KÅFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Kantina rådhuset. Møtedato: Torsdag 11.2.2016 Varighet: 10.00 12.30 Møteleder: Sekretær: Odd Kr. Solberg Faste medlemmer Hildur R. Elvevoll Storli Carsten Meyer Kine Solberg Carina Isaksen Varamedlemmer (personlige) Hermund Dalvik Åsmund Seljeskog Ninni Monsen Lena Gamvoll Iris Yttergård Fra utvalget møtte: Carsten Meyer Kine Solberg Hermund Dalvik Åsmund Seljeskog Forfall: Carina Isaksen Hildur R. Elvevoll Storli Varamedlem Varamedlem Fra politisk ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Oppvekstleder Anita Lervoll (under sak 11/16) Fra KomRev NORD IKS møtte: Regnskapsrevisor Lars Trygve Jenssen Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Rådgiver Odd Kr. Solberg 1
Merknader til innkalling og sakliste Saklista blei enstemmig godkjent med oppføring av en ekstrasak under sak 11/16 Drøftingssak (unntatt off. Offl 13, jfr Fvl 13, 1. ledd) Behandlede saker: Saknr Tittel Unntatt off. 01/16 02/16 03/16 04/16 05/16 06/16 07/16 08/16 09/16 10/16 11/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 2.12.2015 Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 Kontrollutvalgets møteplan for resten av 2016 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Selskapskontroll - deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter Engasjementsbrev Drøfting/bestilling nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt Revisors beretning om beboerregnskaper ved Kåfjord helsesenter for 2014 Gjennomgang av formannskaps-/utvalgssaker Drøftingssaker Offl 13, jfr Fvl 13, 1. ledd 2
Sak 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTET 2.12.2015 Protokollen fra møtet 2. desember 2015 godkjennes. Protokollen referert. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 2. desember 2015 godkjennes. Sak 02/16 REFERATER A. VALG AV KONTROLLUTVALG Utskrift av protokollen k-sak 75/15 B. KONTROLLUTVALGSSEMINAR - INVITASJON Invitasjon av 21.1.16 fra K-Sekretariatet IKS. C. REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV KOMMUNALE STYRER, RÅD OG UTVALG Reglement. D. ÅRSRAPPORT FOR 2015 - SKATTEOPPKREVEREN - Årsrapport av 15.1.2015 (lagt fram i møtet) Til sak B: Samtlige faste medlemmer påmeldes seminaret. Dersom noen av de faste ikke kan møte, kan vararepresentantene for gruppene påmeldes. Referatsakene for øvrig tas til orientering. 3
Til sak B: Samtlige faste medlemmer påmeldes seminaret. Dersom noen av de faste ikke kan møte, kan vararepresentantene for gruppene påmeldes. Referatsakene for øvrig tas til orientering. Sak 03/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsrapport med de endringene som framkom i møtet og innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Innstillingen enstemmig godkjent. Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsrapport med de endringene som framkom i møtet og innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Utskrift sendt ordføreren med kopi til rådmannen og 29.2.2016. Sak 04/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2016 Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedatoer for resten av 2016: Torsdag 26. mai Torsdag 15. september Fredag 9. desember Møtene starter kl 09.00. 4
Enstemmig godkjent. Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedatoer for resten av 2016: Torsdag 26. mai Torsdag 15. september Fredag 9. desember Møtene starter kl 09.00. Sak 05/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsplan med de endringene som framkom i møtet og fastsetter denne som utvalgets årsplan for 2016. Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsplan med de endringene som framkom i møtet og fastsetter denne som utvalgets årsplan for 2016. Sak 06/16 SELSKAPSKONTROLL KONROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERAL- FORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER Kontrollutvalget deltar på følgende generalforsamlinger og representantskapsmøter med følgende: Avfallsservice AS Kåfjord Vekst AS Nord Troms Museum AS Ymber AS Kine Solberg/vara: Åsmund Seljeskog Carsten Meyer Hildur Storli 5
3net AS Halti kvenkultursenter IKS K-Sekretariatet IKS Hildur Storli Hermund Dalvik (kommunens repr.) Kontrollutvalget deltar på følgende generalforsamlinger og representantskapsmøter med følgende: Avfallsservice AS Kåfjord Vekst AS Nord Troms Museum AS Ymber AS 3net AS Halti kvenkultursenter IKS K-Sekretariatet IKS Kine Solberg/vara: Åsmund Seljeskog Carsten Meyer Hildur Storli Hildur Storli Hermund Dalvik (kommunens repr.) Sak 07/16 ENGASJEMENTSBREV Kontrollutvalget tar engasjementsbrev av 15.12.2015 fra KomRev NORD IKS til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar engasjementsbrev av 15.12.2015 fra KomRev NORD IKS til orientering. Sak 08/16 DRØFTING/BESTILLING AV NYTT FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalget bestiller for gjennomføring fra KomRev NORD prosjektet Pedagogisk og administrativ kompetanse og rekruttering av personell i barnehagene. Sekretær lager forslag til bestilling som sendes som e-post til medlemmene for godkjenning. 6
Kontrollutvalget bestiller for gjennomføring fra KomRev NORD prosjektet Pedagogisk og administrativ kompetanse og rekruttering av personell i barnehagene. Sekretær lager forslag til bestilling som sendes som e-post til medlemmene for godkjenning. Særutskrift sendt KomRev NORD IKS med kopi til rådmannen 29.6.2016. Sak 09/16 REVISORS BERETNING OM BEBOERREGNSKAPER VED KÅFJORD HELSESENTER FOR 2014 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for beboerregnskapene ved Kåfjord Helsesenter for 2014 til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for beboerregnskapene ved Kåfjord Helsesenter for 2014 til orientering. Sak 10/16 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPS-/UTVALGSSAKER Rådmannen var innkalt til møtet for å gi redegjørelser i F-sak 55/15, Kommuneplanens samfunnsdel for Kåfjord kommune 2015 2017 og F-sak RS 17/15- Krav om revisjon av konsesjonen til å foreta regulering og overføring i Guolasjohka, Kåfjord kommune, men møtte ikke. Rådmannen innkalles til neste møte for å gi orientering i ovennevnte saker. 7
Ordfører innkalles til neste møte for å gi en orientering om bakgrunnen for sak PS 28/15 (jfr PS sak 31/15) Miljø-, drift og utvikling. Kontrollutvalget tar saklistene og redegjørelsene for øvrig til orientering Rådmannen innkalles til neste møte for å gi orientering i ovennevnte saker. Ordfører innkalles til neste møte for å gi en orientering om bakgrunnen for sak PS 28/15 (jfr PS sak 31/15) Miljø-, drift og utvikling. Kontrollutvalget tar saklistene og redegjørelsene for øvrig til orientering Særutskrift sendt rådmannen og ordføreren 29.6.2016. Sak 11/16 DRØFTINGSSAKER (UNNTATT OFF. Offl 13, jfr Fvl 13, 1. ledd) a) KLAGE PÅ OPPFØLGING AV SAK b) ANSVARSGRUPPEMØTER OG SKOLENS DELTAKELSE Kontrollutvalget har drøftet sakene og velger å ikke ta disse opp til videre behandling. Rådgiver gis fullmakt til å lage et svarskriv til sakene ut ifra de drøftingene som framkom i møtet. Kontrollutvalget har drøftet sakene og velger å ikke ta disse opp til videre behandling. Rådgiver gis fullmakt til å lage et svarskriv til sakene ut ifra de drøftingene som framkom i møtet. Utskrift sendt rådmannen 29.2.2016. Hovedutskrift sendt medlemmene m.fl. 29.2.2016. 8