Cicignon Lokalsamfunn Årsmøte for Cicignon Lokalsamfunnsutvalg 13. mars 2014 Kafé Nyt Saksliste 1. Godkjennelse av innkalling og saksliste 2. Valg av møteleder og sekretær 3. Valg av protokollunderskrivere 4. Årsmelding 2013 5. Regnskap 2013 6. Valg av nytt styre 7. Vedtak om regel rundt økonomisk støtte 8. Innkomne saker 1 S i d e
4. Årsmelding 2013 1. Styret: Styrets sammensetning for 2013/2104: Leder + web: Ole Henrik Leister Nestleder: Petter Lohrmann (trakk seg fra styret høsten 2013) Kasserer: Tina Bergstrøm Sekretær: Grethe Aarvig Styremedlem: Iacob S. Iuell Nordby Styremedlem: Knut Møller-Jensen 1. varamedlem: Per Erik Sørensen 2. varamedlem: Kjell Jørgen Holbye 3. varamedlem: Gunnar Bergstrand Revisor 1: Jan Erik Danielsen Revisor 2: Øyvind Aarvig Valgkomite: Hele styret har jobbet med å finne en ny nestleder for neste periode 2. Styremøter: Det har vært avholdt seks styremøter siden forrige årsmøte (7. mars 2013): Torsdag 18. april 2013 Torsdag 25. juni 2013 Torsdag 5. september 2013 (Trygghetsvandring) Tirsdag 12. november 2013 Torsdag 16. januar 2014 Torsdag 27. februar 2014 Ett styremøte ble avholdt som en «trygghetsvandring» der styret hadde fokus på skoleveien fra Lislebyveien (jernbaneovergangen ved Lislebyveien/Snarveien) til Cicignon skole. Flere anmerkninger (f.eks. manglende fotgjengeroverganger) ble notert og kommunisert tilbake til kommunen. På flere av punktene har vi fått tilbakemelding fra kommunen at ingen tiltak er planlagt. Dette er punkter vi kommer til å følge opp videre, da vi ønsker å ha fokus på myke trafikanter innen vårt lokalsamfunn. 3. Agenda fra hvert styremøte: 1. Godkjenning av referat fra forrige møte 2. Økonomi 3. Bevilgninger / søknader om støtte 4. Saker fra velforeningene 5. Temaer som følges opp: a. Rekruttering til neste års styre b. Hjemmesiden, oppdateringer c. Sykehuset d. Tall Ships Races 2 S i d e
6. Nytt fra kommunen 7. Eventuelt 4. Ad. økonomisk støtte (punkt 4 på styremøte-agendaen) Det var kun én søknad om økonomisk støtte i løpet av 2013. Søknaden var fra Bydalen vel. Bellevue velforening har tidligere fått godkjent støtte i 2013 på kr. 17.500,- kr. til en minnestøtte av Randi Bang Gullord. Forening Utestående pr. 31.12.2012 Utestående pr. 31.12.2013 Apenesfjellet velforening 8 000,00 8 000,00 Bydalen vel 20 000,00 40 000,00 Bydelsforeningen Cicignon 20 000,00 20 000,00 Bellevue velforening 17 500,00 35 000,00 Sum: 65 500,00 103 000,00 5. Ad. Saker fra velforeningene (punkt 5 på styremøte-agendaen) Det er sju velforeninger i området: Apenesfjellet * Bellevue Bydalen Cicignon * Guldbergsiden* Kiær * Lahellemoen* * velforeningen har liten/ingen aktivitet Her er en kort oppsummering fra det som har blitt rapportert inn fra velforeningene: Bellevue: Det har vært mye byggeaktivitet og anleggstrafikk ifm. bygging av leilighetskomplekset på parkeringsplassen ved jernbanestasjonen. Velforeningen har jobbet med å komme i dialog med kommunen, men har hatt litt utfordringer rundt dette. Bydalen vel: I løpet av 2013 har det vært arrangert flere sosiale sammenkomster: Vårdugnad 13. april 2013 Sommerfest på Wiesebanen 24. august 2013 Julegrantenning ved lekeplassen på lille julaften (23. desember 2013) Juletrefest på Gjærhuset 7. januar 2014 Årsmøte avholdes på Gjærhuset 25. mars 2014 Ellers har det vært arbeidet med trafikkreguleringsplan ifm. nye boliger ved bryggeriet. Velforeningen har også i år, som i fjor, sendt ut en julehilsen til alle husstander med informasjon om arbeidet som gjøres av styret og komiteene i Bydalen. Sammen med julebrevet ble det også delt ut reflekser med Bydalens logo 3 S i d e
