FORVALTNINGSREVISJON Oppfølging av næringsutvikling i kommunen Hemne kommune September 2013 - TITTEL - 1
Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Hemne kommune i perioden mai 2013 til september 2013. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge vil takke alle som har bidratt med informasjon til undersøkelsen. Trondheim, 17.10.2013 Anna Ølnes /s/ Ansvarlig revisor Espen Langseth /s/ Prosjektmedarbeider - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 3
Sammendrag KU har i sak 68/2012 bedt oss undersøke om kommunen forvalter midlene til næringsutvikling i henhold til overordnede føringer, samt om kommunen har etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen som har betydning for næringsutviklingen i kommunen. Budsjettmidlene skal være med på å realisere kommunens mål for næringsutvikling i tråd med gjeldende planverk, og kommunen ønsker å måle effekten av det arbeidet som utføres. Kommunen får rapporter/informasjon fra ulike kilder, og man får frem en god del informasjon når man ser sammenhengen mellom årsrapporten fra HNH, informasjonen i BMS og tallmaterialet fra Rapp 13.50. Basert på den tilgjengelige dokumentasjonen er det imidlertid ikke mulig å synliggjøre at det enkelte prosjekt faktisk har relevans/effekt når det gjelder å nå de overordnede målene, eller om arbeidet totalt sett har hatt relevans/effekt i forhold til å nå de overordnede målene. Kommunen har imidlertid god oversikt over bruken av midler og budsjettkontroll, og det blir dette som i stor grad avspeiler de prioriteringer kommunen har gjort. Undersøkelsen viser at dagens organisering gir god mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Alle sentrale aktører innenfor de aktuelle arbeidsområdene ser ut til å være deltakere i forskjellige nettverk/samarbeidsformer, og kommunen har i utgangspunktet tilgang til all nødvendig informasjon. Kommunen har også et samarbeid med eksterne aktører når det synes hensiktsmessig. Den uformelle, løpende kontakten mellom kommunen og HNH gir eierne stor grad av mulighet til å styre selskapets aktiviteter på en fleksibel måte. Vi registrerer at både kommunen og selskapene (HNH og HNF) opplever denne kontakten som hensiktsmessig. Den type uformell styring er imidlertid mindre egnet til å ivareta viktige hensyn som etterprøvbarheten for de disposisjonene kommunen gjør som eier, og selskapets eventuelle behov for å ha tydelige, etterprøvbare signaler å forholde seg til. Kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en mer formalisert måte. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 4
Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 1 Innledning... 6 1.1 Bestilling... 6 1.2 Næringsutvikling i Hemne kommune... 6 2 Undersøkelsesopplegget... 9 2.1 Avgrensning... 9 2.2 Problemstilling... 9 2.3 Revisjonskriterier...10 2.4 Metode for datainnsamling og analyse...11 3 Kommunens styring med næringsutvikling...13 3.1 Revisjonskriterier...13 3.2 Data...15 3.3 Revisors vurdering...22 4 Samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen?...25 4.1 Revisjonskriterier...25 4.2 Data...25 5 Høring...30 6 Konklusjoner og anbefalinger...31 6.1 Konklusjon...31 6.2 Anbefalinger...32 Kilder...33 Vedlegg 1 Mål og handlingsplan for HNH...34 Vedlegg 2 Mal/momentliste søknader...35 Vedlegg 3 Styringskort Hemne kommune...36 Vedlegg 4 Høringssvar fra Hemne kommune...37 Tabell Tabell 1 Oversikt næringsfond og kraftfond 2012. Alle tall i 1000.... 8 Tabell 2 Målformuleringer i utvalgte næringssaker...15 Tabell 3 Innsatsområder i Rapp 13.50 (til og med 2012)...16 Tabell 4 Kategorier for rapportering til KRD....17 Tabell 5 Mål for utvikling - styringssystemet...21 Tabell 6 Mål for utvikling Næring og sysselsetting....21 - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 5
1 Innledning I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen, rammene for forvaltningsrevisjonen og kort om arbeidet med næringsutvikling i kommunen. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Hemne kommune vedtok i sak 4/13 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på arbeid med næringsutvikling i Hemne kommune. I saksframstillingen konkluderes det med et forslag om at prosjektet bør rettes mot tildeling, rapportering, oppfølging og evaluering av prosjekter finansiert gjennom RDA-midler, næringsfond og kraftfond. I den grad denne forvaltningen utføres av, eller i samarbeid med andre aktører vil det være naturlig også å vurdere hvordan dette samarbeidet har fungert og eventuelle problemstillinger knyttet til delegering. 1.2 Næringsutvikling i Hemne kommune Høsten 2011 vedtok formannskapet i kommunen at man i samarbeid med HNH (Hemne næringshage) og HNF (Hemne næringsforum) skulle utrede ny organisering av kommunens næringsutviklingsarbeid. - HNF er en selvstendig organisasjon som har til formål å fremme næringslivet i Hemne kommune. HNF organiserer store deler av det lokale næringslivet og har eget styre. HNF s drift er basert på medlemsavgift, tilskudd fra næringslivet, driftstilskudd fra Hemne kommune, samt eventuelle inntekter fra egen aktivitet. - HNH er et frittstående AS som skal arbeide med innovasjon og bedriftsutvikling i kommunen. Bedriften har 2 ansatte og ca 20 deltagerbedrifter. I tillegg til støtte fra kommunen får næringshagen støtte fra STFK (Sør-Trøndelag fylkeskommune) og inntekter ved salg av tjenester til HNF, herunder sekretæroppgaver. I tillegg må målbedriftene finansiere deler av driften. Alle kunder som henvender seg til næringshagen får tilbud om opptil 3 timer gratis bistand. Hemne Næringshage samarbeider med Næringshagen i Orkdalsregionen for å få til en best mulig utvikling i bedriftene og i regionen. Bakgrunnen for dette var at kommunen ønsket en vurdering i forhold til hvordan det lokale næringsapparatet kan organiseres best mulig og sikre god slagkraft i utviklingsarbeidet. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe bestående av kommunens næringskonsulent, daglig leder i HNH og daglig leder HNF. Arbeidsgruppen la frem et forslag til organisering, og høsten 2011 vedtok kommunestyret, jf sak 44/11 vedrørende ny organisering av næringsarbeidet i kommunen. Næringsarbeidet i kommunen fikk ny organisering pr 1.1.2012. I den anledning ble det vedtatt et omforent prospekt med visjon for kommunens arbeid med næringsutvikling - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 6
samt mål og strategier for det videre arbeidet. Tiltak/satsinger gjennomført før 2012 er basert på kommunens strategiske næringsplan, fra og med 2012 skal næringsarbeidet også vurderes i forhold det omforente prospektet. Følgende ble bl.a. besluttet i forbindelse med ny organisering. - Næringskonsulenten i Hemne kommune er samlokalisert med Hemne Næringshage AS og arbeider etter Hemne Næringshage AS sine mål og forretningsplan. Næringskonsulenten har imidlertid sitt ansettelsesforhold i Hemne kommune og utfører sine oppgaver for Hemne kommune under rådmannens ledelse som før. - Tidligere daglig leder i Hemne Næringsforum er ansatt i Hemne Næringshage AS - Eierskapet er fordelt på 1/3-del på hhv. HNH, HNF og Hemne kommune. Hemne kommune har to fond som benyttes til næringsutvikling, et næringsfond og et kraftfond. Næringsfondet får påfylling fra staten, via fylkeskommunen, pluss erstatningskraft og bankrenter fra fondsmidlene som til enhver tid står på konto. Næringsfondet følger reglene for bruk av næringsfond med statlig påfylling og kommunen benytter standardvedtektene i Rundskriv H-16/98. Kraftfondet har egen påfylling fra konsesjonskraftsinntekter og renter fra