Hattfjelldal kommune Møtebok for Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtedato: 12.09.2016 Møtested: Hattfjelldal bibliotek Møtetid: Kl. 09:00 11:00 Følgende medlem møtte Lisbeth Krutnes Eivind Andre Volden Janne Sjelmo Nordås Kai Remi Johansen Hilde Anita Bråten Parti AP SP SP SP SV Andre som møtte: Sekretær Marit Hatten Avd.leder oppvekst og kultur Hogne Hjerpås Bibliotekar Valborg Ørjevatn Møtenotater: Valborg Ørjevatn orienterte om bibliotekets aktiviteter, den ønkonomiske utviklinga de siste 10 år og utfordringer i forhold til ny biblioteklov, skolebibliotek og bemanning. Hogne Hjerpås orienterete om utfordringer i forbindelse med nedlegging av asylmottak. Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 008/16 Samlesak for referatsaker 009/16 Trykking av Gardshistorie for Hattfjeldal 010/16 Styrket kommunal kulturminnekompetanse 011/16 Revisjon av vedtekter for kulturskolen 012/16 Revisjon av vedtekter for Sfo i Hattfjelldal kommune Underskrifter:
Hattfjelldal kommune ArkivKode: FE - 033 Arkivsak: JournalpostID: 16/6301 Saksbehandler: Marit Hatten Dato: 16.08.2016 Samlesak for referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016 008/16 Referater/meldinger tas til orientering. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016: Møtebehandling: Innstilling enstemmig vedtatt. HOK- 008/16 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Side 2
Underliggende saker: 002/16, Årsrapport 2015. Helgeland Museum, avd. Hattfjelldal Referater/meldinger tas til orientering. Side 3
Hattfjelldal kommune ArkivKode: Arkivsak: FA - C86 JournalpostID: 16/6808 Saksbehandler: Alf Schei Martinsen Dato: 05.09.2016 Trykking av Gardshistorie for Hattfjeldal Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016 009/16 Kommunestyret Rådmannens innstilling 1. Hattfjelldal kommunestyre bevilger kr. 140.000.- til trykking av Vefsn bygdebok særbind VI d, gardhistorie i Hattfjelldal. 2. Bevilgningen finansieres av salgsinntektene ved slik kontering: 11400.518.375 kr 140.000.- D 16200.518.375. kr 140.000.- K Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016: Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HOK- 009/16 Innstilling: 1. Hattfjelldal kommunestyre bevilger kr. 140.000.- til trykking av Vefsn bygdebok særbind VI d, gardhistorie i Hattfjelldal. 2. Bevilgningen finansieres av salgsinntektene ved slik kontering: 11400.518.375 kr 140.000.- D 16200.518.375. kr 140.000.- K Side 4
Habilitet: Ingen kjent inhablitet Oppsummering av saken: Leif Elsvatn har ferdigstilt særbind VI d av Vesfn bygdebok som er gardshistorie i Hattfjelldal kommune. Bindet omhandler gårdene rundt Røssvatnet. Boken skal nå trykkes. Det ble ikke satt av penger i budsjettet for 2016 til trykking av denne boken. Så det må skje budsjettregulering for å trykke denne boken. Saksopplysninger: Det er sendt ut prisforespørsel til tre trykkerier på pris for trykking av boka. Når fristen for innsendelse var gått ut var det kommet inn tilbud fra to trykkerier. Siden prosessen med trykking av forrige oppgave ble vanskelig har adminsitrasjonen valgt å få boka desinget ved Rønnes trykk A/S slik at det som er bedt om pris om er trykking av boka ut fra et trykkferdig pdf-format. Det spurt om pris på trykking av 800, 1000 og 1250 bøker. Vurdering: Vi har satt følgende kriterier når det gjelder pristilbudet pris 40 %, leveringstid 30%, kvalitet/erfaring 15% og service 5%. Møklegaard har det beste tilbudet og er valgt som leverandør Når det gjelder design av boken har vi leid inn Rønnes trykk til dette arbeidet da tilgjengligheten for bygdebokforfatteren til designer og de utfordringene man hadde ved sist bygdebok tilsa at ett slikt valg ville bli like rimelig eller billigere enn å be om pristilbud på dette. Rønnes trykk har så langt bruk 55 timer a`kr 750 eksl. Mva. Det er vanskelig å anslå hvor mye som er igjen men den er godt i gang Det er pr. i dag store restopplag av de foregående bøkene som har hatt opplag på 1000 bøker. Det anbefales derfor at det ikke kjøpes inn mer enn 800 bøker. Saksbehandlers syn er at det må en budsjettregulering på kr 140 000.