KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I og DEL II (under EØS terskelverdi) FOR KJØP AV TRYKKERITJENESTER FOR LEVERING TIL GÁLDU KOMPETANSESENTERET FOR URFOLKS RETTIGHETER
Om Gáldu Gáldu - Kompetansesenteret for urfolks rettigheter er opprettet som et ledd i norske myndigheters menneskerettighetspolitikk og samepolitikk. Senteret skal øke kunnskapen om og forståelsen for samers og andre urfolks rettigheter. Gáldu er et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter. Gáldu er faglig uavhengig, men administrativt underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Gáldu har fem stillingshjemler med kontorsted i Kautokeino. Gáldus virksomhet går ut på å samle inn og formidle dokumentasjon og informasjon, og gjennom dette bidra til en kunnskapsøkning i befolkningen om urfolks rettigheter Mer om Gáldu finnes her: www.galdu.org Kontaktperson Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal rettes til: Seniorrådgiver Risten Turi Aleksandersen Telefon: 92459798 E-post: rta@galdu.org Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Anskaffelsens formål: Rammeavtale for trykkeritjenester Vi ber om tilbud på rammeavtale for trykking av Gáldu čála og annet informasjonsmateriell. Gáldu čála er et fagtidsskrift som tar opp ulike urfolksrettslige temaer. For de neste årene er planen å utgi 1-2 tidsskrifter pr. år. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no Fremdriftsplan Kunngjøring av konkurransen: 5. mars 2014 Frist for innlevering av spørsmål: 14. mars 2014 Frist for innlevering av tilbud 22. april 2014 kl. 12.00 Åpning av tilbudene 23. april 2014. Frist for vurdering av tilbudene 5. mai 2014 Frist for meddelelse om vedtak til tilbydere 12.mai 2014 2
Frist for innlevering av klage 2. juni 2014 Frist for inngåelse av rammeavtale 11. juni 2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Tilbydere oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Offentlighet Den nye offentleglova som trådte i kraft 1. januar 2009 innebærer en endring for åpenhet om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet om at anskaffelsesprotokollen og tilbudene i en anskaffelse kan unntas offentligheten er endret. Det er fortsatt slik at protokollene og tilbudene i en anskaffelse kan unntas frem til valg av tilbyder er gjort, men fra det tidspunktet tildelingsbeslutningen er meddelt deltakerne i konkurransen, blir protokollen og tilbudene offentlig. Gáldu - kompetansesenteret for urfolks rettigheter, som offentlig oppdragsgiver har likevel plikt til å påse at det ikke gis innsyn i forretningshemmeligheter. På den bakgrunn må derfor tilbyderne sende inn to versjoner av tilbudet. I den andre versjonen av tilbudet skal alle forretningshemmeligheter være sladdet. Den sladdede versjonen blir brukt ved eventuelle innsynsbegjæringer. 3
Forbehold og avvik Dersom tilbyderen en tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå seg sitt tilbud frem til 11. juni 2014 kl. 12.00. Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, trykkeritjenester og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dette skal dokumenteres med skatteattest og merverdiavgiftsattest. 4
En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dette skal dokumenteres med en HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dette skal dokumenteres med en firmaattest. Utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dette skal dokumenteres med årsregnskap for 2011 og 2012, inkludert noter, samt styrets og revisors beretning. Det skal også leveres en kredittvurdering med nøkkeltall fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dette skal dokumenteres med beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dette skal dokumenteres med redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og en redegjørelse av programvare, teknisk utstyr o.l. som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Det skal dokumenteres ved en redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal ha tilstrekkelig miljøkompetanse. Det skal dokumenteres ved å beskrive hvilke tiltak selskapet har gjort for å oppnå mindre forurensning, og eventuelt de sertifikater/godkjenninger som foreligger. Beskrivelse av oppdraget - kravspesifikasjon Avtaleperiode Gáldu ønsker å inngå en rammeavtale for 3 år. 5
Avtaleperioden er 3 år fra 01.07.2014 til 30.06.2017. Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 tre måneders varsel i kontraktsperioden. Oppsigelsen vil være gjeldende fra den 1. i påfølgende måned. Vi ber om tilbud på rammeavtale for trykking av Gáldu čála og annet informasjonsmateriell. Gáldu čála er et fagtidsskrift som tar opp ulike urfolksrettslige temaer. For de neste årene er planen å utgi 1-2 tidsskrifter pr. år. Publikasjonen Gáldu čála omfatter om lag 120 sider + omslag, og trykkes vanligvis på samisk, norsk og engelsk. Trykking er basert på følgende spesifikasjoner: - Fargebilde på omslag/ sort/hvit bilder inne i teksten - Trykkfarger omslag 4+4 (+ ensidig blank ferniss) og innmat 1+1 (sort trykk) - Papirkvalitet på omslag 300g og innmat 115g - Limfresing / 50 eksemplarer med hull - Levert på pall i Kautokeino - Opplag på 250 pr språk Vi ønsker en beskrivelse av hvordan leverandøren jobber med trykkerioppdrag fra de får tekst fra oppdragsgiver til ferdig trykket produkt. Dette inkluderer spesielt rutiner for samarbeid