innestående på bank konto. Vilkårene for bruk av kraftfondet er iht. standardvedtektene for kraftfond i Rundskriv H-17/98. Det har kommet nye standardvedtekter for kraftfond, H-1/11. Endringene som er foretatt skal imidlertid ikke medføre realitetsendringer av standardvedtektene. Kommuner som har godkjente vedtekter for kraftfond i tråd med Rundskriv H-17/98 behøver derfor ikke å foreta endringer i sine vedtekter, under forutsetning av at de ikke inneholder bestemmelser som bryter mot det til enhver tid gjeldende regelverket for offentlig støtte. Et av virkemidlene som skal bidra til å oppnå nasjonale politiske mål er midler fordelt over kapittel 551 post 60 i statsbudsjettet (Kommunal og regionaldepartementet). I 2011 og 2012 ble næringsfondet tilført kr 700 000,- i regionale utviklingsmidler fra fylkeskommunen. Kommunen har tidligere mottatt statlige midler over post 61 (kapittel 551 post 61) som er næringsretta midler til regional utvikling, kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift såkalte RDA-midler. RDA står for regional differensiert arbeidsgiveravgift. Arbeidsgivere betaler avgift på lønnskostnader, og i Norge er arbeidsgiveravgiften regionalt differensiert. Det betyr at bedrifter som ligger langt fra markedet kompenseres for denne ulempen gjennom lavere eller ingen arbeidsgiveravgift. Systemet med regionalt differensierte avgifter ble vesentlig innskrenket etter 2003. Dette på grunn av de føringer som gjelder for å hindre konkurransevridning i det indre markedet, som Norge er en del av gjennom EØS-avtalen. Stortinget vedtok som følge av innskrenkningene at de områder som fikk en høyere arbeidsgiveravgift etter 2003 skulle kompenseres gjennom en egen støtteordning heretter - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 7
kalt RDA-midler. Disse midlene har blitt disponert av HNF, og HNF har også rapportert inn bruken av disse midlene til fylkeskommunen. Det er egne retningslinjer for bruken av midler bevilget over post 551.60 og 551.61 fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Fra Årsrapport næringsarbeid og næringsfond 2012, arkivsak 13/453-1, ser vi bl.a. at Hemne kommune bevilger Kr 500 000,- pr år i utviklingstilskudd til Hemne Næringshage og et tilsvarende beløp til drift av Hemne Næringsforum. I tillegg er den kommunale næringskonsulenten samlokalisert i næringshagen, og dels finansiert av midler fra kraftfondet. Fra den samme årsrapporten er det en oversikt over kommunes forbruk og påfylling av fondene i 2012, se tabell 1 nedenfor. Tabell 1 Oversikt næringsfond og kraftfond 2012. Alle tall i 1000. Næringsfond Kraftfond SUM Inngående beholdning 01.01.2012 565 408 972 - forbruk 1397 644 2041 + påfylling 1252 562 1813 Utgående beholdning 2012 420 325 745 Beholdningsendring i 2012-145 -82-227 Forventet påfylling i 2013 1300 550 1850 - Budsjettvedtak for 2013 450 320 770 Kilde: Sak 13/453 Årsrapport næringsarbeid og næringsfond 2012. 1.2.1 Kysten er Klar Et viktig virkemiddel for samfunns- og næringsutviklingen de siste årene har vært samarbeidsprogrammet Kysten er klar! Dette programmet er et samarbeid mellom fylkeskommunen og 11 kystkommuner, og ble etablert i 2008. Programmet varer frem til og med 2014. Programmet har hatt fokus på tre innsatsområder: areal, kompetanse og bolyst. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 8
2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensning Kontrollutvalget ønsker at prosjektet rettes inn mot tildeling, rapportering, oppfølging og evaluering av prosjekter finansiert gjennom RDA-midler, næringsfond og kraftfond. Som vi har kommentert tidligere er det Hemne næringsforum som har ansvar for RDAmidlene. I den grad vi kommer inn på RDA-midler vil det være om det fra kommunens side er etablert nødvendige rapporteringspunkt for å sikre at bruk av RDA-midlene i størst mulig grad skal samsvare med kommunens næringspolitiske målsettinger. Vi vil ikke gå inn på næringsforumets konkrete forvaltning av midlene, men se hvordan kommunen følger samarbeidet. Kommunen forvalter selv tilretteleggende virkemidler som bevilges til enkeltprosjekter. Denne rapporten vurderer kun saksbehandlingen knyttet til tilretteleggende virkemidler som kommunen bevilger støtte til, og omfatter dermed ikke saksbehandling/bevilgninger som foretas av HNH eller HNF. Kommunen har en strategiplan for næringsutvikling. Vi kommer ikke til å gå inn i detaljene rundt målsettinger og tiltak i planen, men vi vil se hvordan kommunen følger opp hovedmålsettingene. Næringsutviklingen relatert til landbruk holdes utenom dette prosjektet. Hemne kommunen har omorganisert arbeidet med næringsutvikling fra og med 01.01.2012. Vi har derfor valgt å rette oppmerksomheten mot de rutiner og arbeidsprosesser som er etablert etter omorganiseringen, og i mindre grad kommentere hvordan man arbeidet tidligere. 2.2 Problemstilling Med bakgrunn i bestillingen og de avgrensningene som er gjort over, har vi definert følgende problemstillinger: - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 9
1) Har Hemne kommune nødvendig styring med næringsutvikling i kommunen? Vi vil se på hvordan kommunen forvalter midlene til næringsutvikling (RDA, KN, evt kraftfond) gjennom tildeling og oppfølging (herunder rapportering og evaluering) i henhold til overordna føringer, herunder om dette håndteres i tråd med kommunens etiske retningslinjer. 2) Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Med denne problemstillingen tenker vi først og fremst på delegering, rapporteringsordninger, informasjonskanaler og møtefora med aktører som har betydning for næringsutvikling i Hemne kommune. 2.3 Revisjonskriterier I forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier som innsamlede data kan vurderes mot. Hensikten med revisjonskriteriene er å etablere en målestokk som gjør det mulig å evaluere de resultater som er oppnådd innen et forvaltningsområde. Det er en forutsetning at de kriteriene som etableres er gyldige og at de hentes fra autorative kilder. Slike kilder kan være lov og forskrift, lokale politiske vedtak, nasjonale politiske føringer og anbefalinger, og evt. anerkjent forskning på området. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra. De konkrete kriteriene blir presentert innledningsvis i hvert datakapittel (kapitlene 3-4). 2.3.1 Nasjonale føringer lov og forskrift Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Kommuneloven ( 23) er en kilde til kriterier for denne forvaltningsrevisjonen, og spesielt knyttet til de problemstillinger som går på iverksetting og kvalitetssikring/kontroll med iverksatte tiltak. Dette gjelder også administrasjonens oppfølging av mål og tiltak for næringsutvikling. Her vil også habilitet og etiske retningslinjer bli trukket inn. Forvaltningsloven Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i, eller i medhold av lov. Her ser vi i hovedsak på kapittel 2 vedrørende ugildhet (habilitetskrav). - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 10
