KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Legemiddelautomater til Storhaugen Helsehus Kristiansund kommune Saksnr. 2015/32329 Tilbudsfrist: 01.06.2015 kl. 15.00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 5 1.6 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Vektingsmodell... 9 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kristiansund kommune (heretter kalt oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av legemiddelautomater ved etablering av nytt helsehus. Storhaugen helsehus skal være Kristiansund kommunes senter for korttids- og spesialiserte funksjoner. Det etableres tre døgnavdelinger på totalt 35 døgnplasser med interkommunalt øyeblikkelig hjelp tilbud, rehabiliteringstilbud, lindrende tilbud og korttidstilbud. I tillegg etableres det blant annet poliklinikk, øvingsavdeling for sykepleierhøgskolen og pasient- og personal kantine. Fra før av har Nordmøre krisesenter, samt kommunens fellesvaskeri og felleskjøkken tilhold i bygget. Bygget skal ha beredskapsfunksjon med mulighet for utvidelse av sengeplasser ved katastrofesituasjoner. Bygget er under total renovering og skal utstyres med nytt inventar og utstyr. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Katrine Roksvåg Postboks 178, 6501 Kristiansund katrine.roksvag@kristiansund.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å innføre elektronisk styrt legemiddelhåndtering for A og B preparater ved bruk av legemiddelautomater. Storhaugen helsehus etableres med tre medisinrom som skal være likt utformet. Krav til utstyr og omfang beskrives i kravspesifikasjon. Mål med anskaffelsen er blant annet å øke kvaliteten på håndtering av disse legemidlene, redusere tidsbruk og unngå svinn, Det forutsettes at den elektroniske løsningen kan kommunisere med apotek ved bestilling og at den kommuniserer med elektronisk pasientjournal (pleie - og omsorgsprogrammet Profil). Systemet må kunne kommunisere med alle apotekkjeder i Norge. Kristiansund kommune har for tiden avtale med Vitus apotek. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 3
1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt SSA-K-lille, med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Del 3 Kontrakt SSA-V-lille med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 5: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 4
1.5 Kunngjøring Versjon 1 Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 15.4.2015 Frist for å levere tilbud 01.6.2015,kl 15.00 Tilbudsåpning 01.6.2015,kl 15.00 Tilbudets vedståelsesfrist 01.9.2015,kl 15.00 Evaluering 02.6.-12.6.2015 Meddelelse om valg av leverandør 12.6.2015 Karensfrist 22.6.2015,kl 10.00 Kontraktsinngåelse 22.6.2015 Levering Se kravspesifikasjon Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- 5
og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2015/32329 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 6
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Dokumentasjonskrav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Totalpris eks mva Totalpris på legemiddelautomater til 3 medisinrom (inkludert alle deler som skal til for å ta automaten i drift, samt 5 års garanti) Tilbudspris medisintraller (opsjon) Fastpris på 4-årig serviceavtale. Alle kostnader knyttet til reise og diett i forbindelse med opplæring, service og vedlikehold skal være inkludert og dekt i leverandørens tilbudspris. Funksjonalitet, kvalitet, teknisk løsning 30 % Vurderes etter Bilag 1-kundens kravspesifikasjon, krav 1 tom 41. Leverandørens beskrivelse knyttet 8
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav til krav med dokumentasjonskrav/ B (bør) -krav. Opplæring, brukervennlighet, service og support 30 % Vurderes etter Bilag 1-kundens kravspesifikasjon, krav 42 tom 58. Leverandørens beskrivelse knyttet til krav med dokumentasjonskrav/ B (bør) -krav. 4.1 Vektingsmodell Det gis poeng fra 10 til 0 for hvert tildelingskriterium, hvor 10 er best. For tildelingskriteriet pris, gis laveste tilbudte pris 10 poeng, og poengene fordeles etter en lineær metode. Lineær metode innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Dette uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 10-10x(Pe-Pb)/Pb, der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. For tildelingskriteriet kvalitet, gis det det 0-10 poeng til hver enkelt gruppe. Poengene summeres og gir en totalsum for kvalitet. Det tilbudet med høyest totalsum for kvalitet gis etter evaluering en poengscore på 10 poeng, og poengene fordeles deretter etter lineær metode. Poengscore = 10-10x (Se-Sb)/Sb, der Se er den summen som evalueres og Sb er beste (høyest) sum. Poengscore for både pris og kvalitet justeres med det enkelte tildelingskriteriets vekt. (poengscore kvalitet x 0,6 + poengscore pris x 0,4). 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Kristiansund kommune v/innkjøp Adresse: Rådhuset, 1.etg. Kaibakken 2, 6509 Kristiansund Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2025/32329 v/ innkjøp. Åpnes kun av adressat 9
Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende.. MERK: I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Her skal følgende lagres som slik: Komplett tilbud lagres i ett dokument, i PDF format (grunnet arkiveringskrav). Sladdet versjon av tilbudet skal lagres i ett dokument i PDF format (grunnet arkiveringskrav). 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Foran skilleark: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skilleark 1: Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Eventuell annen dokumentasjon, om ikke tilbyder er registrert i ravninfo.no Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Skilleark 2: Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen med eventuelle vedlegg. Skilleark 3: Brosjyre av tilbudt legemiddelautomat. 10
Skilleark 4: Utfylt prisskjema. Leverandør er ansvarlig for å utarbeide dette. Prisene skal fremkomme på følgende måte: Totalpris på legemiddelautomater til 3 medisinrom (inkludert alle deler som skal til for å ta automaten i drift, samt 5 års garanti) Tilbudspris medisintraller (opsjon) Fastpris på 4-årig serviceavtale. Alle kostnader knyttet til reise og diett i forbindelse med opplæring, service og vedlikehold skal være inkludert og dekt i leverandørens tilbudspris. 6 Vedlegg Kravspesifikasjon Kontrakt m/bilag Mal HMS egenerklæringsskjema 11