Møtebok Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) Tid: Onsdag 5. april 2017 kl 15:15 17:25 Sted: Kommunestyresalen, rådhuset, Levanger Saker behandlet: SIKF 6/17 Godkjenning av innkalling og saksliste SIKF 7/17 Godkjenning av møtebok SIKF 8/17 Regnskap og årsmelding 2016 SIKF 9/17 Mulig flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum Orienteringssaker Til stede i møtet: Alstadhaug: Lasse Sandø, leder Levanger: Kolbjørn Lie, nestleder Stiklestad: Grethe Norum Fornes hadde forfall, vara Villy Kvernmo møtte Ytterøy: Trude Marian Nøst Frosta: Rune Haug hadde forfall, vara Ellen Qvarme møtte Vuku: Trygve Hofstad Markabygda: Geir Augdal Åsen: Aase Vedul-Moen Ekne: Jo Vegar Dahlen Vinne: Ole Morten Reitan-Risan Kommunal representant Frosta: Johan Petter Skogseth Kommunal representant Levanger: Karl Meinert Buchholdt Nils Åge Aune, prost Forfall: Vera: Rune T. Olsen. Vara: Stig Jønsson Okkenhaug: Ingeborg Buran Okkenhaug. Vara: Sigrid Hojem Kommunal representant Verdal: Anne-Gudrun K. Lyngsmo. Vara: John Løseth
SIKF 6/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Godkjent SIKF 7/17 Godkjenning av møtebok Se vedlagte møtebok av 24.1.2017. Vedtak: Godkjent. SIKF 8/17 Regnskap og årsmelding 2016 Vedlegg til saken: Forslag til Årsmelding 2016 for Sør-Innherad kirkelige fellesråd Regnskapsrapport med: - Driftsregnskap 2016 - Balanseoppstilling - Investeringsregnskap 2016 - Noter Det vil bli gitt en utfyllende muntlig gjennomgang av regnskap og årsmelding i fellesrådets møte. Bakgrunn: Jamfør Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelig fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke (Økonomiforskriften) skal årsregnskap og årsrapport vedtas innen 1. mars. Dette er en frist som det er vanskelig å overholde for et så omfattende fellesrådsregnskap som vårt, noe behovet for å utsette møtet i Fellesrådet viste. Vi vil framover, i samarbeid med vårt regnskapskontor, likevel arbeide for at årsregnskap og årsmelding vedtas av Sør-Innherad kirkelige fellesråd så tett på 1. mars som mulig. Årsregnskap og årsmelding blir etter vedtak i Fellesrådet oversendt til KomRev Trøndelag IKS for revisjon. Disposisjonsfond ved årsskiftet: 31.12.2015 Endring i 2016 31.12.2016: Ordinært: Kr 232.791,84 + Kr 2.268.489,37 Kr 2.501.281,21 Festeavgiftsfond: Kr 1.294.416,70 + Kr 1.000.000,00 Kr 2.294.416,70 AMU velferdsfond: Kr 170.979,12 - Kr 30.676,00 Kr 140.303,12 Sum: Kr 1.698.187,66 + Kr 3.237.813,37 Kr 4.936.001,03 Reversert avsetning jf. strykningsregler i 2016: Kr 38.228,42
Ubrukte investeringsmidler: 31.12.2015 Endring i 2016 31.12.2016: Frosta: Kr 31.259,44 + Kr 5.294,30 Kr 36.553,74 Levanger: Kr 582.255,08 + Kr 1.020.415,63 Kr 1.602.670,71 Verdal: Kr 3.531.175,44 - Kr 408.228,73 Kr 3.122.946,71 Sum: Kr 4.144.689,96 + Kr 617.481,20 Kr 4.762.171,16 Behandling i AU Saken var ikke ferdig til AU-møtet 8.3.2017, men det ble gitt en foreløpig orientering. AU ga sin tilslutning til at ferdig saksframlegg med vedlegg og innstilling fra kirkevergen sendes til Sør-Innherad kirkelige fellesråd etter ferdigstilling av regnskapsrapport fra Falstads Regnskapsservice AS. Innstilling til SIKF 1. Driftsregnskapet for Sør-Innherad kirkelige fellesråd for 2016 godkjennes med et regnskapsmessig resultat i balanse. 2. Investeringsregnskapet for Sør-Innherad kirkelige fellesråd for 2016 godkjennes. 3. Årsmelding 2016 for Sør-Innherad kirkelige fellesråd vedtas som framlagt. Vedtak: 1. Driftsregnskapet for Sør-Innherad kirkelige fellesråd for 2016 godkjennes med et regnskapsmessig resultat i balanse. 2. Investeringsregnskapet for Sør-Innherad kirkelige fellesråd for 2016 godkjennes. 3. Årsmelding 2016 for Sør-Innherad kirkelige fellesråd vedtas med de endringer som framkom i møtet. 4. Det legges inn tilleggsnoter til balanseoppstilling. SIKF 9/17 Mulig flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum Vedlegg til saken: Forslag til innredning «Banken» Tidligere behandling av saken: Sør-Innherad kirkelige fellesråd vedtok følgende i sak SIKF 5/17 Budsjett 2017 med detaljering, samt revidert økonomiplan 2017 2020: 3. Eventuell utflytting av kirkekontoret fra kommunehuset i Frosta må legges fram som egen sak til Sør-Innherad kirkelige fellesråd etter behandling i Frosta menighetsråd.
