Namsos kommune Byggesak, kart og oppmåling Saksmappe: 2007/2374-15 Saksbehandler: Jannicke Neteland Olsen Saksframlegg Arkitektkonkurranse sjøfronten Namsos - Informasjon om prosessen og oppnevnelse av to jurymedlemmer Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Som politiske medlemmer i juryen for arkitektkonkurranse sjøfronten oppnevnes: 1. 2.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat N 28.02.2007 Referat fra møte med Verftsgata 17 Jannicke Neteland Olsen AS S 04.05.2007 Arkitektkonkurranse - sjøfronten, Namsos sentrum I 05.06.2007 Vedr. Namsos kommunestyre - Vestre Havn Bygg AS 21.05.2007 - utvalgs sak nr. PS 43/07 - Arkitektkonkurranse - sjøfronten, Namsos sentrum N 22.08.2007 Notat ang. prekvalifisering til Helge Guntvedt arkitektkonkurranse N 12.03.2008 Kvalifikasjonsgrunnlag Ståle Ruud N 12.03.2008 Planprogram Ståle Ruud U 18.03.2008 Invitasjon til konkurransekomitéen Multiconsult AS m.fl. for arkitektkonkurranse for sjøfronten Namsos. U 18.03.2008 Kunngjøring - Invitasjon til Frantz annonsebyrå prekvalifisering til arkitektkonkurranse for sjøfronten i Namsos N 14.03.2008 Fremdriftsplan, budsjett og roller Ståle Ruud X 14.03.2008 Mottakskontroll for anmodning om prekvalifisering U 28.03.2008 Invitasjon til lokale arkitektkontor til Arcon Prosjekt AS m.fl. prekvalifiseringsrunde - Arkitektkonkurranse sjøfronten i Namsos X 19.03.2008 Fremdriftsplan N 27.03.2008 Revidert kvalifikasjonsgrunnlag Ståle Ruud (versjon 2) X 02.04.2008 Anonymiserte spørsmål og svar S 02.04.2008 Arkitektkonkurranse sjøfronten Namsos - konkurranseutvalgets mandat, jury og budsjett X 04.04.2008 Anonymiserte spørsmål og svar 2 I 15.04.2008 konkurranse Ole Møystad I 09.04.2008 Arkitektkonkurranse - Sjøfronten i Namsos, merknad vedrørende Vestre Havn Vestre Havn Bygg AS
Vedlegg 1 Revidert kvalifikasjonsgrunnlag (versjon 2) 2 Mottakskontroll for anmodning om prekvalifisering 3 Fremdriftsplan 4 Arkitektkonkurranse - sjøfronten, Namsos sentrum (saksframlegg) Saksopplysninger Kommunestyret vedtok 24.05.07 gjennomføring av arkitektkonkurranse for området fra Nexans til og med Vestre Havn, og innlemmet kvartalet til fylkesbilbygget og Verftsgata (ekskludert parsell Småbåthavna Orientkrysset) i planområdet (vedlegg 1 s.11). Det ble i samme møte vedtatt at det skal utarbeides et planprogram for arkitektkonkurransen. Planprogrammet må beskrive følgende: Kommunen og sentrum, bakgrunn for konkurransen, mål for konkurransen, rammer for konkurransen, praktiske opplysninger og bedømming. Et budsjett på kr. 500 000,- ble vedtatt der Namsos kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune har gått inn med lik andel. Arkitektkonkurranser reguleres av Forskrift om offentlige anskaffelser (For 2006-04-07 nr 402) (Videre i saksframlegget referert til som forskriften ). Anskaffelsen reguleres etter Del II i forskriften: Anskaffelser under EØS- terskelverdiene og uprioriterte tjenester. En arkitektkonkurranse defineres som en plan- og designkonkurranse i henhold til forskriftens 4-2 bokstav g, og reguleres derfor også i henhold til kapittel 23 som er spesialregler for slike konkurranser. Konkurransen er blitt utlyst i Doffin (Database for OFFenlige INnkjøp) i henhold til 23-1.3 bokstav b og 9-1. Hensikten med saksfremlegget er å gi informasjon om prosessen og oppnevnelse av to politikere å til sitte i juryen. Vurdering VALG AV KONKURRANSEFORM/ ANSKAFFELSESPROSEDYRE Arkitektkonkurranser kan arrangeres på flere måter. To typiske eksempler er åpen konkurranse der alle som vil leverer forslag til utforming, og begrenset konkurranse der noen tilbydere velges til å inngi besvarelse/tilbud etter en prekvalifiseringsrunde. Ut i fra den aktuelle konkurransens budsjett har en i samråd med Norske arkitekters landsforbund (NAL) kommet frem til at begrenset konkurranse er den mest egnelige konkurranseformen. Begrunnelsen er at en åpen konkurranse vanligvis krever større budsjett, både til premiering og administrering/gjennomføring, enn det som er vedtatt for konkurransen om sjøfronten i Namsos. Et poeng med arkitektkonkurranse for sjøfronten i Namsos er at besvarelsene skal ha en realisme i seg - at