1 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Til beboerne i Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2012. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. I sameiermøtet har sameierne stemmerett etter sameiebrøk. Saker som kun angår bolig avgjøres av boligseksjonene i fellesskap. Flertallet regnes da etter antall seksjoner, slik at hver av boligseksjonene gir en stemme, jf vedtektenes 14. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Kjørbo Vest Eierseksjonssameie avholdes tirsdag 23. april 2013 Kl. 18:00 på Thon Hotel Oslofjord. Registrering av deltakere fra kl 17:30. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ORIENTERING OM AKTUELLE SAKER Styret har invitert Statens Vegvesen til å orientere om hva som skjer i forbindelse med byggingen av ny motorvei. 3. ÅRSBERETNING FOR 2012 4. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til et vedlikeholdsfond og egenkapital. 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET 6. INNKOMNE FORSLAG / FORSLAG FRA STYRET A) Solskjerming 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av ett styremedlem for 2 år B) Valg av varamedlemmer for 1 år Valgkomiteen vil legge frem forslag C) Valg av valgkomité Oslo, 5. mars 2013 Styret i Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Stein Erik Jensen /s/ Finn-Åge Hermansen /s/ Marius Jensen /s/ Sissel Snarli /s/ Lise Berglund /s/
3 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Stein Erik Jensen Urds Vei 12 Styremedlem Finn-Åge Hermansen Jongsåsveien 2 H Styremedlem Marius Jensen Jongsåsveien 2 K Styremedlem Styremedlem Sissel Snarli Lise Berglund Jongsåsveien 2 J Jongåsveien 2 F Varamedlem Georg A Ovesen Jongsåsveien 2 J Valgkomite Birger Natvig Jongsåsveien 2 H Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 191 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner i eiendommen Jongsåsveien 2 A M, med gårdsnummer 52, bruksnummer 160 i Bærum kommune. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret med organisasjonsnummer 998 372 828. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Ingen valgt. Styrets arbeid Styret har hatt tilnærmet månedlige møter. I tillegg har det vært ne rekke møter hvor hele eller deler av styret har deltatt knyttet til saker omtalt nedenfor: a. I det ekstraordinære sameiermøtet som ble avholdt i november 2012 fremkom nye opplysninger knyttet til benyttelse av område B som er avsatt til offentlige formål. Statens vegvesen meddelte at det forelå planer om å benytte området til rigging/parkering i forbindelse med utbygging av ny motorvei. Styret har forfulgt saken og vært i møter med både Selvaag, Bærum kommune og Statens Vegvesen. Det arbeides fortsatt med å avklare hvilke løsninger som kan bli aktuelle. Styret vil orientere om status under årsmøtet.
4 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie b. I løpet av 2012 har sameiet overtatt bygningene fra Selvaag Bolig. Det har medført et betydelig arbeid spesielt knyttet til: - Besiktigelse av eiendommen og bygningene - Gjennomgang av garanti/serviceopplegg - Inngåelse av nye driftsavtaler c. I løpet av 2012 har alle leilighetene blitt tatt i bruk. Det har medført et betydelig antall henvendelser knyttet til spørsmål om hvordan opplegget fungerer på Kjørbo Vest. Styret har prøvd å fange opp så mye som mulig på en nyutviklet hjemmeside, men i tillegg har det vært et betydelig av mailer og telefoner. d. Daglig vedlikehold har vært en utfordrende oppgave. Det er inngått avtale med Asker & Bærum Vaktmesterkompani, men i tillegg har det vært mange utfordringer knyttet til å respektere gjeldende husordensregler. e. Det er fremlagt tilbud på både en markis- og en glassløsning på terrassene. Interessen synes å være betydelig og bør medvirke til en bedre bokvalitet. ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2013. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i deler av 2011 og 2012 var til sammen kr 5.295.306,-. Avvikene mot budsjettet er marginale Andre inntekter består i hovedsak av engangsinnbetalinger ved innflytting. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr 3.591.618,-. Avvikene mot budsjettet er i hovedsak positive og er dels knyttet til spesielle forhold i et oppstartsår og lavere forbruk av energi. Drift og vedlikehold er lavere enn budsjettet da de fleste kostnadene er «fanget opp» av garantiavtaler. Resultat Årets resultat på kr 1.709.807,- foreslås benyttet på følgende måte: - kr 1.500.000,- settes av på et vedlikeholdsfond. - kr 209.807,- føres som opptjent egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2012 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
5 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2013. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I 2013 er samtlige seksjoner ferdigstilt og sameiet vil være i full drift i hele perioden. Dette gir en generell økning av inntekter og påfølgende kostnader. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 700.000,- til større vedlikehold som omfatter et estimat for å bevare dagens kvalitet på eiendommen og bygningsmassen. Kommunale avgifter i Bærum kommune Vann- og avløpsavgiften og renovasjonsavgiften er uendret for 2013. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2012. Forsikring Forsikringspremien for 2013 har økt noe. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Lån Sameiet har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS (pr. 1.1.2013) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader Budsjettet er basert på en økning av felleskostnadene på 5 % f.o.m. 1. juli 2013. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 5. mars 2013 Styret i Kjørbo Vest Sameie Stein Erik Jensen /s/ Finn-Åge Hermansen /s/ Marius Jensen /s/ Sissel Snarli /s/ Lise Berglund /s/