2.3.2 Krav fra Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) Fylkeskommunen bevilger midler til Hemne kommunens kommunale næringsfond. I tillegg har kommunen tidligere mottatt midler over kapittel 551 post 61, som er næringsretta midler til regional utvikling, kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift såkalte RDA-midler. Det er fylkeskommunen som har det regionale ansvaret for disse midlene. Føringene på bruk av de fylkeskommunale midlene kommer fram i tildelingsbrev til Hemne kommune, jf sak 10/1346. 2.3.3 Kommunale føringer Kommunen har en strategiplan for næringsutvikling som legger de overordnede føringene for næringsutvikling i Hemne kommune. Denne vil være sentral som utgangspunkt for om næringsutvikling i regi av kommunen og samarbeidspartnere skjer i tråd med politisk vedtatte mål. I forbindelse med omorganiseringen av næringsarbeidet i kommunen, skal næringskonsulenten i kommunen arbeide etter føringene i HNH s mål og forretningsplan, Prospekt ny HNH jan 2012, HNH s mål og forretningsplan. - Kommunestyrets sak 11/44. Hemne kommune har etiske retningslinjer, vedtatt i sak 13/11. Disse har også vært kilde for utledning av kriterier, og er nærmere utdypet i kapittel 3. 2.4 Metode for datainnsamling og analyse Forvaltningsrevisjonen er basert på gjennomgang av dokumenter fra kommunen og intervju med relevante personer hos kommunen og samarbeidspartnerne. Innenfor ressursrammen i prosjektet har vi måttet begrense oss til de mest sentrale nøkkelpersonene i kommunen og samarbeidspartnere. Vi har intervjuet følgende representanter i Hemne kommune Rådmann Næringskonsulent Vi har intervjuet følgende representanter hos samarbeidspartnere Rådgiver i HNH, samt ansvaret for driften av for Hemne næringsforum Daglig leder Hemne næringshage. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 11
Intervjuene er tilstrekkelige til å gi nødvendig informasjon om Hemne kommunes praksis, arbeidsprosesser og utfordringer innen næringsutvikling. Rådgiver og daglig leder i HNH antas å representere næringslivet i kommunen, og ved å intervjue kommunens rådmann og næringskonsulent får vi også inn det kommunale perspektivet. Vi har videre gått gjennom ulike strategidokumenter, politiske vedtak, årsrapporter og lignende som berører næringsutviklingen, samt budsjett- og regnskapstall fra kommunen. RF 13.50 er et felles saksbehandlingssystem for alle fylkeskommuner og kommuner som forvalter regionale utviklingsmidler fra KRD. Kommunens bruk av statlige midler registreres i RF 13.50, og danner grunnlag for kommunens rapport av statlige midler til fylkeskommunen og KRD. Fra dette systemet har vi tatt ut budsjettinformasjon om prosjektene, samt mer deskriptive opplysninger om innsatsområdene i felles fylkesplan og de ulike budsjettkategoriene. Samlet er dette antatt å være tilstrekkelig dokumentasjon for å gjøre vurderinger og konklusjoner på problemstillingene. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 12
3 Kommunens styring med næringsutvikling Problemstilling: Har Hemne kommune nødvendig styring med næringsutviklingen i kommunen? I dette kapitlet ser vi på om kommunen har målrettet styring med næringsutvikling gjennom målsettinger i planer, oppfølging og rapportering av målsettinger og gjennom system for kontroll av forvaltningen av næringstiltak. 3.1 Revisjonskriterier I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter kontrollkriteriene for undersøkelsen av Hemne kommunens arbeid med næringsutvikling er hentet fra. Problemstillingene i dette kapittelet fokuserer på resultat av kommunens næringsarbeid og vurdering av næringsarbeidets virkning i forhold til kommunens overordnede mål. Oppfyllelse av de overordnede målene forutsettes koordinering av tiltak og tilbakeføring av styringsinformasjon fra enkelttiltak til overordnet nivå. Nasjonale føringer lov og forskrift Foruten kommunelovens formålsparagraf om tillitsskapende forvaltning, som bygger på høy etisk standard, legges bestemmelsen i 23 til grunn, hvor det heter at: Administrasjonssjefen har ansvar for å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lokale føringer De overordnede lokale føringene for næringsutvikling finner vi i gjeldende kommuneplan, samfunnsdelen 1. Her framgår aktiv næringssatsing som et eget satsingsområde, og videre at: Hemne skal ha et mangfoldig og livskraftig næringsliv kjennetegnet av høy konkurransekraft, lønnsomhet og soliditet. Hemne kommune skal være pådriver for å sikre best mulige rammebetingelser for lokalt næringsliv. 1 K-sak 89/07: Kommuneplan 2007 2018, Samfunnsdelen - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 13
Hemne kommune skal bidra til å øke antall nyetableringer, styrke eksisterende næringsliv og til å øke rekrutteringen av arbeidskraft og spisskompetanse tilpasset bedriftenes behov. Kommunen har i sin strategiske næringsplan 2 beskrevet hovedmål for næringssatsingen i perioden 2007-2011, samt hvilke tiltak som skal gjennomføres i perioden. Næringsplanen er under revisjon og skal innarbeides i kommuneplanens samfunnsdel og medfølgende handlingsplan. I denne planen leges det opp til to hovedmål, med tilhørende strategier og tiltak: - Mål A: Øke antall nyetableringer og bedriftenes utviklingsevne - Strategi A: Næringsvennlig kommune o Tiltak A1: Hyttekommune o Tiltak A2: Entreprenørskap - Mål B: Øke rekrutteringen av tilpasset arbeidskraft og fremtidig spisskompetanse - Strategi B: Innbyggervennlig kommune o Tiltak B1: Kulturkommune o Tiltak B2: Lærlingeplasser i Hemne kommune I forbindelse med vedtak om ny organisering av næringsarbeidet i kommunen ble det vedtatt at næringskonsulenten i Hemne kommune fra og med 01.01.2012 samlokaliseres i Hemne Næringshage AS og arbeider etter Hemne Næringshage AS sine mål og forretningsplan. I den forbindelse ble det vedtatt et omforent prospekt med et overordnet mål for arbeidet med næringsutvikling i kommunen, samt delmål og strategier for måloppnåelse. Hovedmål for selskapet er økt verdiskapning i Hemne gjennom utvikling av attraktive bedrifter, arbeidsplasser og bosted. Delmål: 1. Økt verdiskapning og konkurransekraft i Hemne gjennom å tilby næringslivet nyskapnings-, entreprenørskaps- og tilretteleggingsaktiviteter. 2. Økt attraktivitet for å øke bosetting og antall bedriftsetableringer. 3. Økt systematisk kompetanseutvikling og tilrettelegging for rekruttering. Kommunen har etiske retningslinjer, som ble vedtatt i kommunestyret i 2011. Retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn, bl.a. i forhold til å bruke myndighet med varsomhet og forstand og opptre redelig og ærlig. Med utgangspunkt i kommunelovenes formålsparagraf og kommunens etiske retningslinjer vil vi vurdere bevisstheten rundt etiske problemstillinger i forbindelse med forvaltningen av midlene til næringsutvikling. 2 K-sak 45/07: Strategisk næringsplan - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 14
3.2 Data 3.2.1 Tildeling av midler Det er utarbeidet en relativt detaljert mal/momentliste ved utarbeidelse av søknader om midler fra kommunen, se vedlegg 2. Søknaden skal bl.a. inneholde beskrivelse av prosjektet, Markedsvurderinger, budsjett og finansiering og annet som vurderes som relevant for å vurdere søknaden. Kommunes saksbehandlingssystem (ESA) brukes i behandlingen av innkomne søknader om næringsstøtte. Den innkomne søknaden vurderes og det skrives en anbefaling i forhold til søknaden. Vi har tatt utgangspunkt i tilsagnsliste næringsfond/kraftfond 2012, som er vedlagt i ÅRSMELDING TIL STFK 2012 ÅRSRAPPORT NÆRINGSARBEID OG NÆRINGSFOND 2012, jf. sak 13/453-3. I 2012 innvilget Hemne kommune støtte til 33 prosjekt. I denne forvaltningsrevisjonen har vi valgt ut 8 prosjekt til en nærmere undersøkelse for å se om det er mulig å si noe om måloppnåelsen til det enkelte prosjekt, og/eller om det er en kobling mot de overordnede målene. Tabell 2 Målformuleringer i utvalgte næringssaker Saksnr Tittel Mål 12/2236 HEMNE BÅTFORENING - TILSKUDD UTBEDRING MOLO Anlegget har noe betydning som reiselivsinfrastruktur ifht besøkende som kommer med båt og andre som kommer til Hemne en finværsdag. Det peker mot at prosjektet har en næringsdimensjon. 12/2192 HEMNEPORTALEN - FINANSIERING Bygge omdømme og identitet. 12/171 12/774 MIDT-NORSK FERGEALLIANSE AS - ØKONOMISK BIDRAG FRA EIERKOMMUNENE TIL GJENNOMFØRING AV TILTAK I 2012 HEMNE MOTORKLUBB - TILSKUDD TIL OPPGRADERING AV MOTOCROSSBANE Formålet med selskapet er å arbeide for en realisering av en fergeforbindelse mellom Kjørsvikbugen og Laksåvika, som først og fremst vil være et svært viktig bidrag i å utvide bo- og arbeidsmarkedsregionen på begge sider av Trondheimsleia. Saken gjelder oppgradering av Motocrossbanen i Stamnesdalen etter pålegg fra Norges Motorsportforbund. Påleggene utgjør et tungt løft for klubben, og er en forutsetning for å kunne arrangere stevner. 12/662 TILSKUDD TIL ARRANGEMENT HTS 2012. Gjennom prosjektet "Hemne Prøv du å!", ønsker vi å være en profilert samarbeidspartner i forb. med gjennomføringa av HTS Convention 2012. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 15