Saken har nå vært til behandling i Frosta menighetsråd, og legges derfor fram for fellesrådet som avtalt. Bakgrunn: Det har høsten 2016 vær arbeidet internt i Sør-Innherad kirkelige fellesråd og prosti med en mulig flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum. Bakgrunnen for utredningen av flytting er flerdelt. Dagens kontorer ligger slik til at de oppleves som lite synlige og litt utilgjengelige av både besøkende og prest, diakon og trosopplærer. Fremkommeligheten for rullestol eller barnevogn er svært vanskelig. Fra besøkende som kan være i en sårbar situasjon, er det også meldt at noen føler seg «på utstilling» når de må gå langs mange andre kontorer på vei inn til kirkekontoret. Det er ikke lydtett mellom kontorene til trosopplærer og diakon. Veggen mellom diakonen og kommunalt nabokontor er heller ikke lydtett, noe som gjør det vanskelig med fortrolige samtaler på diakonens kontor. Diakonens og trosopplærerens kontorer er i tillegg små. Siden kontorene ligger innerst i gangen, fungerer ventilasjonsanlegget dårlig. Om sommeren er det ofte for varmt og om vinteren ofte for kaldt. Det er fra de ansatte kommentert på generelt dårlig luft hele året. Det er heller ikke god nok plass til å ha felles lunsj eller møter i kontorlokalene. Vi har ikke mulighet til å gi kirketjener og musiker kontorplass slik kontorsituasjonen på Frosta er i dag. I den planlagte løsningen vil det være et felleskontor som også de kan bruke ved behov. Vi ser for oss at de vil kunne være mulig å etablere i hvert fall en dag med åpningstid i uka ved kirkekontoret på Frosta etter en eventuell flytting. Dette vil i praktisk løses ved at driftsleder Olav Skogen tar en kontordag på Frosta pr uke. Dagens kontorhold er en del av tjenesteytingsavtalen mellom Frosta kommune og Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Kommunen har i utgangspunktet sagt at det ikke blir med noen ekstra penger over til Fellesrådet hvis vi velger å flytte ut av kommunehuset. De har heller ikke alternative kontorer å tilby oss i kommunehuset. Vi har vært i forhandlinger med eieren av banken, og opplever at vi kan få en økonomisk gunstig og langsiktig avtale om leie av lokaler (ca. kr 50.000 i husleie pr år over ti år). Dette må i så fall dekkes innenfor den driftsrammen Fellesrådet i dag mottar fra Frosta kommune. Kirkevergens vurdering er at dette kan forsvares både med basis i forventet arbeidsmiljøgevinst og mulighet for å skape et mye mer synlig og tilgjengelig kirkekontor. Frosta menighetsråd vedtok 1.3.17 følgende i sin sak 08/17: Flytting av kirkekontor fra kommunehuset til gamle banklokalene i Frosta sentrum: «Frosta Menighetsråd hadde saken opp i møte 1. mars, og går sterkt inn for disse planene, og legger da vekt på disse punktene: Bedre tilgjengelighet for Frostas innbyggere Ny giv for åpen kirke En fast kontordag på Frosta
Arbeidsmiljø og arbeidsfellesskap Universelt utformede lokaler (rullestolvennlig) Ser muligheten for bruk av lokalet til forebyggende rusarbeid gjennom diakoni/trosopplæring Det forventes at Frosta kommune gir økonomisk støtte til husleie da dette ikke lenger blir tjenesteyting fra kommunen.» Saken har også vært oppe i Felles AMU flere ganger, med tilslutning til framlagte løsning. Ett forslag til kontorløsning vedlegges, men vi ser allerede nå at det kan være nødvendig å justere noe på planene. Dette er meldt til huseier, og vi vil planlegge videre for en best mulig løsning hvis Sør- Innherad kirkelige fellesråd vedtar flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum. Innstilling til SIKF Sør-Innherad kirkelige fellesråd gir kirkevergen fullmakt til å sluttføre planleggingen av flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum, og å inngå leieavtale innenfor de økonomiske og arealmessige rammer som er angitt i saken. Det skal arbeides videre opp mot Frosta kommune for å se om hele eller deler av framtidig årlig leie kan kompenseres gjennom driftstilskuddet fra kommunen. Vedtak: Sør-Innherad kirkelige fellesråd gir kirkevergen fullmakt til å sluttføre planleggingen av flytting av kirkekontoret i Frosta fra kommunehuset til de gamle bank-lokalene i Frosta sentrum, og å inngå leieavtale innenfor de økonomiske og arealmessige rammer som er angitt i saken. Det skal arbeides videre opp mot Frosta kommune for å se om hele eller deler av framtidig årlig leie kan kompenseres gjennom driftstilskuddet fra kommunen. Orienteringssaker Lagt fram muntlig i møtet: - Status for utlyst vikariat menighetspedagog Skogn og kirkemusiker Frosta/Åsen - Det ble orientert om gjennomført fagtur til London.