MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Fredag 18. desember 2015 Tid: Kl. 12.00 16.00 Saknr 24/2015 32/2015 Til stede på møtet: Medlemmer: - Ann Kristin Moen (leder) - Karin Wiik (nestleder) - Tor Ove Midtun Andre: - Audun Holte, Rådhuset Vingelen AS (sekretariat), Vingelen 22.12.2015 For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte (sign.) Møtesekretær... Ann Kristin Moen Karin Wiik Tor Ove Midtun Leder Nestleder Medlem
Sakliste Sak nr.: Innhold 24/2015 Godkjenning av sakliste og innkalling 25/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 12.02.2015 26/2015 Regnskapsrapport for Kontrollutvalget 27/2015 Møteplan 2016 28/2015 Utlysning av sekretariatfunksjon for kontrollutvalget 29/2015 Årsrapport 2015 30/2015 Kurs for utvalgets medlemmer 31/2015 Eventuelt 32/2015 Prolongering regnskapsrevisjon, for ett år (Ekstra sak) Sak 24/2015 Godkjenning av sakliste og innkalling Sakliste og innkalling til møte 18.12.2015 godkjennes. Sakliste og innkalling til møte 18.12.2015 godkjennes. Sak 25/2015 Møteprotokoll fra møte 17.09.2015 Vedlagte møteprotokoller fra møte 17.09.2015 godkjennes og signeres.
Møteprotokoller fra møte 17.09.2015 godkjennes og signeres. Sak 26/2015 Regnskapsrapport for kontrollutvalget Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Økonomisjef Lars Erik Bjøntegaard deltok på møtet under behandlingen av saken. Han orienterte om postering i- og føring av regnskapet. Kontrollutvalget tar økonomirapport per 30.11.2015 til orientering. Sak 27/2015 Møteplan 2016 Sakene «godkjenning av innkalling og sakliste» og «godkjenning av møteprotokoll» nevnes ikke i planen, men er obligatorisk på alle saklister. Møtetidstart for møtene i 2016 endres til kl. 08.00 Følgende årsplan ble vedtatt:
Fredag 12. februar Fredag 6. mai Fredag 16. september Fredag 16. desember Regnskapsrapport for kontrollutvalget, foreløpig for 2015. Årsrapport 2015 Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon 2015 Forvaltningsrevisjon, anbud Valg av leverandør sekretariat Bestilling av overordnet analyse Plan for selskapskontroll og Plan for forvaltningsrevisjon Anbud på ny regnskapsrevisor Oppfølging av Rapport for forvaltningsrevisjon 2014 (Rådmann) Regnskapsrapport for kontrollutvalget Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen kommune, (revisor med) Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen Kommuneskoger KF Valg av leverandør forvaltningsrevisjon Valg av leverandør regnskapsrevisjon for 2017-2018 Orientering fra administrasjonen Regnskapsrapport for kontrollutvalget Behandling av rapport, forvaltnings-revisjon Behandle overordnet analyse Regnskapsrapport for kontrollutvalget Årsrapport 2016, Kontrollutvalget Møteplan 2017 28 /2015 Utlysning av sekretariatfunksjon for kontrollutvalget Kontrollutvalget i Rendalen kommune ber Abakus om å gjennomføre en minikonkurranse for å få på plass en avtale med en leverandør av sekretærtjenester til kontrollutvalget. Ny avtale må være på plass innen 15. april 2016. Kontrollutvalget i Rendalen kommune ber Abakus om å gjennomføre en minikonkurranse for å få på plass en avtale med en leverandør av sekretærtjenester til kontrollutvalget. Ny avtale må være på plass innen 15. april 2016. Aktuelle aktører er: IKS Fjell, Revisorkonsult AS, Rådhuset Vingelen AS og eventuelt andre etter forslag fra Abakus.
29/2015 Årsrapport 2015 Kontrollutvalgets oppsummering av oppgaver og aktiviteter i 2015 skal danne grunnlaget for Årsrapport 2015. Årsrapport 2015 behandles og vedtas på utvalgets møte i februar 2016. Under gjennomgang av utvalgets aktiviteter i 2015 ble følgende nevnt: - Oppfølging av rapport Forvaltningsrevisjon 2014 - Saksgangen rundt Forvaltningsrevisjon 2015 - Kommuneskogens sene levering av regnskap for 2014 Kontrollutvalgets oppsummering av oppgaver og aktiviteter i 2015 skal danne grunnlaget for Årsrapport 2015. Årsrapport 2015 behandles og vedtas på utvalgets møte i februar 2016. 30/2015 Kurs for utvalgets medlemmer Saken legges fram uten innstilling. Ikke alle medlemmer har anledning til å delta på kontrollutvalgskonferansen den 3. 4. februar 2016, i regi av NKRF. Utvalget mener det er viktig at alle deltar. Kontrollutvalget vurderer kurset den 7. og 8. juni og/eller et lokalt kurs arrangert av Abakus eller KS. 31/2015 Eventuelt Under saken Eventuelt ble det etterspurt om hvor saken rundt Forvaltningsrevisjon 2014 står.
Kontrollutvalget behandlet saken i sak 29/2014 og ga følgende innstilling til kommunestyret: «Kontrollutvalgets innstilling: 1. Rendalen kommune, kommunestyret, tar rapporten fra forvaltningsrevisjon for Rendalen kommune 2014, «Sykefravær og arbeidsmiljø», til etterretning og det settes i verk tiltak for å imøtekomme de anbefalinger som framkommer i rapporten. 2. Rådmannen bes om å rapportere til kontrollutvalget og kommunestyret om iverksatte tiltak innen 1. mai 2015». I ettertid varslet rådmannen at det ikke var mulig å sette i verk tiltak innen gitte tidsfrist. Kontrollutvalget etterlyser administrasjonens oppfølging av Rapport for forvaltningsrevisjon 2014. Utvalget ber rådmannen orientere om saken i utvalgets møte i februar 2016. 32/2015 Prolongering regnskapsrevisjon, for ett år Kontrollutvalget i Rendalen kommune ønsker å benytte prolongeringsrettighetene og forlenger avtalen med KPMG AS med ett år, fram til avtaleperiodens utløp 31.12.2016. KPMG ønsker å benytte seg av sin opsjon. Kontrollutvalget i Rendalen kommune ønsker å benytte prolongeringsrettighetene og forlenger avtalen med KPMG AS med ett år, fram til avtaleperiodens utløp 31.12.2016.