MØTEINNKALLING Z 2 MAR 2017

4 VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget IITTÅTT MØTEINNKALLING Z 2 MAR 2017 6/ 11009- Dato: Mandag 27. mars 2017 Tid: Kl. 09.00 Sted: Verran servicekontor, møterom Malm De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller imikalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/ l 7 Referatsaker 006/17 Orientering fra ordføreren - kommunesammenslåing 007/17 Undersøkelse ~ Kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder i J ekta AS 008/17 Skatteoppkreverfunksjonen 2016 Kl. 11.00 vil kontrollutvalget besøke Voksenopplæringen og flyktningetjenesten og ha møter med ledelse og ansatte. Steinkjer21.03.2017 WM å Dag Ivar Borg PerH e en rg leder kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 4168 99 12 KomSek Trøndelag IKS, postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 ll 14 76, e-post: _gost@komsek.no,

\ VERRANKOMMUNE Kontrollutvalget Komfiek Trøndelag IKS -sekretaríä for l(oi)trolfutvajqer;e SAK 005/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 27.03.2017 Per Helge Genberg 005/ 1 7 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 'Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Forum for Kontroll og F KTs fagkonferanse og årsmøte i Tromsø 7.- Vedlagt Tilsyn (FKT) 8. juni 2017 2 KomRev Trøndelag IKS Informasjon om sammenslåing av KomRev Vedlagt Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 3 KomSek Trøndelag IKS Informasjon om sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontroll-utvalgssekretariat Midt-Norge IKS Vedlagt Steinkjer 20.03.2017 kontrollsekret r eg 7

28.2.2017 Forum for kontroll og tilsyn - Konferanser i v Å Forum for Kontroll og Tilsyn Men y 1 Konferanser 5* -'<retar ats'< "fe'a"5e" Fagkonferanse 2017 og årsmøte 7. - 8. juni 2017 15-12-2016 Fagkonferansen 2017 u å _ FKT inviterer til det kombmerte Fagkonferanse- og arsmøtearangementet pa Scandic Fagkonferansen 2018 i Tromsø 7' ' 8- juni- Tidligere konferanser Den àrlige Fagkonferansen og årsmøtet arrangeres 7.- 8. juni 2017 på Scandic lshavshotel i Tromsø. I tillegg til den tradisjonelle fagkonteransen og det ordinære årsmøtet inviteres deltakerne til en felles omvisning på Mack - verdens nordligste bryggeri. = Her finner du infgrmasjon gm priser gg påmelding» l Påmeldingsfrist: 4. april Program I #fkt2017 => Her kan du laste ned en pdf-versjon av nrogrammet for FKTs Fagkonferanse 2017» Onsdag 7. juni 2017: 09.00-10.00 Registrering med mat 10.00-10.15 Velkommen til lagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT 10315-10.45 Åpning Stortingsrepresentant Helge André Njàstad (Frp), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomité 10.45-11.00 Spørsmål og kommentarer fra salen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Fjordl-saken 11.00 _ 12.00 Kontrollutvalgsleder Frank Willy Djuvik (Frp), Sogn og Fjordane fylkeskommune Helseinnkjøpssaken Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland (H), Grimstad kommune Apenhet og etikk Spesialrådgiver Tor Dølvik, Transparency International Norge 12.00-12.20 Pause (Kaffe) OFFENTLIGE ANSKAFFELSER http://www.fl<t.noikonferanser/fagkonferanse-og-aarsmoele-7-8-juni-2017 1/5

28i2.2017 Forum for kontroll og tilsyn - Konferanser a 12.20-13.00 - paneldebatt med åpning for spørsmål og kommentarer fra salen Medvirkende: Djuvik, Topland og Dølvik 13.00-14.00 Lunsj ÅRsMøTE 2017 I FKT 14.00-14.30 Registrering til årsmøte 2017 14.30-15.30 Årsmøte 2017 SOSIALT PROGRAM Om visning pá Mack - verdens nordligste bryggeri Bli med pà en innholdsrik omvisning i Macks historiske lokaler og fá en spennende 17 O0 _ 19 00 bryggeriopplevelse. Omvisningen starter i Kjeller S. Turen fortsetter inn i Kjeller 4 for i filmvisning. deretter gár vi videre i de gamle ølkjellerne fra 1877. hvor dere fàr et innblikk i Macks fargerike historie. Turen fortsetter til vàrt moderne mikrobryggeri. Mack ligger i gangavstand fra hotellet. 20.00 Felles middag pá hotellet Torsdag 8. juni 2017: 09 00 _ 10 30 Korrupsjon i kommunal sektor - slappe kontrollutvalg? (fn/innlagt pause) Professor Petter Gottschalk, Handelshøyskolen Bl 10.30-10.45 Spørsmål og kommentarer fra salen 10.45-11.00 Pause/utsjekking 11.00-11.30 Kommuneregnskap for politikere Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS 11.30-12.30 Lunsj 12.30-13.00 Kommuneregnskap for politikere, forts. 13.00-13.15 Spørsmål og kommentarer fra salen 13.15-13.30 Pause 13.30-14.05 Hva kan kontrollutvalget forvente av sekretariatet? Rådgiver Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge lks httpjmwwjlrlno/konferariser/fagkonferarise-og-aarsmoete-7-8-juni-2017 2/5

28.2.2017 Forum for kontroll og tilsyn - Konferanser P 14.05 14.20 Sprsmál og kommentarer fra salen e 14.20-14.30 Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT Det tas forbehold om endringer i programmet (Sist endret: 23. februar) DELTAKERAVGIFT: - Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr 6 400 (Ikke medlem kr 6 900) - Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr 5000 (Ikke medlem kr 5 500) - Ekstra overnatting fra 6.- 7. juni 2017: Kr 1 350 => Påmeldingsfrist: 4 april << Tilbake PÅMELDINGSSKJEMA (felter merket med *må fylles ut) httpj/www.fl<t.no/konferanser/fagkonferanse-og-aarsmoete-7-8-juni-2017 3/5

