Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 30/10/2017 SAK NR 29-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Pasientreiser HF 13.09.17 Forslag til vedtak: Protokollen fra styremøtet i Pasientreiser HF 13.09.17 godkjennes. Skien, 23. oktober 2017 Marit Kobro Administrerende direktør
Møteprotokoll for styret i Pasientreiser HF Styre Pasientreiser HF Møtedato 13.09.17 Møtested Tid: Møteleder Referent Radisson Blu Plaza Hotel, Oslo Kl 13.00-16.00 Line Alfarrustad Eirik Andersen Referatdato 13.09.17 Følgende medlemmer deltok: Line Alfarrustad, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Bente Aae, styrets nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Frode Eilertsen, styremedlem, Helse Nord RHF Geir Kristoffersen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Jeanette Holtan, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser HF Alf Olav Uldal, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser HF Fra regionale brukerutvalg deltok: Øystein Kydland, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Sør-Øst Mona Sundnes, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Midt-Norge Fra internrevisjonen deltok: Internrevisor Tove Kolbeinsen Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser HF Øystein Næss, viseadm. direktør, Pasientreiser HF Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser HF Roy Smelien, leder reiser med rekvisisjon, Pasientreiser HF Eirik Andersen, styresekretær Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt
Saker som ble behandlet: Sak 21-2017: Godkjenning av protokoll fra styremøter i Pasientreiser HF 07.06.17, 27.06.17 og fra møte i avviklingsstyret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27.06.17 Protokoll fra styremøter i Pasientreiser HF 07.06.17 og 27.06.17 samt fra avviklingsstyret for Helseforetakenes senter 27.06.17 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Protokollene fra styremøtene i Pasientreiser HF 07.06.17 og 27.06.17 samt fra møte i avviklingsstyret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27.06.17 godkjennes. Sak 22-2017: Virksomhetsrapportering pr 31. august 2017 Per 2. tertial viser måling av selskapets styrende KPIer en økning i antall digitale søknader og en positiv utvikling i kvaliteten i vedtak. IKT-løsningene har også hatt en god stabilitet i perioden. Nær 40 % av alle vedtakene i august ble fattet maskinelt eller med kontroll i Skien, med en saksbehandlingstid under målsatt krav om 14 dager. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid nasjonalt var 24,2 dager i august, en økning på 1,8 dager fra juli. Saksbehandlingstiden i manuell behandling varierer mellom 22,3 og 57,6 dager i de fire regionene. Gjennomførte opplæringstiltak har ført til bedre forutsigbarhet i leveranser av tilleggstjenester, og fra og med uke 34 er ledetiden i digitaliseringssteget under SLA-kravet på 6 virkedager. Styret orienteres om revidert fremdriftsplan for prosjekt Samkjøring i egen sak. Regnskapet per 2. tertial viser et underskudd på 0,7 MNOK, og både det legemeldt og egenmeldte sykefraværet avtar. Det legemeldte sykefraværet er på 3,6 % som er laveste nivå siden august 2016. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. august 2017 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. august 2017 til etterretning. Sak 23-2017: Behandling av personopplysninger - oppfølging av styresak 05-2017 I styresak 05-2017 ble det gjort rede for utfordringsbildet for behandling av personopplysninger innenfor pasientreiseområdet. Den omfattende og varierte behandlingen, med mange ulike aktører, gjør at det er en høy iboende risiko for at det oppstår feil på personvernområdet. På bakgrunn av denne saken, ba styret om en nærmere redegjørelse for Pasientreiser HF sine systemer, rutiner og kontroller for håndtering av krav til informasjonssikkerhet, herunder behandling av sensitive personopplysninger, personvern og tilgangssystemer.
