SMARTERE INNKJØP GIR BEDRE BYGG Kontraktsoppfølging 20.10.2011 Knut Magne Mork Bygg og anleggsingeniør Hærens Ingeniørhøgskole Bedriftsøkonom Høgskolen i Buskerud Prosjektledelse fra BI Statsbygg 1995-2005 (Bygningsøkonom, prosjektleder) Undervisningsbygg 2005-2007 (Senior prosjektleder) HR Prosjekt 2007-2011 (Senior prosjektleder, avdelingsleder/nk, fagansvarlig) EH Consult 2011 (Prosjektleder) Oppdrag for blant annet Oslo kommune, Bærum kommune, Jevnaker kommune, Gran kommune, Lunner kommune, Drammen kommune, Øvre Eiker kommune, Hemsedal kommune i perioden fra 2007-2011
Kontraktsoppfølging Forutsetninger og overordnet agenda Ikke fokus på store profesjonelle offentlige byggherrene, men de små uten store resurser tilgjengelig. Gjerne diskusjon og spørsmål under veis Hvorfor oppfølging Hva skal følges opp Hvordan følge opp Tiltak for å komme på plan
Oppfølging Styring er bevisste tiltak for å øke sannsynligheten for å nå et ønsket resultat Oppfølging utgjør sammen med målformulering/ målbeslutning og planlegging prosjektstyringen Sammen med selve utførelsen utgjør dette styringssløyfen (Kolltveit og Reve, 1998). Mål Mål Avvik Planlegging Oppfølging Input Plan Utførelse Registrere forløp Resultat
Kontraktsoppfølging Et kontrakt eller et prosjekt vil normalt styres etter følgende faktorer : Fremdrift Økonomi Kvalitet SHA og Ytre Miljø I tillegg er det aktuelt å følge opp myndighetskrav som å kreve fremlegging av skatte- og avgiftsattester etc.
Kontraktsoppfølging - Hvordan Anbefaler bruk av innleide resurser på prosjektledelse/byggeledelse Faglig oppdaterte Har gode maler og eksempler Har kollegaer og nettverk å støtte seg på /trekke inn Alternativ benytte seg av eller etablere et innkjøpssamarbeid hvor flere har slått seg sammen Bruk andre offentlige byggherrers erfaringer og kompetanse
Kontraktsoppfølging - konkurransegrunnlaget Vær bevisst på hvilke krav som stilles og hvordan man skal følge opp at kravene oppfylles ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget Still ikke krav som man ikke har tenkt å følge opp Still ikke krav som er unødvendig strenge Still krav til administrative ytelser hos entreprenøren som forenkler oppfølgingen (f eks KS-system, fremdriftsplanlegging og rapportering) Still krav til tester og annen dokumentasjon som viser at kontrakten er oppfyllt En kontrollplan kan være et godt hjelpemiddel til å tenke gjennom hvordan man vil følge opp kontraktsarbeidet. Felles generelle bestemmelser bok 0 kan være nyttig til slike krav
Fremdriftsoppfølging - Hva Følge opp at det utarbeides en fremdriftsplan for kontrakten/prosjektet Følge opp at planen brukes i arbeidet Følge opp at planen revideres om nødvendig ifht faktisk fremdrift, ifht endringer og ifht HMS Følge opp at nødvendige tiltak for å komme på plan iverksettes av entreprenøren Godt grunnlag for fremdriftsoppfølging er også en forutsetning for å ha full kontroll på likviditet og kostnadsutviklingen
Fremdriftsoppfølging - Hvordan Viktig å stille krav til fremdriftsplanlegging av kontraktsarbeidet som muliggjør måling av fremdriften Viktig å stille krav til rapportering av fremdrift med fremdriftsfronter De ulike planene må være samordnet (f eks produksjonsplan, prosjekteringsplan, beslutningsplan) Gode fremdriftsplaner bør minimum oppfylle følgende: Sammenheng mellom planene på forskjellige nivå Planene skal til enhver tid ha et detaljeringsnivå som gjør dem egnet som et hjelpemiddel til å planlegge, organisere, styre og kontrollere utviklingen av kontraktsarbeidet ved å sammenholde virkelig utført med planlagt utført Planen skal normalt detaljeres pr. bygning og etasje ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen 3 siffer. Arbeidsrekkefølger, viktige avhengigheter mot ulike deler av arbeidet og kritiske aktiviteter skal fremstilles på en logisk måte. Det må legges inn milepæler, gjerne som dagmulktsbelagte delfrister Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at Entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Angivelse av planlagte SJA