Deltakerne i de to selskapene Saksbehandler Deres ref. Sted Dato Orkanger/Steinkjer 21. februar 2017 Utredning av sammenslåing mellom KomRev Trøndelag og Revisjon Midt-Norge. Det vises til brev av 1. september 2016 med orientering om oppstart av utredning angående sammenslåing mellom Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS. Representantskapene i de to selskapene vedtok å utrede sammenslåing mellom selskapene i april/mai 2016. Utredningen er nå gjennomført, og basert på denne utredningen har styrene i begge selskap vedtatt å anbefale representantskapene å opprette et nytt revisjonsselskap. Det foreslås at det nye selskapet opprettes som et samvirkeforetak og at alle aktiva og passiva i dagens to selskap overføres til et nytt selskap. Saken skal behandles på representantskapsmøte i begge selskap den 27. mars 2017. Vedlagt følger beslutningsgrunnlaget for saken (rapport datert 31.01.2017 med vedlegg). Hvis det er ønskelig fra kommunens side stiller vi gjerne opp for à orientere om utredningen og de forslag som foreligger. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS leverer tjenester til eierkommunene innenfor regnskapsrevisjon. forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgivning. Selskapene eies av tilsammen 43 kommuner og 2 fylkeskommuner og har 43 ansatte. MJd vennlig hi en M r. /4%, Amt R. Haugan Daglig leder Direkte i 907 20 450 eller Direkte i 922 53 981 eller IZI inae.storas@revisionmidtnorqe.no IE arnt.robert.haugan@krt.no vedlegg; Beslutningsgrunnlag med vedlegg Kopi; Kontrollutvalgene i eierkommunene

r f Revisjon Midt-Norge SA l 31.01.2017 \ 4 1. Sammendrag I 2014-2015 vedtok Stortinget kommunereformen med drøfting av nye oppgaver og større kommuner. Endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både i forhold til eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er prosessen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. l april/ mai 2016 fattet representantskapene i Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS likelydende vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene uten noe spesifikt mandat. I vedtaket fra Revisjon Midt-Norge ble det tilføyd en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. l utredningen er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningen har særlig vurdert sammenslåing i forhold til selskapsform, eierskap, økonomi og forpliktelser. l forbindelse med en mulig sammenslåing av de to selskapene har det blitt vurdert hvilken selskapsform som er mest hensiktsmessig for et nytt selskap. Tre aktuelle selskapsformer har blitt vurdert. Det er interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. Konklusjonen er at en organisering i et samvirkeforetak i størst grad vil ivareta de behov både eiere og selskap vil ha for styring og drift av et nytt selskap. For en nærmere gjennomgang og begrunnelse for dette valget vises det til vedlegg 1 og 2 i tillegg til rapporten. De to selskapene er i stor grad sammenlignbare når det gjelder økonomi, eierforpliktelser og tjenestene som tilbys dagens eierkommuner. Det foreslås derfor at både aktiva og passiva flyttes med inn i nytt selskap. Honorarene for dagens kommuner foreslås også videreført på samme nivå inn i et nytt selskap. På bakgrunn av forslaget om å etablere et nytt selskap som et samvirkeforetak, er det foreslått en fordeling av eierandel, andelsinnskudd og stemmerett. Det vises her til vedlegg 3. Når det gjelder antall stemmer på årsmøtet foreslås det at omsetning (honorar) er det kriteriet som legges til grunn. Dagens tjenester videreføres i nytt selskap. Begge revisjonsselskapene har i dag KLP som sin pensjonsleverandør. Dette foreslås videreført i et nytt selskap. Dagens eierkommuner hefter for pensjonsforpliktelsene i forhold til sin eierandel i selskapet. Det foreslås at dagens pensjonsforpliktelser videreføres inn i et nytt selska p. Navnet på nytt selskap blir Revisjon Midt-Norge SA. Forretningssted for det nye selskapet legges til Steinkjer. Dagens kontorstruktur i de to selskapene videreføres i et nytt selskap. Ved etablering av selskapet legges det til grunn at kapitel 16 iarbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. J

f \ 2. Bakgrunn og mandat I 2014-2015vedtok Stortinget kommunereformen med drøfting av nye oppgaver og større kommuner. Endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både i forhold til eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for á vurdere sammenslåing av de to selskapene, er prosessen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. Den nye Trøndelag fylkeskommune skal være etablert fra 01.01.2018 og fellesnemda/fylkestinget skal formelt velge revisor for den nye fylkeskommunen i oktober/ desember 2017. I april/ mai 2016 fattet representantskapene i Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS likelydende vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene uten noe spesifikt mandat. I vedtaket fra Revisjon Midt-Norge ble det tilføyd en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. I utredningen er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Kommunene blir stadig mer profesjonelle og tjenestene blir mer komplekse og spesialiserte. Det tas i bruk ulike organisasjonsformer og samarbeidsmodeller i den kommunale virksomhet. Dette krever økt kompetanse og kapasitet også i revisjonsenhetene. Opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS var begge framtidsrettet og riktig i forhold til de utfordringene man sto ovenfor i 2004.Selskapene var og er blant de største interkommunale selskapene innenfor revisjon i Norge. Kommuneloven ble endret i 2004og åpnet blant annet opp for konkurranse innenfor kommunale revisjonstjenester. Det ble etablert et tydelig skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenester og vi fikk opprettelsen av nye kontrollutvalgssekreta riat. KomRev Trøndelag IKS ble stiftet 25.6.2004av 21 kommuner samt Nord-Trøndelag fylkeskommune. Revisjon Midt-Norge Selskapet SA har l 31.01.2017 i dag geografisk tilhørighet i Nord-Trøndelag, i tillegg til sørlig og indre del av Helgeland og er valgt revisor i 30 kommuner. Selskapet har 29 ansatte, med kontorsteder i Steinkjer (hovedkontor), Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen. Revisjon Midt-Norge IKS ble stiftet 01.01.2005og har 15 kommuner inkludert Sør~Trøndelag fylkeskommune. Selskapet har geografisk tilhørighet I Sør-Trøndelag, med unntak av Trondheim, Fjellregionen og Fosen. Selskapet har 15 ansatte, med kontorsteder pà Orkanger (hovedkontor) og i Trondheim. De siste 10 årene har det skjedd en rivende utvikling innen kommunal revisjon i Norge med økt bruk av forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Det er tatt ut synergier ved bedre metodebruk i regnskapsrevisjonen, samtidig som revisjonsenhetene er blitt utfordret på sin faglighet på k

Revisjon Midt-Norge SA I 31.01.2017 metodebruk og kommunikasjon. I tillegg ble begge selskapene pålagt økonomiske effektiviseringskrav i oppstarten som er innfridd. Nord-Trøndelag fylkeskommune har største eierandel i KomRev Trøndelag IKS med 15 %. l Revisjon Midt-Norge er Sør-Trøndelag fylkeskommune den største eieren med eierandel på 30 %. l august 2016 ble det i allmøte med ansatte etablert en prosjektorganisasjon sammensatt av deltakere fra de to selskapene; Referansegruppe (6) l l Arbeidsgruppe 1 (3) Arbeidsgruppe 2 (3) Arbeidsgruppe 3 (3) 1 Selskapsform og avtale Eierskap og økonomi Administrative ordninger Styringsgruppen har bestått av ledergruppene i de to selskapene pluss en tillitsvalgt fra hvert selskap. Det ble etablert nødvendige arbeidsgrupper ut fra behov. I tillegg ble det etablert en referansegruppe bestående av ordførere/rådmenn fra eierkommunene. l referansegruppen deltok følgende: Rådmann istfk Rådmann i Melhus Leder ifylkesstyret KS Sør-Trøndelag Rådmann i Levanger Fylkesordfører i NTFK Leder ifylkesstyret KS Nord-Trøndelag Odd Inge Mjøen Katrine Lereggen Ståle Vaag Ola Stene Pål Sæther Eiden Marit Voll