8 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie RESULTATREGNSKAP 12.12.2011-31.12.2012 DRIFTSINNTEKTER: Note Regnskap Budsjett Budsjett 2011/2012 2012 2013 Innkrevde felleskostnader 2 4 711 592 4 734 000 6 507 000 Andre inntekter 3 583 714 573 000 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 5 295 306 5 307 000 6 507 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-19 740-20 000-42 000 Styrehonorar 5-140 000-140 000-300 000 Revisjonshonorar 6-5 489-10 000-10 000 Forretningsførerhonorar -103 453-157 000-210 000 Konsulenthonorar 7-7 140 0-10 000 Drift og vedlikehold 8-453 976-760 000-700 000 Forsikringer -324 291-362 000-475 000 Kommunale avgifter 9-639 343-681 000-913 000 Energi/fyring 10-1 201 321-1 470 000-1 800 000 Kabel-/TV-anlegg -205 732-481 000-646 000 Andre driftskostnader 11-491 133-515 000-750 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -3 591 617-4 596 000-5 856 000 DRIFTSRESULTAT 1 703 689 711 000 651 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 6 118 0 50 000 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 6 118 0 0 ÅRSRESULTAT 1 709 807 711 000 701 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 1 709 807
9 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie BALANSE EIENDELER Note 2012 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 23 974 Kundefordringer 0 Kortsiktige fordringer 13 4 429 Driftskonto i OBOS 626 150 Sparekonto i OBOS 1 501 535 SUM OMLØPSMIDLER 2 156 088 SUM EIENDELER 2 156 088 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 1 709 807 SUM EGENKAPITAL 1 709 807 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 187 519 Leverandørgjeld 252 762 Annen kortsiktig gjeld 14 6 000 SUM KORTSIKTIG GJELD 446 281 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 156 088 Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 OSLO, 5. mars 2013, STYRET FOR KJØRBO VEST EIERSEKSJONSSAMEIE STEIN ERIK JENSEN /s/ FINN-ÅGE HERMANSEN /s/ MARIUS JENSEN /s/ SISSEL SNARLI /s/ LISE BERGLUND /s/
10 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER 2011/2012 Garasjeplasser 225 540 Felleskostnader 4 001 630 TV/Bredbånd 484 422 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 4 711 592 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Portåpner 1 950 Felleskostnad seksjon 183 14 764 Oppstartskapital til sameiet 2012 372 000 Oppstartskapital til sameiet 2011 195 000 SUM ANDRE INNTEKTER 583 714 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -19 740 SUM PERSONALKOSTNADER -19 740 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr 140 000. I tillegg har styret fått dekket styremiddag for kr 7 269 jfr. Note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 5 489. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -7 140 SUM KONSULENTHONORAR -7 140
11 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD 2011/2012 Drift/vedlikehold bygninger -286 220 Drift/vedlikehold elektro -20 761 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -20 750 Drift/vedlikehold heisanlegg -94 106 Drift/vedlikehold brannsikring -3 093 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -29 047 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -453 976 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER 2011/2012 Vann- og avløpsavgift -504 188 Renovasjonsavgift -135 155 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -639 343 NOTE: 10 ENERGI / FYRING 2011/2012 Fjernvarme -1 022 724 Elektrisk energi -178 597 SUM ENERGI / FYRING -1 201 321 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER 2011/2012 Container -8 491 Verktøy og redskaper -2 813 Telefon-/kontormaskiner -11 839 Lyspærer og sikringer -33 058 Vaktmestertjenester -194 024 Renhold ved firmaer -167 312 Snørydding/gressklipping -38 625 Andre fremmede tjenester -6 323 Trykksaker -3 514 Andre kostnader tillitsvalgte -7 269 Andre kontorkostnader -8 786 Telefon/bredbånd -2 093 Porto -5 168 Bankgebyr -1 690 Velferdskostnader -130 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -491 133
12 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 3 399 Renter av sparekonto i OBOS 1 535 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 163 Renter av driftskonto i OBOS 2011 21 SUM FINANSINNTEKTER 6 118 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Felleskostnader desember seksjon 183 4 429 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 4 429 NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Dobbelt betalt (refunderes i 2013) -6 000 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -6 000
13 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Forslag til sameiermøtet A) Solskjerming Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å fastsette sameiets leverandør
14 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Orientering om sameiets drift. Styrets arbeid Styrets oppgave er å følge opp de oppgavene som er angitt i vedtektene og som blir besluttet på årsmøtene. I det første hele året har oppgavene blitt supplert med oppdrag knyttet til overtagelse av sameiet fra Selvaag bolig og tilrettelegge for at dirften kommer inn i et effektivt spor. Styret Styret har så langt ingen faste kontortider, men er tilgjengelig på forespørsler på mail eller per telefon. Styremedlemmenes ulike ansvarsområder vil fremkomme av sameiets hjemmeside. Styremedlemmenes mailadresse og telefonnummer fremkommer av hjemmesidene. Vaktmestertjeneste Vaktmesterselskapet ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til avtale og stillingsbeskrivelse. Vaktmester kan kontaktes på telefon 67 15 00 88 eller morten@abvk.no Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid. Hjemmeside Sameiet har en egen hjemmeside.- http://kjorbovest.herborvi.no Vi oppfordrer alle til å følge med på hjemmesidene. Styret vil i løpet av kort tid kjøpe domenet www.kjorbovest.no for sameiets hjemmeside. Parkering Under siste årsmøte ble det enighet om hvilke regler som skal gjelde for parkering. Vi ber alle om å respektere de beslutninger som er tatt. Det arbeides med å finne frem til hvordan vi kan forbedre opplegget utendørs. Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles ved å kontakte styret. Skilt til ringeklokke og postkasse bestilles som angitt på hjemmesidene. Andre tjenester I den grad noen har behov for bistand i sin leilighet kan vaktmester kontaktes. Se hjemmesidene. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5450060. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet.
15 Kjørbo Vest Eierseksjonssameie Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.