Fremdriftsoppfølging
Fremdriftsoppfølging
Fremdriftsoppfølging - Tiltak Sørg for at det ligger slakk inne i byggherrens hovedplan Stille krav til entreprenøren om at han må gjøre tiltak/sette på mer resurser. Holde tilbake penger/revidere betalingsplan Forsere Avbestille/trekke ut arbeider Revidere/omarbeide fremdriftsplanen
Kostnadsoppfølging - Hva Følge opp at garantier og forsikringer er i orden Følge opp at det utarbeides betalingsplan og at denne gjenspeiler fremdriftsplanen Følge opp at faktureringen er korrekt, viktig at man skiller mellom kontrakt, endringer og evt lønns- og prisstigning Følge opp endringer og varsler Følge opp påløpte kostnader ifht årets bevilgning Følge opp utviklingen i forventet sluttkostnad Vurdere usikkerheter Følge opp behandling av sluttfaktura
Kostnadsoppfølging - Hvordan Som grunnlag for kostnadsoppfølgingen ifht prosjektet eller kontraktens ramme etableres et budsjett og det etableres produksjonsplaner/betalingsplaner For å kunne følge opp kostnadsutviklingen er det helt avgjørende å følge opp endringer fortløpende, både de som er utarbeidet endringsordre for og de som er varslet fra entreprenør Usikkerheter må vurderes ifht konsekvens og sannsynlighet og gjenspeile seg i vurderingen av behovet for gjenstående marginer
Kostnadsoppfølging Prosjektnummer 501170 Evje skole Dato: 15. september 2009 1 2 3 4 5 6 Kontrakt/ budsjettpost Forpliktet Kontrakt Påløpt Planlagte Tilleggs- % tillegg K100 Riveentreprise 2 032 805 2 032 805 kostnad (2+4+5) (Fakturert) arbeider bestillinger (4+5) K200 Bygningsmessige arbeider 88 493 466 79 533 087 56 324 670 5 046 069 3 914 310 11,3 % K310 Røranlegg 10 108 174 9 808 321 5 603 500 89 950 209 903 3,1 % K360 Luftbehandling 5 849 910 5 601 700 2 889 507 187 060 61 150 4,4 % K401 SD-anlegg 1 327 747 1 327 747 0 0 0 0,0 % K402 Elektrotekniske arbeider 12 123 411 12 023 411 5 271 387 100 000 0 0,8 % K501 Tele, data 800 000 800 000 0 0 0 0,0 % K620 Heis 1 385 000 1 385 000 923 243 0 0 0,0 % K700 Utomhusarbeider 5 944 939 5 524 064 198 885 420 875 0 7,6 % SUM Entreprisekost 128 065 452 118 036 135 71 211 192 5 843 954 4 185 363 8,5 % Margin 11 934 548 SUM Entreprisebudsjett 140 000 000
Kostnadsoppfølging ENDRINGS OG VARSELOVERSIKT K360 Nr Datert/ til entreprenør Priset fra entreprenør Behandlet av PG Behandlet av BL Bestilt fra PL Krav/ tilbud Forventet kostnad Bestillingssum ENDRINGSMELDINGER V001 Væsketemperatur endret fra 50 09.12.08 06.04.09 24.06.09 24.06.09 24.06.09 27 000 V002 Rettet ventilasjonsskjema iht 15.01.09 06.04.09 14.04.09 24.06.09 24.06.09 0 V003 Endret trase for Uponorkanaler 26.02.09 06.04.09 25 000 V004 rev Avregning mengder nybygget fra 01.09.09 0 V005 Omprosjektering pga 09.02.09 21.07.09 12.08.09 28.08.09 31.08.09-1 600 V006 Lufting av heissjakt i 10.02.09 06.04.09 06.04.09 14.04.09 05.06.09 5 000 V007 Spesialprodusert inntaksrist 20.02.09 06.04.09 14.04.09 14.04.09 05.06.09 10 000 V008 Lakkering av beslag/jethetter på 20.02.09 06.04.09 06.04.09 14.04.09 05.06.09 5 500 VARSLER 1 Urasjonell drift ved legging av 12.02.09 27.02.09 0 2 Sveising av Uponorkanal pga 12.02.09 20.02.09 27.02.09 0 3 Lakkering av beslag/ jethetter i 12.02.09 20.02.09 27.02.09 0 4 Spesialprodusert inntaksrist 12.02.09 20.02.09 27.02.09 0 5 Ventilasjonstårn ikke medtatt i 27.02.09 27.02.09 27.02.09 300 000 0 6 Ekstra deler uponorkanaler pga 18.03.09 19.03.09 0 ANDRE KOSTNADER Mengdekontroll K360 8 500