- for å dekke trykking og design av bygdeboka. Dersom en velger å trykke 800 bøker. Dette er penger som vil komme inn igjen ved salg av boka dersom en har den samme utsalgspris på boka som den forgående på kr 430.- vil forventet salg første år dekke trykkekostnadene. Etter første år er det lite salg av bøker så dersom en ønsker å dekke inn kostnadene må dette gjøres første år. Administrative og økonomiske konsekvenser: Administrativt vil det medføre merarbeid for servicekontoret som skal administrere salget av boka og det blir merarbeid på kassen for føring av salget. Med en salgspris på kr 430.- som er prisen på den forrige boken vil man måtte selge 330 bøker for å gå null. Dette er et antall bøker som en kan forvente å selge i løpet av første Side 5
salgsår. Den forrige boken som kom rett før jul i 2013 solgte 382 eksemparer første året. Kontering: Anvar: 518 Funksjon: 375 Salgsintekter konteres: 16200.518.375 Utgifter til design og trykk konteres: 11400.518.375 kr 140.000.- D Konklusjon/anbefaling: 19403.518.375 kr 140.000.- K 1. Hattfjelldal kommunestyre bevilger kr. 140.000.- til trykking av Vefsn bygdebok særbind VI d, gardhistorie i Hattfjelldal. 2. Bevilgningen finansieres av salgsinntektene ved slik kontering: 11400.518.375 kr 140.000.- D 16200.518.375. kr 140.000.- K Side 6
Hattfjelldal kommune ArkivKode: Arkivsak: FA - C55 JournalpostID: 16/752 Saksbehandler: Alf Schei Martinsen Dato: 05.09.2016 Styrket kommunal kulturminnekompetanse Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016 010/16 Kommunestyret 1. Rådmannens innstilling Hattfjelldal Kommune starter arbeidet med å utvikle en lokal kulturminneplan som skal være en kommunedelplan. 2. Kommunen organiserer dette arbeidet som et prosjekt sammen med Vefsn og Grane kommune med Vefsna regionalpark som prosjektleder. 3. Prosjektet planlegges ferdigstilt etter 3 år. 4. Det finansieres med midler fra Riksantikvaren, Vefsna regionalpark og Helgeland museum og eget arbeid. 5. Arbeidet starter opp så snart som det er gjort vedtak om å utvikle en lokal kulturminneplan. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016: Møtebehandling: Rådmannes innstilling enstemmig vedtatt HOK- 010/16 Innstilling: 1. Hattfjelldal Kommune starter arbeidet med å utvikle en lokal kulturminneplan som skal være en kommunedelplan. 2. Kommunen organiserer dette arbeidet som et prosjekt sammen med Vefsn og Grane kommune med Vefsna regionalpark som prosjektleder. 3. Prosjektet planlegges ferdigstilt etter 3 år. 4. Det finansieres med midler fra Riksantikvaren, Vefsna regionalpark og Helgeland museum og eget arbeid. 5. Arbeidet starter opp så snart som det er gjort vedtak om å utvikle en lokal kulturminneplan. Side 7
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 07.01.2016 103414 Styrket kommunal kulturminnekompetanse - invitasjon til samarbeid 2016.pdf 22.06.2016 111677 pdf Søknadsbrev kulturminner 2016 22.06.2016 111678 pdf Vedlegg 2016 PROSJEKTBESKRIVELSE for kulturminnearbeid 06.09.2016 114530 HOK 010 vedlegg Kulturminneplan 31.08.2016 114224 Kulturminner i kommunene - KIK - bestilling av arbeid i Hattfjelldal kommune 31.08.2016 114225 Kommunens rapport Habilitet: Oppsummering av saken: Hattfjelldal Kommune har ikke en lokal kulturminneplan og vi er invitert til ett samarbeid med Riksantikvaren og fylkeskommunen om å styrke den kommunale kulturminnekompetansen. Grane næringsutvikling har gjennom Vefsna regionalpark tatt initiativ til å lage en felles kulturminneplan for Hattfjelldal, Grane og Vefsn. Vefsna regionpark søkte midler på vegne av kommunene med forbehold om at det ble godkjent politisk at en startet arbeidet med å utvikle en felles kulturminneplan dersom det ble invilget midler til en slik plan. Saksopplysninger: Bakgrunnen for invitasjonen er at kommuner er viktige for god forvaltning av kulturminner og at kompetansen om kulturminner er liten i kommunene. Riksantikvaren ser på at kommunene har kulturminneplaner som vedtas politisk i kommunene som et viktig tiltak. Slike planer er gode verktøy for forvaltningen av kulturminnene i kommunen. Den bidrar også til oppmerksomhet og kunnskap om kulturminnene. Riksantikvaren sier at kommunene allerede i kommunal planstrategi bør vedta å utarbeide en kulturminneplan. Riksantikvaren har satt av midler til kommuner som ønsker å sette i gang med et slikt arbeid. De tar sikte på at kommunene kan få inntil kr 100.000.