HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 79/17 Orienteringssaker Vedlegg Helseplattformen orientering om status Saksbehandler Mads E. Berg Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 17/8 Dato for styremøte 17. oktober 2017 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 55/16 Orienteringssaker, Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring Sak 67/16 Orienteringssaker, Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Sak 85/16 Orienteringssaker, Vedlegg - Helseplattformen orientering om status Sak 100/16 Helseplattformen orientering om status Sak 13/17 Helseplattformen orientering om status 1
Sak 28/17 Helseplattformen orientering om status Sak 41/17 Helseplattformen orientering om status Sak 56/17 Helseplattformen orientering om status Sak 68/17 Orienteringssaker GJELDENDE FORUTSETNINGER Det vises til vedlegg i saksmappen. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon med navnet Helseplattformen. Kunngjøring av anskaffelsen ble gjennomført 29. august 2016. I november 2016 ble fem leverandører prekvalifisert, og disse ble invitert til å levere tilbud. Helseplattformen mottok fire tilbud da fristen gikk ut 3. mai 2017. Det ble besluttet å gjennomføre en «minidialog» i uke 25 med formål om å få mer sammenlignbare tilbud. Leverandørene ble deretter invitert til å levere inn reviderte tilbud, som Helseplattformen mottok 7. juli. Leverandørene som har levert reviderte tilbud er Tieto Norway AS, Cerner Norway, Epic Systems Corporation og DXC Technology AS. STATUS FOR HELSEPLATTFORMEN Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 7. september 2017 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Det gis også en orientering om status i arbeidet med å vurdere ulike konsept for en felles teknisk driftsplattform samt forvaltning av løsningen. Hovedaktiviteter og fokusområder Programorganisasjonen har i den siste tiden hatt fokus på ferdigstilling av arbeidet med evaluering av tilbudene og utarbeidelse av innstillingsrapport for eventuelt nedvalg av leverandør(er) i denne dialogrunden. Innstillingsrapporten er gjennomgått av helsefaglig og IKT-falig referansegruppe, samt ekstern kvalitetssikrer (Metier AS). Innstillingsrapporten er vedtatt i alle ledd i styringsmodellen, og ble kommunisert ut til tilbyderne 11. oktober. Resultatet ble offentliggjort 12. oktober. Dialogen fortsetter med følgende tre leverandører: Cerner Norge AS, DXC Technology (CSC Scandihealth A/S) og Epic Systems Corporation. Videre forberedes oppdateringer av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag, samt planlegging og forberedelser til dialogmøter med leverandørene. Forberedelsene til innføring av den nye løsningen er påbegynt, blant annet ved at det våren 2017 ble engasjert prosjektledere for lokale innføringsprosjekter i hvert helseforetak og i Trondheim kommune. Disse inngår per i dag i en koordineringsgruppe ledet av Helseplattformens programleder. Videre har programledelsen startet planleggingen av oppstart av selve innføringsprosjektet. Dette må komme i gang i god tid før kontraktsignering for å sikre at linjeorganisasjonene er godt forberedt til å ta imot en ny løsning, og for å sikre at alle nødvendige tekniske forberedelser forut for oppsett og konfigurering av løsningen blir ivaretatt. 2
Det ble 13. september gjennomført et koordineringsmøte med Helse Midt-Norges representanter i nasjonale fora innen e-helse. Hensikten med møtet var å gi deltakerne informasjon om Helseplattformen, slik at de settes i stand til å videreformidle informasjon om programmet og kan bidra til å melde inn behov og identifisere avhengigheter. Det arbeides med å tilrettelegge for jevnlig oppdatert informasjon og koordinering, blant annet gjennom en egen prosjektweb. I tråd med Helseplattformens nasjonale oppdrag har programmet samarbeid med Direktoratet for e-helse og andre relevante nasjonale organer. Fokus fremover er involvering og videre samarbeid om tema av nasjonal interesse, samt informasjon og kommunikasjon om Helseplattformen til aktører og interessenter utenfor Midt-Norge. Ledelsen i Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune har dialog med Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende tema rundt finansiering og kommunal deltakelse (inkl. fastleger) i anskaffelsen. Arbeidsgruppen for beslutningsstøtte har jobbet videre med kartlegging av aktørbildet i dagens kunnskapskontekst. Arbeidsgruppens utkast vil sendes over til Helsedirektoratet for komplettering, som en oppfølging fra møtet i juni. Utstillingen som viser utdrag fra kravspesifikasjonen til ny løsning har blitt tatt godt imot, med bred deltakelse og stor interesse fra ulike aktører. Den har til nå vært satt opp i Helseplattformens egne lokaler i Ranheimsveien, i Direktoratet for e-helse og ved sykehusene i Kristiansund, Ålesund, Namsos og Levanger. 