Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi. Forvaltningsnr: 985 234 094 Innhold: 1. Uforutsette akutte hendelser... 2 1.1 Instruks ved brannalarm... 2 1.2 Person utelåst fra leiligheten... 2 1.3 Feil eller skade på garasjeporten... 2 1.4 Heisstans... 2 1.5 Feil på ventilasjonsanlegget... 3 1.6 Feil utvendige varmekabler... 3 1.7 Vannlekkasje... 3 1.8 Feil i kloakkanlegg eller avløpsledning... 3 1.9 Feil i pumpeanlegget... 3 1.10 Feil i el-anlegget... 3 2. Generelle inforutiner... 4 2.1 Brannvarslingsanlegget og nødlysene... 4 2.2 Lysfeil fellesareal... 4 2.3 Rotter og mus... 4 2.4 Slamtømming av sluk ved vaskeplass... 4 2.5 Matter i fellesareal... 4 2.6 Ringeklokkelisten og navnelapper på postkassene... 4 2.7 Nøkler... 4 2.8 Renhold... 5 2.9 Automatiske døråpnere... 5 2.10 Vaktmestertjenester... 5 2.11 Trondheim kommune Kulturenheten... 5 2.12 VPLAN... 5 2.13 Filterpakker... 5 2.14 Styremøter/Årsmøter... 6 2.15 Skader på glassdører i fellesareal... 6 2.16 Videoovervåkning i P-kjelleren... 6 2.17 Juleforberedelser... 6 2.18 Utemøbler og urner... 6 2.19 Service brannslanger og pulverapparater... 6 2.20 Programmering av fjernkontroll til garasjeport... 7 2.21 Porttelefon... 7 2.22 Fullmakt på posten... 7 2.23 Containere... 7 2.24 Tørkepapir og dopapir... 7 2.25 Elektrisk utstyr i vaktmesterboden... 7 2.26 Fast rundskriv som sendes ut årlig... 7 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 1 av 1
1. Uforutsette akutte hendelser 1.1 Instruks ved brannalarm Ved brannalarm ring 110. De som kan, forlater leiligheten. Gå ut i 1. etg. eller i friarealet i 6.etg. Alle samles på parkeringsplassen. Ikke benytt heisene. De som velger å bli i leiligheten, lukker alle dører og vinduer. Leilighetene er en "sikker branncelle". Følg instruksene fra "brannvernleder" med gul vest. Brannvesenet skal slå av brannalarmen. 1.2 Person utelåst fra leiligheten Kontakt medlemmene i Sameiets styre. Leder og nestleder har hovednøkkel. Be om legitimasjon av utelåst person. Hvis det er eieren av leiligheten er forholdet ok, hvis ikke, prøv å varsle/kontakte eieren av leiligheten. Hvis leder eller nestleder ikke er til stede, kontakt vaktselskapet Securitas AS på tlf. 900 99 385. De har masternøkkel og vil bistå ved utelåsning. Denne kostnaden dekkes av beboeren. Kr. 450,- inkl mva hele døgnet. Vedkommende må legitimere seg. 1.3 Feil eller skade på garasjeporten Kontakt et av medlemmene i Sameiets styre, som ringer Hörmann Porter AS. Tlf. 73 89 66 00 i kontortid. Vakttlf: 982 21 222 utenom kontortid. Sameiet har serviceavtale på garasjeporten med Hörmann Porter AS. Portåpnere bestilles hos Hörmann Porter AS. 1.4 Heisstans Kontakt et av medlemmene i Sameiets styre. Vurder tiltak avhengig av om kun den ene eller begge heisene står. Hvis heisen er stanset uten person (er) i heiskupé, ring heisleverandør Schindler AS, vakttelefon 800 31 790. Tlfnr. Schindler Heis AS Trondheim: 72 89 34 70. Hvis heisen er stanset med person (er) i heiskupé, prøv å få ut vedkommende selv. Følg heisprosedyre som henger på veggen i styrerommet. Kun medlemmer i Styret kan utføre denne type handling. Hvis dette ikke er mulig, ring vaktselskapet Falck AS. TLF. 02468. Sameiet har serviceavtale på heisene med Schindler Heis AS. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 2 av 2
1.5 Feil på ventilasjonsanlegget Sjekk FDV-permen for å se om det er noe man kan gjøre selv. (filter, termostat, etc) Hvis ikke, ring NTE Klima, tlf: 73 84 81 50. 1.6 Feil utvendige varmekabler Kontakt et av medlemmene i Sameiets styre. Evt. kontakt NTE Elektro AS, tlf. 73 84 81 50. 1.7 Vannlekkasje Steng avstengningskranen for leiligheten inne i leiligheten. I prekære tilfeller, steng aktuell hovedkran i parkeringskjelleren. Alle hovedkraner i parkeringskjelleren er merket med leilighetsnummer. Kontakt rørleggervakten. Tlf: 970 40 840 1.8 Feil i kloakkanlegg eller avløpsledning Ring rørleggervakt. 1.9 Feil i pumpeanlegget Feil på dagtid, ring YIT, tlf. 73 98 60 00. Feil utenom kontortid, ring gratis nummer 800 83 800. Ved bruk av tekniker i denne sammenheng påløper det et utrykningsgebyr på kr. 2500,- Deretter blir vi belastet for overtidsbetaling til tekniker. Årlig service på anlegget. Dette styrer YIT. Det er montert alarm som utløses hvis vannet inn til bygget stopper opp. Kontakt Trondheim Bydrift ved slike tilfeller. Tlf. dagtid: 72 54 63 50 Vakt utenom arbeidstid: 72 54 76 00 1.10 Feil i el-anlegget Ring NTE Elektro AS, tlf. 73 84 81 50. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 3 av 3
