KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) Geodataarbeid i Valle kommune i Aust-Agder fylke for Statens kartverk Saksnr. 13/00687- LACHAA31 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3. Kontraktperiode... 3 1.4. Antall leverandører... 3 1.5. Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.6. Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes... 4 1.7. Kunngjøring... 4 1.8. Offentlighet... 4 1.9. Taushetsplikt... 4 1.10. Tilleggsopplysninger... 4 1.11. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 1.12. Tilbudsfrist... 5 1.13. Fremdriftsplan... 5 1.14. Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse... 5 1.15. Tilgang til Fysak... 5 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1. Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2. Krav til tilbudets utforming... 6 2.3. Alternative tilbud... 7 2.4. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget... 7 2.5. Tilbud på deler av oppdraget... 7 2.6. Vedståelsesfrist... 7 2.7. Tilbakekalling eller endring av tilbudet... 7 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5. Bruk av underleverandører Ved eventuelt bruk av underleverandører gjelder følgende:... 9 4. KRAVSPESIFIKASJON... 9 4.1. Teknisk spesifikasjon... 9 4.2. Fremdrift og tidsfrister... 9 4.3. Sikkerhetsklarering... 9 4.4. Språk... 9 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 5.1. Registrering av tilbud... 10 5.2. Tilbudsåpning... 10 5.3. Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren... 10 5.4. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet... 10 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 10 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 10 6.2. Kriterier for valg av tilbud... 10 6.3. Informasjon og begrunnelse for tildeling av kontrakt... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Statens kartverk er den nasjonale kartinstitusjonen i Norge, og ivaretar landets behov for landsdekkende geografisk informasjon. Statens kartverk er organisert i divisjoner og tjenesteenheter med hovedkontor på Ringerike, se for øvrig mer informasjon under www.kartverket.no. Statens kartverk Kristiansand, heretter kalt oppdragsgiver, har blant annet ansvaret for anskaffelse av geodataarbeider gjennom Geovekst-samarbeidet i Vest-Agder fylke. Mer informasjon om Geovekst finnes på http://www.statkart.no/nor/land/fagomrader/geovekst/. Mer informasjon om Statens kartverk Kristiansand finner du på www.kartverket.no/kristiansand Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Bernt Audun Strømsli Postadresse: Statens kartverk, 3507 Hønefoss Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, Kristiansand e-post: Bernt.Audun.Stromsli@kartverket.no Telefon: 32 11 85 57 936 03 425 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen Bernt.Audun.Stromsli@kartverket.no med kopi til Kyrre.Jordbakke@kartverket.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Det bes om tilbud på flyfotografering, kartkonstruksjon og ortofoto i Valle kommune. Volum for oppdraget er 31,7 km 2 nykonstruksjon av FKB-B. Det skal produseres ortofoto av full bildedekning. 1.3. Kontraktperiode Normal kontraktsperiode er ca. 1år. Kontrakten skal være operativ fra mai 2013. Dersom værforholdene medfører at hele eller deler av oppdraget ikke kan gjennomføres innenfor normal kontraktsperiode, så er dette regulert i bilag 6 til avtalen. 1.4. Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med én leverandør for hele oppdraget. Hovedleverandørens kontraktsansvar endres ikke ved eventuell bruk av underleverandører (se pkt 3.5). 1.5. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Avtaledokument Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Vedlegg 5 Kartbilag Vedlegg 6 Vektingsskjema 3
1.6. Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes Henvisning til aktuelle standarder og spesifikasjoner som kan være aktuelle for dette oppdraget: Kart og geodata versjon 2.0. Datert 2009-01-01. Satellittbasert posisjonsbestemmelse versjon 2.1. Datert 2009-12-01. Produktspesifikasjon Leveranse av bildedata, orienteringsdata og vertikalbildedekning fra flyfotografering. Versjon 2.1. Datert juni 2012. Produktspesifikasjon for Felles KartdataBase versjon 4.02. Datert 2011-12-01/2013-01-01. Produktspesifikasjon for ortofoto i Norge versjon 4. Datert 2011-01-31. Produktspesifikasjon Nasjonal modell for høydedata fra laserskanning (FKB-Laser) versjon 2.0. Datert 2013-01-01. Kontroll av geodata, versjon 2007 Grunnlagsnett, versjon 1.1, desember 2009 I standardene og spesifikasjonene nevnt over kan det være henvisninger til andre standarder. Alle standarder det er henvist til finnes tilgjengelig på Statens kartverk sine hjemmesider. Se under http://www.statkart.no/nor/standardisering/ og http://www.statkart.no/nor/land/fagomrader/geovekst/produktspesifikasjoner_fkb_fkbprodukter_ortofoto_og_vertikalbildedekning/ 1.7. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no. 1.8. Offentlighet Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er foretatt, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 (3), jf. FOA 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Ved en eventuell begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, ref. pkt. 2.2. 1.9. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 1.10. Tilleggsopplysninger Dersom leverandørene finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan de skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer 13/00687 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. Tilleggsopplysninger skal umiddelbart meddeles skriftlig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget For kunngjorte oppdrag gjøres dette kjent på DOFFIN. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4
