KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Lisenser og lisensforvaltning Anskaffelse 10/2015 Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg 1: Statens standardavtaler Bistandsavtalen, SSA-B Vedlegg 2a: Bilag til SSA-B Vedlegg 2b: Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 Oppdragsgiver... 3 Anskaffelsens formål og omfang... 3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 Kontrakt... 4 1.1.1 Kontraktsperiode... 4 1.1.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.1.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)... 4 Kunngjøring... 4 Tilleggsopplysninger... 4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 Prosedyre... 5 Tilbudsfrist... 5 Innlevering av tilbud... 5 Ønsket presentasjonsform... 6 Vedståelsesfrist... 6 Deltilbud... 6 Alternative tilbud og minstekrav... 6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 Opplysningsplikt... 6 Taushetsplikt... 6 Offentlighet... 7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 Andre kvalifikasjonskrav... 8 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 Registrering av tilbud... 9 Tildelingskriteriene... 9 Evaluering: Hvert kriterium vil bli evaluert etter en skala fra 1 til 10 der 10 er beste score. 9 5 TILDELING AV KONTRAKT... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET Oppdragsgiver GIEK (Garantiinstituttet for eksportkreditt) fremmer norsk eksport og investeringer i utlandet gjennom å stille garantier på vegne av den norske stat. GIEK har søsterorganisasjoner i alle OECD-land. Den totale garantirammen er nå på 173 milliarder kroner og de største brukerne av GIEKs tjenester er store og små utstyrsleverandører til den internasjonale olje- og gassindustrien, samt maritim virksomhet. GIEK har ca. 90 medarbeidere og er underlagt Nærings- og fiskeridepartementet. For mer informasjon, se vår nettside www.giek.no. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Vera Didriksen E-postadresse : vera.didriksen@giek.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Anskaffelsens formål og omfang GIEK inviterer til åpen anbudskonkurranse for avtale om leie og vedlikehold av Microsoftlisenser med opsjon på kjøp og/eller leie også av andre lisenser. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en leieavtale på Microsoftlisenser (Open Value Subscription (OVS)). I tillegg til en OVS-avtale vil vi inngå avtale med en forhandler om forvaltning og rådgivning relatert til Microsoft-lisenser, med opsjon på det samme relatert til andre lisenser. Avtalene vil bli inngått samtidig og med én totalleverandør. Opsjoner relatert til andre lisenser vil bli effektuert dersom GIEK ser seg tjent med dette, basert på tilbudte priser og kvalitet på de lisenser og tjenester som inngår i opsjonen. Vi vil forbeholde oss retten til å utløse opsjonene delvis, og for eksempel kunne kjøpe enkelte lisenser fra andre forhandlere. GIEK har i dag et fullt virtualisert produksjonsmiljø basert på VMwares nyeste teknologi, hvor klientmiljøet i sin helhet er basert på VMware View 6.x, og hvor servermiljøet også er basert på VMware. Pr. i dag har vi ca. 45 virtuelle Windows-servere. Ca. 90 ansatte benytter forskjellig terminalutstyr for å koble seg til produksjonsmiljøet, det være seg arbeidsstasjoner inkludert tynne klienter, nettbrett og såkalte zero-klients. GIEK skal ved kontraktsinngåelsen, så langt vi har oversikt over per i dag, inngå leie- og vedlikeholdsavtale om de lisenser som er spesifisert i prisskjemaet, jf. Bistandsavtalens Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser, men med mulighet for tilleggskjøp av andre relevante produkter i løpet av avtaleperioden ved behov. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Den forhandler/lisenspartner som velges må ha god kompetanse som er relevant for GIEKs tekniske miljø og driftssituasjon, samt ha god forståelse av hvordan lisenser i et virtuelt miljø skal være. Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt Aktivitet 19. juni 2015 Kunngjøring av konkurranse 31. juli 2015 kl. 12.00 Tilbudsfrist Uke 32-34 Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud August 2015 Valg av tilbud Uke 34 Utsendelse av tildelingsbrev Ca. to uker etter tildeling Karensperiode September 2015 Kontraktsinngåelse 1. oktober 2015 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. Kontrakt 1.1.1 Kontraktsperiode Vår nåværende avtale avsluttes 30. september. En ny OVS-avtale skal ha en varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år. Avtalen med forhandler/leverandør skal også ha en varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år. 1.1.