12/312 VERTSKAP OG DRIFT AV MAGERØYA 2012 Drift på Magerøya sommeren 2012 12/116 Tilskudd Wakati Lage en norskspråklig møteplanlegger Mal for saksbehandlingen er kommunens mal/momentliste ved utarbeidelse av søknad, jf vedlegg 2. De utvalgte prosjektene har mottatt tilskudd fra kommunen, og det er i den forbindelse foretatt en vurdering i forhold til om prosjektene skal ha støtte, herunder en vurdering opp mot vilkårene for utbetaling av støtte, og nytten av prosjektene. Vurderingen av søknadene er ikke kategorisert iht. til kommunens mal/momentliste, så prosjektets forankring i overordnet planverk, resultatforventninger mm, kommer ikke tydelig frem i søknadene. Næringskonsulenten informerer om at søkere nesten alltid formulerer mål- og resultatforventninger i en aller annen form, og at det det bes om ytterligere konkretiseringer når det anses nødvendig. En av sakene inneholder kun et vedtak om utbetaling om støtte. Dette gjelder sak 12/988, Informasjons- og samrådingsmøte hytter som næring. Nødvendig informasjon om innvilgede søknader legges også inn i RF 13.50. Dette danner grunnlag for rapporteringen til fylkeskommunen om bruk av fondsmidler, samt til KRD om bruk av næringsfondets midler. I fylkeskommunens føringer for Hemne kommunens bruk av regionale utviklingsmidler bevilget over kap. 551 post 60, fremkommer det at midlene skal brukes i tråd med innsatsområdene i fylkesplanens innsatsområder, jf. sak 10/1346-18. I forbindelse med at saken registreres i RF 13.50 skal saksbehandler vurdere/kategorisere hvordan prosjektet har bidratt til måloppnåelse i forhold til det overordnede planverket i felles fylkesplan se tabell 3 nedenfor. Tabell 3 Innsatsområder i Rapp 13.50 (til og med 2012) 01. Klima som utfordring og mulighet 02. Energiproduksjon og anvendelse 03. Arbeidskraft demografiske og samfunnsmessige utfordringer 04. Forskning og utvikling (fortrinn) 05. Bruk naturressurs i bærekraft perspektiv 06. Kommunikasjoner 07. Attraktivitet, livskvalitet og helse 08. Innovasjon Norge direkte bedriftstiltak 09. Kommunale næringsfond 10. Administrasjon 11. Avsetning til konkurransepott, pilot R 1 Blilyst - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 16
R 2a Interreg sentral R 2b Interreg medfinansiering R 3 Kysten er klar Kilde: Tabell fra RF 13.50. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har videre spesifisert visse målevariable som skal registreres i forbindelse med hver enkelt sak, herunder en kategorisering av hvilket næringsområde prosjektet er rettet mot. I tilknytning til disse kategoriene er det også relativt detaljerte underkategorier, samt enkelte spesielle registeringskategorier som bl.a. berører kvinner, unge, innvandrere, miljø, næringskode, og reiseliv. Tabell 4 nedenfor viser inndelingen av kategorier på næringsområde. Tabell 4 Kategorier for rapportering til KRD 3. Kategori Kategorinavn 01 Utvikling av innovasjonssystemer og næringsrettede nettverk 02 Videreutvikle etablerte bedrifter: Økonomisk bedriftsstøtte og næringsrettede kompetansehevingstiltak 03 Entreprenørskap: Økonomisk bedriftsstøtte og andre entreprenørskapstiltak som øker omfanget av lønnsomme etableringer 04 Utvikling av utdanningstilbud og kompetansehevende tiltak for befolkning og samfunnsliv 05 Infrastruktur: Utvikling av infrastruktur og kommunale næringsarealer 06 Tjenester: Utviklingstiltak for å bedre det daglige lokale tjenestetilbudet til befolkningen 07 Stedsutvikling og profilering: Fysiske opprustingstiltak og tilhørende utviklingsprosjekt, samt markedsføring og opplevelsestilbud 08 Andre tiltak Kilde: Krav og veileder til statistikkrapportering for virkemidlene fra KRD over kap 551, postene 60 og 61. Fra kommunen kommenteres det at man blant annet bruker innbyggerundersøkelsen som ble gjennomført for noen år siden når man vurderer hvilke tiltak det bør satses på. Resultatet fra denne undersøkelsen var at Hemne kommunes tjenestetilbud fikk god score, men skilte seg tydelig negativt ut når det gjaldt innbyggernes oppfatning av kulturtilbud og turisttilbud. Innbyggerundersøkelsen viste dessuten at innbyggerne hadde en oppfatning av at det er vanskelig å etablere næringsaktivitet i kommunen. Det kommenteres videre fra kommunen at det er vanskelig på forhånd å peke ut hvilke etableringer og bedrifter som vil lykkes, også ved tildeling av tilskudd. Det har både internasjonale og nasjonale undersøkelser vist. 3 Kategorier til og med 2010. Utvidet med flere kategorier i 2011. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 17
3.2.1.1 Etikk og habilitet En del av rådmannens ansvar for den interne kontrollen er å sørge for at innbyggerne har tillit til de sakene som utredes og at offentlige midler blir brukt til de rette tiltakene. Kommuneloven og forvaltningsloven har bestemmelser om habilitet i forvaltningen. Næringskonsulenten deltar noen ganger på begge sider av bordet på den måten at han kan delta i ulike former for samarbeid/deltagelse i forbindelse med forberedelse av en søknad, for deretter som en del av næringskonsulentens arbeid i kommunen skrive innstilling til vedtak på den aktuelle saken. I følge næringskonsulenten gjøres habilitetsvurderinger i slike sammenhenger. Rådmannen kommenterer at kommunen har oppmerksomhet på de etiske retningslinjer i forhold til alt de gjør. Alle ansatte skal ha kunnskap om dette og forholde seg til gjeldende regelverk. Han uttaler videre at de drøfter eventuelle problemstillinger som dukker opp og avklarer de etter beste evne. Det viktigste er gode holdninger og rutiner i forhold til etikk. Her er kulturbygging viktig og at man er trygg på rollen sin. Ifølge rådmannen har kommunen imidlertid ikke fokus på om bedrifter som mottar støtte har etiske retningslinjer. Daglig leder i HNH forteller at det er høy fokus på ryddighet fra alle aktører, og at de er oppmerksom på problemstillingene. Man tar eventuelle problemstillinger i forhold til når de dukker opp. Daglig leder føler ikke at problemstillinger omkring habilitet er en utfordring for HNH. HNH bistår bedrifter i søknader opp mot kommunen, men det er kommunen som tar stilling til den enkelte sak. Leder HNH forteller videre at man alltid foretar en overordnet risikovurdering av det enkelte prosjekt, dette er selvfølgelig avhengig av prosjektet, men at de veileder etter beste evne. Når det gjelder prosjekt innenfor samfunnsutvikling vurderer man hvert enkelt prosjekt i forhold til om det er interessant å gi finansiering. Selvfølgelig alltid en risiko for at man ikke får resultater som forventet. 3.2.2 Rapportering og evaluering Kommunens strategiske næringsplan inneholder strategier og målformuleringer innenfor de ulike satsingsområdene på overordnet nivå. Ny organisering medfører at næringskonsulenten i samarbeid med HNH og HNF skal jobbe for å nå HNH s overordnede mål. Rådmannen i Hemne kommune kommenterte at kommunen må kunne vise til resultater når man bla. bruker over 1 million kroner på næringsutvikling samt lønn til næringskonsulent. Det jobbes i den forbindelse med å utvikle indikatorer som kan vise eventuelle effekter i - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 18