31.oktober 3.november (uke 44) står utstillingen i Kunnskapssenteret ved St. Olavs hospital, og en rekke foredrag blir satt opp. Medarbeidere fra Helseplattformen står på stand og svarer på spørsmål om kravene som er stilt til ny løsning. Invitasjoner går ut til alle ansatte, også i Hemit og sykehusapotekene, til nøkkelpersoner innen helse og IT i alle kommuner som sogner til St. Olavs Hospital, og andre av Helseplattformens interessentgrupper. Fremdrift Helseplattformens tidslinje er justert på grunn av nødvendige tilpasninger i dialogrunde 0. Endringen innebærer kun en tidsforskyvning mellom dialogfase 0 og 1. Anskaffelsens overordnede tidslinje, som ble forlenget med ett år på bakgrunn av oppdraget om å være en regional utprøvingsarena av det nasjonale målbildet for Én innbygger én journal opprettholdes, med plan om signering av kontrakt i mars 2019. Økonomi Programmets økonomi er innenfor de budsjetterte rammer. 3
Risikostyring Det er tre risikoområder programledelsen vil peke på som sentrale p.t. og hvor det jobbes aktivt med å sette inn risikoreduserende tiltak: 1. Nødvendige avklaringer rundt konseptvalg driftsplattform, samt avklaringer vedrørende hvilken organisasjon/enhet som skal gis ansvaret for forvaltning av løsningen når den er på plass 2. Videre arbeid med oppstart innføringsaktiviteter spesifikt ovenfor HF og Trondheim kommune. 3. Finansiering for å sikre tilstrekkelig kommunal deltagelse ved utøvelse av kommunale opsjoner. I tillegg har styret i HMN RHF bedt administrasjonen om en risikovurdering av de 4 store pågående prosjektene i Helse Midt-Norge (Helseplattformen, HMN Lab, HMN LØ - K2 og SNR), og at disse sees i sammenheng. Risikovurderingen skal ha fokus på økonomi, framdrift, ressurser, samtidighet og andre relevante forhold, og skal dekke perioden fra september 2017 til ut 2019. Helseplattformen har som oppfølging av dette utarbeidet en usikkerhetsanalyse som adresserer de nevnte faktorer. Kommunikasjon og forankring Programorganisasjonen håndterer svært sensitiv informasjon fra leverandørene og arbeider kontinuerlig med å sikre at taushetsplikt blir forstått og ivaretatt. I forbindelse med nedvalg av løsninger/leverandører er det utarbeidet en policy for kommunikasjon. Kommunikasjonsarbeidet for øvrig vil fremover prioritere jevnlig informasjon til linjeorganisasjoner og øvrige viktige interessenter. Utstillingen som viser konsept og innhold i kravspesifikasjon er den største kommunikasjonsaktiviteten 2. halvår. I tillegg til plakatutstilling arrangeres en serie foredrag. Helseplattformen planlegger deltakelse ved EHiN 2017 og flere andre konferanser. Helseplattformen blir et sentralt tema for Hemit-konferansen 2018, som arrangeres 8. mars, og Helseplattformen er representert i planleggingskomiteen. Konferansen er en viktig møteplass for ledere, helsepersonell og IKT-personell fra helsetjenesten i Midt-Norge. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Vedlegg og andre saksdokumenter: Ingen 4
HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 79/17 Orienteringssaker Vedlegg Helseplattformen orientering om status Saksbehandler Mads E. Berg Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 17/8 Dato for styremøte 17. oktober 2017 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 55/16 Orienteringssaker, Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring Sak 67/16 Orienteringssaker, Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Sak 85/16 Orienteringssaker, Vedlegg - Helseplattformen orientering om status Sak 100/16 Helseplattformen orientering om status Sak 13/17 Helseplattformen orientering om status 1