- hver til et slikt arbeid. Forutsetningen for å få midler er at kommunen fremlegger en prosjektplan med fremdrift og budsjett for arbeidet frem til vedtatt plan. Midlene kan også gå til arbeid med landskaps- og/ eller kulturhistorisk stedsanalyse (DIVE) som en del av arbeidet med planen. En kulturminneplan skal inneholde en liste over prioriterte kulturminner som kommunen vurderer som lokalt verneverdige. Riksantikvaren oppfordrer kommunene til å inkludere kulturminner knyttet til nasjonale minoriteter, 2. verdenskrig og kulturhistoriske landskap. I forbindelse med denne invitasjonen har Vefsna regionpark laget en felles søknad(m/prosjektplan) med Grane og Vefsn om midler fra Fylkeskommunen og Riksantikvaren. I dette arbeidet vil Helgeland Museum være faginstansen. Midlene i denne søknaden er tenkt brukt til kompetanseutvikling, systematisering av eksisterende kunnskap og feltregistrering av kulturminner. Dette skal da føre frem til en lokal kulturminneplan. Hvorvidt dette blir en felles plan for de tre kommunene eller en egen plan for Hattfjelldal er ikke avgjort og vil bli besluttet senere i prosjektet. Søknadsfristen var 15. februar og søknaden ble sendt innen fristen. Politiske vedtak skulle ettersendes så snart som de var klare etter avtale med Riksantikvaren. Når det ble innvilget penger i første omgagn ble ikke Hattfjelldal og Grane kommune tilgodesett med milder til en slik plan men Vefsn kommune fikk midler siden by-områder er et satsningsområde. Vefsn kommune har gjort følgende vedtak i planutvalget den 05.04.2016: «Vefsn Kommune vedtar at det skal utarbeides en kulturminneplan for Vefsn Side 8
Kommune i samarbeid med Grane og Hattfjelldal og Helgeland museum.» I Grane kommune er det heller ikke gjort noe vedtak. Nå viser det seg at Riksantikvaren har mer midler enn de trodde opprinnelig og har derfor gitt midler til Hattfjelldal og Grane kommune. Hattfjelldal kommune må derfor bestemme seg om at man skal utvikle en kulturminneplan. Vurdering: Hattfjelldal Kommune har ingen lokal kulturminneplan. Helgeland museum har samlet inn og registrert noen kulturminner, men det er ingen fullstendig oversikt over kulturminner i kommunen. Det er f.eks ikke registrert noen kulturminner fra krigen i kulturminnedatabasen Askeladden. Hattfjelldal Kommune har mange kulturminner som ikke er registrert og de som er registrert har en ikke noen planer for. Det er ønsker om å bevare flyplassen og søke midler til å restaurere den. En må nok regne med at en slik søknad vil kreve at en har plassert den inn i lokalt planverk. Hattfjelldal Kommune har jo også søkt om at de skal være samisk språkforvaltingskommune da bør det jo også registreres samiske kulturminner. Storuman kommun har startet et arbeid opp mot Ato-klimpen hvor en skal legge til rette for næringsaktivitet knyttet opp mot kulturminner rundt denne. Hattfjelldal Kommune bør begynne arbeidet med å utvikle en lokal kulturminneplan. Dette arbeidet bør begynne med et registreringsarbeid slik at en får oversikt over kulturminnene. Etter registreringsarbeidet må det skje en systematisering og vurdering av viktigheten til kulturminnene. Dette vil være et omfattende arbeid som både vil kreve ressurser og tid. I prosjektsøknaden som ble sent i fra Vefsna regionalpark skisseres en tidsramme på 2 til 3 år. En kulturminneplan vil ikke kunne ferdigstilles før mot slutten av dette. Så en realistisk tidsramme på å få vedtatt en kulturminneplan vil være i neste kommunestyreperiode. Kulturminneplanen bør inngå i kommuneplanene som en delplan. Dersom kommunen samarbeider med Grane og Vefsn om utarbeidingen får vi tilgang til kompetanse som vi ikke innehar selv og arbeidet blir mer systematisk og planmessig. Det vil også være ressursbesparende og kunne gi spennende synergier. Vi får hjelp med utarbeidingen av