Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: 08.12.2015 kl. 08:30 Sted: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 15/09715 Til stede: Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Angrim Flaten (AP), Rakel Birkeli Søraker (SP), Turid E. Haugstøyl (H) og Ole Martin Retterholt (FRP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Hovedrevisor Øyvind Nilsen Økonomisjef Vidar Kyrdalen (sak 20/15) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/14974-1 Godkjenning av møteinnkalling 08.12.15 3 Møteprotokoll 2/15 15/14977-1 Godkjenning av protokoll fra møte 06.10.15 4 Saker til behandling 20/15 15/15776-1 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 5 21/15 15/15772-1 Nytt kontrollutvalg for perioden 2015-2019 6 22/15 15/15780-1 Møte- og arbeidsplan for 2016 7 23/15 15/15781-1 Andre orienteringer i møte 08.12.15 8 1
24/15 15/15782-1 Referat- og drøftingssaker i møte 08.12.15 9 Åmli, 08.12.2015 Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av møteinnkalling 08.12.15 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 2/15 Møteinnkalling 08.12.15 godkjennes. Møteinnkalling 08.12.15 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte 06.10.15 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 2/15 Protokoll fra møte 06.10.15 godkjennes. Protokoll fra møte 06.10.15 godkjennes. 4
Saker til behandling 20/15 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 20/15 Redegjørelsen tas til orientering. Økonomisjef Vidar Kyrdalen orienterer om Åmli kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 i møtet. Økonomisjefen kom også innom rådmannens forslag til økonomiplan 2016-2019, samt årsbudsjett for 2016. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål til saken. Redegjørelsen tas til orientering. 5
21/15 Nytt kontrollutvalg for perioden 2015-2019 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 21/15 Møtehandsaming Først ble det foretatt en kort presentasjonsrunde. Sekretariatet og revisjonen ga praktisk informasjon i møtet om følgende: Utsendelse av innkallinger, protokoller og vedtak. Gjennomgang av arbeid fra sist periode Årsmelding/oppsummering av de viktigste sakene knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (selskapskontroll) Oppdatere kontaktinformasjon Samarbeid med politisk og administrativ ledelse Sekretariatets rolle 6
22/15 Møte- og arbeidsplan for 2016 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 22/15 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandag kl. 09:00: 15.02-18.04-26.09-28.11 Sekretariatet gjennomgikk forslag til møte- og arbeidsplan for 2016. Kontrollutvalget vurderer fortløpende om mandag er en egnet møtedag for kontrollutvalget, da mandager også er møtedag for andre kommunale utvalg. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandag kl. 09:00: 15.02-18.04-26.09-28.11 7
23/15 Andre orienteringer i møte 08.12.15 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 23/15 1. Orienteringer fra revisjonen a. Hovedrevisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. b. Forvaltningsrevisor orienterte om forvaltningsrevisjon og arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Sekretariatet foretok en oppsummering/evaluering av opplæringsdagen for nye kontrollutvalgsmedlemmer. Kontrollutvalgsmedlemmene ga gode tilbakemeldinger på opplæringsopplegget og ga utrykk for at det oppleves som nyttig. 3. Orienteringer fra leder a. Leder hadde intet å melde. 8
24/15 Referat- og drøftingssaker i møte 08.12.15 1 Åmli kontrollutvalg 08.12.2015 24/15 1. Innkommen post Ingen post. 2. Neste møte 15.02.16 kl. 09:00 3. Eventuelt a. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 3-4 februar 2016. De som ønsker å melde seg på gjør det så snart som mulig via sekretariatet. b. Teknisk avdeling Personkonflikt/arbeidsmiljø Ber rådmannen orientere om dette i neste møte. c. Tilsynsrapporter kontrollutvalget ber om å få fremlagt aktuelle tilsynsrapporter til orientering i utvalget. d. Eierskapsmelding egen sak i neste møte, der kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å bestille en eierskapsmelding. e. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke hvordan gaver gitt til kommunen blir ivaretatt (f. eks. gaver til helse og omsorgsavdelingen). 9