lokalsamfunnet utover de indikatorene som sendes inn i forbindelse med rapporteringen til STFK og KRD. Kommunens informasjon om næringsutviklingen kommer fra kommunens eget system for balansert målstyring (BMS), strategiplan med budsjett, årsberetninger og årsrapporter, samt rapporter fra RF 13.50. BMS er i korte trekk følgende; Organisasjonen setter opp sine fokusområder (f.eks. økonomi, kvalitet, samfunn, osv.). Innenfor hvert fokusområde legger organisasjonen inn sine suksesskriterier. Til hvert suksesskriterium knyttes det en eller flere indikatorer som skal måles og tallfestes. Det settes mål for de enkelte indikatorene, og det er ønskelig at man skisserer tiltak som skal bidra til måloppnåelse. I dag registreres/rapporteres det innenfor følgende områder: - BMS Målinger på samfunnsnivå - Satsingsområder Næring evalueres i budsjettprosessen - Strategisk næringsplan 07 evalueres i rulleringsprosessen - Næringssaker registreres i kommunens saksbehandlingssystem (ESA) - Økonomiske bevegelser registreres i kommuneregnskapet - Forvaltning/økonomi næringsfond rapporteres via KRD sitt system til o KRD o Hemne kommune o Sør-Trøndelag fylkeskommune - HNH rapporterer til Hemne Kommune med samme rapport som går til næringshageprogrammet (SIVA/STFK) og årsoppgjør som inkluderer årsmelding og regnskap. Normalt skjer dette en gang i året en gang april-mai. Rapport fra HNH I forbindelse med etableringen av et felles sekretariat for næringshagen, næringsforeningen og kommunen, og utviklingen av det felles prospektet, er det ny rapportering til kommunen fra og med 2012. Kommunen får en halvårs- og årsrapport etter mal fra rapportering til næringshageprogrammet. Se vedlegg 1. Her rapporteres det på resultatmål i hht. programmet, inngått samarbeidsavtale og tilsagnsbrev. Daglig leder i HNH forteller at mange av målene i prospektet er sammenfallende med detaljindikatorene i rapporten til NH programmet, men det kommer nok ikke fram direkte. På litt sikt vil nok dette justeres mer inn slik at vi på en tydeligere måte vil rapportere mot indikatorene som ligger i prospektet. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 19
Elektronisk kvalitetssystem i Hemne kommune WisWeb kvalitet ble innført fra 1.1.2006, som et ledd i systematisk kvalitetssikring av enhetene i kommunen. Systemet består av: - Styrende dokumenter (lov, forskrift med mer) - Kvalitetsstandarder (hva man kan forvente) - Prosedyrer og arbeidsbeskrivelser - Skjema og avviksbehandling. Systemet skal bidra til å sikre at saksbehandlingen skal følge saksbehandlingsregler og interne krav til dette. Det er også systematiske handlinger for årlige ajourhold og revisjon av prosedyrer, skjema og styrende dokumentasjoner i systemet, for å sikre at disse er kvalitetssikret og inneholder gyldig informasjon og beskrivelser. Hemne kommunen bruker BMS som sitt overordnede styringssystem. Som en del av dette er det et styringskort for bla. samfunn se vedlegg 3. Her er det vurderinger i forhold til folketall, arbeidsledighet, antall bedrifter, mm. Videre er det skissert ulike tiltak under de ulike fokusområdene. Det er ingen vurdering av effekten av det arbeidet som har blitt gjort på kommunens overordnede mål, men kommunen ønsker at arbeidet med næringsutvikling skal bidra i ønsket retning på de indikatorene som er tatt med. RF 13.50 Kommunen har en oversikt over bruken av budsjettmidler innenfor innsatsområdene i fylkesplanen, samt en mer finmasket kategorisering av satsingsområde i forbindelse med kravene fra KRD. Denne rapporteringen er ikke knyttet opp mot kommunens planverk, men gir oversikt over bruk av midler innenfor fylkeskommunens ulike kategorier av budsjettområder, og følgelig budsjettinformasjon til kommunen. Evaluering i budsjettprosessen Basert på den tilgjengelige informasjonen er det en evaluering av satsingsområdet i forbindelse med budsjettprosessen. Det er formulert satsingsområder i handlingsplanen og næringsområdet vurderes og kommenteres hvert år. I kommunens handlingsplan for 2012-2015 med budsjett 2012, er det formulert mål, satsingsområder og tiltak for 2012-2015. Hemne kommunes styringssystem skal være enkelt og lett tilgjengelig for brukere, politikere og administrasjon. Under pkt. 2.2 Mål for utvikling styringssystemet, står det følgende. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 20
Tabell 5 Mål for utvikling - styringssystemet Satsingsområder 2011 2014 Kommentarer Satsingsområder 2012 2015 Kommunen skal videreutvikle sitt styringssystem til et effektivt ledelsesverktøy ved å organisere de ulike elementene i kommunens Prosjektet er i hovedsak fullført. Implementering i eler av organisasjonen, samt noen forbedringer gjenstår. Kommunens helhetlige mål- og resultatstyringssystem skal være et levende system der videreutvikling er en kontinuerlig prosess. styringsprosess (planverk, budsjett/økonomiplan og rapporter) i en helhetlig modell Kommunens rapporteringssystemer skal videreutvikles. Arbeidet pågår. Kommunens rapporteringssystemer Det poengteres i strategidokumentene at kommunens rapporteringssystemer skal videreutvikles. Hemne kommune har også skissert satsingsområder for næring og sysselsetting, se nedenfor. Tabell 6 Mål for utvikling Næring og sysselsetting. 2.6.1. SATSINGSOMRÅDER - NÆRING OG SYSSELSETTING Satsingsområder 2011 2014 Hemne kommune skal være en næringsvennlig kommune: til rette for nyetablerere og eksisterende bedrifter gjennom effektiv offentlig tjenesteyting med vekt på miljø og rask og forutsigbar saksbehandling Strategisk næringsplan fokuserer på områdene; Entreprenørskap og Hemne en hyttekommune? i planperioden. Hemne kommune skal være en innbyggervennlig kommune: er det vesentlig at kommunen framstår som en attraktiv kommune å bo i. Vi vet at det er mange faktorer som spiller inn ved valg av bosted. Strategisk næringsplan fokuserer på området Kulturkommunen Hemne i planperioden. Kommentarer Satsingsområder 2012 2015 * Saksbehandlingstiden på næringssaker er relativt kort. Saksbehandlerkapasiteten på plan- og arealsaker bør økes. * Ordninger for veiledning og opplæring av etablerere finnes. Det bør fortsatt jobbes med stimuleringstiltak. * Det er etablert felles næringsselskap med kommune, næringsforum og næringshage. Næringskonsulenten flytter fysisk til næringshagen ila november i år. Det forventes bedre samordning av arbeidet og enklere tilgjengelighet for brukere. * Næringsutviklingsprosjekt for fritidsboligmarkedet lanseres og iverksettes fra høsten 2011 forutsatt vedtak. Det meste av gjennomføring og oppfølging i 2012. Iflg Telemarksforskning er vi gode på næringsutvikling og svært dårlig på attraktivitet. Vi har erfart fallende folketall de siste 6-7 årene, med unntak av i fjor. Vi har ikke gjennomført tiltak i perioden som tilsier at situasjonen er endret. Det er arbeidet aktivt med grunnlaget for kulturhus i den gamle meieribygningen. Videreføres. Hemne kommune skal være en næringsvennlig kommune: til rette for nyetablerere og eksisterende bedrifter gjennom effektiv offentlig tjenesteyting med vekt på miljø og rask og forutsigbar saksbehandling Strategisk næringsplan fokuserer på områdene; Entreprenørskap og Hemne en hyttekommune? i planperioden. Hemne kommune skal være en innbyggervennlig kommune: er det vesentlig at kommunen framstår som en attraktiv kommune å bo i. Vi vet at det er mange faktorer som spiller inn ved valg av bosted. Strategisk næringsplan fokuserer på området Kulturkommunen - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 21
