Protokoll fra styremøte nr. 4/14-16

Protokoll fra styremøte nr. 4/14-16 Dato/tid : 29. og 30. august Møteramme : lørdag 11:00-19:00, søndag 09:00-16:00 Sted : Ullevaal Stadion, møterom 4018 Innkalt: Kjell Lillestøl President Robert Gelin Rysjedal Visepresident Roger André Strand Styremedlem Christian Johannessen Styremedlem Arild Sørum Styremedlem Helene Lyngmo Styremedlem Arnhild Eiken Styremedlem Christian Hansen Varamedlem Olav Westgård Varamedlem Irene Snekkerlien Jullum Varamedlem Frode Myhre Larsen Generalsekretær Forfall: Helene Lyngmo Styremedlem Arnhild Eiken Styremedlem Christian Hansen Varamedlem Olav Westgård Varamedlem Irene Snekkerlien Jullum Varamedlem

SAKLISTE Saksnr. 60/14-16 Godkjenning av sakliste og innkalling... 3 Saksnr. 61/14-16 Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16... 3 Saksnr. 62/14-16 Vedtak fattet på vedtaksforum... 3 Saksnr. 63/14-16 Regnskap 2014... 5 Saksnr. 64/14-16 Regnskap første halvår 2015... 6 Saksnr. 65/14-16 Tapt arbeidsfortjeneste og godtgjørelse ifm møter og representasjon... 6 Saksnr. 66/14-16 Prokura og signaturrett... 7 Saksnr. 67/14-16 Orienteringssaker... 8 Saksnr. 68/14-16 Vedtak ifm rapporter fra mesterskapene... 9 Saksnr. 69/14-16 Ungdoms- og elitesatsing... 10 Saksnr. 70/14-16 Tilsynssaken... 10 Saksnr. 71/14-16 Organisasjonens utfordringer... 11 Saksnr. 72/14-16 Satsingsprosjekt... 11 Saksnr. 73/14-16 Klubblederseminar... 12 Saksnr. 74/14-16 Blackball... 12 Saksnr. 75/14-16 Eventuelt... 13

Saksnr. 60/14-16 Godkjenning av sakliste og innkalling Styrevedtak i saksnr. 60/14-16 Sakliste og innkalling ble godkjent. Saksnr. 61/14-16 Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16 Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16 ble lagt frem for godkjenning. Styrevedtak i saksnr. 61/14-16 Protokoll fra styremøte nr. 3/14-16 ble godkjent. Saksnr. 62/14-16 Vedtak fattet på vedtaksforum Følgende vedtak er fattet på vedtaksforum (Trello) siden styremøte nr. 3/14-16: Styrevedtak i saksnr. 55/14-16 Det er vedtatt endringer i NBs AFA-kart. Nytt AFA-kart er publisert på NBs hjemmesider.

Styrevedtak i saksnr. 56/14-16 Den formelle engelske oversettelsen av «Norges Biljardforbund» skal være «Norwegian Billiards Federation». Styrevedtak i saksnr. 57/14-16 Trondheim BK innvilges et rentefritt lån på kr. 100.000,- i henhold til Norges Biljardforbunds vanlige utlånsforutsetninger. Styrevedtak i saksnr. 58/14-16 Budsjett for Norges Biljardforbund 2015 er vedtatt og publisert på NBs hjemmesider. Styrevedtak i saksnr. 59/14-16 Os BK innvilges et rentefritt lån på kr. 90.000,- i henhold til Norges Biljardforbunds vanlige utlånsforutsetninger.

Saksnr. 63/14-16 Regnskap 2014 Saksbakgrunn Revidert årsregnskap for 2014 med balanse og noter ble lagt frem for godkjenning. Styrets årsberetning ble lagt frem for godkjenning. Kort gjennomgang av prosjektregnskap med kommentarer fra de ulike områdene. Det påpekes at NB ikke har noen fungerende kontrollkomité. Dette medfører at det ikke kan leveres noe fullstendig årsregnskap for 2014. NIF krever dette for å utbetale restbeløpet av midlene fra Post 2. For øvrig påpekes det at årsregnskap for kommende regnskapsår må være ferdig på et mye tidligere tidspunkt og at regulariteten på styremøtene må legge til rette for at slikt kan skje. Det vises til vedtak i sak nr. 41/14-16. Styrevedtak i saksnr. 63/14-16 Årsregnskap 2014 og styrets beretning 2014 godkjennes.

