KONKURRANSEGRUNNLAG Konsulent Prosessansvarlig Visma Flyt Skole

KONKURRANSEGRUNNLAG Konsulent Prosessansvarlig Visma Flyt Skole Konkurransegrunnlag 1 av 8

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Beskrivelse av behov/oppdrag og omfang... 3 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver... 3 1.3 Kontaktperson i anskaffelsen... 3 1.4 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag... 4 2.7 Tilbudsåpning... 5 2.8 Vedståelsesfrist... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Tilbudt konsulents kompetanse... 7 4.2 Oppstartstidspunkt... 8 4.3 Pris... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 8 Konkurransegrunnlag 2 av 8

1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Beskrivelse av behov/oppdrag og omfang Akershus fylkeskommune (AFK) skal høsten 2016 innføre et nytt skoleadministrativt system (SAS). Prosjektet er et fellesprosjekt mellom alle de 19 fylkeskommunene, og skal innføres ved alle videregående skoler. Det er etablert et nasjonalt mottaksprosjekt som følge opp leverandørens leveranseprosjekt. Hvert fylke har i tillegg etablert et lokalt innføringsprosjekt som er ansvarlig for innføringen i den respektive fylkeskommune. Det lokale innføringsprosjektet i AFK skal nå styrkes med en «Prosessansvarlig». Denne rollen vil ha ansvaret for å etablere en overordnet oversikt over alle berørte arbeidsprosesser og dokumentere disse enhetlig (as-is), samt utarbeide og dokumentere forslag til nye arbeidsprosesser som følge av innføringen av det nye skoleadministrative systemet (to-be). «Prosessansvarlig» skal også være ansvarlig for innføring og operasjonalisering av de nye arbeidsprosessene i fylkeskommunen, herunder samhandling med prosjektets integrasjonsteam som sikrer samhandlingen mellom fylkeskommunens ulike kjernesystemer. Det lokale innføringsprosjektet skal innen utgangen av september dokumentere alle behov for endringer funksjonalitet, behov for endringer av arbeidsprosesser og behov for integrasjoner. Det er derfor avgjørende for Oppdragsgiver med en så rask oppstart av oppdraget som mulig. Oppdraget skal utføres i Oppdragsgivers lokaler på Galleriet i Oslo sentrum. Rollen inngår som del av prosjektorganisasjonen og rapporterer til prosjektleder. Oppdraget utføres som løpende bistand til Oppdragsgiver av én konsulent. Det er estimert et omfang på 50-100% ut 2015, med opsjon for forlengelse ut 2016. Oppdragsgiver antar at behovet vil være størst i tredje kvartal 2015, og så noe avtagende i fjerde kvartal. Tilbudt konsulent må starte på oppdraget så snart kontrakt er inngått, senest 21. september. 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver Akershus fylkeskommune. Benevnes i det følgende som oppdragsgiver. 1.3 Kontaktperson i anskaffelsen Navn : Thomas Ertsås E-postadresse : thomas.ertsas@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtaler for bistand, SSA B, se vedlegg. Konkurransegrunnlag 3 av 8

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillat. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 14. august 2015. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 33: Tilbudsfrist Uke 34: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 35: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud Prosessansvarlig VFS" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering.tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal signeres av noen som har fullmakt. 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Utfylte SSA-B bilag. Se punkt 2.6. 6 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 3 "Veiledning sladding". 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-B bilag Bilag Veiledning Konkurransegrunnlag 4 av 8

1 Beskrivelse av bistanden. Bilaget inneholder beskrivelse av oppdragsgivers krav/behov. Tilbyder skal beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse. Tilbyder skal i dette bilaget også besvare tildelingskriteriet «tilbudt konsulents kompetanse» (dedikert beskrivelse og cv for tilbudt konsulent). 2 Prosjekt- og fremdriftsplan. Tilbyder skal kun fylle inn oppstartsdato i dette bilaget. Bilaget ellers fylt ut av oppdragsgiver. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers fremdriftsplan. Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 3 Administrative bestemmelser. Bilaget skal fylles ut av tilbyderen. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers opplysninger og krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal kun fylle inn timepris i dette bilaget. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). 5 Endringer i den generelle avtaleteksten. Bilaget inneholder en endringstabell. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 14. august 2015. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 25. september 2015. 2.9 Bruk av underleverandører Det er ikke tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 6. august 2015. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag 5 av 8

3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Leverandøren skal vedlegge kredittvurdering ikke eldre enn 6. mnd. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Beskrivelsen skal angi en oversikt over selskapets ressurser som har relevant kompetanse innen de etterspurte fagområder. Beskrivelsen skal presenteres i henhold til følgende matrise: Konkurransegrunnlag 6 av 8

Konsulentkategori Konsulent (0-5 års erfaring) Seniorkonsulent (5-10 års erfaring) Sjefskonsulent (10+ års erfaring) Antall konsulenter med relevant erfaring fra forespurt fagområde Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 5 tilsvarende og sammenlignbare oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante og sammenlignbare leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver, samt kontaktinformasjon hos oppdragsgiver. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Evaluering Tilbudt konsulents 50 % Utfylt SSA-B bilag 1 Se punkt 4.1 nedenfor kompetanse Oppstartstidspunkt 30 % Utfylt SSA-B bilag 2 Se punkt 4.2 nedenfor Timepris tilbudt konsulent 20 % Utfylt SSA-B bilag 5 Se punkt 4.3 nedenfor 4.1 Tilbudt konsulents kompetanse Tilbudt konsulents kompetanse vil bli vurdert på basis av: a. Grad av relevant utdanning b. Antall relevante sertifisering(er) (eks: Lean, SixSigma, Prince2 m.v.) c. Grad av erfaring med prosesskartlegging og dokumentasjon, fortrinnnsvis i fylkeskommunal eller kommunal forvaltning d. Grad av erfaring med fasilitering av workshops o.l. e. Grad av erfaring fra tilsvarende mottaksprosjekter f. Grad av kjennskap til Visma Flyt Skole, ephorte og Agresso g. Grad av erfaring med funksjonell kravspesifisering i systemutviklingsprosjekter h. Grad av prosjektledererfaring fra tilsvarende prosjekter, eventuelt delprosjektledererfaring Tilbyder skal presentere tilbudt konsulents kompetanse i en dedikert kronologisk besvarelse av ovenfor nevnte erfarings- og kompetanseområder, over maksimalt tre sider. Konsulentens CV skal vedlegges. Besvarelsen skal inngå i tilbyders utfylte SSA-B bilag 1. Det vil bli gitt 50 poeng til beste tilbyder på dette kriteriet. Konkurransegrunnlag 7 av 8

4.2 Oppstartstidspunkt Kriteriet vil bli evaluert slik: Oppstartsdato Poeng 31. august 2015 30 7. september 2015 15 14. september 2015 5 21. september 2015 0 4.3 Pris Laveste tilbudte timepris vil gi maksimal poengsum (20 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte timepris Tilbudt timepris X 20 = Poengsum pris 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 SSA-B 2 SSA-B Bilag 3 Veiledning sladding Konkurransegrunnlag 8 av 8