F 3. Muligheter og utfordringer KS la ijanuar 2003 fram rapporten Omorganisering av kommunale revisjon. Her ble det anbefalt en modell med fylkesvise eller regionale enheter med en nasjonal overbygning. I utredningene som Iâ til grunn for opprettelsen av dagens to selskap i 2004, ble det både i Nord og Sør Trøndelag pekt på en trøndelagsenhet som en aktuell løsning. Den gang ble det et for stort steg å gå for ett selskap i Trøndelag, og man konkluderte med at det fikk være opp til det nye selskapet V å vurdere en større enhet. Argumentene for sammenslåing den gangen fokuserte på at utvikling og endring i kommunal forvaltning medførte nye utfordringer for Kommunerevisjonen. En større enhet ga større Kompetansemiljø, bedre mulighet for faglig spesialisering og ville være mer robust i forhold til vakanser og turnover. Dette er fortsatt aktuelle argument for en sammenslåing. I tillegg vil det også være økonomiske stordriftsfordeler innenfor de administrative områdene i en sammenslått enhet. Det er vedtatt kommunesammenslàinger blant eierkommunene både i KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Endringene vil komme fra 2018 ved fylkeskommunenes sammenslåing, og fra 2020 når det gjelder de kommunesammenslàingene som nå er vedtatt. Når det gjelder kommunesammenslàinger kan det være at noen av disse kommer tidligere enn 2020.Stortinget vil i løpet av året og kommende år drøfte «nye runder» med kommunesammenslàinger. Færre kommuner betyr reduserte inntekter. Et større selskap vil lettere kunne tilpasse seg endrede rammebetingelser iform av reduserte inntekter enn hva de enkelte selskapene kan hver for seg. Reduksjon i antallet kommuner krever også færre ressurser. Dette gjør det nødvendig for selskapene å se på mulighetene for à samordne ressurser og kompetanse. Sammenslåing av kommuner vil også gi noe merarbeid til revisjonen i forkant og etterkant av sammenslåingstidspunktet. En større enhet vil lettere kunne håndtere denne arbeidsøkningen innenfor de ressursene man har til rådighet. Det er også utfordringer knyttet til en sammenslåing av de to revisjonsselskapene. En utfordring vil være å knytte sammen to kulturer til en felles bedriftskultur. Dette vil ta noe tid og må jobbes aktivt med for at det skal lykkes. Et sammenslått selskap vil dekke et stort geografisk område. En desentralisert kontorstruktur som det nye selskapet vil få, gir også noen styringsutfordringer internt. Dette handler om kommunikasjon og informasjonsflyt mellom kontorene. Det er også et spørsmål om større geografiske enheter og eventuelt nye selskapsformer utfordrer eierfølelsen kommunene har til selskapet. N t-l 0! vi o. vi m <1: U) o» 2 o 2. U-' E ä c _o E >u: n: k

f Revisjon Midt-Norge SA I 31.01.2017 W Màlsettingen er à bevare og videreutvikle en offentlig revísjonsenhet som har høy kompetanse innen kommunal revisjon, kommunalt regnskap og kommunal forvaltning. Selskapet skal levere kostnadseffektive tjenester til eíerkommunene. For à kunne gi et best mulig beslutningsgrunnlag for en eventuell sammenslåing, er det særlig nødvendig à utrede temaene selskapsform, eierskap og økonomi. For disse temaene utgjør vedleggene som følger med rapporten en viktig del av vurderingene. KS Bedrift har bistått i utredningen om valg av selskapsform og kvalitetssikring av forslag til vedtekter. 4. Vurdering av Selskapsform Dagens to selskap er begge organisert som interkommunale selskap. l forbindelse med en eventuell sammenslåing er det viktig å vurdere hvilken selskapsform som er mest hensiktsmessig for et nytt selskap. Utredningen følger som vedlegg 1 til denne rapporten. En oppsummering og anbefaling er gjengitt nedenfor. For en mer utfyllende vurdering anbefales det à lese vedlegget. Denne utredningen tar utgangspunkt i følgende tre aktuelle selskapsformerl: Interkommunalt selskap (IKS), aksjeselskap (AS) og samvirkeforetak (SA). Her følger en kort, generell redegjørelse for de ulike selskapsformene. Interkommunalt selskap. Begge selskapene driver i dag sin virksomhet i tràd med lov om interkommunale selskap av 29.1.1999 nr. 6. Selskapsformen kjennetegnes ved at den har deltagere framfor eiere, og at det kun er kommuner, fylkeskommuner og andre IKS som kan være deltagere. Deltagerne har til sammen ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, og selskapet kan ikke gå konkurs. Selskapsformen er tilpasset en tett, offentlig eierstyring, ved blant annet at selskapsavtalen (tilsvarer vedtekter i AS) og endringer av denne, skal vedtas i alle deltagernes kommunestyrer, medlemmer i representantskapet (som tilsvarer generalforsamling i AS) velges personlig av kommunestyrene, og at representantskapet har enkelte oppgaver som i et AS ligger til styret. Aksjeselskap reguleres av lov om aksjeselskaper 13.6.1997 nr. 44 og lov om allmenaksjeselskaper 13.6.1997 nr. 45. Eierne betegnes som aksjonærer (eier av aksjer), som skyter inn kapital i selskapet ved stiftelsen (aksjekapital). Eiernes ansvar for selskapets forpliktelser er begrenset til kapitalinnskuddet, og aksjeselskaper kan gå konkurs. Eierandeler skifter eier ved salg av aksjer. Samvirkeforetak opprettes etter reglene i lov om samvirkeforetak 29.6.2007 nr. 81. Eierne av et samvirkeforetak betegnes som medlemmer i foretaket. Samvirkeforetaksformen kjennetegnes av at den typisk brukes der medlemmer ønsker à løse en oppgave i fellesskap. 1 Et samvirkeforetak er strengt tatt ikke et selskap, men et foretak. Vi bruker likevel flennomgàende begrepene -selskap-» og «selskapsform- i denne utredningen. J