2. Generelle inforutiner 2.1 Brannvarslingsanlegget og nødlysene Ved feil på noen av disse anleggene, ring NTE Elektro AS, tlf. 73 84 81 50. Sameiet har serviceavtale på brannvarslingsanlegget med NTE Elektro AS. Nøkkel til brannsentralen henger i teknisk rom på andre siden av veggen. (Sikringsrommet 1.etg) Sameiet har serviceavtale på nødlysanlegget med NTE Elektro AS. ELTEK har levert brannsentralen. Ved spørsmål rundt sentralen, ring 73 96 28 30 2.2 Lysfeil fellesareal Kontakt Terje Hareide, leil. 90 i Sameiet, eventuelt kontakt et av medlemmene i Sameiets styre. Alternativt, kontakt NTE Elektro AS, tlf. 73 84 81 50. Lys i taket i foajeen. Ved pæreskifte på disse benyttes gardintrapp som står i bergrommet lavblokk. 2.3 Rotter og mus Sameiet har serviceavtale med Boss Norge AS som inspiserer og vedlikeholder kassene. Kasser med gift er satt ut i området rundt bygget. Beboerne melder fra til Boss Norge AS og/eller Styret om det observeres rotter eller mus rundt bygget. Tlf Boss AS: 73 82 38 00. 2.4 Slamtømming av sluk ved vaskeplass Denne kummen må slamtømmes hvert 3. år. Dette foretas av Trondheim Bydrift, som må bestilles for hver gang. Tlf. Trondheim Bydrift: 72 54 63 50. 2.5 Matter i fellesareal Mattene byttes av Berendsen Matteservice AS. Tlf. 73 87 80 40. 2.6 Ringeklokkelisten og navnelapper på postkassene Tavlen til ringeklokkelisten er levert av Skilt-Teknikk. Tlf: 73 87 35 50. Navneendringer på postkassene skiftes/endres av Styret. Navneendringer på ringeklokkelisten endres av Skilt-Teknikk. Ønsket navn på ringeklokkelisten sendes Styret som igjen oversender dette til Skilt-Teknikk. Kostnad ca kr. 375,- blir belastet nye eier. 2.7 Nøkler Beslag Consult AS er ansvarlig for nøkkelsystemet i Sameiet. Nye nøkler bestilles gjennom styret. Tlf. Beslag Consult AS: 72 89 67 80. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 4 av 4
2.8 Renhold Rent Miljø Renhold AS foretar renholdet i fellesarealene. Tlf. Rent Miljø Renhold AS: 73 90 50 15. 2.9 Automatiske døråpnere Alle automatiske døråpnere i Sameiet er levert av Hjelpemiddelsentralen. Reparasjoner og vedlikehold av døråpnerne meldes inn til dem. Hjelpemiddelsentralen må informeres om hvem som har rekvirert den aktuelle døråpneren. Tlf. Hjelpemiddelsentralen: 73 84 86 00. 2.10 Vaktmestertjenester Sameiet har avtale med TOBB Service AS om utføring av alle typer vaktmestertjenester. De utfører også brøyting og strøing Tlf. 488 95 506. Sameiet har avtale med eierne av Dybwadhuset om at de får følge vår brøyteavtale uavhengig hvem vi har avtale med. Dette må Styret huske når/hvis ny avtale utarbeides. De betaler selv kostnaden av brøytingen på deres område. 2.11 Trondheim kommune Kulturenheten Etter spørsmål fra Trondheim kommune Kulturenheten har Styret sagt seg villig til å dele ut brosjyrer for dem i Sameiet, 1 til 2 ganger i året. Dette er en brosjyre som inneholder opplysninger om tilbud fra kommunen vedrørende forskjellige arrangement i deres regi. (Kulturpakken) Brosjyrene blir levert i Sameiets postkasse. 2.12 VPLAN Sameiet har tegnet en vedlikeholdsplan med TOBB. Denne planen gir oss en oversikt over forventet vedlikehold de kommende 10 år. Oppstart 2006. Kontaktpersoner: Kontakt TOBB på tlf. 73 83 15 00 2.13 Filterpakker Filtrene skiftes hvert år. Vi har avtale med leverandøren, Beam og NTE Klima om fast levering hvert år. Pakken ankommer oss april/mai. Tlf. NTE Klima: 73 84 81 50. Utleveres av Styret i foajeen. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 5 av 5
