Saksframlegg Ark.: 040 &58 Lnr.: 4970/17 Arkivsaksnr.: 16/1701-4 Saksbehandler: Øivind Nyhus REVISJONSRAPPORTEN "INTERN KONTROLL I BYGGESAKSBEHANDLINGEN" Vedlegg: Revisjonsrapport «Intern kontroll i byggesaksbehandlingen» fra Innlandet Revisjon IKS. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn I fellesmøte med de øvrige kontrollutvalgene i regionen den 14.3.2016 ble det bestilt en foranalyse om internkontroll i byggesaksbehandlingen. Foranalyse ble behandlet av kontrollutvalget den 7.9.2016 med følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon angående temaet "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" i henhold til framlagt foranalyse/prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS, der formålet er å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll - herunder behandling av dispensasjoner og behandling av habilitet. 2. Kontrollutvalget ber om at forvaltningsrevisjonen igangsettes i år og avsluttes neste år, slik at man holder seg innenfor rammen som kontrollutvalget har til disposisjon i år. Innlandet revisjon IKS har levert revisjonsrapporten som er vedlagt saken. Revisor vil delta i møtet for å presentere rapporten og svare på spørsmål. Fakta Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll. Revisjonen har arbeidet etter følgende problemstillinger: 1. Har Gausdal kommune dokumenterte systemer og rutiner for internkontroll i byggesaksbehandlingen? 2. Er ansvar og oppgaver organisert slik at tilstrekkelig arbeidsdeling sikres? 3. Har kommunen rutiner og praksis for å vurdere krav til habilitet?
4. Er saksbehandlingen kvalitetssikret på en forsvarlig måte? Revisjonsrapportens oppbygging gir en systematisk informasjon om byggesaksbehandlingen i Gausdal kommune. I eget kapittel viser revisjonen til lover, regler og vedtak som gir kriteriene for saksbehandlingen. Det vises også til krav til internkontroll. Videre har revisjonen gjennomgått systemer og rutiner i kommunen. Metodisk har prosjektet i hovedsak blitt gjennomført ved dokumentanalyser. Det er gjennomført stikkprøver, og resultatene av disse vises i eget kapittel i rapporten. I tillegg til møte innledningsvis og etterpå har det vært kontakt med enhetsleder og fagansvarlig underveis Det gjøres oppmerksom på at revisjonen i denne undersøkelsen ikke har sett nærmere på tilsynsvirksomheten - jf. nederst side 23 i revisjonsrapporten. I revisjonsrapporten konkluderes det med at "Gausdal kommune har en rekke tiltak som bidrar til at saksbehandlingen gjennomføres i samsvar med lover og regler". Undersøkelsen har imidlertid avdekket at "systemet som er utviklet for internkontroll i kommunen foreløpig ikke er implementert på en systematisk måte i byggesaksbehandlingen". I konklusjonen i revisjonsrapporten er det vist til enkelte svakheter som er avdekket i revisjonens undersøkelse. Derved oppsummerer revisjonen med følgende anbefaling i revisjonsrapporten: Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom de ulike arbeidsprosessene i byggesaksbehandlingen for å avdekke områder der en ut fra en risikovurdering bør styrke kvalitetssikring og kontroll. Revisjonen har følgende konkrete innspill til områder der kvalitetssikring og kontroll kan forbedres: Kommunen bør innføre rutiner som sikrer at vedtak om ferdigattest fattes i samsvar med delegeringsreglementet. Vedtaksmalene bør kvalitetssikres