f Samvirkeforetaksformen kjennetegnes videre ved at medlemskapet er fleksibelt, ved at medlemskap som utgangspunkt er àpent for alle som kan få sine økonomiske interesser ivaretatt av foretaket, og at det er kort frist for utmelding. Begge deler kan imidlertid, med visse begrensninger, reguleres i vedtektene. Forenklet oversikt - aktuelle selskapsformer:2 interkommunalt éi kh;5'(i KS) l Aiéjèàelsl<ap(hs) i ' ; 'sarnviirkéforeilak l l i. l i, Eierskap Deltagere-eierandeler Aksjonærer-aksjer 1 Medlemmeri l medlemskap i l i l Begrensninger i hvem som Kommunenfylkes-komrnuner Styret samtykker è i i Kan begrensesi i kan delta/eie? og andre IKS nektelse ved saklig vedtekter-sakliggrunn A grunn g i i i í l i Hvordan avgiøres I Y Likelydende vedtakisamtlige lkjøp/salg/ av aksjer Styretgodkjenner i i innmelding? kst. innmelding etter søknad,. i l i Lovens utmeldingsfríst Ett års skriftlig varsel ' ingen. i i i Tre måneder. M : Eiernes ansvarog risiko Ubegrenset-konkursforbud Begrensettil i Begrenset til ' faksjeinnskudd andelsinnskudd i l i Styringsdokument Selskapsavtale Vedtekter l l Vedtekter i ie Øverste styringsorgan Representantskap A ' e* Generalforsamling " Årsmøte ' i l l i åhvem vedtar/ endrer Alle kst3 «selv» Generalforsamling i Årsmøte l styringsdokumentet? E Krav til beslutnings-dyktig 2/3 av alle Flertall av de møtende Flertall av de møtende i i eierorgan Hvem representerer i eierorgan? Personlig valgte medlemmer. Hvem vedtar budsjett og K Representantskap iøkonomiplan? i Revisjon Midt-Norge SA I 31.01.2017 Fullmakt/valgt av kst. e Fullmakt/valgt av kst. c i ;S'ty r e't " Estyret i. l,v.-._....-_.... V. _....._.-d..... i Oppsummering og anbefaling om Selskapsform Utredningen om selskapsform viser at det er fordeler og ulemper med alle de aktuelle l selskapsformene. Det er likevel noen fordeler og ulemper som veier tyngre enn andre. 2 Denne oversikten er svært forenklet, og det er nyanser pa' flere av områdene. Disse framkommer av utredningen i det følgende. Oversikten er kun ment á gi en oversikt. 3 Kommunestyrer K i

f \ For en del av punktene som er vurdert er det arbeidsgruppas syn at disse ikke har særlig betydning for valg av selskapsform. Dette gjelder ansattrettigheter, virkeom rådet for offentligrettslig lovgivning, revisors uavhengighet, og eierkommunenes økonomiske ansvar. Arbeidsgruppa mener at kommunenes adgang til á kjøpe tjenester fra selskapet i egenregi kan opprettholdes uavhengig av selskapsform. IKS-loven er likevel i seg selv klart best egnet til å oppfylle kravene kjøp i egenregi, og SA er bedre egnet enn AS. Med kommende endringer innenfor kommunestruktur har det vært viktig å se på hvordan fleksibilitet på eiersiden kan ivaretas på en hensiktsmessig måte. For aksjeselskapsformen ligger en særlig ulempe i at inn- og uttreden forutsetter et fungerende marked for kjøp og salg av aksjer. Arbeidsgruppa er skeptisk til hvordan dette vil fungere for en interkommunal revisjonsenhet, og dette er alene et argument som gjør at vi anser aksjeselskapsformen for å være lite aktuell. For IKS er det en kjensgjerning at reglene for inn - og uttreden kan oppleves som tungvinte. Det gjelder særlig kravet om likelydende vedtak i alle kommunestyrer. For et selskap som vil få over 40 eiere, sier det seg selv at det vil være hensiktsmessig med en mer fleksibel ordning. Arbeidsgruppas klare vurdering er at sa mvirkeforetaksformen er best egnet til å ivareta fleksibilitet på eiersiden, ved at en kommune enkelt kan melde seg inn og et medlem kan gå ut av foretaket ved utmelding innen en gitt frist. Vi mener at det er grunnlag for å sette en lengre utmeldingsfrist enn samvirkelovens hovedregel om tre mâneder for dette selskapet, og at vedtektene bør sette begrensninger på hvem som kan bli medlemmer. Arbeidsgruppen har lagt betydelig vekt på at man ikke kjenner utfallet av det pågående lovarbeidet i EU angående regelverket om offentlig støtte i tilknytning til selskapsformen IKS. l vurderingen er det også tatt hensyn til at det i IKS stilles krav om personlig oppmøte av minst r~ v-i o i H O. H 00 <1: (I) ål» L o 2. Ii- 2 2 C _o.97 > an o: 2/3 av representantskapsmedlemmene, mens det i SA ikke stilles tilsvarende krav. Dette gir SAformen en fleksibilitet som vil komme til nytte i et nytt selskap med mange eiere spredt over et stort geografisk område. Arbeidsgruppa ser i all hovedsak ett tydelig argument mot samvirkeforetaksformen, og det er rett og slett at den er relativt lite utprøvd som foretaksform for revisjonsvirksomhet, eller andre tjenester som kan sammenlignes med kommunal revisjon. Det er en risiko for at det kan oppstå problemstillinger som ingen har tenkt pà. Vi mener likevel at fordelene ved å velge denne selskapsformen er så store, at dette momentet har mindre betydning i aweiningen. KS advokatene har gjort en vurdering av om samvirkeforetak kan være en aktuell organisasjonsform når kommuner skal drive en virksomhet i samarbeid med andre (oktober 2014). Konklusjonen i denne utredningen er at samvirke er en mulig organisasjonsform for kommunal revisjon. J

f \ Styringsgruppas anbefaling er derfor at det nye selskapet etableres som et samvirkeforetak (SA). I vedtektene som er foreslått er det forsøkt ivaretatt de behov vi mener eierne (kommunene) har når det gielder styring av et selskap av denne type, og som ikke er ivaretatt i selve samvirkeloven. Se veglggg 2 for forslag til vedtekter med utfyllende kommentarer. Vedtektene er giennomgàtt av advokatene i KS for kvalitetssikring. 5. Økonomi og eierforpliktelser Selskapene har i dag etablert avtaler og honorar for de tjenestene kommunene får utført. Denne oversikten viser at det ikke er store forskjeller mellom selskapene nâr det gielder honorar for sammenlignbare kommuner. Et nyetablert selskap mà innrette sin driftsmodell slik at alle relevante kostnader ved driften reflekteres i selskapet og dermed i honoraret kommunene betaler. Organiseringen vil dermed ikke være i strid med støttereglene i EØS-avtalen. Dette er også tilfellet for dagens organisering. Forslagene som følger i vedlegget om fordeling av eierandel og stemmerett er basert pà samvirkeforetak som Selskapsform for et nytt selskap. l vedlegg 3 gis en samlet oversikt på økonomi og eierforpliktelser. Selskapenes regnskaper Status for selskapenes driftsinntekter/ utgifter, eiendeler, gield og egenkapital i regnskapet for 2015 er giengitt i en tabell i vedlegg 3. KomRev Trøndelag lks følger kommunale regnskapsprinsipper, mens Revisjon Midt-Norge IKS følger regnskapsloven. Regnskapsloven gielder for samvirkeforetak. Det foreslås at både aktiva og passiva flyttes med fra begge selskapene og inn i nytt selskap. Kostnadsfordeling Det foreslås at honorarene for dagens kommuner videreføres pà samme nivå inn i et nytt selskap. Ut fra forslaget om à etablere selskapet som et samvirkeforetak er det i vedlegg 3 foreslått en fordeling av eierandel, andelsinnskudd og stemmerett. l forslaget til vedtekter er det foreslått at omsetning (honorar) er det kriteriet som skal legges til grunn for antall stemmer på årsmøtet. Her er det lagt inn 6 ulike intervall for omsetning og fordeling av stemmer basert på dette. Denne modellen gir flere stemmer til medlemmer (kommuner) som har en forholdsvis større andel av omsetningen enn medlemmer som har en mindre andel av omsetningen. Innskudd lnnskuddskapitalen i begge selskapene overføres til nytt selskap som en del av den generelle overføringen av aktiva og passiva. \

