Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post:

Transkript

1 Til kontrollutvalget i Halden Ordføreren i Halden Rådmannen i Halden Halden kommunes revisorer MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HALDEN Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Tidspunkt onsdag 12. september kl 17:00 Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post: lars@rodvik.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Halden 3. september 2012 Metter R. Karlsen, leder Lars Haugen, kontrollutvalgssekretær 1

2 SAKSLISTE 12 / 38 Godkjenning av innkalling og saksliste 12 / 39 Godkjenning av protokoll fra møtet 15. mai / 40 Økonomistatus unntatt offentlighet 12 / 41 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS 12 / 42 Oversendt sak unntatt offentlighet, offl / 43 Plan for forvaltningsrevisjon 12 / 44 Møteplan høsten / 45 Eventuelt 2

3 12 / 38 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak Utsendt saksliste og innkalling av 3. september 2012 godkjennes. 3

4 12 / 39 Godkjenning av protokoll fra møtet 15. mai 2012 Følgende sakspapirer er vedlagt: Utkast til protokoll til kontrollutvalgsmøtet 15. mai 2012 Utsendt forslag til protokoll for møtet 15. mai 2012 godkjennes som protokoll. 4

5 Sak 12 / 40 Økonomistatus unntatt offentlighet Saksutredning: Budsjett: Etter kontrollutvalgets vurdering var den foreliggende bevilgningen for 2012 ikke tilstrekkelig for å kunne utføre lovpålagte oppgave. Bevilgningene til kontrollutvalget har vært tema på en rekke møter i kontrollutvalget. Halden kommunestyre behandlet saldert budsjett i møte 28. juni 2012, sak 2012 / 64. Rådmannen innstilte på at kontrollutvalget skulle tilføres kr ,-. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Revisjon: Svar p.t. ikke mottatt fra Deloitte. Østfold kommunerevisjon har pr. 3. september 2012 arbeidet sjus timer for Halden kommune. Halden kommune har pr. 3. september ikke foretatt noen indeksregulering av timesatsen. Kontrollutvalgssekretariat: Tidsforbruket er pr. 3. september om lag 147 timer. Totalt tidsforbruk pr. år er i kontrakt med Halden kommune forutsatt å være 300 tiner. Avtalt timesats er kr mva. Halden kommune har pr. 3. september ikke foretatt noen indeksregulering av timesatsen. Kontrollutvalget tok redegjørelsen om økonomistatus til etterretning. 5

6 Sak 12 / 41 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS. Sakspapirer Granskningsrapport fra KPMG av 1. februar 2012 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS med vedlegg er etter avtale sendt direkte fra administrasjonen til medlemmene. Saksopplysninger KMPG har på oppdrag fra Halden kommunestyre utført en granskning av Is-hallsaken. Granskningen har bestått av vurdering og systematisering av tilgjengelig dokumentasjon, intervjuer med det granskerne har vurdert som nøkkelpersoner (totalt ni stykker). Videre har granskerne med utgangspunkt i tilgjengelig informasjon rekonstruert prosessene i Ishallsaken. De har også med utgangspunkt i den foreliggende tilgjengelige informasjonen vurdert hvilke beslutninger fra Halden kommune som har betyd utfordringer for prosjektet Ishallen. Granskningen har hatt en kostnadsramme på kr ,-. Kontrollutvalgets oppgave er etter kommuneloven 77 nr. 1 på vegne av kommunestyret å føre tilsyn med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget skal også arbeide forebyggende. Kommuneloven 80 fastslår at det skal gjennomføres selskapskontroll. Det faktum at kontaktpersoner for granskningen og objekter for granskningen i noen grad er de samme personene, kan i noen grad være egnet til å svekke troverdigheten. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan og den vanlige fremgangsmåten ved granskninger i kommuner er at det er kontrollutvalget med dets sekretariat som forestår granskningen eller er de som engasjerer og følger opp granskerne. Det er likevel rettslig sett ikke noe i veien for at kommunestyret selv bestiller en granskning. Kommunestyret vedtok 8. mars2012 i PS Sluttrapport Halden Ishall følgende: Saken oversendes kontrollutvalget. Kontrollutvalget bes vurdere behov for eventuell videre behandling i saken. Etter granskernes egenvurdering har granskningen vært krevende. Dette skyldes i første rekke uenighet og uklarheter mht mandatet. Det oppleves videre som krevende å få tilbakemeldinger fra kontaktpersoner i administrasjonen i Halden kommune. Det er fra granskerne påpekt at en fullstendig granskning hadde medført en annen organisering og gjennomføring med et annet mandat. 6

