Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: Biblioteket, Ulvik herad Dato: 14.09.2016 Tidspunkt: 09:00 12:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Solveig Hellesnes Uppheim Leiar V Alf Gunnar Sortland Nestleiar AP Gunnbjørg Øyre Medlem SV Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Odd J. Storebø Arne Gilbakken Stilling Spesialrådgjevar Hordaland fylkeskommune Revisjonssjef IHR Forvaltningsrevisor IHR Solveig Hellesnes Uppheim utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 25/16 PS 26/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 27/16 IHR presenterer revisjonsstrategi for Ulvik herad 2016 2015/61 PS 28/16 Notat gjeldende habilitet/inhabilitet i høve Hardangerrådet IKS 2014/428 PS 29/16 Årsmelding for kontrollutvalet i Ulvik herad 2015 2015/88 PS 30/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 Prosessmøte 2 PS 31/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. Prosessmøte 2 2015/59 2015/60 PS 32/16 PS 33/16 Budsjett 2017 for kontroll, tilsyns og revisjonsarbeidet i Ulvik herad Referatsaker 2015/83 RS 14/16 tertialrapport for Ulvik herad 2015/61 RS 15/16 Vedtak heradsstyret i Ulvik 150616 Selskapskontroll Hardangerrådet IKS 2014/428 RS 16/16 Vedtak heradsstyret i Ulvik, årsrekneskap 2015 2015/61 PS 34/16 Eventuelt PS 25/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent PS 26/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte
Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 31.05.2016 Protokoll frå møte 31.05.2016 vart godkjent. PS 27/16 IHR presenterer revisjonsstrategi for Ulvik herad 2016 Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå IHR til orientering. Revisjonssjef IHR Odd J. Storebø orienterte utvalet. - Sannsynligvis ny standard på revisjonsmelding for rekneskapet 2016 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå IHR til orientering. PS 28/16 Notat gjeldende habilitet/inhabilitet i høve Hardangerrådet IKS 1. Kontrollutvalget i Ulvik herad slutter seg til det arbeidet som er satt i gang i Odda kommune om at habilitet / inhabilitet for klageorganet i Hardangerrådet IKS drøftes på nytt. 2. Kontrollutvalgets leder i Ulvik herad søker fritak fra vervet som medlem av klageorganet til Hardangerrådet IKS. vart samrøystes vedteke.
1. Kontrollutvalget i Ulvik herad slutter seg til det arbeidet som er satt i gang i Odda kommune om at habilitet / inhabilitet for klageorganet i Hardangerrådet IKS drøftes på nytt. 2. Kontrollutvalgets leder i Ulvik herad søker fritak fra vervet som medlem av klageorganet til Hardangerrådet IKS. PS 29/16 Årsmelding for kontrollutvalet i Ulvik herad 2015 Forslag til innstilling Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2015. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke Innstilling: Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2015. PS 30/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 Prosessmøte 2 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Kontrollutvalet gjorde slike prioriteringar/endringar: Forvaltningsrevisjonsprosjekt i rekkefølgje: 1. Helse og sosial, Akutt nødhjelp, ambulanse og legevakt.
2. Pleie og omsorg, Tenestenivå til heimeverande brukarar, nye oppgåver knytta til samhandlingsreforma 3. Sentraladministrasjonen, IT- tryggleik og kommunikasjon 4. Teknisk, Sjølvkost, forsyning og tryggleik av vatn og avlaup Dei øvrige prosjekta som omtalte i overordna analyse kapittel 4 vert ståande som uprioriterte. punkt 1 vart samrøystes vedteke. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for forvaltningsrevisjon og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 slik den ligg føre med dei endringar / justeringar som kom fram i møte. 2. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for forvaltningsrevisjon og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak. PS 31/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020. Prosessmøte 2 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2016 2020 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til heradsstyret, som skal gjera endeleg vedtak. Gunnbjørg Øyre stilte spørsmål ved eigen gildskap då ho er medlem av styret i Indre Hordaland Miljøverk, IHM Kontrollutvalet kom fram til at Gunnbjørg Øyre var ugild. Saka vart handsama sist i møtet og representanten fråtredde møtet. punkt 1 vart samrøystes vedteke. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke. Forslag til plan for selskapskontroll vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for selskapskontroll og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak.
1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2016 2020 slik den ligg føre. 2. Forslag til plan for selskapskontroll vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar fullmakt til saman med sekretariatet å godkjenne endeleg innstilling i plan for selskapskontroll og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak. PS 32/16 Budsjett 2017 for kontroll, tilsyns og revisjonsarbeidet i Ulvik herad 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ulvik herad til vidare handsaming vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ulvik herad til vidare handsaming PS 33/16 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering. Referatsakene vart tekne til orientering.
RS 14/16 tertialrapport for Ulvik herad RS 15/16 Vedtak heradsstyret i Ulvik 150616 Selskapskontroll Hardangerrådet IKS RS 16/16 Vedtak heradsstyret i Ulvik, årsrekneskap 2015 PS 34/16 Eventuelt Ingen saker meldt Ingen saker meldt