f Revisjon Midt-Norge SA I 31.01.2017 \ Dagens innskuddskapital i de to selskapene utgjør samlet kr 2.844.000. I et nytt sammenslått selskap foreslâs det et andelsinnskudd fra deltakerne som i sum gir en kapital på kr 2.800.000. Andelsinnskuddet foreslås fastsatt med 6 ulike intervall med bakgrunn i innbyggertall. Basert pà denne fordelingen er det behov for en justering av innskuddet for den enkelte kommune i forhold til dagens situasjon. Av praktiske årsaker foreslâs det at denne endringen, som gjelder økning og reduksjon av eksisterende innskudd, løses med de aktiva som i dag er i selskapene. Se vedlegg 3 for forslag til ny fordeling av innskudd. Differansen for den enkelte kommune, mellom dagens innskudd og forslag til nytt innskudd, utlignes mot honoraret i løpet av en treàrs periode. I et samvirkeforetak hefter eierne eller medlemmene for innskutt andelsinnskudd. I tillegg har medlemmene og foretaket en gjensidig rett til å gjøre opp kontraktrettslige retter og plikter som har oppstått i tilknytning til medlemskapet. Pensjon Begge revisjonsselskapene har KLP som sin pensjonsleverandør. Ansattes pensjonsordning er en ytelsesbasert pensjonsordning som gir en avtalt utbetaling ved oppnàdd pensjonsalder. Det foreslâs at medlemskapet i KLP videreføres i et nytt selskap. Dagens eierkommuner hefter for pensjonsforpliktelsene i forhold til sin eierandel i selskapet. KLP har beregnet engangspremien i de to selskapene til sikringsordningen ved en eventuell awikling. Ut fra en beregning per 1 oktober 2016 utgjør dette for KomRev Trøndelag IKS et premiebeløp på netto kr 18 627 155, mens for Revisjon Midt-Norge IKS er nettobeløpet kr 10 805 332. For virksomheter som er tilsluttet avtalen om overføring og samordning av pensjonsrettigheter (overføringsavtalen), skal det iforbindelse med awikling kreves en engangspremie for forventede framtidig tilleggspremie til sikringsordningen. Det foreslås at dagens forpliktelser videreføres i et nytt selskap. 6. Organisering og lokalisering Navnet på nytt selskap blir Revisjon Midt-Norge SA. Forretningssted for det nye selskapet legges til Steinkjer. I dagens selskaper er ikke administrative eller faglige stillinger (ledelse) eller funksjoner bundet til forretningssted eller hovedkontor. Det er god erfaring i begge selskapene med en fleksibel organisering, der styret til enhver tid vurderer kontorer, ansatte og funksjoner til beste for selskapet. Dagens kontorstruktur i de to selskapene videreføres inn i det nye selskapet. J

f W 7. Forholdet til de ansatte l utredningen har tillitsvalgte fra begge selskapene sittet i den interne styringsorganisasjonen for prosjektet. Dette for å sikre en best mulig prosess mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Arbeidstakerorganisasjonene i begge selskapene har gitt sin uttalelse, jf. vgglegg 4. Ved etablering av et nytt selskap legges det til grunn at kapittel 16 i Arbeidsmiljøloven virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. En virksomhetsoverdragelse gir alle ansatte om tilbud om stilling i den nye revisjonsenheten med samme lønns- og arbeidsvilkår som de har i dag. De ansatte beholder sine individuelle arbeidsavtaler. Eventuelle behov for harmonisering av lønns- og arbeidsvilkår mellom ansatte må skje gjennom prosesser mellom arbeidstakere og arbeidsgiver i nytt selskap. Eksisterende pensjonsordninger gjøres gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Det nye selskapet meldes inn i arbeidsgiverorganisasjonen KS Bedrift, slik tilfellet er for de to selskapene i dag. Dette sikrer at dagens avtaleverk pà selskapsnivá også kan videreføres i nytt selskap. 8. Tje neste r innholdet i de tjenestene eierkommunene får fra dagens to selskapene er i all hovedsak sammenfallende. Utgangspunktet er derfor at de tjenestene som selskapene i dag utfører for sine eierkommuner videreføres i nytt selskap. Dette betyr at eierkommunene vil få levert tjenester innenfor regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgivning innenfor de avgrensninger som gjelder. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra begge selskapene har sett nærmere på tjenester og arbeidsform i de to selskapene. innenfor alle arbeidsomrâdene er oppgaver, praksis og arbeidsverktøy kartlagt. Ut fra denne kartleggingen vil det arbeides videre med å bestemme Revisjon Midt-Norge SA I 31.01.2017 beste praksis og samordning av tjenesteproduksjonen. Kartleggingen viser at det i arbeidsmetodikk og arbeidsverktøy er mye som er felles for begge selskap. Tiltak for à bidra til en bedre samhandling er allerede iverksatt i form av et tettere samarbeid. Dette handler om gjensidig kvalitetskontroll av hverandres arbeid, samarbeid om prosjekter og bistand til oppgaveløsning ved behov. Dagens leveranseavtaler som de to selskapene har med sine eierkommuner videreføres inn i nytt selskap. En eventuell gjennomgang og vurderinger av innholdet i leveranseavtalene er det naturlig å foreta etter en sammenslåing. k