3.2.2.1 RDA-midler Sør-Trøndelag fylkeskommune mottok RDA-midlene fra Kommunal og regionaldepartementet over rammen kap. 551 post 61 (RDA-midlene), og delegerte disponeringen av disse midlene til Hemne kommune. Kommunen vedtok uten av fylkeskommunen hadde innsigelser mot dette at bedriftene kunne disponere disse midlene selv gjennom Hemne næringsforum. Midlene kom fra bedriftene, og det kommenteres fra kommunen at dette syntes som en hensiktsmessig måte å tilbakeføre midlene til bedriftene på. De berørte bedriftene etablerte i den forbindelse et eget styre som disponerte midlene, og HNF fungerte som sekretariat for styret. Ordningen med RDA-midler er i dag avsluttet som følge av at ordningen med regional differensiering ble gjeninnført i EØS-avtalen i 2007. Bruken av midlene har blitt innrapportert til fylkeskommunen, med kopi til kommunen. Styret ble oppløst når mesteparten av midlene var disponert, og HNF overtok ansvaret for oppfølging av midler. Det ble slutt på RDA-midlene i fjor, og vi har av den grunn ikke gått inn i problemstillingen om hvorvidt næringsforumet slipper å forholde seg til regelverket om offentlighet. Det kommenteres fra næringskonsulenten i kommunen at måten de gjorde det på i Hemne medførte at midlene ble spredt på mange prosjekter, og at bedrifter som tidligere ikke hadde mye kontakt, møttes på en arena der de vurderte næringsog samfunnsprosjekter i fellesskap. Det har gitt positive effekter på samarbeid i næringslivet. Rådgiveren i HNH, som tidligere var daglig leder i HNF, kommenterte at næringslivsaktører opplevde det som positivt at de kunne delta i avgjørelser om hvem som skulle få midler. HNF rapporterte bruken av midler til fylket, og dialogen med fylket var ryddig og med faste kontaktpersoner å forholde seg til. 3.3 Revisors vurdering 3.3.1 Tildeling Det er bevilget midler til 33 enkeltprosjekt i 2012. Hvis man ser på det enkelte prosjekt har det blitt foretatt en vurdering av om prosjektet er iht. til vilkårene når det gjelder bruk av næringsfond eller kraftfond og fylkeskommunens føringer, herunder en vurdering i forhold til om prosjektet skal gis støtte. Bruk av midler rapporteres til fylkeskommunen, som kontrollerer om bruk av midler er iht. til føringene. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 22
Når det gjelder kommunens interne saksbehandling kunne saksbehandler i større grad fulgt kommunens mal/momentliste ved saksbehandling av søknad slik at prosjektets forankring i overordnet planverk, resultatforventninger, mm kommer mer tydelig frem. I fylkeskommunens føringer for Hemne kommune sin bruk av regionale utviklingsmidler fremkommer det at midlene skal brukes i tråd med innsatsområdene i fylkesplanens innsatsområder. Bruk av midlene registreres i RF 13.50 og synliggjør at midlene brukes i tråd med fylkesplanens innsatsområder. Etter revisors vurdering brukes også midlene i forhold til kommunes egne overordnede mål, da det ikke er vesentlige avvik mellom mulighetsrommet i fylkesplanens innsatsområder og kommunens egne overordnede mål. Etter hva vi har forstått, ligger kommunens etiske retningslinjer til grunn for håndtering av spørsmål vedrørende etikk og habilitet. De som forvalter midler til næringsutvikling på vegne/i samarbeid med kommunen gir også uttrykk for at de etiske retningslinjene hensyntas i de vurderingene de gjør. 3.3.2 Rapportering/evaluering Fokus på måloppnåelse er viktig. Det er imidlertid en utfordring å måle effekten av dette arbeidet bla fordi effekter først ofte vil vises etter en viss tid. I vurdering av kommunens næringsarbeid er det derfor også relevant å understreke at man aldri helt og fullt kan fastslå effekter/utvikling dersom innsats ikke hadde blitt satt inn (såkalt kontrafaktisk tilnærming). Bedriftene har disponert RDA gjennom HNH. Bruken av midlene har blitt innrapportert til fylkeskommunen via RF 13.50, med kopi til kommunen. Rapportene fra RF 13.50 gir en viss budsjettkontroll, og det gir kommunen en oversikt over hva pengene er brukt til. Kommunen har gitt fra seg styringen av midlene, og overlatt til bedriftene å vurdere nærings- og samfunnsprosjekter i fellesskap. På den annen side opplevde næringslivsaktører det som positivt at de kunne delta i avgjørelser om hvem som skulle få midler. Budsjettmidlene skal være med på å realisere kommunens mål for næringsutvikling i tråd med gjeldende planverk, og kommunen ønsker å måle effekten av det arbeidet som utføres. Kommunen får rapporter/informasjon fra ulike kilder. - HNH har det operative ansvaret for næringsutviklingen i kommunen, og rapporterer til kommunen. Man har 3 omforente overordnede mål, strategier under hvert delmål samt målepunkter som det ikke rapporteres på. Rapporteringen fra HNH er knyttet til næringshageprogrammet, og går ikke inn på måloppnåelsen på de omforente overordnede målene for HNH, se vedlegg 2. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 23
- Fra RF 13.50 får man oversikt over hvor mye budsjettmidler som er brukt av hhv. nærings- og kraftfondet fordelt på fylkeskommunens relativt finmaskede inndeling i budsjettområder. Det er videre en kobling opp mot de ulike innsatsområdene i felles fylkesplan. - BMS gir informasjon på indikatornivå, og viser områder hvor kommunen ønsker at arbeidet med næringsutvikling skal ha effekt. Man får en god del informasjon når man ser sammenhengen mellom årsrapporten fra HNH, informasjonen i BMS og tallmaterialet fra Rapp 13.50. Basert på den tilgjengelige dokumentasjonen er det imidlertid ikke mulig å synliggjøre at det enkelte prosjekt faktisk har relevans/effekt når det gjelder å nå de overordnede målene, eller om arbeidet totalt sett har hatt relevans/effekt i forhold til å nå de overordnede målene. Kommunen har imidlertid god oversikt over bruken av midler og budsjettkontroll, og det blir dette som i stor grad avspeiler de prioriteringer kommunen har gjort. For å kunne evaluere effekter må det finnes mål som man kan evaluere mot. Kommunens målformuleringer er så bred at nesten alle tiltak faller inn under formålet såfremt det er mulig å bevilge midler iht. vilkårene for bruk av nærings- og kraftfondet. - I et system med mål- og resultatstyring bør overordnede mål konkretiseres på en slik måte at resultatene kan måles, vurderes og følges opp gjennom nødvendige utviklings- og forbedringstiltak. - I den forbindelse vil det videre etter revisors mening være hensiktsmessig å utvikle mer konkrete forslag til tiltak som skal bidra til måloppnåelse. Nå er det i liten grad en konkretisering av hvilke tiltak som skal gjennomføres i kommunens overordnede planverk, og etter revisors mening blir da det operative næringsarbeidet litt vilkårlig i forhold til hvilke prosjekt/søknader som det arbeides videre med. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 24
