KONKURRANSEGRUNNLAG:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Geodataarbeid i Larvik kommune i Vestfold fylke for Statens kartverk Saksnr. 10/

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Avtaleperiode Antall leverandører Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes Kunngjøring Offentlighet Taushetsplikt Samtykkeerklæring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse Tilgang til Fysak REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til tilbudets utforming Opplysningsplikt Alternative tilbud Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekalling eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAVSPESIFIKASJON Teknisk spesifikasjon Fremdrift og tidsfrister Sikkerhetsklarering Språk OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud

3 6.3. Informasjon og begrunnelse for tildeling av avtale GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Statens kartverk er den nasjonale kartinstitusjonen i Norge, og ivaretar landets behov for landsdekkende geografisk informasjon. Statens kartverk er organisert i divisjoner og tjenesteenheter med hovedkontor på Ringerike, se for øvrig mer informasjon under Statens kartverk Skien, heretter kalt oppdragsgiver, har blant annet ansvaret for anskaffelse av geodataarbeider gjennom Geovekstsamarbeidet i Vestfold og Telemark fylke. Mer informasjon om Geovekst finnes på Mer informasjon om Statens kartverk Skien finner du på: Statens kartverk Skien finner du på: Tilbudsgrunnlaget finner du her: Filens navn: Tilbudsgrunnlag Larvik2010.zip Passord: 2010-lachve02 Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Ingrid Tidemand Nilsen Postadresse: 3507 Hønefoss Besøksadresse: Gjerpensgate 10, 3716 Skien e-post: Ingrid.tidemand-nilsen@statkart.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen Ingrid.tidemand-nilsen@statkart.no med kopi til knut.dammen@statkart.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktpersoner Anskaffelsens formål og omfang Det bes om tilbud på landmåling, flyfotografering, kartkonstruksjon, ortofoto og laserskanning i Larvik kommune. Volum på oppdraget er ca 550 km2 for laserskanning og høydeetablering og ca 172 km2 for FKB-B kartlegging og ortofotoproduksjon(ca 174 km2 bildedekningen for flyfotograferingen) 3

4 1.3. Avtaleperiode Avtaleperioden er ca. 1 år. Avtalen skal være operativ fra April Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør for hele oppdraget. I tilbudet skal det opplyses hvilke underleverandører som eventuelt er tenkt benyttet, og hvilke deler av kontraktsarbeidet disse skal utføre. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne de underleverandører hovedleverandøren foreslår. Hovedleverandørens kontraktsansvar endres ikke ved bruk av underleverandører Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Forslag til avtaledokument Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Vedlegg 5 Samtykkeerklæring 1.6. Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes Nedenfor er en henvisning til aktuelle standarder og spesifikasjoner som kan være aktuelle for dette oppdraget. - SOSI Del 3 Produktspesifikasjon for Felles KartdataBase (FKB) - SOSI Del 1 og Del 2 - Produktspesifikasjon Ortofoto i Norge - Kart og geodata - Kontroll av geodata - Satellittbasert posisjonsbestemmelse - Grunnlagsnett I standardene og spesifikasjonene nevnt over kan det være henvisninger til andre standarder. Alle standarder det er henvist til finnes tilgjengelig Statens kartverk sine hjemmesider. Se under og Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen Se Offentlighet Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er foretatt, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (Offentleglova), se 23 (3), jf. FOA

5 Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova 11. Ved en eventuell begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, ref. pkt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven Samtykkeerklæring Leverandøren skal skrive under på egen samtykkeerklæring at informasjon som ikke er identifisert som unntaksberettiget av tilbyder kan utleveres, se vedlegg Tilleggsopplysninger Dersom leverandørene finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan de skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer 10/00243-Larvik2010 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 3. mars 2010 kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 21. januar 2010 Frist for å levere tilbud 3. mars 2010 kl Tilbudsåpning 3. mars 2010 kl Eventuelle avklaringsmøter Uke 9 og 10 5

6 Evaluering Uke 9 og 10 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Klagefrist leverandører Kontraktsinngåelse Uke 9-10 tentativt Uke tentativt Uke tentativt Vedståelsesfrist 1. april 2010 kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse Bestemmelser om mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse er spesifisert i Vedlegg 3 (se punkt 5, 6 og 7 i Bilag 6 i avtaledokumentet). Vi gjør oppmerksom på at oppdragsgivers erfaringer med leverandørens vilje og evne til å rette opp slike mangler i rimelig tid, vil bli tillagt vekt ved tildeling av nye fremtidige kontrakter Tilgang til Fysak Fysak er en programvare som Statens kartverk har utviklet og benytter i sin interne produksjon av Geovekst-data. Denne programvaren stilles til rådighet dersom oppdragstaker ønsker å benytte denne. Fysak lånes ut på følgende premisser: - Programvaren er lånt ut kun til bruk i dette prosjektet, og må ikke lånes ut til andre - Låneperioden utløper ved ferdigstilling av kontraktsarbeidet - Fysak lånes ut vederlagsfritt - Statens kartverk påtar seg ikke ansvar for opplæring, support, programfeil e.l. (evt. opplæring kan bestilles gjennom Kartverkskolen) 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 6