1.11. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. For kunngjorte oppdrag gjøres dette kjent på DOFFIN. 1.12. Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 19.mars 2013 kl. 12.00. 1.13. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 19.02.2013 Frist for å levere tilbud 19.03.2013 kl. 12.00 Tilbudsåpning 19.03.2013 kl. 13.00 Evaluering Uke 12 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 12 Klagefrist leverandører Uke 14 Kontraktsinngåelse Uke 14 Vedståelsesfrist 2.5.2013 kl. 12.00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.14. Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse Bestemmelser om mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse er spesifisert i Vedlegg 3 Avtaledokumentet (se punkt 5, 6 og 7 i Bilag 6 i avtaledokumentet). Vi gjør oppmerksom på at oppdragsgivers erfaringer med leverandørens vilje og evne til å rette opp slike mangler i rimelig tid, vil bli tillagt vekt ved tildeling av nye fremtidige kontrakter. 1.15. Tilgang til Fysak Fysak er en programvare som Statens kartverk har utviklet og benytter i sin interne produksjon av Geovekst-data. Denne programvaren stilles til rådighet dersom oppdragstaker ønsker å benytte denne. Fysak lånes ut på følgende premisser: - Programvaren er lånt ut kun til bruk i dette prosjektet, og må ikke lånes ut til andre - Låneperioden utløper ved ferdigstilling av kontraktsarbeidet - Fysak lånes ut vederlagsfritt - Statens kartverk påtar seg ikke ansvar for opplæring, support, programfeil e.l. (evt. opplæring kan bestilles gjennom Kartverkskolen) 5
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 2. leveres i dobbelt konvolutt. Den ytre konvolutten skal være merket med mottakers navn og postadresse: Statens kartverk, Hovedarkivet, Kartverksveien 21, 3507 Hønefoss. Den indre konvolutten skal være merket med «Tilbud Kjøp av geodatatjenester i Valle kommune, saksnr.13/00687-lachaa31», leverandørens navn og tilbudsfristen (dato og klokkeslett). 3. leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. 5. leveres med: èn original av tilbudet som ikke skal være stiftet, innbundet eller limt på en slik måte at det blir tidkrevende å skille arkene for skanning èn utgave av tilbudet som kan benyttes ved eventuell begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, hvis aktuelt, sladde det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde og eventuelt andre taushetsbelagte opplysninger. Vedrørende hva som er slike forretningshemmeligheter, se punkt om offentlighet, ref. pkt. 1.8. Dersom leverandøren sladder for mye vil oppdragsgiver overprøve dette. Som eksempel anses ikke offentlig tilgjengelig informasjon på nettsider og i kataloger, for å være forretningshemmeligheter. kopi av tilbudet på en CD eller minnepinne 6. leveres sammen med ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2. Tilbyder skal fylle inn tilbudspriser i rosa celler. I prisskjemaet skal det fylles inn estimert volum for flyfotografering (stripekilometer) og antall modeller for aerotriangulering og estimert antall timer på manuelt arbeid. 7. Flyplan skal inngå som en del av tilbudet Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 6
2.3. Alternative tilbud Tilbyder gis ikke anledning til å gi alternative tilbud på utførelse av oppdraget. 2.4. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Leverandøren skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med konkurransegrunnlaget. Avvik skal spesifiseres, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avvik uten kontakt med leverandør. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.5. Tilbud på deler av oppdraget Det åpnes ikke for å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.6. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 2.mai 2013 kl. 12.00. 2.7. Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i henhold til krav i konkurransegrunnlaget. 3. KVALIFIKASJONSKRAV Dersom dokumentasjon er sendt inn til Statens kartverk Geovekst-sekretariatet, er dette tilstrekkelig for dette tilbudet. Dette forutsetter imidlertid at attester etc. ikke er eldre enn kravene nevnt under. 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4 7