4 Samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Problemstilling: Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? I dette kapitlet ser vi på kommunens rolle som næringsutvikler og i hvilken grad de klarer å bruke virkemidlene helhetlig og effektivt i samarbeid med relevante aktører. 4.1 Revisjonskriterier Nedenfor blir det gjort rede for hvilke dokumenter revisjonskriteriene for undersøkelsen av kommunes samarbeidsarenaer hentes fra. I sak 44/11 besluttet kommunestyret at næringskonsulenten skulle samlokaliseres i Hemne Næringshage AS og arbeide etter Hemne Næringshage sine mål og forretningsplan. I prospektet som ble utarbeidet i forbindelse med omorganiseringen av næringsarbeidet i kommunen nevnes følgende om bakgrunnen for omorganiseringen: - Samkjøring av felles ressurser, minsket sårbarhet, sikre spisskompetanse. - Hemne kommune har ønske om økt satsing på næringsutvikling - Posisjonering i forhold til regionale og nasjonale programmer, særlig nytt næringshageprogram og samarbeid i regionen - Etablere tilstrekkelig og forutsigbart finansielt grunnlag. Det er videre et uttrykt ønske om samarbeid utover kommunegrensene. I kommunens handlingsplan 2012 2015 står det bl.a. følgende om samarbeidsarenaer: - Hemne kommune ønsker å bestå som selvstendig kommune og å utvikle ulike samarbeidsordninger med nabokommuner i Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal, der man har felles utfordringer. - Det er etablert felles næringsselskap med kommune, næringsforum og næringshage. Næringskonsulenten flytter fysisk til næringshagen ila november i år. Det forventes bedre samordning av arbeidet og enklere tilgjengelighet for brukere. 4.2 Data Hemne Næringshage AS (HNH) har som mål å bli regionens knutepunkt og vekstsenter for utvikling av eksisterende og nye kunnskapsintensive bedrifter. HNH har inngått en samarbeidsavtale med næringshagen i Orkdalsregionen. Dette skal bidra til å styrke - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 25
konkurranseevnen og bidra til at man kan fordele ressursene bedre og få økt utvikling i bedriftene og i regionen. Kommunen skal se sammenhenger mellom ulike sektorer, skape samarbeid mellom ulike aktører, og utvikle strategier for å fremme en ønsket næringsutvikling i Hemne kommune. Rollen som næringsutvikler innebærer bl.a. å etablere møteplasser, identifisere utviklingsmuligheter/problemer knyttet til næringsutvikling, være tilrettelegger for pågående aktiviteter, m.m. I utgangspunktet hadde HNH sin egen forretningsplan, kommunen og HNF sine egne planer. Aktørene jobbet tett sammen, og det ble tatt initiativ til å vurdere ett tettere samarbeid. Ny organisering ble vedtatt, og det ble utarbeidet en felles plattform for dette arbeidet jf. Prospekt ny HNH jan 2012.ppt. Prospekt ny HNH skal bidra til en helhetlig og koordinert næringspolitikk for kommunen. Kommunens operative næringsarbeid er delegert til HNH, og kommunens næringskonsulent skal arbeide for oppfyllelse av HNHs mål og strategier. Daglig leder i HNH mener ny organisering er en fordel for alle partene og mens man tidligere jobbet hver for seg arbeider man nå sammen. Målene i prospektet er vedtatt i styret i næringshagen, næringsforum og kommunestyret. Det er for øvrig ingen vesentlige motsetninger mellom prospektet og kommunens strategiske næringsplan, sier daglig leder HNH. Næringskonsulenten skal arbeide tett sammen med HNH for å nå kommunes mål i forhold til lokal og regional utvikling, og at næringskonsulenten er samlokalisert med HNH bidrar til dette. Selve næringsarbeidet til HNH går ut på å bruke et nettverk, og bistå i forhold til ulike finansieringsordninger, søknader til IN, mm. Annen bistand kan være strategisk rådgivning, markeds- og salgsutviklingsarbeid, mm. Når det gjelder samfunnsutvikling, så sa daglig leder i HNH at de arbeider sammen med kommunen om dette. For eksempel hvis det etterspørres næringsareal/boligareal og dette ikke er tilgjengelig, må det rettes fokus mot dette. Han kommenterer videre at de prøver å se samfunnsutviklingen i sammenheng med de øvrige oppgavene. En helhetlig og koordinert utviklingspolitikk for kommunen fordrer et samarbeid med de andre sentrale aktørene i og utenfor kommunen. HNF representerer bedriftene/næringslivet i regionen, og er en frittstående og selvstendig organisasjon som har til formål å fremme næringslivet i Hemne kommune. HNF har over 70 medlemsbedrifter og skal være et felles talerør overfor kommunen og andre innen næringslivssaker. Næringskonsulenten er observatør på alle styremøter i forumet. HNF også et samarbeid med andre næringsforeningen i regionen. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 26
Og således kan man si at alle sentrale aktører innenfor de aktuelle arbeidsområdene ser ut til å være deltakere i dette nettverket/samarbeidet, og kommunen representert ved næringskonsulenten har i utgangspunktet tilgang til all nødvendig informasjon. Daglig leder HNH forteller om gode informasjonskanaler og en god dialog med aktørene: - Vi har faste mandagsmøter hvor HNH, HNF og kommunen møtes (Hunnes, Merkesnes og daglig leder HNH). Føles som et firma, med felles fremdrift og felles mål. HNH har etter behov møtereferat/notater fra disse møtene, usikker på hva kommunen har. - Vi har et mer helt uformelt ukentlig møte fredager som kalles næringsklekkeriet. I tillegg til oss 3 nevnt ovenfor, deltar rådmann, ordfører og rektoren på skolen i den grad de har mulighet. Vi sitter og spinner på ideer/problemstillinger i forhold til næringsutvikling i kommunen og oppdaterer hverandre gjensidig på saker som berører næringsutvikling. - Eventuelle ideer som tas videre følger selvfølgelig ordinære saksgang. Det synes å være en oppfatning om at omorganiseringen av næringsarbeidet i kommunen har vært positivt. Rådgiver i HNH kommenterte at omorganiseringen av næringsarbeidet og samlokalisering av de som driver med næringsutvikling har vært et viktig grep, det samme med sammenslåingen av den daglige driften av næringsforum og næringshagen. Det er viktig at aktørene innen næringsutvikling er samlet og at mål og oppgaver er samordnet. Ikke minst er det mer ryddig utad. Daglig leder i HNH kommenterer at det innad er en klar arbeidsfordeling, ved at alt som gjelder saksbehandling inn mot kommunen er det den kommunale næringskonsulenten som har ansvar for. Andre saker blir fordelt ettersom hvilket område det er innenfor og hvem som har ansvaret. Noen saker blir kanalisert videre til forumet. Rådmannen kommenterer at kommunen skal være en næringsvennlig kommune, både i forhold til en hensiktsmessig infrastruktur, effektiv tjenesteyting og fornuftige rammebetingelser. Det mer operative næringsarbeidet i kommunen utføres av Hemne næringshage (HNH). Rådmannen forteller videre at det er etablert en rekke samarbeids- og partnerskapsarenaer som på ulike nivå og måter har en rolle i arbeidet for næring og nyskapning i regionen. - Samarbeider tett med Aure kommune om utvikling av næringsareal. - Deltar i ulike delprosjekter i regi av Kysten er klar. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 27