Kom ek Irøndelaç Æ, -sekretariat for Kootrollutualgene f' sak 001/17 o FORSLAG TIL SAMMENSLAING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS og KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT lvhdt-norge IKS Behandlet av: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Einar Sandlund/ Styret 30.01.2017 Liv Tronstad 010/17 Representantskapet 28.2.20 1 7 001/17 Styrets innstilling til representantskapet: Representantskapet anbefaler en sammenslåing av virksomheten mellom Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og KomSek Trøndelag IKS, medfølgende forutsetninger: 1. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS endrer navn til Konsek Trøndelag IKS, og ansatte og arbeidsoppgaver fra KomSek Trøndelag IKS overføres til dette selskapet. 2. Deltakerne i KomSek Trøndelag IKS, samt Trøndelag fiflkeskommune, inviteres som deltakere i Konsek Trøndelag IKS. 3. Sammenslåingen gjennomføres for øvrig i tråd med anbefalingene i arbeidsgruppas rapport. 4. KomSek Trøndelag IKS avvikles Representantskapet oversender forslag til ny selskapsavtale til behandling i deltakerkommunene, og ber om at deltakerne oppnevner medlemmer til det nye representantskapet. Representantskapet foresla r)0o( og YYY som medlemmer av valgkomité i Konsek Trøndelag IKS. SIDE 1 AV 5

Vedlegg: Forslag til sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS av 19.01.17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Representantskapets sak 008/16 Styrets saker 015, 019, 024, 029, 037, 042/16, og sak 007/17 Saksopplysninger Viser til pågående kommune- og regionrefonn og at Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommune i 2016 ble vedtatt slått samrnen fra og med 1.l.201 8. Dette har betydning for fremtidig sekretariatsløsning for kontrollutvalgene. En viser til følgende: Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS fattet i møte 9.5.2016 følgende vedtak: I. Representantskapet gir styret fullmakt til å utrede konsekvenser og mulige løsninger for KomSek Trøndelag IKS som følge av kommune- og regionreformen. 2. Utredningen legges firem for representantskapet, om nødvendig i ekstraordinært møte. Representantskapet i Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) fattet i møte 26.9.2016 følgende vedtak: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april 201 7. Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner ifizlket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Ut fra disse vedtakene ble følgende arbeidsgruppe satt ned: Arvid Hanssen, daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Einar Sandlund, fungerende daglig leder KomSek Trøndelag IKS Sverre B. Midthjell, seniorrådgiver KonSek Midt-Norge IKS Per Helge Genberg, kontrollsekretær KomSek Trøndelag IKS (Varamedlem: Jorunn Sund) I tillegg har daglig leder Liv Tronstad i KomSek Trøndelag IKS tiltrådt møtene i gruppa- Arbeidsgruppen har hatt 7 møter i perioden oktober 2016 - januar 2017. Det har vært avholdt 2 felles styremøter, og i tillegg har det vært jevnlige orienteringer i egne styremøter underveis. Dette har vært nødvendig for å avklare større og prinsipielle utfordringer i arbeidet. Arbeidsgruppen har vurdert ulike selskapsforrner for felles kontrollutvalgssekretariat og konkluderte med to aktuelle selskapsformer som egner seg for slik virksomhet: - Interkommunalt Selskap (H(S) Samvirkeforetak (SA) SIDE 2AV 5

Aksjeselskap(AS), Interkommunalt Samarbeid etter kommunelovens 27 og Interkommunalt vertskommunesamarbeid 28-1 er vurdert som uaktuelle selskapsforrner, jfr. utredningen. Av utredningen fremgår det at IKS anbefales valgt som fremtidig selskapsforrn. Dette er også i samsvar med hva begge styrene har signalisert. Etablering av et stort IKS foreslås ort slik at det skjer en virksomhetsoverdragelse av KomSek Trøndelag IKS til Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS. Sistnevnte gis nytt navn Konsek Trøndelag IKS med hovedkontor i Steinkjer. Plasseringen av hovedkontoret er anbefalt i samråd med styrene i de to selskapene. Når det gjelder eierandeler og innflytelse foreslås en modell hvor hver eier kun har en representant i representantskapet, men med flere eierandeler, som vist i følgende tabell: Innbyggertall Eierandeler Antall 0-4999 1 22 5000-9999 2 5 10000-14999 4 4 15000-1 9999 5 2 20000+ 6 2 Fylkeskommunen 30 I-4 I utredningen anbefales det videre at hver eier har et innskudd på kr. 25.000.- pr. andel, noe som gir samlet innskuddskapital på 2,5 millioner kr. Selskapet skal opprettholde en egenkapital på et nivå som er hensiktsmessig for å ivareta driflen, definert til 3 måneder, samt nødvendige avsetninger som til enhver tid dekker pensjonsforpliktelsene. Når det gjelder pensjon anbefaler utredningen at fremtidig pensjonsordning for de ansatte minst skal være på nivå med kommunene. Ved etablering av det nye selskapet er netto inn-/utbetaling vist i tabell på side 10 i utredningen. KomSek og KonSek har i dag ulike beregningsmåter for deltagernes årlige honorar, i tillegg til at tjenestene som leveres er noe ulike. Tabellen på side 17 viser regneeksempel på mulige fremtidige honorarer 0 De tre første kolonnene viser vedtatt budsjett for 2017, der beregningen av honorar til KomSek er omregnet i timer for å ha et sammenligningsgrunnlag ifh til KonSek. 0 Påføl gende to kolonner viser honorar for 2020 basert på timeregistrering ut fra anslått ressursforbruk for den enkelte deltager, og at timeprisen er harmonisert med utgangspunkt i KonSek sitt kostnadsnivå. 0 De tre siste kolonnene (2020+) viser hva honoraret g bli i fremtiden dersom tjenestene også harmoniseres. Det understrekes at det er knyttet stor usikkerhet til tallene 2020+. Det er ikke tatt hensyn til at det vil bli færre kommuner i 2020 etter kommunerefonnen. Hvordan den reelle endringen i pris vil bli, avhenger både av hvordan deltakerne prioriterer og hvilke ressurser kontrollutvalgene etterspør. Ved harmonisering av tjenesten ved en overføring av overordnet SIDE 3 AV 5