planen og forarbeidene. Prosjektet vil i stor grad drives av Vefsna regionpark frem til det skal skrives saksfremlegg til kommunestyret. Administrative og økonomiske konsekvenser: Å utvikle en lokal kulturminneplan vil ha administrative konsekvenser det må settes av tid til saksbehandling og utvikling av planen. Selv om mye av arbeidet med planen vil gjøres av eksterne krefter vil det kreve oppfølging fra kommunen og selve planen vil måtte lages av kommunen. En slik plan vil måtte involvere ansatte både fra oppvekst og kultur og NT avdelingen. Kommunen bruker ikke mye resurser på kultur og utviklingen av en slik plan vil i sluttfasen ta mye av kapasiteten på kultur saker. Det planlegges ikke bruk av andre midler utover tilskuddet på kr 100.000.- enn de overføringen som går til Vefsna regionalpark og Helgeland museum i dag. I tilegg kommer jo kostnadene med arbeidet som må utføres av egne ansatte i forbindelse med ferdigstilling av planen. Hvor lang tid dette vil ta er usikkert. Et anslag vil være på ca. 100 timer. Dette estimatet er basert på kulturminneplanen til Steinkjær kommune. Budsjettet i årets søknad var som følger: Budsjett: 1. Prosjektledelse, prosjektadministrasjon, regnskap og rapportering 100.000,- Side 9
2. Systematisering av eksisterende kunnskap, avdekking av mangler 100.000,- 3. Kompetanseutvikling kommuner, Helgeland Museum, frivillige 100.000,- 4. Registrering i felt, innlegging i databaser(timer, kjøreutgifter), innleie 200.000,- 5. Intervju, sikring av immatrielle verdier, ikke nedskreven kunnskap 50.000,- 6. Kartarbeid, bilder, presentasjon 100.000,- 7. Planarbeid(planprogram, møter, plan. Forutsatt felles plan) 100.000,- 8. Sum kostnader: 750.000,- Finansiering: 1. -eget arbeid: Helgeland Museum i de tre kommunene 150.000,- 2. -Eget arbeid andre samarbeidspartner og frivillige 100.000,- 3. -Kulturminneregistrering i Vefsnas nedslagsfelt 200.000 4. -Finansiering Riksantikvaren 300.000,- 5. Sum Finansiering 750.000,- Kontering: 515.375 Konklusjon/anbefaling: Hattfjelldal Kommune starter arbeidet med å utvikle en lokal kulturminneplan som skal være en kommunedelplan. Kommunen organiserer dette arbeidet som et prosjekt sammen med Vefsn og Grane kommune med Vefsna regionalpark som prosjektleder. Prosjektet planlegges ferdigstilt etter 3 år. Det finansieres med midler fra Riksantikvaren, Vefsna regionalpark og Helgeland museum og eget arbeid. Arbeidet starter opp så snart som det er gjort vedtak om å utvikle en lokal kulturminneplan. Side 10
Hattfjelldal kommune ArkivKode: FA - A30, TI - &58 Arkivsak: JournalpostID: 16/6676 Saksbehandler: Alf Schei Martinsen Dato: 05.09.2016 Revisjon av vedtekter for kulturskolen Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016 011/16 Kommunestyret Rådmannens innstilling De nye vedtektene vedtas som de foreligger. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016: Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt HOK- 011/16 Innstilling: De nye vedtektene vedtas som de foreligger. Side 11
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 05.09.2016 114463 Vedtekter Hattfjelldal kommunale kulturskole Habilitet: Ingen kjent inhablitet Oppsummering av saken: Vedtektene til kulturskolen skal revideres hvert tredje år. Saksopplysninger: Hattfjelldal kulturskole er kommunens lovpålagte tilbud til barn og unge hjemlet i opplæringslova 13.6. «Alle kommunar skal aleine eller i samarbeid med andre kommunar ha eit musikk- og kulturskoletilbod til barn og unge, organisert i tilknyting til skoleverket og kulturlivet elles.» Vedtektene endres i følgende punkt: «3..Søknadsfrist blir annonsert ved skolestart.» Tidligere var det søknadsfrist på våren ved skoleslutt. Det som ble opplevd av kulturskolelærene var elevene hadde glemt av og mistet interessen i løpet av sommeren. De ble da opprørt over at de måtte betale for et halvt skoleår. «4 kontigenten fastsettes av kommunestyret årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen» I dette punket var søskenmoderasjon langt inn på et fast nivå. Med å skrive det slik kan alle sider ved kontigenten endres årlig. «6 Elever ved