- Ulike samarbeidsarenaer/prosjekter sammen med STFK, Siva og andre kommuner. Rådmannen kommenterer videre at det ikke nødvendigvis er faste møtepunkt med samarbeidspartnere, men at man møtes når det synes hensiktsmessig, altså møter ved behov. Det viktige er et godt nettverk og en god dialog. For kommunen er det også viktig å kunne stille opp hvis noe skjer innenfor næringsområdet. Et eksempel på dette kan være at det dukker opp interessante prosjekter hvor det kreves involvering fra kommunen. Næringskonsulenten kommenterer at det foregår en god del samarbeid utover kommunegrensene. De siste årene er det etablert et samarbeidsorgan mellom Aure og Hemne kommuner om Taftøy næringspark. Både ordførere og rådmenn deltar i samarbeidsorganet. Planen er å utvikle mulighetene i området, både næringsvirksomhet relatert til offshore- og oppdrettsnæringene, adkomst fra sjø og land, fritidsboliger m.m. Det er satt i gang et innflaggingsprosjekt som i første omgang skal kartlegge og markedsføre mulighetene i området. Næringskonsulenten viser også til at det er og har vært en del samarbeid med Hitra og Snillfjord kommuner, samt at det har blitt tatt initiativ til en strategisk næringsplan for Orkdalsregionen, som kommunen vurderer å delta i. 4.3 Revisors vurdering Dagens organisering gir god mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Alle sentrale aktører innenfor de aktuelle arbeidsområdene ser ut til å være deltakere i forskjellige nettverk/samarbeidsformer, og kommunen har i utgangspunktet tilgang til all nødvendig informasjon. Kommunen har også et samarbeid med eksterne aktører når det synes hensiktsmessig. Den uformelle, løpende kontakten mellom kommunen og HNH gir eierne stor grad av mulighet til å styre selskapets aktiviteter på en fleksibel måte. Vi registrerer at både kommunen og selskapene (HNH og HNF) opplever denne kontakten som hensiktsmessig. Den type uformell styring er imidlertid mindre egnet til å ivareta viktige hensyn som etterprøvbarheten for de disposisjonene kommunen gjør som eier, og selskapets eventuelle behov for å ha tydelige, etterprøvbare signaler å forholde seg til. Kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en mer formalisert måte. Det overordnede plandokumentet er viktig i dialogen mellom kommunen og aktørene som utfører det operative arbeidet innenfor næringsutvikling, og bør gi et klart bilde av rammen for arbeidet. Politikerne har mulighet til å legge føringer gjennom å være tydelig i bestillingen og ved at det for eksempel utarbeides mer konkrete handlingsplaner/tiltak for de ulike satsingsområdene. Nå har de valgt å ikke gjøre dette, men heller utarbeide overordnede - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 28
føringer for HNH s arbeid noe som på ingen måte ikke trenger å være uheldig. Så må man imidlertid vurdere om dette er forenelig med rådmannen ønske om mer beskrivelse av resultat slik at man kan forstå effekten av det arbeidet som utføres. Kommunen satser på samarbeid med andre aktører. Dette er hensiktsmessig og i tråd med kommunens handlingsplan. Man kan dra nytte av et større miljø og mer overordnet fokus på næringsutviklingen. Samarbeid mellom kommunene kan også bidra til lønnsom utvikling, den ene kommunen kan ha boligareal, den andre næringsareal. Man kan generelt sett få til større satsinger og derved få enda større effekt utav de midlene som bevilges. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 29
5 Høring Foreløpig rapport ble oversendt rådmannen til høring 02.10.13 med høringsfrist 16.10.13. Revisor har mottatt høringssvar fra rådmannen datert 16.10.13. Høringssvaret er tatt inn som vedlegg 4 til rapporten. Revisor mener høringssvaret gir utfyllende informasjon på noen områder som rapporten berører. Likevel inneholder ikke høringssvaret informasjon som har gjort det nødvendig å endre rapporten, med unntak av siste setning i kapitel 4.2 som er endret i tråd med høringssvaret. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 30
6 Konklusjoner og anbefalinger Kommunen bruker knappe 2 millioner kroner årlig til næringsutvikling. Problemstillingene i denne undersøkelsen har vært å vurdere om kommunen har nødvendig styring med hvordan midlene brukes, og om det er organisert et hensiktsmessig samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen. 6.1 Konklusjon Problemstilling 1: Har Hemne kommune nødvendig styring med næringsutviklingen i kommunen? 6.1.1 Tildeling Tallmaterialet fra RF 13.50 synliggjør at midlene brukes i tråd med fylkesplanens innsatsområder. Etter revisors vurdering brukes også midlene i forhold til kommunes egne overordnede mål, da det ikke er vesentlige avvik mellom mulighetsrommet i fylkesplanens innsatsområder og kommunens egne overordnede mål. Når det gjelder kommunens interne saksbehandling kunne saksbehandler i større grad fulgt kommunens mal/momentliste ved saksbehandling av søknad slik at prosjektets forankring i overordnet planverk, samt resultatforventninger kommer mer tydelig frem. Etter hva vi har forstått, ligger kommunens etiske retningslinjer til grunn for håndtering av spørsmål vedrørende etikk og habilitet. De som forvalter midler til næringsutvikling på vegne/i samarbeid med kommunen gir også uttrykk for at de etiske retningslinjene hensyntas i de vurderingene de gjør. 6.1.2 Rapportering/evaluering Basert på den tilgjengelige dokumentasjonen er det ikke mulig å synliggjøre at det enkelte prosjekt har relevans/effekt når det gjelder å nå de overordnede målene, eller om arbeidet totalt sett har hatt relevans/effekt i forhold til å nå de overordnede målene. For å kunne evaluere effekter må det finnes mål som man kan evaluere mot. I et system med mål- og resultatstyring bør overordnede mål konkretiseres på en slik måte at resultatene kan måles, vurderes og følges opp gjennom nødvendige utviklings- og forbedringstiltak. I den forbindelse vil det videre etter revisors mening være hensiktsmessig å utvikle mer konkrete - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 31
forslag til tiltak som skal bidra til måloppnåelse. Nå er det i liten grad en konkretisering av hvilke tiltak som skal gjennomføres i kommunens overordnede planverk, og etter revisors mening blir da det operative næringsarbeidet litt vilkårlig i forhold til hvilke prosjekt/søknader som det arbeides videre med. Problemstilling 2: Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Dagens organisering gir god mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Den uformelle, løpende kontakten mellom kommunen og HNH gir eierne stor grad av mulighet til å styre selskapets aktiviteter på en fleksibel måte. Vi registrerer at både kommunen og selskapene (HNH og HNF) opplever denne kontakten som hensiktsmessig. Den type uformell styring er imidlertid mindre egnet til å ivareta viktige hensyn som etterprøvbarheten for de disposisjonene kommunen gjør som eier, og selskapets eventuelle behov for å ha tydelige, etterprøvbare signaler å forholde seg til. Kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en mer formalisert måte, ved at det for eksempel utarbeides mer konkrete handlingsplaner/tiltak for de ulike satsingsområdene. Jf. i den forbindelse konklusjonen under problemstilling 1. 6.2 Anbefalinger Operasjonalisere målformuleringer i planverket slik at det i større grad blir mulig å vurdere resultatet av det arbeidet som utføres i forbindelse med kommunens næringsutvikling, herunder bør planene konkretiseres med planlagte tiltak som skal bidra til måloppnåelse under hver strategi. - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 32
Kilder Planstrategi 2012 2016, vedtatt 18.9.2012 Strategisk næringsplan, kommunestyrevedtak K-45/07 Handlingsplan for perioden 2012-2015, Årsbudsjett 2012 - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 33
Vedlegg 1 Mål og handlingsplan for HNH - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 34
Vedlegg 2 Mal/momentliste søknader - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 35
Vedlegg 3 Styringskort Hemne kommune - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 36
Vedlegg 4 Høringssvar fra Hemne kommune - Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 37
- Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 38
- Oppfølging av næringsutvikling i kommunen - 39
Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf. 907 30 300 - www.revisjonmidtnorge.no