Møteprotokoll - Møtedato/tid: 29.11.2016 kl 09:00 10:30 Møtested: Fylkeshuset, møterom Kvarts Møtende medlemmer: Tove Eivindsen Olav Huseby Arne Braut Egil Hestnes Ragna Vorkinnslien Møtende varamedlemmer: Michael Momyr (for Hestnes i sak 55) Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Knut Aspås, fylkesrådmann (sak 54) Arkivsak: 16/174 Sakliste: Saksnr. Saktittel 53/16 Referatsaker 54/16 Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon - avtaleoppfølging på innkjøpsområdet 55/16 Plan for selskapskontroll 2017-2018 56/16 Vedtaksoppfølging forvaltningsrevisjon og selskapskontroll pr. 2. halvår 2016 57/16 Møteplan for kontrollutvalget 2017 58/16 Eventuelt
Sak 53/16 Referatsaker 29.11.2016 53/16 Referatsakene tas til orientering. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Sak 54/16 Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon - avtaleoppfølging på innkjøpsområdet 29.11.2016 54/16 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen orientere fylkestinget om hvilke tiltak som er satt i verk på innkjøpsområdet, jf. vedtak i sak 2/16. Fylkesrådmann Knut Aspås orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen orientere fylkestinget om hvilke tiltak som er satt i verk på innkjøpsområdet, jf. vedtak i sak 2/16. Sak 55/16 Plan for selskapskontroll 2017-2018 29.11.2016 55/16
Kontrollutvalget legger planen frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2017-2018, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Trondheim bussterminal AS 2. Anskaffelser i Vigo IKS 3. Filmselskaper 4. Tannhelsetjenestens kompetansesenter Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen i løpet av perioden dersom risikobildet eller hensyn til samarbeid med øvrige eiere skulle tilsi dette. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom selskapskontroll og ordinær forvaltningsrevisjon innenfor tilgjengelige ressurser. Egil Hestnes stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i at han har vært styremedlem i Trondheim bussterminal AS inntil 2014. Kontrollutvalget vurderte enstemmig Hestnes til å være inhabil etter forvaltningsloven 6 1. ledd bokstav a. Det ble stilt spørsmål ved Arne Brauts habilitet med bakgrunn i at han er styremedlem i Tjeldbergodden utvikling AS. På grunn av at Tjeldbergodden utvikling ikke er trukket frem som et aktuelt selskap for kontroll fant utvalget enstemmig at Arne Braut var habil. Egil Hestnes fratrådte møtet, og Michael Momyr møtte som varamedlem. Følgende omforente forslag ble fremmet: Tannhelsetjenestens kompetansesenter gis 3. prioritet. Filmselskaper gis 4. prioritet. Under forutsetning av at innstillinga blir vedtatt av fylkestinget bes sekretariatet legge fram forslag til bestilling av selskapskontroll i Trondheim bussterminal AS og Anskaffelser i Vigo IKS til neste møte. Kontrollutvalget legger planen frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2017-2018, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Trondheim bussterminal AS 2. Anskaffelser i Vigo IKS 3. Tannhelsetjenestens kompetansesenter
4. Filmselskaper Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen i løpet av perioden dersom risikobildet eller hensyn til samarbeid med øvrige eiere skulle tilsi dette. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom selskapskontroll og ordinær forvaltningsrevisjon innenfor tilgjengelige ressurser. Under forutsetning av at innstillinga blir vedtatt av fylkestinget bes sekretariatet legge fram forslag til bestilling av selskapskontroll i Trondheim bussterminal AS og Anskaffelser i Vigo IKS til neste møte. Sak 56/16 Vedtaksoppfølging forvaltningsrevisjon og selskapskontroll pr. 2. halvår 2016 29.11.2016 56/16 Informasjon om oppfølging av saker tas til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp sakene i tråd med vedlagte oversikt og sørge for at kontrollutvalget blir orientert om videre utvikling. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Informasjon om oppfølging av saker tas til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp sakene i tråd med vedlagte oversikt og sørge for at kontrollutvalget blir orientert om videre utvikling. Sak 57/16 Møteplan for kontrollutvalget 2017 29.11.2016 57/16 Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2017: 11. januar (felles med NTFK) 8. februar 7. april 24. mai (felles med NTFK) 21. juni september (felles med NTFK)
27. september 25. oktober 22. november Møtene avholdes ordinært kl 0900-1400 Følgende omforente forslag ble fremmet: Møte 24. mai foreslås flyttet til 22. mai dersom det passer for NTFK. Dersom det ikke passer for NTFK beholdes 24. Møte 21. juni flyttes til 19. juni Innstilling med omforent forslag til endring ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2017: 11. januar (felles med NTFK) 8. februar 7. april 22. mai ( evt. 24. mai)(felles med NTFK) 19. juni september (felles med NTFK) 27. september 25. oktober 22. november Møtene avholdes ordinært kl 0900-1400 Møte 24. mai foreslås flyttet til 22. mai dersom det passer for NTFK. Dersom det ikke passer for NTFK beholdes 24. Sak 58/16 Eventuelt 29.11.2016 58/16 Saken legges fram uten innstilling. Ønske fra fylkeskommunen om innspill fra kontrollutvalgene i fellesskap i
møte 11. januar. Følgende forslag ble fremmet: "Kontrollutvalget ber prosjektleder Trøndelag fylkeskommune orientere i felles møte om aktuelle modeller for sammenslåing av sekretariat og revisjon i de to trøndelagsfylkene." Det ble orientert om innkommet innsynsbegjæring fra avisa Hitra-Frøya. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber prosjektleder Trøndelag fylkeskommune orientere i felles møte om aktuelle modeller for sammenslåing av sekretariat og revisjon i de to trøndelagsfylkene. Protokollen ble gjennomlest og godkjent i møtet.