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vedrørende Microsoft-lisensene vil bli regulert av Microsofts standardvilkår, OVS. Leverandøren bes vedlegge kontraktsvilkårene. Avtaleforholdet mellom forhandler/leverandør og GIEK, vil baseres på Statens Standardavtale SSA-B. 1.1.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 10/2015 Lisenser og lisensforvaltning", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest to uker før tilbudsfristen. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i www.doffin.no 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 31. juli 2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket 10/2015 Lisenser og lisensforvaltning. Det er ikke behov for å sende inn hele tilbudet i papirformat bortsett fra signert tilbudsbrev som skal leveres på papir. I tillegg til tilbudsbrevet, skal det leveres en elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/minnepenn eller annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal leveres til: Navn: Garantiinstituttet for eksportkreditt GIEK v/ resepsjonen 4. et. Adresse: Dronning Mauds gate 15, 0122 OSLO Tilbud kan også leveres pr. post til følgende adresse: Navn: GIEK v/ Vera Didriksen Adresse: PB 1763 Vika, 0122 OSLO Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
Ønsket presentasjonsform Dokumentasjon filnr. Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatt- og merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring jf. punkt 3 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, (firmaattest) jf. punkt 3 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3. 3 Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3. 4 Leverandørens svar på kravspesifikasjonen relatert til tildelingskriteriet 5 "Tjenestekvalitet": CV og informasjon om tilbudt personell Leverandørens svar på kravspesifikasjonen relatert til tildelingskriteriet 6 "Tjenestekvalitet": Beskrivelse av rutiner, leveransemodell, kvalitetssikring osv. Eventuell SLA kan også vedlegges her. Leverandørens utfylte prisskjema, SSA-B Bilag 4 Pris- og prisbestemmelser. 7 Sladdet utgave av det totale tilbudet 8 (ikke kvalifikasjonsdokumentasjonen) Merk filene med korrekt beskrivende navn i den grad dette er mulig. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder etter tilbudsfristen. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse i denne konkurransen. Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet (se ovenfor). Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha 1. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og tilfredsstillende som baserer seg på siste kjente regnskapstall. økonomisk og finansiell stilling. eller 2. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning, samt eventuell nyere relevant informasjon. Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring med tilsvarende oppdrag Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år. På listen skal følgende opplysninger fremkomme: o mottaker av leveransen: bedriftens navn, navn på kontaktperson, telefon og epost-adresse o omfang o leveransens innhold og tidspunkt Referanser kan bli kontaktet ved behov. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Tilbudte priser vil bli evaluert basert på Utfylt prisskjema, jf. SSA-B bilag 4 60 % estimert totalforbruk. Tjenestekvalitet Tilbudt personell skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser. Utover dette vil vi også evaluere bl.a.: SLA/brukerstøtte/kurs, tjenesteutvalg, kvalitetssikringsrutiner/leveransemodell og annet som vil være relevant i forbindelse med en god gjennomføring gjennom hele kontraktsperioden. 40 % - Dokumenteres med CV for tilbudt personell (maks. to personer). Utdanning skal fremkomme av CV'ene, i tillegg til beskrivelser av relevant kompetanse og erfaring med lisensrådgivning. - Beskrivelse av rutiner. Leverandørens SLA kan eventuelt vedlegges. - Beskrivelse av tilbudets Software Assurance og hva som inngår i denne. Evaluering: Hvert kriterium vil bli evaluert etter en skala fra 1 til 10 der 10 er beste score. Pris evalueres etter tilbudt pris. Priser relatert til opsjonene vil medregnes i noen grad, men vektlegges mindre enn øvrige priser. Tilbudet med laveste pris vil få 10 poeng og de andre tilbudene vil få en forholdsmessig score i forhold til dette. Tjenestekvalitet. Vi vil legge særlig vekt på kompetansen til tilbudt personell. I tillegg vil vi vurdere forventet kvalitet på tjenesten. Opsjonene vil medregnes i noen grad. Det beste tilbudet vil få 10 poeng og resterende tilbud får en relativ score i forhold til dette på dette kriteriet. 5 TILDELING AV KONTRAKT Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9