slik at de viser til konkret hjemmel i plan- og bygningsloven og kommunestyrets siste delegeringsvedtak. Kommunen bør vurdere hvordan arbeidsdeling og kvalitetssikring kan sikres i de tilfeller fagansvarlig er saksbehandler. Kommunen bør vurdere å utarbeide rutiner for håndtering og eventuelt dokumentasjon av habilitet i byggesaksbehandlingen. Kommunen bør vurdere å utarbeide maler for vurdering i dispensasjonssaker. Kommunen bør vurdere hvilken rolle sjekklister skal ha i kvalitetssikringen og om utfylte sjekklister bør arkiveres sammen med byggesaken. Rådmannen har svart på høringsutkastet til revisjonsrapport i brev av 10.4.2017. Brevet er vedlagt bakerst i revisjonsrapporten. VURDERING:
Det er viktig for kontrollutvalget at undersøkelser som bestilles har nytteverdi for så vel administrasjonen som kommunestyret. Sekretariatet viser derfor til at rådmannen i vedlagte svar skriver at "temaet for revisjonen er viktig, og god kvalitet på dette arbeidet er av stor betydning for både innbyggerne, brukerne av tjenestene som er omhandlet og de folkevalgte. Derfor er forvaltningsrevisjonen også nyttig." Sekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har gjort en god undersøkelse i henhold til kontrollutvalgets bestilling. Revisjonsrapporten gir en god beskrivelse av situasjonen i Gausdal kommune. Rådmannen legger i sitt svar vekt på at kommunen "arbeider etter mottoet god nok, i og med at det må være en balanse mellom brukerfokus/tjenesteyting og systemfokus/dokumentasjon". Videre mener rådmannen at revisjonen går "langt i retning av å beskrive hvordan systemfokus/dokumentasjon ideelt og isolert sett bør være. Det er i rapporten gjennomgående mange bør-formuleringer (som ikke er krav i lov/forskrift/vedtatt standard), som fort kan bli oppfattet som krav/skal-formuleringer. Vi vil likevel søke å ta med oss de punktene vi mener er hensiktsmessige forbedringstiltak." Sekretariatet oppfatter at rådmannen med ovennevnte siste setning har tatt tak i følgende anbefalinger i revisjonsrapporten på følgende måte: Kommunen bør innføre rutiner som sikrer at vedtak om ferdigattest fattes i samsvar med delegeringsreglementet. o Ifølge rådmannens svarbrev er dette fulgt opp på følgende måte: Ferdigattester: Ta inn i delegeringsreglementet - skjema for videredelegering - at saksbehandler er delegert myndighet til å skrive under ferdigattesten. Vedtaksmalene bør kvalitetssikres slik at de viser til konkret hjemmel i planog bygningsloven og kommunestyrets siste delegeringsvedtak. o Ifølge rådmannens svarbrev er dette fulgt opp på følgende måte: Vedtaksmaler: Endre/oppdatere malene slik at de viser til konkret hjemmel i plan- og bygningsloven og kommunestyrets siste delegeringsvedtak. Kommunen bør vurdere å utarbeide rutiner for håndtering og eventuelt dokumentasjon av habilitet i byggesaksbehandlingen. Kommunen bør vurdere å utarbeide maler for vurdering i dispensasjonssaker. Kommunen bør vurdere hvilken rolle sjekklister skal ha i kvalitetssikringen og om utfylte sjekklister bør arkiveres sammen med byggesaken. o Ifølge rådmannens svarbrev er disse tre siste anbefalingene fulgt opp på følgende måte: Dispensasjonssaker: Lage egen mal for dispensasjonssaker. Sjekklister: Sjekklister lagres i ESA (i saksbehandlersystemet under hver enkelt sak), og utvides med et nytt punkt for habilitetsvurdering.