1. Styret tar redegjørelsen om helseforetakets systemer, rutiner og kontroller for håndtering av krav til informasjonssikkerhet, herunder behandling av sensitive personopplysninger, personvern og tilgangssystemer, til etterretning. 2. Styret ber om at det iverksettes en rådgivende ekstern gjennomgang av helseforetakets etterlevelse av ansvar og rutiner relatert til personvernområdet med bakgrunn i gjennomgangen i foreliggende sak. 3. Styret ber om å få fremlagt resultatet av ekstern gjennomgang og handlingsplan i styremøtet i januar 2018. Sak 24-2017: Prosjekt Samkjøring oppdatert fremdriftsplan og økonomisk status (U.off. jf. offl. 23, 1. ledd) Administrerende direktør anser foreliggende sak som godt dekkende for status i prosjekt samkjøring. Som saken belyser vil det være nødvendig med en viss økonomisk styrking av prosjekt og driftsbudsjett som følge av forskjøvet iverksettingstidspunkt for den nye løsningen. Det foreslås at administrerende direktør gis fullmakt til å fullføre prosessen innenfor rammene angitt i saken. 1. Styret tar fremlagte sak om prosjekt Samkjøring til etterretning. 2. Administrerende direktør gis fullmakt til å fullføre prosjektet innenfor de økonomiske rammene som fremgår av saken og under forutsetning av tilgjengelig finansiering i 2018 Sak 25-2017: Status budsjett 2018 I tråd med mottatte milepælsplaner i årshjulet for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper, er Pasientreiser HF i rute med forberedelsene til Budsjett 2018. For etablert driftsansvar, samt vedtatte og implementerte nye løsninger, som Mine pasientreiser, vil foreliggende budsjettsak være godt fundamentert. Administrerende direktør vil kunne fremlegge et endelig budsjettforslag for denne delen av ansvarsområdet i tråd med premisser mottatt så langt for budsjett 2018. Prosessen med budsjett for nye oppgaver knyttet til virksomhetsoverdragelse av området reiser uten rekvisisjon er på nåværende tidspunkt ikke kommet så langt at man kan konkretisere ressursbehovet for Pasientreiser HF for 2018. Det er som følge av dette for tidlig å gi et konkret budsjettestimat. I virksomhetsplanen for 2018/budsjett 2018 vil det være knyttet usikkerhet til videre finansiering av prosjekt Samkjøring, kf.r også omtale av dette i egen styresak 13.09. om prosjektets status. Finansiering av foreslått forlenget prosjektperiode er ikke innarbeidet i dette budsjettestimatet, som er basert på forliggende virksomhetsplan for 2018.
1. Styret tar saken til etterretning 2. Styret ber administrerende direktør og styrets leder om raskt å gå i dialog med eierne for å avklare premisser for finansiering av fullføring av prosjekt samkjøring og av nye oppgaver innen Reiser uten rekvisisjon Sak 26-2017: Datoer for styremøter 2018 og årsplan styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å godkjenne forslag til møteplan for 2018. Årsplan styresaker legges som vanlig frem til orientering. 1. Styret godkjenner fremlagt forslag til møteplan for 2018 med endring gjort i møtet. 2. Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering. Sak 27-2017: Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. august 2017 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 31.08.2017 til orientering. Sak 28-2017: Status for prosess med virksomhetsoverdragelse, reiser uten rekvisisjon Januar 2016 ble det besluttet at ressursene innenfor området reiser uten rekvisisjon skal samles i en juridisk enhet, Pasientreiser HF. I samarbeid med helseforetakene har Pasientreiser HF utarbeidet planer for virksomhetsoverdragelsen med virkning fra 1. januar 2018. De fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene sluttet seg til planforslaget 21. august 2017. Arbeidet med overføringen av oppgavene er startet og styret vil bli holdt orientert om status og risikobildet i kommende styremøter. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken om status for virksomhetsoverdragelse til orientering. Styret tar saken om status for virksomhetsoverdragelse av reiser uten rekvisisjon til orientering.
Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte muntlig om: Oppsigelse mottatt fra viseadm dir Øystein Næss. Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Styreleders orientering Styreleder orienterte om: Lønnsregulering, adm dir, kfr sak 18-2017. Oppsummering av oppfølgingsmøte 1 med eier Styret tar styreleders orientering til orientering. Bente Aae Styrets nestleder Jeanette Holtan Reidun Rømo Frode Eilertsen Alf Olav Uldal Geir Kristoffersen Line Alfarrustad Styrets leder Eirik Andersen Styresekretær