ideene skal være gjennomførbare. Som skissert i utredingen av sak 06/02098-002, behandlet i kommunestyret 24.05.07, har en i planleggingen av konkurransen tatt sikte på at vinnerforslaget skal legges til grunn for en ny reguleringsplan for deler av området, (Bråholmen). En har derfor valgt å karakterisere konkurransen som en begrenset prosjektkonkurranse. Begrepet prosjektkonkurranse betyr at etter konkurransen er gjennomført kan den vinnende kandidat tildeles et oppdrag. En løsning der vinneren har mulighet for å få tildelt et oppdrag etter endt konkurranse vil også gi større intensiv og interesse for å delta. I henhold til forskriftens 4-2 bokstav g må vinneren av en arkitektkonkurranse kåres av en jury. Juryens avgjørelse kan være bindende eller innstillende. Bindende må forstås dit hen at vinnerens forslag skal legges til grunn for oppdraget som skal tildeles, og at vinneren får kontrakten etter forhandlinger. Innstillende må forstås som at formannskapet kan velge om kontrakten skal tildeles vinneren eller ikke. Dersom formannskapet ikke tildeler kontrakten til vinneren, kan en verken velge en annen vinner eller tildele kontrakten til nummer to eller tre. En
slik situasjon må forstås dit hen at kommunen da må foreta en ordinær anskaffelse til reguleringsoppdraget. Det kan eventuelt åpnes for nye forhandlinger med vinneren. En fruktbar løsning i den aktuelle konkurransen er at juryens avgjørelse er innstillende. Det vil si at kommunestyret står fritt til enten å akseptere eller forkaste vinnerens tilbud på reguleringsarbeid og at vinnerens løsning legges til grunn for reguleringsarbeidet (det tas likevel sikte på at kommunen forbeholder seg retten til å bruke alle de tre løsningsforslagene). Før formannskapet avgjør om tilbudet skal aksepteres eller ikke, inviteres vinneren til å delta i forhandlinger i henhold til forskriftens 11-9: Ved tjenestekontrakter som skal tildeles vinneren eller en av vinnerne etter en gjennomført plan- og designkonkurranse, jf. 23-1 (plan- og designkonkurranse), kan oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger uten forutgående kunngjøring. Alle vinnerne i konkurransen skal inviteres til å delta i forhandlingene. Budsjett for reguleringsarbeidet vedtas av formannskapet samtidig som oppdraget eventuelt tildeles. En tar sikte på utbetaling til reguleringsarbeid i 2009, og det avsettes derfor midler i budsjettet for 2009. For at kommunen skal ha et forhandlingsgrunnlag kan en velge følgende løsning: utvalgte kandidatene/teamene leverer anonyme og separate besvarelser og tilbud på reguleringsarbeid. Kommunen har da mulighet for å se hva de tre kandidatene tilbyr prismessig og en kan forhandle med vinneren ut i fra det, saken fremmes i kommunestyret. ØKONOMI OG ANTALL DELTAKERE På grunn av flere store parallelle prosjekt har kommunen selv ikke arbeidskapasitet til å utføre alle oppgavene i tilknytning til konkurransen innefor tidsrammene tilskuddet fra fylkeskommunen gir, eller tidsnok for de aktører som blir økonomisk berørt av prosjektet (avventing av eiendomsutvikling pga arkitektkonkurransen). En har derfor forespurt Gunhild Kvistad v/multiconsult AS om å bistå i arbeidet i rollen som sekretær for konkurranseutvalget. Spørsmålet har da vært om en kan redusere premiene eller antall deltakere i konkurransen for å redusere kostnadene. For at konkurransen skal avholdes etter forskriftens 8-6.3 må en ha minimum tre deltakere for å sikre reel konkurranse. En har derfor gått fra tanken om fire deltakere til kun tre deltakere. Premiesummen vil gjenspeile den innsatsen som skal legges i arbeidet til deltakerne. Kr. 100 000,- ekskludert mva i premiesum til hver av de tre deltakerne er valgt for at potensielle kandidater skal finne konkurransen interessant, og at dyktige aktører ikke uteblir. REGLER, ROLLER OG MANDAT FOR KONKURRANSEN Forskriftens 23-1.4 kreves at det utarbeides regler for konkurransen som skal fastsettes og utleveres til de som er interessert i å delta i konkurransen. Ettersom man har valgt en konkurranseform med prekvalifisering har en utarbeidet et kvalifikasjonsgrunnlag (vedlegg 1) med regler for prekvalifiseringsrunden. Kvalifikasjonsgrunnlaget er lagt ved utlysningen i Doffin. Tre kandidater vil bli invitert til å inngi besvarelse/tilbud. Vurdering av anmodningene vil bli organisert på følgende måte: Minimum 2 personer åpner anmodningen og krysser av i skjemaet mottakskontroll (vedlegg 2) etter hvorvidt påkrevd dokumentasjon er vedlagt. Anmodningene sendes så til konkurranseutvalget. KONKURRANSEUTVALG