Kostnadsoppfølging Betalingsplaner/ samlet produksjon Kontrakt K200 K310 K360 K401 K402 K501 K620 K700 Produksjon Akkumulert Periode produksjon 56 580 56 580 0,0 % okt. 08 756 424 56 580 813 004 0,7 % 0,7 % nov. 08 756 424 56 580 461 121 1 274 125 1,1 % 1,8 % des. 08 4 092 076 115 000 66 580 4 273 656 3,7 % 5,5 % jan. 09 7 633 214 350 000 550 000 96 580 8 629 794 7,4 % 12,9 % feb. 09 6 342 732 550 000 96 580 6 989 312 6,0 % 18,9 % mar. 09 7 567 036 700 000 330 000 106 580 8 703 616 7,5 % 26,4 % apr. 09 7 926 822 700 000 330 000 126 580 9 083 402 7,8 % 34,2 % mai. 09 8 703 937 1 000 000 330 000 356 580 10 390 517 8,9 % 43,1 % jun. 09 6 351 847 1 000 000 660 000 466 580 8 478 427 7,3 % 50,4 % jul. 09 3 304 359 700 000 220 000 1 506 580 218 774 5 949 713 5,1 % 55,5 % aug. 09 4 768 236 1 000 000 660 000 2 364 717 666 236 9 459 189 8,1 % 63,7 % sep. 09 4 799 489 1 000 000 621 700 2 998 777 1 000 000 10 419 966 9,0 % 72,6 % okt. 09 5 954 258 1 000 000 600 000 2 060 036 1 000 000 10 614 294 9,1 % 81,7 % nov. 09 7 941 259 900 321 500 000 1 073 990 1 000 000 11 415 570 9,8 % 91,6 % des. 09 1 659 900 693 000 400 000 439 118 3 192 018 2,7 % 94,3 % jan. 10 960 505 100 000 400 000 94 393 1 554 898 1,3 % 95,6 % feb. 10 357 500 1 300 000 800 000 1 385 000 1 639 055 5 481 555 4,7 % 100,3 % Sum 79 876 018 9 808 321 5 601 700 1 300 000 12 023 411 800 000 1 385 000 5 524 064 116 318 514
Kostnadsoppfølging 12,00 % 10,00 % 8,00 % 6,00 % 4,00 % 2,00 % 0,00 % Tillegg i % Produksjon i % 100,00 % 90,00 % 80,00 % 70,00 % 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % Tillegg i % av kontrakt vs produksjon i %
Kostnadsoppfølging Attestasjonsregnskap Konto Tekst Fakt.nr A-konto kontrakt Endringer LPS Bilag K620 Heis Akonto 1 08 5113 461 621,00 45 Akonto 2 09 5073 461 621,00 119 Akonto 3 10 5011 411 758,00 120 EO K620-A001 313904374 19 080,00 121 EO K620-A002 313904375 100 000,00 122 Lønns- og prisstigning 313904377 84 975,00 123 Kreditnota feil timepris 313904425-1 950,00 124 Kreditnota feil LPS 313904503-58 178,00 135 Heis, siste avdrag 313904502 50 000,00 151 Kreditnota motkrav 313904622-13 957,00 152 Kreditnota øvrige krav 313904682-4 450,00 154 Sum konto 620 1 385 000,00 98 723,00 26 797,00
Kostnadsoppfølging - Tiltak Ingen utbetalinger før garantier og kopi av forsikringer foreligger Returnere fakturaer ved feil Iverksette innsparingstiltak Bestille opsjoner Eventuelt videreføre krav mot de prosjekterende ved feilprosjektering Det er viktig å etablere en liste over mulige innsparinger og eventuelt også over ønskede kvalitetshevinger på et tidlig tidspunkt slik at alle slike tiltak og opsjoner er priset i kontrakten. Den store utfordringen er selvsagt å komme opp med tiltak som kan besluttes seint i prosessen.
Kvalitetsoppfølging - Hva At den beskrevne kvaliteten leveres
Kvalitetsoppfølging - Hvordan Bruk de prosjekterende til kontroll Kontroller at entreprenørens kvalitetssikring/egenkontroll fungerer Fokuser på de områder som er viktigst velg gjerne ut i samarbeid med prosjekterende Still krav til tester, beregninger og målinger som dokumenterer oppfyllelse av beskrevet kvalitet lydmålinger, tetthetsprøving, innreguleringsprotokoller m.m Gjennomfør tverrfaglige tester som viser at systemene fungerer sammen Særlig viktig for brann og alt som kobles styres av SD-anlegget Vurder prøvedriftsperiode før anleggene overtas
Kvalitetsoppfølging - tiltak Utbedring Prisavslag Omprosjektering og ombygging Ved første og siste punkt er det viktig å vurdere konsekvenser for fremdrift og kostnader før tiltak besluttes og iverksettes
SHA og Ytre miljø - Hva Entreprenørens HMS-plan At nødvendige avtaler inngås for de roller som skal fylles etter byggherreforskriften SJA Utviklingen i form av eventuelle ulykker, nesten ulykker og avvik Rent tørt bygg Avfallshåndtering
SHA og Ytre miljø - Hvordan Gjennomgå entreprenørens opplegg Sørge for rapportering Befaringer Bruk tilgjengelige resurser om nødvendig i form av folk i egen organisasjon (hovedverneombud) og eventuelt offentlige instanser (arbeidstilsyn, skatteoppkreveren, etc) Revisjoner
SHA og Ytre miljø - Tiltak Pålegg om utbedring Stenging av byggeplass Andre sanksjoner (viktig å innarbeide i kontrakt)