7 Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 2. leveres i dobbelt konvolutt. Den ytre konvolutten skal være merket med avsender og mottakers navn og postadresse. Den indre konvolutten skal være merket med «Tilbud Kjøp av Geodataarbeider i Larvik kommune, saksnr.10/00243», leverandørens navn og tilbudsfristen. 3. leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. 5. leveres med: èn original av tilbudet som ikke skal være stiftet, innbundet eller limt på en slik måte at det blir tidkrevende å skille arkene for scanning èn utgave av tilbudet som kan benyttes ved eventuell begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, hvis aktuelt, sladde det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde. Vedrørende hva som er slike forretningshemmeligheter, se punkt om offentlighet, ref. pkt kopi av tilbudet på en CD eller minnepinne 6. leveres med ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2. Tilbyder skal fylle inn tilbudspris i rosa celler. Prisene i prisskjemaet vil bli lagt til grunn ved sammenligning av tilbudene. I prisskjemaet skal det fylles inn estimert volum for flyfotografering (stripekilometer) og antall modeller for aerotriangulering. 7. Forslag til flyplan skal inngå som en del av tilbudet Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: tilbudet avvises samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Tilbyder gis anledning til å gi alternative tilbud på utførelse av oppdraget. Dersom det gis alternative tilbud som tilfredsstiller kravspesifikasjonen til ferdige produkter skal dette fremlegges på eget ark. 7

8 Alternative tilbud som avviker fra kravspesifikasjonen til ferdige produkter vil bli vurdert, og kan gi grunnlag for ny tilbudsinvitasjon basert på endret kravspesifikasjon Avvik fra konkurransegrunnlaget Leverandøren skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med konkurransegrunnlaget. Avvik skal spesifiseres, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avvik uten kontakt med leverandør Tilbud på deler av oppdraget Det åpnes ikke for å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 1. april 2010 kl Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i henhold til krav i konkurransegrunnlaget. 3. KVALIFIKASJONSKRAV Dersom dokumentasjon er sendt inn til Statens kartverk Geovekst-sekretariatet, er dette tilstrekkelig for dette tilbudet. Dette forutsetter imidlertid at attester etc. ikke er eldre enn kravene nevnt under Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4 8

9 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Krav 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante oppdragene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Dokumentert kompetanse i relevante produktspesifikasjoner og standarder som er nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Dersom leverandør gjennom referanser ikke kan dokumentere denne kompetansen vil de ikke bli kvalifisert. Vi kan tilby leverandøren nødvendig grunnlagsmateriell slik at de kan gjennomføre en prøveleveranse for å dokumentere sin kompetanse. Oversikt over foretakets totale bemanning inkl. kompetanseprofil, teknisk utstyr og kapasitet på datafangst (fly, instrument etc.). Data skal leveres til leverandør ihht spesifikasjoner nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Leverandøren skal ha en produksjonslinje som håndterer dette. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Beskrivelse av produksjonslinje inklusiv utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 4. KRAVSPESIFIKASJON 4.1. Teknisk spesifikasjon Se vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon. 9

10 4.2. Fremdrift og tidsfrister Oppdraget ønskes levert innen 1. februar For detaljer om leveringsfrister henvises det til Del 3 i konkurransegrunnlaget. Det bes om skriftlig bekreftelse på dato for sluttleveranse Sikkerhetsklarering Oppdraget skal gjennomføres i henhold til gjeldende bestemmelser om sikring av forsvarshemmeligheter i Norge. Dette oppdraget er vurdert til ikke å være sikkerhetsgradert Dersom hele eller deler av oppdraget er tenkt utført utenfor Norge, skal dette oppgis i tilbudet Språk Norsk språk skal benyttes under hele gjennomføringen av oppdraget (all muntlig og skriftlig kommunikasjon, inkl. rapporter, skal være på norsk). 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp, inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Forøvrig gjelder FOA Avvisning av tilbud Oppdragsgiver vil gjøre oppmerksom på at forhold ved tilbudet skal/kan føre til avvisning, jf. FOA og AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 10

11 6.2. Kriterier for valg av tilbud Tildelingen vil bli skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på kriteriene pris og kvalitet. Detaljert informasjon om hvert kriterium og vekting finner dere under. Tilbyder bes dokumentere hvordan de enkelte kriteriene er tenkt oppfylt. Alle underkriterier vil bli lagt til grunn ved evalueringen. 11

12 Tildelingskriterie Underkriterie Vekt i % Kvalitet Leveransetidspunkt (benyttes kun der leveransefristen ikke er satt som absolutt krav) Spesiell kompetanse det vil bli tillagt vekt at tilbyder kan demonstrere at nødvendige spesialkompetanse vil være tilgjengelig i kontraktsperioden Oppdragsforståelse: det vil bli tillagt vekt at tilbyder kan demonstrere at han har forstått oppdraget og omfang Gjennomføringsplan: det vil bli tillagt vekt at tilbyder har en overordnet plan for gjennomføringsfasen som demonstrere at de minimumskrav oppdragsgiver har til oppdraget blir ivaretatt Ressurser: det vil bli tillagt vekt at tilbyder demonstrerer at det vil bli allokert tilstrekkelig med ressurser til gjennomføringen av oppdraget Oppdragsgivers egne, dokumenterbare negative erfaringer vil bli vektlagt Leveranse innenfor forespurt tidsfrist gis maksimalt score 10 Pris Ved vurdering av tilbudene vil nevnte kriterier bli benyttet. Tildelingskriteriene vil bli gitt en score fra 1 til 5. Evaluering av pris Når det gjelder evaluering av pris vil følgende beregningsmodell benyttes: laveste tilbud gis vekt 5 laveste tilbud + 40 % av laveste tilbud gis score 1 score til det enkelte firma beregnes deretter lineært tilbud som er høyere enn laveste tilbud + 40 % kan få negativ score Evaluering av leveransetidspunkt Levering innen ønsket tidsfrist gir score 5. For hver måned med leveranseutsetting reduseres score med 0.5 poeng. Dette betyr for eksempel at dersom tilbyder kan tilby leveransetidspunkt 2 måneder etter ønsket leveransetidsfrist i konkurransegrunnlaget, gis dette score Informasjon og begrunnelse for tildeling av avtale Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles avtale, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før avtale inngås. Med «avtale er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner avtalen. 12

13 Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå avtale. 13