Konkurranseutvalget er et arbeidsutvalg, satt sammen av prosjektleder, der en planlegger at følgende oppgaver skal utføres: oppgave 1. foreta en vurdering av anmodningene i henhold til kapittel 3 og 4 i kvalifikasjonsgrunnlaget og velge ut de tre best kvalifiserte kandidatene. Oppgave 2. utarbeide planprogram. Det ble nevnt innledningsvis hva planprogrammet må inneholde, blant annet fastsetter det regler for innlevering, kriterier for bedømming av besvarelsene til de tre tilbyderne og sammensetning av jury. Planprogram og konkurransegrunnlag er to uttrykk for samme dokument og betegnelsene brukes om en annen. Konkurranseutvalget skal ha første arbeidsmøtet 9.april. Utvalget består av Jannicke Neteland Olsen (prosjektleder/arealplanlegger), Gunhild Kvistad (sivilarkitekt, Multiconsult as), Ståle Ruud (teknisk sjef), Terje Adde (kultursjef), Siw Bleikvassli (leder faste utvalg for plansaker), Åste Marie Lande (leder for serviceutvalget), Grete Sildnes (arkitekt, Nord-Trøndelag fylkeskommune) og Torbjørn Røsdal (Havnevesenet). Konkurranseutvalgets arbeidsplan og fremdrift går frem av vedlegg 3 punkt: 2, 6, 7, 9, 11,14, 15, 17, 18, 19 og 20. JURY I henhold til forskriften 23-1.8 skal juryen utelukkende bestå av fysiske personer som er uavhengige av konkurransedeltakerne. Dersom en særskilt yrkesmessig kvalifikasjon kreves for å delta i konkurransen, skal minst en tredel av juryen være i besittelse av samme eller tilsvarende kvalifikasjon. Dette betyr at i en arkitektkonkurranse må minst en tredel av juryen være arkitekt eller landskapsarkitekt. En foreslår videre at det sitter to politikere i juryen, en i posisjon og en i opposisjon for å legge grunnlaget for politisk eierskap til den tidligere omtalte reguleringsplanen. En foreslår følgende jurysammensetning: 1. Leder: Landskapsarkitekt MNLA 2. Sivilarkitekt MNLA 3. Politiker i posisjon 4. Politiker i oposisjon 5. Barns representant 6. Sekretær: Teknisk sjef Seks personer er tilstrekkelig for å danne en god og funksjonell jury. En har vært inne på tanken på åtte-ni jurymedlemmer, der blant annet Namsos sentrumsforening, en tredje arkitekt og en kunstner er med. Da Namsos sentrumsforening er med å legge grunnlaget for konkurransen i konkurranseutvalget er denne interessegruppen allerede representert. Av kostnadsmessige grunner tar en derfor sikte på seks medlemmer. Rådmannen oppnevner to jurymedlemmer av staben, NAL peker ut juryformann. Siste jurymedlem med arkitektbakgrunn tar en sikte på å hente fra fylkeskommunen. Litt om juryens oppgaver: - Bedømme de tre kandidatene ut i fra de kriterier som gis i planprogrammet. - Være uavhengig i sine uttalelser. - Bruke sine respektive fag- og kompetanseområder i bedømmingen. - Kåre vinneren. - Innstillingen skal følges av en rapport som beskriver kandidatenes forslag og begrunner valget av vinner. Juryleders oppgaver vil være å kalle juryen inn til møter og lede møtene. Jurysekretærens oppgaver vil være å skrive referat fra møtene og skrive innstilling og rapport.
Fremdriftsplan Juryarbeid Dato Samling med jury, omvisning konkurranseområde, byvandring og servering 19.06 Innlevering av konkurranse 12.09 Jurysamling 1 ( Juryleder kaller inn) Uke 38 Jurysamling 2 ( Juryleder kaller inn) Uke 40 innstilling og referat ferdigstilt av jurysekretær 16.10 FORMANNSKAPET Formannskapet vedtar planprogrammet. Ja eller nei til vinnerens tilbud på reguleringsarbeid. Miljømessig vurdering Saken har på dette stadium ingen utpreget miljøpåvirkning. Det som kan nevnes er den påvirkning de organisatoriske aktivitetene medfører, hovedsaklig transport av folk til møter o.l. Miljømessige hensyn som ønskes ivaretatt i besvarelsene til arkitektkonkurransen beskrives i planprogrammet. Hege Sørlie Rådmann Ståle Ruud teknisk sjef