Saksnr. 64/14-16 Regnskap første halvår 2015 Saksbakgrunn Med bakgrunn i vedtak i sak nr. 41/14-16 skal det lages økonomiske rapporter pr. tertial. Det betyr i utgangspunktet at det ikke skal rapporteres halvårsregnskap. Da det er lenge siden forrige styremøte og rapport for første tertial kun ble lagt ut på Trello som en infosak, synes det allikevel fornuftig å denne gangen rapportere halvårsresultat. Styrevedtak i saksnr. 64/14-16 Halvårsregnskapet blir tatt til orientering. Styret er tilfreds med den økonomiske situasjonen og kontrollen på de enkelte fagområdene. Saksnr. 65/14-16 Tapt arbeidsfortjeneste og godtgjørelse ifm møter og representasjon Det er kommet forespørsel om dekning av tapt arbeidsfortjeneste ved styremøter i NB. Det er også kommet forespørsel om betaling for utført arbeid som leder under mesterskap. Dette er prinsipielle saker som må behandles generelt og ikke for enkeltpersoner. Aktuelle momenter som kan vurderes i denne saken er forventninger til styremedlemmer og landslagsledere samt styrehonorar. Styrevedtak i saksnr. 65/14-16 Styret ber Generalsekretæren utarbeide forslag til kompensasjonsordning for ledere på representasjonsoppgaver samt deltakelse på styremøter.

Saksnr. 66/14-16 Prokura og signaturrett Ved gjennomgang av Brønnøysundregisteret viser det seg at prokura er tildelt styrets leder eller styrets nestleder alene. Det betyr i praksis at det er president eller visepresident alene som kan forplikte organisasjonen i driftssaker. Videre står det ikke angitt noe om signaturrett. Det betyr i praksis at dersom organisasjonen skal forpliktes i saker ut over driftssaker, skal hele styret underskrive. Dette er ikke en praktisk god løsning. Ved forespørsel til NIFs juridiske avdeling er det - i de fleste tilfeller - tilstrekkelig med et styrevedtak på prokura og signaturrett som da senere meldes inn til BRREG gjennom "Samordnet registermelding". Det kan allikevel være fornuftig å implementere en delegering fra Forbundstinget til Forbundsstyret i NBs lov. Styrevedtak i saksnr. 66/14-16 Prokura tildeles styrets leder eller daglig leder alene. Signaturrett tildeles styrets leder, styrets nestleder og daglig leder minimum 2 sammen. Styret legger frem forslag til endring av NBs lov på forbundstinget 2016: Nytt underpunkt 9 i 13: "Tinget gir Forbundsstyret fullmakt til å tildele prokura og signaturrett som ikke har en slik karakter at det omhandles av punkt 8 ovenfor."

Saksnr. 67/14-16 Orienteringssaker Generalsekretæren og/eller utvalgssjefer orienterer kort om følgende temaer: Turneringslederkurs o Orientering om kurset som skal avvikles på Ask 5. og 6. september Aktivitetslederkurs o Orientering om det planlagte kurset som skal arrangeres på Ask i regi av prosjektet Ungdom & Biljard NBs forsikringer o SFF har laget en fellesavtale med Gjensidige Forsikringer og NBs avtaler flyttes dit. Bingo o Bekymring rundt vår avtale med Haugerud Bingo ut i fra kopi av brev fra Lotteriog Stiftelsestilsynet vedr. varsel om stenging og pålegg om stenging. Sponsorarbeid o Orientering om arbeidet som er i gang for å skaffe forbundet nye samarbeidspartnere. Ungdom & Biljard o Status i prosjektet og tildelinger i runde 1 Rapporter EM Senior o Gjennomgang av rapportene fra EM i Portugal Rapporter EM Junior o Gjennomgang av rapportene fra EM i Østerrike Rapport EM Veteran o Gjennomgang av rapportene fra EM i Østerrike Styrevedtak i saksnr. 67/14-16 Styret tok orienteringssakene til etterretning.

Saksnr. 68/14-16 Vedtak ifm rapporter fra mesterskapene I etterkant av årets mesterskap (senior, junior og veteran) er det avholdt møte mellom Sportssjef, Arild Sørum og Generalsekretæren, med formål å se på muligheter for å gjøre satsingen på ungdom og elite bedre. Det har også fra Sportssjefens side blitt bedt om innspill i sakens anledning. Når det gjelder Ungdoms- og elitesatsing vises det til egen sak i Sak 69/14-16. Det fremkom også noen konkrete tanker til praktiske forbedringer rundt forberedelser og gjennomføring av mesterskap. Disse er nevnt under: Ved mesterskap må «research» bedres - sende 1 person i forkant - i hvert fall på "nye" steder. Avklare på forhånd økonomiske rammer. Gi beskjed til alle deltakere. Forbundet bør dekke alle kostnader Kun sportslig satsning. Medfører at ektefeller/kjærester ikke kan være med. Dette bør også gjelde deltakere i Eurotour for de spillere som mottar støtte. I Jr. EM kan spillerens familie være med og også lederes familie. Tydeligere avklaring av roller blant ledere Det skal lages felles rapport til styret dersom det er flere ledere med på turnering/mesterskap. Tydelige beskjeder til hvordan vi forventer at foreldre/familie skal bidra/ikke bidra. Landslagskontrakt må revideres og underskrives. Ikke varighet. Organisasjonsnormer skal underskrives. Styrevedtak i saksnr. 68/14-16 Styret ber Generalsekretæren sammen med sportsutvalget utarbeide instruks til ledere på Junior-, Senior- og Veteranmesterskap. Styret ber også de samme utarbeide landslagskontrakter på de ulike nivåene. Dokumentene legges ut til beslutning på vedtaksforum. Styret vedtar videre at alle kostnader til reise, overnatting og bespisning dekkes av forbundet i forbindelse med mesterskap.

