen forutsetttes gjennomført innenfor gjenstående forvaltningsrevisjonsressurser for NTFK i 2017. Brev fra KonSek Midt-Norge IKS datert 05.05.2017 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll av VIGO IKS Plan for selskapskontroll 2016 2017 Saksopplysninger Fylkestinget gjorde i sak 015/16 plan for selskapskontroll slikt vedtak: Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2016-2017, med følgende prioritering: 1. Museet Midt IKS og/eller Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS 2. Nord-Trøndelag Teater AS og/eller Midtnorsk Filmsenter AS 3. Steinkjerhallen AS Kontrollutvalget gjorde i sak 005/17 blant annet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar stilling til deltakelse i evt. selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Vigo IKS når KonSek Midt-Norge IKS har avklart evt. deltakelse fra de øvrige eiere. Brevet med vedlegg fra KonSek Midt-Norge er lagt frem for revisjonen. De uttaler at deres rolle i prosjektet ser ut til å bli relativt liten i 2017; deltakelse i referansegruppe/evt. styringsgruppe. Ut fra det sier det er gjenstående ressurser i 2017 til å være med på prosjektet. Vurdering Saksbehandler viser til vedlegg og revisors uttalelse. Kontrollutvalget anbefales å godkjenne deltagelse i prosjektet gjennomført innenfor gjenstående forvaltningsrevisjonsressurser for NTFK i 2017.