7 Heller ikke kontrollutvalget har fått oversendt samtlige av sakens dokumenter. Det er dermed ikke mulig å ta stilling til hva som er hensiktsmessig videre behandling av saken. Kontrollutvalget har dermed ikke mulighet til å vurdere videre behandling av saken. På tross av forannevnte må det understrekes at granskningen omfatter viktige forhold som finansieringen, håndtering av garanti-sak, inngåtte avtaler samt byggesaken. Selve granskningsrapporten fremstår i forhold til det foreliggende mandat og de øvrige rammebetingelsene som god og grundig. Granskningen er foretatt i samsvar med gjeldende metodikk. De utfordringer og forbedringspunkter som presentres i granskningsrapporten fremstår som meget relevante for Halden kommune. Ishall-saken fremstår som et omfattende sakskompleks. Halden kommune er en sentral aktør i dette komplekset. Men en del forhold omfatter likevel ikke kommunen. Dette gjelder blant annet arbeidsrettlige forhold mellom ansatte / tidligere ansatte i ISS. Granskningsrapport fra KPMG av 1. februar 2012 avdekker betydelige forbedringspunkter i Halden kommune. Forbedringspunktene kan i noen grad deles i tre grupper: 1. Sentrale bestemmelser om saksbehandling i forvaltningsloven og kommuneloven er ikke overholdt. 2. Svakheter ved iverksetting / bestilling av granskningen samt oppfølgningen av oppdraget (kontraktsforvaltningen). Det kan blant annet synes som om mandat ikke var tilstrekkelig konkret. Videre kan betydningen av den opplevde habiliteten i noen utstrekning være undervurdert. 3. Uklare retningslinjer og svak kompetanse mht etablering av selskap, styringen av selskapene og kommunens øvrige samhandling med selskapene. Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering kan granskningsrapporten være et godt utgangspunkt for å forebygge at kritikkverdige forhold skjer på nytt. 1. Kontrollutvalget ber administrasjonen oversende samtlige dokumenter, m.v. i saken. 2. Kontrollutvalget merker seg at Granskningsrapport 1. februar 2012 Granskning av disposisjoner i Halden Ishall AS og Halden Ishall Eiendom AS viser betydelige svakheter i kommunens vedtak og styring. 3. Kontrollutvalget anbefaler at Halden kommune vurderer å opprette rutiner for etablering av granskningsoppdrag. 4. Kontrollutvalget anbefaler at Halden kommune etablerer eierstrategi for kommunale selskaper herunder retningslinjer for offentlig privat samarbeid. 5. Kontrollutvalget anbefaler at det iverksettes kompetansehevende tiltak innen forvaltningsrett og kvalitetssikring av saksbehandlingen. 7

8 12 / 42 Oversendt sak unntatt offentlighet Utsendte sakspapirer: Sakspapirene til saken Advokatbistand til folkevalgte og tidligere rådmann ble sendt ut til kontrollutvalgsmøtet 15. mai 2012 Saksopplysninger: Rådmannen deltok på deler av kontrollutvalgsmøtet 15. mai Han ba i den forbindelse om at kontrollutvalget vurdere følgende sak, Oversendelse av sak advokatbistand til folkevalgte og tidligere rådmann med tilhørende vedlegg, jf. brev fra Halden kommune ved rådmannen av 10. april Det er på det rene at det ligger innenfor kontrollutvalgets ansvarsområde å vurdere de forholdene som er påpekte i den aktuelle henvendelsen fra rådmannen av 10. april Hvorvidt kontrollutvalget ønsker å undersøke nærmere de henvendelsene det mottar fra andre enn kommunestyret, avgjøres av utvalget selv på bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet i det forholdet som ønskes vurdert, kontrollutvalgets ressurssituasjon, osv. Kontrollutvalget kan videre velge å iverksette forundersøkelser. Det er opptil kontrollutvalget om det selv vil foreta undersøkelsene, be sekretariatet undersøke eller be revisor eller ekstern konsulent vurderer forholdet. Kontrollutvalget utøver tilsyn og kontroll på vegne av kommunestyret. Det faktum at henvendelsen kommer fra rådmannen og ikke fra kommunestyret, er ikke i seg til hinder for at den følges opp. Kontrollutvalget er i sin saksbehandling underlagt blant annet kommuneloven, forvaltningsloven og god forvaltningsskikk. Et sentralt prinsipp innenfor begrepet god forvaltningskikk er at like tilfeller skal behandles likt. Dersom kontrollutvalget velger å følge opp en konkret henvendelse, så er det ikke automatisk dårlig forvaltningsskikk om ikke den neste henvendelsen følges opp. Det må her være en konkret vurdering av ressurssituasjon, funnene i den forrige undersøkelsen, løpende eller forestående forvaltningsrevisjonsprosjekter osv. Det sittende kontrollutvalget har i møtet 15. mars 2012 behandlet en henvendelse fra Venstres gruppeleder. Kontrollutvalget vedtok at henvendelsen ikke ble behandlet. Henvendelsen ble anbefalt oversendt via kommunestyret. Dersom kontrollutvalget velger å foreta undersøkelser i saken som oversendes fra rådmannen, så innebærer ikke det på noen måte at kontrollutvalget forhindres fra å rette kritikk mot rådmannen i den konkrete saken. 8