påtrykt. I tillegg ble det i 2013 påbegynt en revitalisering av bjørkealleen. 10 nye mer allergivennlige bjørketrær ble plantet av kommunen. Denne jobben fortsetter over en femårsperiode, der målet er å bytte ut flere trær slik at alleen blir hel, fin og ny. Arbeidskomiteen for ny Bydalsbok har fortsatt arbeidet i 2013. 6. Ad. oppdatering av hjemmesiden (punkt 5b på styremøte-agendaen) Hjemmesiden blir fortløpende oppdatert og er ment som en informasjonskanal til de som ønsker å følge Cicignon LSU. I løpet av 2013 ble hjemmesiden, inklusiv alle referater og dokumenter, flyttet over fra gammel web-plattform til en ny løsning kalt ByPå. Adressen til hjemmesiden er: www.fredrikstad.no/samfunn/cicignon 4 S i d e
7. Ad. Nytt fra kommunen (punkt 6 på styremøte-agendaen) Kate Hoel, vår lokalsamfunnskoordinator sender relevant informasjon til Leder som igjen videresender til Styrets medlemmer samt velforeningslederne. Eksempler på informasjon fra kommunen har vært: Aktivitetsoversikt i lokalsamfunnsarbeidet - Høst 2012 til og med vår 2013 Klima- og energiplan 2013-2017: Bystyrevedtak 6. juni 2013 Kampanje mot mobbing i uke 36: "Voksne skaper vennskap - sammen" Frivillighetsmelding for Fredrikstad 2014-2017 Evaluering av pilotprosjekt skøyteflater vintersesongen 2013-2014 Referat fra Forumsmøte for LSU Alle offentlige dokumenter vi får fra kommunen legges ut på vår hjemmeside. Kommunen har arrangert to «Forumsmøter for utvalgsledere» i løpet av 2013 (15. mai og 4. desember). Leder deltok på møtet i mai og leder og kasserer deltok sammen på møtet i desember. Cicignon 10. mars 2014 Ole Henrik Leister Leder og webansvarlig 5 S i d e
5. Regnskap 2013 6 S i d e
7 S i d e
6. Valg av nytt styre Styremedlem: Ole Henrik Leister Styremedlem: Tina Bergstrøm Styremedlem: Grethe Aarvig Styremedlem: Iacob S. Iuell Nordby Styremedlem: Knut Møller-Jensen Styremedlem: Varamedlem: Per Erik Sørensen Varamedlem: Kjell Jørgen Holbye Varamedlem: Gunnar Bergstrand Revisor 1: Jan Erik Danielsen Revisor 2: Øyvind Aarvig Styret konstituerer seg på første styremøte etter årsmøtet. Styret består av følgende verv: Leder Nestleder Sekretær Kasserer 1-2 styremedlemmer 3 varamedlemmer 2 revisorer 7. Vedtak om regel rundt økonomisk støtte 1. Cicignon Lokalsamfunnsutvalg (CLSU) gir økonomisk støtte kun ved fremleggelse av faktura. 2. Foreningen som er tildelt økonomisk støtte, må fremvise faktura innen to år fra det tidspunkt støtten ble bevilget. CLSU skal orientere de aktuelle foreninger om bevilgningstidspunktet. Dersom faktura ikke kan fremvises innen denne fristen, bortfaller støtten og pengene blir tilbakeført til CLSUs kasse. 3. CLSU skal uoppfordret få en årlig oppdatering av status mhp. det aktuelle prosjekt som det er bevilget støtte til. 4. For de foreninger der det tidligere er besluttet å gi støtte, men pengene ennå ikke er utbetalt, gjelder to års-fristen fra 13. mars 2014 (årsmøtet). 8. Innkomne saker Ingen saker er innmeldt. 8 S i d e