kulturskolen får tilbud om 32 undervisningstimer a`30 minutter. Det var tidligere ikke klart hvor mange timer elevene hadde rett på og med å annonsere tilbudet hver høst kan man tilpasse tilbudet de instruktørene som man har. «7 Fravær a. Elevfravær vil ikke bli refundert eller erstattet med ny time. Ved langvarig og gjentakende fravær uten kontakt vil lærer kontakte elev/foresatt for å avklare årsak. b. Ved fravær av lærer vil det bli innrømmet fratrekk fra kontingent. Timene vil ikke bli gitt på annet tidspunkt.» I denne paragrafen klargjør vi kommunens plikter i forhold til fravær og hvilke rettigheter elevene har ved lærers fravær. I tillegg er layout av vedtektene oppdatert og gjort litt mer lesbare. Vurdering: De reviderte vedtektene stemmer med de faktiske forhold og er klare på både rettigheter og plikter for elevene og for kommunen. Administrative og økonomiske konsekvenser: ingen kjente administrative og økonomiske konsekvenser Kontering: Konklusjon/anbefaling: Vedtektene vedtas slik de er fremsatt. Side 12
Side 13
Hattfjelldal kommune ArkivKode: FA - A22, TI - &58 Arkivsak: JournalpostID: 16/6694 Saksbehandler: Alf Schei Martinsen Dato: 05.09.2016 Revisjon av vedtekter for Sfo i Hattfjelldal kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016 012/16 Kommunestyret Rådmannens innstilling Vedtektene vedtas slik de foreligger. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 12.09.2016: Møtebehandling: Endring i vedtektene: Susendal oppvekstsenter er oppført I vedtektene 2 ganger, Varntresk oppvekstsenter er ikke nevnt. Dette må endres i vedtektene. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HOK- 012/16 Innstilling: Vedtektene vedtas med de endringer som ble lagt frem i møte. Side 14
Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 05.09.2016 114461 Nye Vedtekter SFO.docx (L)(85373) 05.09.2016 114462 Vedtekter SFO, endringer Habilitet: Ingen kjent inhablitet Oppsummering av saken: Vedtektene til Sfo skal revideres hvert tredje år. Og de skal revideres i år. Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune skal ha et tilbud om skolefritidsordning dette følger av opplæringsloven 13-7. «Kommunen skal ha eit tilbod om skolefritidsordning før og etter skoletid for 1.-4. årstrinn, og for barn med særskilte behov på 1.-7. årstrinn.» Denne skal ha vedtekter om a. eigarforhold b. kven som er opptaksmyndigheit c. opptakskriterium d. opptaksperiode og oppseiing av skolefritidsplassen e. foreldrebetaling f. leike- og opphaldsareal g. dagleg opphaldstid og årleg opningstid h. bemanning og leiing I vedlegget vedtekter sfo, endringer er endringene markert med rødt. Endringene er på at det står hvilke sfoer som er omfattet av vedtektene. Tilbudet til barn etter 4. klasse er begrenset til funskjonshemmede og barn med sæsrkilte behov og ikke som tidliger da det kunne tilbys plass til alle barn opp til 12 år ved kapasitet. Når det gjelder betaling er det gjort om slik at endringer i satser og straffegebyr bestemmes av kommunestyret i budsjettbehandlingen. Ved bemanning settes at det til vanlig ikke skal overstige 14 barn. Tidligere var dette et spenn. Opptakskriteringene endres til at barn i 1. -4. klasse priorites foran barn med ulike vansker. Oppsigelsetiden endres til 1 måned fra to uker. Vi endrer også tilbudet til å gjelde i skoleåret dvs fra første skoledag til siste skoledag. Og at det er stengt i sommerferien. Vurdering: De endringene som er gjort er for at vedtektene skal følge opplæringsloven. Tilbudet skal være for barn i 1. 4. klasse og barn med særskilte behov på 1. 7. klasse da må vedtektene speile dette. Det må også komme frem hvilke sfo som kommunen eier. Endringen av oppsigelsetid avspeiler endringen i samfunnet hvor en månedsoppsigelsestid er normen. Det skaper også bedre tid for endringer som en oppsigelse vil kunne medføre i organisasjonen og minske de økonomiske konsekvensene for av eventuelle oppsigelser. Administrative og økonomiske konsekvenser: Side 15
Ingen kjente adminsitrative og økonomiske konsekvenser Kontering: Konklusjon/anbefaling: Vedtektene vedtas slik de foreligger. Side 16