9 Kontrollutvalget tar ikke henvendelsen fra rådmannen av 10. april / 15. mai til behandling. Kontrollutvalget svarer rådmannen med et brev med følgende ordlyd: Sak advokatbistand til folkevalgte og tidligere rådmann oversendt Kontrollutvalget Vi viser til overnevnte sak og diskusjon i Kontrollutvalgsmøtet 15. mai hvor rådmann redegjorde for henvendelsen. Som påpekt i møtet har kommunestyret ordfører tilsynsansvar overfor den kommunale virksomheten og et av dets verktøy er kontrollutvalget. Kontrollutvalget fører naturlig nok tilsyn med rådmannen / administrasjonssjefen. Det er videre slik at rådmannen har et eget tilsynsanvar / internkontroll-ansvar. Det vises til kommuneloven 23. Rådmannens internkontroll-ansvar dekker også vurdering av mandat gitt til stab, samt risikonivå og det er rådmannens ansvar å dimensjonere internkontrollen slik at risiko reduseres til ønsket nivå. Med bakgrunn i ovennevnte opplysninger og vurderinger er saken om advokatbistand til tidligere rådmann og folkevalgte en sak som kontrollutvalget ikke tar til behandling. Kontrollutvalget vil likevel påpeke at det i den varslede organisasjonsgjennomgangen av Halden kommune og rådmannens stab og ansvar, kan være hensiktsmessig særlig å legge vekt på gjennomgang og vurdering av eksisterende systemer, rutiner for styring og oppfølging, ledelse og kontroll og at en forsterket internkontroll innarbeides i styringssystemet. Opplysningene som ble presentert av rådmannen i møtet 15. mai og / eller sendt over 10. april inngår også i den løpende i den løpende vurderingen av risikoområder i kommunen og i den løpende revisjonen av kommunen. 9

10 Sak 12 / 43 Plan for forvaltningsrevisjon Vedlagte sakspapirer: Overordnet analyse for Halden kommune av 19. april Foreløpig utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Halden kommune 2013 til 2015 Saksopplysninger: Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides av kontrollutvalget. Planen vedtas av kommunestyret. Det foreslås at planen rulleres hvert annet år. Videre foreslås det at kommunestyret delegere til kontrollutvalget ved vedtak av planen gis fullmakt / delegasjon til å foreta endringer i den. Dette for å sikre fleksibilitet i tillegg til at kommunestyret innvolvers i arbeidet med kontroll og tilsyn. Idet foreløpige utkastet til plan for forvaltningsrevisjon er det noen punkter som ikke er besvart / utfylt. Dette pga at overordnet analyse p.t. ikke er utarbeidet. Disse punktene er markert med kulørt skrift. Østfold kommunerevisjonen utarbeider overordnet analyse for Halden kommune. Analysen tar utgangspunkt i foreliggende analyse av 19. april Analysen utarbeides innenfor en ressursbruk på 25 timer. Kontrollutvalget tar utkast til Plan for forvaltningsrevisjon for Halden kommune 2013 til 2015 til orientering. 10

11 Sak 12 / 44 Bestilling av forprosjekt forvaltningsrevisjon Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok 12. januar 2012 i sak 12 / 03 å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser. Som følge av den uavklarte budsjettsituasjonen, ble bestillingen stilt i bero. Kontrollutvalget har nå blitt tilført ytterligere midler; kr ,-. Kontrollutvalget ber om at det til behandling på kontrollutvalgets neste møte utarbeides foranalyse / prosjektplan til forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser. 11

12 Sak 12 / 45 Kontrollutvalgets møteplan høsten 2012 Det forelås avholdt kontrollutvalgsmøter onsdag 31. oktober, 21. november og 12. desember. Kontrollutvalget vedtar som møteplan møter på dagene: 31. oktober, 21. november og 12. desember

13 Sak 12 /46 Eventuelt Orienteringer ved leder og sekretær 13