analyse med plan og endring i rutinene for bestilling av forvaltningsrevisjon/ selskapskontroll fra KomRev Trøndelag til Konsek Trøndelag IKS, kan en anta at dette medfører en tilsvarende reduksjon i utgiftene til revisjonen. Ansatte og deres rettigheter er i sammenslåingen basert på bestemmelsene om virksomhetsoverdragelse. Ingen ansatte kan sies opp som følge av sammenslåingen før 2020. Eventuell nedbemanning, gjøres ikke før etter 2020 og da evt. i sammenheng med behovsendringer hos deltakerkommunene og kommunereformen. Det anbefales at selskapet skal være medlem av arbeidsgiverorganisasjon med tariffavtale Ut fra arbeidsgruppens forslag om å avvikle KomSek gjennom en virksomhetsoverdragelse til Konsek Trøndelag IKS må KomSek oppløses under forutsetning av at deltakerne er enige om det. Det enkelte kommunestyre/fylkesting treffer selv vedtak i saken. Oppløsning av selskapet må godkjennes av departementet, og det skal velges et avviklingsstyre, jfr. lov om interkommunale selskaper. Utkast til selskapsavtale er utarbeidet i henhold utredningen og vedlagt denne. Tidsplan: 0 Ultimo februar 201 7: Representantskapene behandler forslag fra styrene og sender forslag til behandling i kommunestyrer/fizlkesting. 0 Innen juni 201 7: Ferdigbehandling i kommunestyrer/fizlkesting. 0 Senest i august 201 7: Nytt representantskap trer sammen. Vurdering Kommune- og regionreformen endrer rammebetingelsene for begge de to eksisterende sekretariatsselskapene. For å kunne ivareta og utvikle tjenestene for våre eiere på en god måte, er det mye som taler for at et sammenslått sekretariatsselskap vil være fordelaktig. Det pekes spesielt på muligheten til å opprettholde en bred og sammensatt kompetanse og mulighetene for å utvikle denne. Det vil også være større mulighet til fordyping og spesialisering innenfor ulike fagfelt. Et selskap med flere ansatte vil være mindre sårbart ved sykefravær eller annet fravær, da oppgavene vil kunne omfordeles mellom ansatte. IKS er en Selskapsform som nåværende eiere kjenner godt og som gir en direkte eierstyring. En ser imidlertid at et selskap med 36 ulike eiere kan gi utfordringer. Med erfaringene fra den tid begge selskapene har eksistert har dette kun i enkelte tilfeller vært utfordrende når det gjelder tilstrekkelig oppmøte i representantskapsmøter. Ifm. kommune- og regionreformen der det vil bli endringer i antall kommuner fra 2020 vil det bli nødvendig med en ny behandling av selskapsavtalen innen 2020. Det vil da også ut fra samme tidspunkt være naturlig å ta inn nye deltakere dersom det skulle bli aktuelt. En anbefaler styret å slutte seg til utredningen og anbefalingene i denne. SIDE 4 AV 5

f VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget Komfiek Trøndelag -sekretariat for koqtrollutvalgeqe SAK 006/17 ORIENTERING FRA ORDFØREREN - KOMMUNESAMMENSLÅING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 27.03.2017 Per Helge Genberg 006/17 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget har bedt ordføreren orientere om arbeidet med sammenslåingen av Verran og Steinkjer kommuner. Steinkjer 20.03.2017 kontrollsekretær

VERRANKOMMUNE Kontrollutvalget KOIHSBK Trøndelag IKS -sekretarlal for Kmfiroliutvalqene f SAK 007/17 UNDERSØKELSE - KOMMUNENS EIERSTYRING VED ANSETTELSE AV DAGLIG LEDER I JEKTA AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 27.03.2017 Per Helge Genberg 007/ 17 419- l 724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til innholdet i rapporten «Kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder i J ekta AS», og oversender den til kommunestyret for behandling. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Notat: Kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder i J ekta AS Saksopplysninger Som følge av kommunestyrets oppdrag (sak 46/16 i møte 30.06.2016) vedtok kontrollutvalget i møte 04.08.2016, sak 013/16, å be revisjonen om å gå gjennom kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder i Jekta AS. Pga. granskningen av oppsigelser í bamevernstjenesten, som kommunestyret i møte 25.08.2016 ba kontrollutvalget iverksette, måtte «J ekta-saken>> utsettes. KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten 20.03.2017. Høringssvar fra styrelederen (rådmannen) og eierrepresentanten (ordføreren) er lagt ved dokumentet. Undersøkelsen bygger på informasjon gjennom intervju og dokumentanalyse. Bakgrunnen for kommunestyrets pålegg om en gjennomgang er at det kommunalt heleide selskapet Jekta AS í 2015 ansatte ny daglig leder i fast stilling kort tid før sittende daglig leders permisjon gikk ut. Dette førte til søksmål (og forlik), selskapet kom i reell konkursfare og forhandler nå om sammenslåing med Stas AS i Steinkjer. Revisjonens problemstilling har vært å se på hvilke eíersignaler som er gitt styret i Jekta AS i forbindelse med ansettelser av daglig leder i perioden november 2011 til juni 2016. Vanlig praksis i arbeidslivet er sjølsagt å ansette i vikariat når stillingsinnehaveren er ute i permisjon, men Jekta AS har i perioden 2012-2015 ansatt ny daglig leder i fast stilling tre ganger. Kommunens eierrepresentant var iflg. rapporten skeptisk til styrets intensjon om å tilsette ny daglig leder i 2015, men «oppfattet styreleder slik at daglig leder hadde gitt beskj ed om at han ikke kom tilbake til stillingen».

Rapporten fra KomRev Trøndelag IKS konkluderer med at Verran kommune ikke har fulgt opp egen eíerskapsmelding og eierstrategi og derfor ikke vært en aktiv eier. Det ble ikke holdt eiermøter etter juli 2013. Undersøkelsen gjør også rede for de dramatiske økonomiske konsekvensene «dobbelansettelsen» av daglig leder har hatt for J ekta AS. Vurdering I motsetning til en forvaltningsrevisjon som bygger på klart definerte revisjonskriterier og munner ut i revisjonens anbefalinger, skal en undersøkelse finne ut hva som konkret skjedde i en viss periode. «Kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder i J ekta AS» er en god, grundig gjennomgang som gir tydelige svar på dette, og kontrollutvalget kan oversende rapporten til kommunestyret for behandling. Steinkjer 21.03.2017 Per ge en erg kontrollsekret r

NOTAT KOMMUNENS EIERSTYRING ved ANSETTELSE Av DAGLIG LEDER I JEKTA AS VERRAN KOMMUNE 06.03.2017

KomRev Trøndelag IKS FORORD KomRev Trøndelag IKS har utført denne undersøkelsen på oppdrag fra kontrollutvalget i Verran kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden november 2016 til januar 2017. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Unni Romstad, prosjektmedarbeider Sunniva Tusvik Sæter, og kvalitetssikrer Marte Bjømelv. Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Verran kommune, jf. kommuneloven 79 og 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside www.krt.no. Steinkjer, 20.03.17 l Maui K/umtaat Unni Romstad Oppdragsansvarligforvaltningsrevisor Kommunens eierstyring vedrørende ansettelse av daglig leder i Jekta AS i l