2.14 Styremøter/Årsmøter Det avholdes ett styremøte i måneden. Innkallingen sendes ut 2 3 dager i forkant. Møtereferat sendes ut snarest mulig etter møtet. Tilpasset referat henges opp på oppslagstavlen i foajeen. Tilpasset referat legges ut på hjemmesiden vår. Dette referatet sendes webansvarlig. Alle møtereferatene fra siste år sendes TOBB V/ Jørgen Skjetne js@tobb.no elektronisk ved årsslutt. Årsmøte avholdes innen utgangen av april hvert år. Signert årsberetning sendes TOBB snarest mulig etter årsmøtet. Signert regnskap sendes TOBB. 2.15 Skader på glassdører i fellesareal Kontakt Trønderglass tlf. 73 89 96 66. 2.16 Videoovervåkning i P-kjelleren Utstyret er levert av Falck. Styret administrerer anlegget. PC står i styrerommet. Instruks for brenning av opptak til CD ligger i styrerommet. 2.17 Juleforberedelser Juletreet og juletrepynt ligger i bergrommet, lavblokken. Treet pyntes til første søndag i advent. Demonteres inne 13. dags jul. Peisen står påtent hele denne perioden. 2 3 lysarmatur i taket rundt juletreet kobles ut (ta ut lyspærene) Julepynt settes ut i etasjene. Julegløgg serveres rundt midten av desember. 2.18 Utemøbler og urner Alle utemøblene og urnene oppbevares i bergrommet lavblokken på vinters tid. Bæres inn før frosten kommer på høsten og settes ut igjen på vårparten. 2.19 Service brannslanger og pulverapparater Dette utføres av NOHA Norway AS Tlf. 72 89 48 80 Service på brannslanger: Årlig. Service på pulverapparater: Hvert 3. år. De kan også utføre service på pulverapparatene som den enkelte har i sin leilighet, men dette må avtales når det skal utføres. Belastes den enkelte. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 6 av 6
2.20 Programmering av fjernkontroll til garasjeport Ved kjøp av ny fjernkontroll, trengs denne å programmeres til våre signaler: Hold en fjernkontroll som fungerer mot porten. Portåpnerknappen på denne trykkes og holdes inne. Trykk inn og hold knapp på ny fjernkontroll inne. Ny fjernkontroll vil nå blinke. (hurtig blink) Når dette stopper opp, slipp knappene på begge fjernkontrollene. Ny fjernkontroll skal nå fungere. Ny fjernkontroll kjøpes hos Hörmann Porter AS. Tlf. 73 89 66 00 2.21 Porttelefon Vi har ingen serviceavtale med noen på porttelefonen. Ved feil på anlegget eller på telefonen inne i en leilighet, meldes dette til NTE Elektro AS, tlf. 73 84 81 50, i hvert enkelt tilfelle. 2.22 Fullmakt på posten Ved skifte av styremedlemmer som har fullmakt på posten for å hente ut rekommanderte sendinger, må det fylles ut nytt fullmaktsskjema. Dette fås på postkontoret. Skjemaet fylles ut og leveres på posten i lag med kopi av styrevedtak på hvem som har fullmakt. Som oftest er det styreleder og nestleder som har denne fullmakten. 2.23 Containere Vi bestiller containere gjennom TOBB Service AS. Tlf. Tlf. 488 95 506. Eller via denne mailadressen: Vaktmester@tobb.no Det ble på beboermøte 18/4-07 bestemt at vi bestiller container 2 ganger i løpet av året. En til dugnaden på våren, og en på høsten en gang, månedsskifte nov - des. 2.24 Tørkepapir og dopapir Vi er registrert som kunde hos Maske Marked på Lade. Kundenr: 324032. Her kjøper vi tørkepapir og dopapir til felles WC i 1. etg. Papiret oppbevares i rommet ved felles WC i 1. etg. Vi kan også handle inn kontorrekvisita til styrearbeid hos dem. 2.25 Elektrisk utstyr i vaktmesterboden DeWalt bormaskin, Foma høytrykksspyler og Milwaukee hekksaks som står i vaktmesterboden er kjøpt hos EL-Maskinservice i Fossegrenda. Service på disse maskinene utføres av dem. Tlf: 73 82 54 00 Service på Kärscher høytrykksspyler, utføres av Albert E. Olsen i Fossegrenda Tlf: 73 95 60 00 2.26 Fast rundskriv som sendes ut årlig. Dette rundskrivet sendes ut hver høst. Dette for å minne beboerne på en del ting som Styret anser som såpass viktig at blir utført og påpasset hvert år. 09.02.2012 Rutiner for Sameiet Bergheim Amfi Side 7 av 7