med oppdragsgiver om trykksaken og rutiner for kvalitetssikring ved trykkerioppdrag. I beskrivelsen skal det også komme frem anslått tidsbruk på ferdigstillelse av produkt fra tekst mottas fra oppdragsgiver. Ved noen trykkeoppdrag vil det være behov for fysiske møter mellom oppdragsgiver og leverandør. Dersom dette vil medføre ekstra kostnader for oppdragsgiver så bes det spesifiseres i tilbudet. Videre ønsker vi en redegjørelse for løsninger og hvordan leverandør kan bistå med tilrettelegging av tidsskrift for publisering på våre hjemmesider, slik at Gáldu Čála kan leses som en elektronisk bok. Vi ønsker en beskrivelse over hvilke plattformer løsningen kan bruker på (feks. PC, nettbrett, smarttelefoner osv). Vi ønsker også en beskrivelse om hva løsningen støtter av tilleggsfunksjoner som for eksempel illustrasjoner, lyd, film, notater, bokmerker. Vi ønsker en redegjørelse for hvordan leverandøren ser for seg at de kan bistå med grafisk arbeid i forbindelse med trykkerioppdrag. I tillegg ønsker vi en redegjørelse av nøkkelpersonells kompetanse på grafisk arbeid i forbindelse med trykking. Dersom leverandøren har tilgang til bildearkiv, så ønsker vi en beskrivelse av dette, evt. webadresse til bildearkiv. Gáldu čála blir trykket på flere språk, og det er et krav at leverandøren har utstyr som kan håndtere bokstaver som finnes i nord-, lulesamisk, spansk og russisk. Kunnskaper i engelsk, samisk, russisk og spansk blant nøkkelpersonell i forbindelse med trykking vil være positivt. 6
Informasjonsmateriell kan være informasjonsbrosjyrer, roll-ups etc. For informasjonsmateriell ber vi om en generell prisliste på trykking av forskjellige typer informasjonsmateriell. Omfang av tjenesten Omfang vil variere, men antas å ligge i gjennomsnitt rundt 200 000 kr eks. mva. pr år. Betalingsbetingelser Det er ønskelig at det utstedes en faktura pr. trykkingsoppdrag. Hovedregelen er at det på hver faktura skal skrives et bestillingsnummer som identifiserer hvem skal ha fakturaen til behandling. Dersom annet bestillingsnavn ønskes benyttet skal denne oppgis særskilt. Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak i Elektronisk handels-format" (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. E-post adresse: efb-hamar@dfo.no. Gáldu aksepterer ikke fakturagebyr, ekspedisjonsgebyr etc. Gáldu forbeholder seg retten til å avvise og returnere faktura uten tilstrekkelige opplysninger (for eksempel at bestillerreferanse ikke er oppgitt). Kriterier for kontraktstildeling Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Leveringsevne og service: (50%) - Anslått tid på ferdigstillelse av produkt fra tekst mottas fra oppdragsgiver - Kompetanse i grafisk arbeid med tidsskriftet og annet informasjonsmateriell - Muligheter for bruk av (nord-, lule- og sør-) samiske, spanske og russiske bokstaver og spesialtegn. - Mulighet for tilrettelegging av tidsskrift for publisering på våre hjemmesider - Rutiner for kvalitetssikring ved trykkerioppdrag 7
- Rutiner for samarbeid med oppdragsgiver om trykkeoppdrag - Tilgang til bildearkiv som kan brukes som illustrasjonsbilder for et tidsskrift om urfolk - Kunnskaper i engelsk, samisk, russisk og spansk blant nøkkelpersonell i forbindelse med trykking. Pris (40%) - Prisliste for ulike typer oppdrag - Informasjon om hvilke kostnader oppdragsgiver må dekke ved trykkeoppdrag. Miljøkriterier trykksak (10%) - Beskrivelse av hvilke tiltak selskapet har gjort for å oppnå mindre forurensning - Eventuelle sertifikater/godkjenninger som foreligger. Tilbudet Tilbudet skal være på norsk. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal inneholde: - Tilbudsbrev som er datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde leverandøren. - Leverandørens løsningsspesifikasjon - Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. - MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. - HMS-egenerklæring. - Firmaattest. - Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. - Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. - Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. - Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redegjørelse for elektroniske programvare, teknisk utstyr ol. som leverandøren har for å gjennomføre kontrakten. - Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem - Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse Det skal leveres/sendes i lukket, nøytral konvolutt og merket Tilbud på trykkeritjenester. Åpnes kun av adressat Adresse for forsendelse av tilbudet er: Gáldu - Kompetansesenteret for urfolks rettigheter, Hánnoluohkká 45, 9520 Kautokeino. Tilbud skal utarbeides uten omkostninger for Gáldu. 8
Tilbud sendt pr. e-post eller telefaks godtas ikke. For sent innkommet tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet første virkedag etter fristdato. Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede under tilbudsåpningen. Valg av tilbud Gáldu har fri adgang til å velge hele eller deler av hvilket som helst tilbud. Alle tilbud kan forkastes og dette vil eventuelt medføre ny utlysning. Tildeling av kontrakt og begrunnelse Alle tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Vedlegg: 1. HMS - erklæring 9
Vedlegg 1: HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Poststed Organisasjonsnr Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte 10