3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder skal vedlegges tilbudet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Krav 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante oppdragene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Dokumentert kompetanse i relevante produktspesifikasjoner og standarder som er nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Dersom leverandør gjennom referanser ikke kan dokumentere denne kompetansen vil de ikke bli kvalifisert. Vi kan tilby leverandøren nødvendig grunnlagsmateriell slik at de kan gjennomføre en prøveleveranse for å dokumentere tilstrekkelig kompetanse. Oversikt over foretakets totale bemanning inkl. kompetanseprofil, teknisk utstyr og kapasitet på datafangst (fly, instrument etc.). Data skal leveres oppdragsgiver iht spesifikasjoner nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Leverandøren skal ha en produksjonslinje som håndterer dette. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Beskrivelse av produksjonslinje inklusiv utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Alternativt kan kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon fremlegges (jfr. FOA 17-12, Dokumentasjon av oppfyllelse av kvalitetssikringsstandarder) 8
3.5. Bruk av underleverandører Ved eventuelt bruk av underleverandører gjelder følgende: Det skal oppgis hvilke områder av anskaffelsen som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør, og hvor stor del av totalleveransen som vil bli utført av underleverandør. Dokumentasjon på underleverandørs tilfredsstillelse av kvalifikasjonskravene skal fremlegges på samme måte som for hovedleverandør. o For norske underleverandører som skal utføre hovedprosesser som ikke utføres av hovedleverandøren (flyfotografering, landmåling, aerotriangulering eller annet, f. eks Pers Oppmåling), skal dokumentasjonen være iht til punktene 3.1-3.4 i konkurransegrunnlaget o For utenlandske underleverandører som skal utføre hovedprosesser som ikke utføres av hovedleverandøren (flyfotografering, landmåling, aerotriangulering eller annet, f. eks Swiss Photo), skal dokumentasjonen være iht til punkt 3.4 i konkurransegrunnlaget, samt inneholde en dokumentasjon av at firmaet er registrert i det aktuelle lands enhetsregister. o For utenlandske underleverandører, som utfører deler av eller samme hovedprosesser som hovedleverandør (for eksempel kartkonstruksjon), er kravet til dokumentasjon kun en dokumentasjon av at firmaet er registrert i det aktuelle lands enhetsregister. Dokumentasjon av underleverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner forutsettes da dokumentert gjennom hovedleverandørens dokumentasjon. Hovedleverandør skal stå ansvarlig også for den delen av kontrakten som leveres ved hjelp av underleverandør, og fakturering skal skje via hovedleverandør. 4. KRAVSPESIFIKASJON 4.1. Teknisk spesifikasjon Se vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon. 4.2. Fremdrift og tidsfrister Oppdraget ønskes levert innen 20.02.2014 For detaljer om leveringsfrister henvises det til vedlegg 2 Prisskjema. Det bes om skriftlig bekreftelse på dato for sluttleveranse. 4.3. Sikkerhetsklarering Oppdraget skal gjennomføres i henhold til gjeldende bestemmelser om sikring av forsvarshemmeligheter i Norge. Dette oppdraget er vurdert til ikke å være sikkerhetsgradert. Dersom hele eller deler av oppdraget er tenkt utført utenfor Norge, skal dette oppgis i tilbudet. 4.4. Språk Norsk språk skal benyttes under hele gjennomføringen av oppdraget (all muntlig og skriftlig kommunikasjon, inkl. rapporter, skal være på norsk). 9
5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3. Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp, inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Forøvrig gjelder FOA.11-10 5.4. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Oppdragsgiver vil gjøre oppmerksom på at forhold ved tilbudet skal/kan føre til avvisning, jf. FOA 11-11 og 11-12. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det er saklig grunn. 6.2. Kriterier for valg av tilbud Tildelingen vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene pris og kvalitet, og eventuelt leveringsfrist. Detaljert informasjon om hvert kriterium og vekting finnes i vektingsskjema for Geovekst-oppdrag (vedlegg 6). Tilbyder bes dokumentere hvordan de enkelte kriteriene er tenkt oppfylt. Alle underkriterier vil bli lagt til grunn ved evalueringen. Tildelingskriteriene vil bli gitt en score fra 1 til 5. Evaluering av pris Prisen som skal legges til grunn for evaluering er tilbyders totalpris eksklusiv opsjoner (pris aktuelt) pluss en vektet verdi av eventuelle opsjoner. Total opsjonspris vil bli multiplisert med 25% før verdien legges til de andre priselementene. Når det gjelder evaluering av pris vil følgende beregningsmodell benyttes: laveste tilbud gis vekt 5 laveste tilbud + 40 % av laveste tilbud gis score 1. Hit er det en lineær fordeling! Deretter er det en funksjon som går mot grenseverdien null (verdiene vil nå aldri bli negative). Evaluering av leveransetidspunkt Levering innen ønsket tidsfrist gir score 5. For hver måned med leveranseutsetting reduseres score med 0.5 poeng. Dette betyr for eksempel at dersom tilbyder kan tilby leveransetidspunkt 2 måneder etter ønsket leveransetidsfrist i konkurransegrunnlaget, gis dette score 4. 6.3. Informasjon og begrunnelse for tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles avtale, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget i samsvar med FOA 11-14,1. ledd Det gis en klagefrist på 11 kalenderdager.når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 10