Saksnr. 69/14-16 Ungdoms- og elitesatsing Med bakgrunn i diskusjoner rundt rapporter fra mesterskapene og ønske om å lage en langsiktig, målrettet og strukturert plan for hvordan Norge skal heve det sportslige nivået både på kort og lang sikt, er det diskutert hvordan en slik prosess bør foregå. Diskusjonsnotat ble gjennomgått. Styrevedtak i saksnr. 69/14-16 Styret støtter de fremlagte planene. Det opprettes «Team Norway» i de ulike aldersklasser og grener. Styret går i dialog med Vegar Kristiansen med sikte på å engasjere han som en ressurs i dette arbeidet. Saksnr. 70/14-16 Tilsynssaken NIF sa i sitt forrige møte med NB at ny rapport skulle foreligge innen 20. august for behandling i vårt styremøte. Denne kom 26. august og NIF beklager at de ikke rakk fristen. De bekrefter at de kommer til vårt styremøte på lørdag - representert ved organisasjonssjef Erik Eide - og har satt av tid fra kl. 17:00 til 18:00. Erik Eide (Organisasjonssjef/NIF) deltok i saken og utdypet arbeidet med rapporten og rapportens innhold samt konkluderte med sine forslag til tiltak og videre fremdrift. NIF engasjerte seg ikke i diskusjoner rundt rapportens innhold - noe de da overlot til styret. Styrevedtak i saksnr. 70/14-16 Styret tar rapporten til etterretning og anser det ikke som formålstjenlig å kommentere de enkelte delene av denne. Rapporten videresendes til klubbenes offisielle e-postadresse. Et samlet styre anser med dette saken som avsluttet og oppfordrer hele Biljard-Norge til å gjøre det samme slik NIF også anbefaler i sin konklusjon.

Saksnr. 71/14-16 Organisasjonens utfordringer Se sak 70/14-16 samt innspill fra NIF om videre fremdrift. Styret diskuterte de organisatoriske utfordringene bl.a. i tilknytning til tilsynssaken. Styrevedtak i saksnr. 71/14-16 Styret ønsker å ta dette opp på høstens klubblederseminar. Saksnr. 72/14-16 Satsingsprosjekt Etter diskusjoner i Presidentskapet ønskes det en prioritering av tiltak som vil være med på å styrke organisasjonen på mange forskjellige områder - ikke minst organisatorisk og rekrutteringsmessig. Dette vil igjen styrke klubbledd og sentralledd rent økonomisk. Diskusjonsnotat ble gjennomgått. Styrevedtak i saksnr. 72/14-16 Styret ønsker å ta dette opp på høstens klubblederseminar med mål om å involvere klubbleddet i dette arbeidet.

Saksnr. 73/14-16 Klubblederseminar Saken har tidligere vært oppe til behandling i styret - uten konkret vedtak om dato og innhold (se saksnr. 46/14-16). Presidentskapet har diskutert hvilke muligheter vi har til innhold i seminaret og hvordan vi på en fornuftig måte velger strategien rundt dette. Diskusjonsnotat ble gjennomgått. Styrevedtak i saksnr. 73/14-16 Styret vedtar gjennomføring av klubblederseminar med start 31. oktober kl. 10:00 og slutt 1. november kl. 16:00. Seminaret avvikles sentralt i Østlandsområdet. Presidentskapet utarbeider konkret innhold. Saksnr. 74/14-16 Blackball Det var planlagt et møte mellom Generalsekretær og personer i Blackballmiljøet i uke 35. Dette ble ikke avholdt. Allikevel hadde styret en åpen diskusjon om forbundets forhold til Blackball. Styrevedtak i saksnr. 74/14-16 Styret ber GS om å avklare organisatorisk internasjonal forankring samt avholde møte med personer fra Blackballmiljøet.

Saksnr. 75/14-16 Eventuelt VM rullestol Pool Styret ønsker å ha fokus på økt nasjonal aktivitet i rullestol Pool, men utelukker ikke å arrangere internasjonale mesterskap på et senere tidspunkt.