Sekretariatet oppfatter derved at rådmannen ikke har besvart om eller hvordan følgende anbefaling er fulgt opp: Kommunen bør vurdere hvordan arbeidsdeling og kvalitetssikring kan sikres i de tilfeller fagansvarlig er saksbehandler. Sekretariatet oppfatter at revisjonen her mener at det bør vurderes en løsning som sikrer at to personer ser på de saker der kun fagansvarlig har vært saksbehandler - dvs. en sidemannskontroll. I revisjonsrapporten har dessuten revisjonen en overordnet oppsummering/anbefaling i innledningen til punktet om anbefalinger. Det anbefales at kommunen går gjennom de ulike arbeidsprosessene i byggesaksbehandlingen for å avdekke områder der en ut fra risikovurdering bør styrke kvalitetssikring og kontroll. Sekretariatet oppfattet at revisjonens grunnlag for denne anbefalingen er at revisjonen mener at "system som er utviklet for internkontroll i kommunen foreløpig ikke er implementert på en systematisk måte i byggesaksbehandlingen". Revisjonen mener at en "noe mer formalisering kunne bidratt til at internkontrollen hadde blitt mer systematisk og mindre personavhengig". Rådmannen har svart følgende om dette i svarbrevet av 10.4.2017: Hva som er hensiktsmessig når det gjelder formalisering og dokumentasjon av internkontrollen vil være en vurdering som må tas på grunnlag av en risiko- og vesentlighetsvurdering. Byggesaksbehandlingen i Gausdal kommune er en liten avdeling med få ansatte og oversiktlige forhold, med flere faste møteplasser og etablerte, og skriftlige rutiner. Se også notat om rutiner, praksis og internkontroll innen byggesaksavdelingen (vedlagt). Plan- og bygningsloven og vedtatte planer og planbestemmelser og andre vedtak fra kommunestyret, legger også rammer for arbeidet. Del to første setningene i rådmannens svar er inntatt i revisjonens konklusjon. Ettersom rådmannen allerede har tatt tak i de fleste av revisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten foreslår sekretariatet at det ikke er nødvendig å be om en tilbakemelding innen noen måneder i forslaget til vedtak. Sekretariatet foreslår imidlertid at kontrollutvalget følger opp overfor rådmannen hvorfor ikke en av revisjonens anbefalinger ikke er besvart, og om system som er utviklet for internkontroll i kommunen er tenkt implementert på en systematisk måte i byggesaksbehandlingen. Kontrollutvalget kan i møtet drøfte hvordan de ønsker å følge opp dette. Kommunestyret vil senere kunne informeres om resultatet i kontrollutvalgets årsmelding. Sekretariatets forslag til VEDTAK Kontrollutvalget har behandlet revisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" og sender rapporten til kommunestyret med følgende
INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" til orientering. 2. Kommunestyret noterer seg at revisjonsrapporten viser at Gausdal kommune har en rekke tiltak som bidrar til at saksbehandlingen gjennomføres i samsvar med lover og regler. Videre noteres at rådmannen i stor grad allerede har tatt tak i revisjonens anbefalinger for ytterligere å styrke den interne kontrollen, samt at anbefalinger som ikke er besvart vil følges opp av kontrollutvalget. Kontrollutvalget Gausdal har behandlet saken i møte 10.5.2017 sak 7/17 Protokoll Innlandet revisjon IKS presenterte rapporten og svarte på spørsmål. I høringssvaret hadde rådmannen allerede vist til hvordan anbefalingene hadde blitt fulgt opp. Det hadde vært noe uklart hva som lå i anbefalingen om sikring av arbeidsdeling og kvalitetssikring i tilfeller hvor fagansvarlig er saksbehandler, og det hadde vært dialog med revisor. Rådmannen gjorde rede for dette i møtet, og viser til at dette avklares i den enkelte sak. Votering Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget har behandlet revisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" og sender rapporten til kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" til orientering. 2. Kommunestyret noterer seg at revisjonsrapporten viser at Gausdal kommune har en rekke tiltak som bidrar til at saksbehandlingen gjennomføres i samsvar med lover og regler. Videre noteres at rådmannen i stor grad allerede har tatt tak i revisjonens anbefalinger for ytterligere å styrke den interne kontrollen, og at anbefalingene blir fulgt opp. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Intern kontroll i byggesaksbehandlingen" til orientering. 2. Kommunestyret noterer seg at revisjonsrapporten viser at Gausdal kommune har en rekke tiltak som bidrar til at saksbehandlingen gjennomføres i samsvar med lover og
regler. Videre noteres at rådmannen i stor grad allerede har tatt tak i revisjonens anbefalinger for ytterligere å styrke den interne kontrollen, og at anbefalingene blir fulgt opp.