KomRev Trøndelag IKS Innholdsfortegnelse 0. Sammendrag (Oppsummering og revisors kommentarer)..... 3 1. Innledning..... 5 1.1 Bakgrunn..... 5 1.2 Bestilling..... 5 1.3 Metodisk tilnærming og gjennomføring..... 6 2. Ansettelse av daglig ledere..... 8 2.1 Rollefordeling 201 1-2016..... 8 2.2 Styrets behandling av ansettelsene..... 8 2.3 Styrets håndtering av situasjonen med to daglige ledere..... 11 2.3.1 Hendelsesforløp fram til rettstvist..... 11 2.3.2 Styrets vurderinger..... 13 2.4 Oppsummering og revisors kommentarer..... 14 3. Dialog mellom styret og eier..... 17 3.1 Eierrepresentant..... 17 3.2 Eierstrategi..... 17 3.3 Generalforsamling..... 18 3.4 Kommunikasjon mellom styret og eier..... 20 3.4.1 Eiennøter..... 20 3.4.2 Amen kommunikasjon mellom eier og styret i J ekta AS..... 22 3.5 Roller..... 24 3.5.1 Rådmann og styreleder..... 24 3.5.2 Styreleder med oppdrag for Jekta AS..... 25 3.6 Oppsummering og kommentarer..... 25 3.6.1 Kommunens eierstyring ved ansettelse av daglig leder..... 25 3.6.2 Øvrige kommentarer om eierskapet..... 27 4. Økonomiske forhold og konsekvenser..... 29 4.1 Konsekvenser av ulike utfall..... 29 4.2 Endelig løsning..... 30 4.3 Økonomisk situasjon etter juni 2016..... 31 5. Kommentarer etter høring..... 32 Kommunens eierstyring vedrørende ansettelse av daglig leder i Jekta AS 2

KomRev Trøndelag IKS O.SAMMENDRAG (OPPSUMMERING OG REVISORS KOMMENTARER) Bjørn Skjelstad ble valgt til ordfører i 2011, og gikk ut i permisjon fra sin stilling som daglig leder i Jekta AS. Permisjonssøknaden er ikke behandlet i styret. Ifølge advokat Christensen svekker ikke uklarhetene rundt behandling av permisjonssøknaden Skjelstad sin rett til å komme tilbake. Det har vært tre faste ansatte daglige ledere i Skjelstads permisjonsperiode. Ved siste ansettelse valgte styret å se bort fra juristens betenkning og signaler fra leder i permisjon som begge fraråder å tilsette daglig leder i fast stilling, og vektla viktigheten av rett kompetanse og daglig leder i fast stilling. Da det ble klart at Skjelstad ønsket å gå tilbake til sin tidligere stilling som daglig leder i Jekta AS, kom selskapet i en situasjon der man hadde to daglig ledere. Styret ønsket å tilby Skjelstad en annen stilling, og la fram tilbud om alternative oppgaver. Skjelstad ønsket ikke en slik løsning, og styret bestemte å avskjedige Skjelstad. Advokat Christensen opplyste styret om at en oppsigelse av Skjelstad aldri ville være saklig, selv om det samtidig ble fremsatt tilbud om ny stilling. Aksjeloven har ingen bestemmelser som regulerer adgangen til å ansette ny daglig leder for en periode hvor ordinær daglig leder har pennisjon. Det er selskapets styre som ansetter daglig leder, og ifølge advokaten tar styret en betydelig risiko dersom det ansettes ny daglig leder i fast stilling i permisjonsperioden. Etter flere forhandlingsrunder kom det nye styret, ledet av Jacob Br. Almlid, til en minnelig løsning med Haug og hun blir nestleder i selskapet. Dette legger til rette for at styret og Bjøm Skjelstad løser sin rettstvist i forlik, og Bjøm Skjelstad blir daglig leder i J ekta fra sommeren 2016. Arbeidsdelingen i et aksjeselskap er slik at generalforsamlingen velger styre, mens styret tilsetter daglig leder dersom ikke armet er bestemt i selskapets vedtekter. Slik bestemmelse er ikke tatt inn i vedtektene for J ekta AS. Ansettelse av daglig leder er styrets ansvar, og generalforsamlingen skal påse at styret gjør jobben sin i tråd med eier sine uttrykte mål og strategier for selskapetl. Eier styrer formelt selskapet gjennom generalforsamlingen. Det er styret som har foretatt ansettelsene av daglige leder i perioden etter 2011, dette er i tråd med aksjeloven. Eier har mulighet til å avsette styret dersom eier ikke har tillit til styret. l Saksframlegg: Kapitalforhøyelse Jekta AS Kommunens eierstyring vedrørende ansettelse av daglig leder i Jekta AS 3

II KomRev Trøndelag IKS Eierrepresentanten ble i kommunestyrets vedtak i sak 46/16 kritisert for ikke å ha vært aktiv i forbindelse med ansettelse av daglig leder kort tid før det ville bli avklart om Bjøm Skjelstad ville komme tilbake i sin stilling som daglig leder. Eierrepresentanten er tydelig på at det formelt sett ikke er generalforsamlingens oppgave å ansette daglig leder, og understreker at selv om eier gir signaler, ligger ansvaret for ansettelse på styret. Revisor mener at rolleforståelsen på dette punktet har vært korrekt Så langt revisor kan se, har det ikke vært gjennomført eiermøter i tråd med eierstrategien for J ekta AS i periodcn juli 2013 til april 2016. Dette tyder på at Verran kommune ikke har vært en så aktiv eier som det legges opp til i den vedtatte eierstrategien for J ekta AS. Slik revisor ser det, ville styrets disposisjoner knyttet til fast ansettelse av daglig ledere, inkludert juridisk betenkning og mulige økonomiske konsekvenser, vært naturlige tema i eiermøter. Det går fram at eierrepresentanten (Lindstrøm) gjorde en vurdering i forhold til eventuelt å kaste styret i 2016, men at tidsperspektivet gjorde dette unødvendig. Videre har eierrepresentanten vurdert styret til generelt å ha gjort en god jobb og peker på at styrets vurdering var at ansettelsene av daglige ledere i fast stilling var gjort til bedrifiens beste. Eierrepresentanten har ikke kritisert styrets vurderinger i forbindelse med ansettelse i av daglig leder i fast stilling før i vedtaks form i kommunestyret 30.06.16. Ser vi eierrepresentantens vurderinger opp mot kommunestyrets laitikk slik det framkommer i sak 46/16, kan dette tolkes som ulik oppfatning mellom kommunestyret som eier og eierrepresentanten. Det er likevel viktig â påpeke at kommunestyret som eier fremmer sin kritikk etter at konsekvensen av styrets vurderinger var kjent fiillt ut. Revisors inntrykk etter gjennomgangen er at Verran kommune ikke har fulgt opp sin eierskapsmelding og heller ikke eierstrategien for Jekta AS om å være en aktiv eier. Slik revisor ser det har eier i liten grad formulert og fulgt opp forventninger, mål og strategier for selskapet, rullering av kommunens eierskapsmelding for derigjennom å evaluere styrets arbeid og ha en tettere samarbeid/dialog med J ekta AS. Revisor mener at fast ansettelse av daglig leder i permisjonsperioden har bidratt til at Jekta AS har kommet i en økonomisk krevende situasjon. Kommunens eierstyring vedrørende ansettelse av daglig leder i Jekta AS 4