Sak 28/17 Helseplattformen orientering om status Sak 41/17 Helseplattformen orientering om status Sak 56/17 Helseplattformen orientering om status Sak 68/17 Orienteringssaker GJELDENDE FORUTSETNINGER Det vises til vedlegg i saksmappen. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon med navnet Helseplattformen. Kunngjøring av anskaffelsen ble gjennomført 29. august 2016. I november 2016 ble fem leverandører prekvalifisert, og disse ble invitert til å levere tilbud. Helseplattformen mottok fire tilbud da fristen gikk ut 3. mai 2017. Det ble besluttet å gjennomføre en «minidialog» i uke 25 med formål om å få mer sammenlignbare tilbud. Leverandørene ble deretter invitert til å levere inn reviderte tilbud, som Helseplattformen mottok 7. juli. Leverandørene som har levert reviderte tilbud er Tieto Norway AS, Cerner Norway, Epic Systems Corporation og DXC Technology AS. STATUS FOR HELSEPLATTFORMEN Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 7. september 2017 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Det gis også en orientering om status i arbeidet med å vurdere ulike konsept for en felles teknisk driftsplattform samt forvaltning av løsningen. Hovedaktiviteter og fokusområder Programorganisasjonen har i den siste tiden hatt fokus på ferdigstilling av arbeidet med evaluering av tilbudene og utarbeidelse av innstillingsrapport for eventuelt nedvalg av leverandør(er) i denne dialogrunden. Innstillingsrapporten er gjennomgått av helsefaglig og IKT-falig referansegruppe, samt ekstern kvalitetssikrer (Metier AS). Innstillingsrapporten er vedtatt i alle ledd i styringsmodellen, og ble kommunisert ut til tilbyderne 11. oktober. Resultatet ble offentliggjort 12. oktober. Dialogen fortsetter med følgende tre leverandører: Cerner Norge AS, DXC Technology (CSC Scandihealth A/S) og Epic Systems Corporation. Videre forberedes oppdateringer av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag, samt planlegging og forberedelser til dialogmøter med leverandørene. Forberedelsene til innføring av den nye løsningen er påbegynt, blant annet ved at det våren 2017 ble engasjert prosjektledere for lokale innføringsprosjekter i hvert helseforetak og i Trondheim kommune. Disse inngår per i dag i en koordineringsgruppe ledet av Helseplattformens programleder. Videre har programledelsen startet planleggingen av oppstart av selve innføringsprosjektet. Dette må komme i gang i god tid før kontraktsignering for å sikre at linjeorganisasjonene er godt forberedt til å ta imot en ny løsning, og for å sikre at alle nødvendige tekniske forberedelser forut for oppsett og konfigurering av løsningen blir ivaretatt. 2
Det ble 13. september gjennomført et koordineringsmøte med Helse Midt-Norges representanter i nasjonale fora innen e-helse. Hensikten med møtet var å gi deltakerne informasjon om Helseplattformen, slik at de settes i stand til å videreformidle informasjon om programmet og kan bidra til å melde inn behov og identifisere avhengigheter. Det arbeides med å tilrettelegge for jevnlig oppdatert informasjon og koordinering, blant annet gjennom en egen prosjektweb. I tråd med Helseplattformens nasjonale oppdrag har programmet samarbeid med Direktoratet for e-helse og andre relevante nasjonale organer. Fokus fremover er involvering og videre samarbeid om tema av nasjonal interesse, samt informasjon og kommunikasjon om Helseplattformen til aktører og interessenter utenfor Midt-Norge. Ledelsen i Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune har dialog med Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende tema rundt finansiering og kommunal deltakelse (inkl. fastleger) i anskaffelsen. Arbeidsgruppen for beslutningsstøtte har jobbet videre med kartlegging av aktørbildet i dagens kunnskapskontekst. Arbeidsgruppens utkast vil sendes over til Helsedirektoratet for komplettering, som en oppfølging fra møtet i juni. Utstillingen som viser utdrag fra kravspesifikasjonen til ny løsning har blitt tatt godt imot, med bred deltakelse og stor interesse fra ulike aktører. Den har til nå vært satt opp i Helseplattformens egne lokaler i Ranheimsveien, i Direktoratet for e-helse og ved sykehusene i Kristiansund, Ålesund, Namsos og Levanger. 31.oktober 3.november (uke 44) står utstillingen i Kunnskapssenteret ved St. Olavs hospital, og en rekke foredrag blir satt opp. Medarbeidere fra Helseplattformen står på stand og svarer på spørsmål om kravene som er stilt til ny løsning. Invitasjoner går ut til alle ansatte, også i Hemit og sykehusapotekene, til nøkkelpersoner innen helse og IT i alle kommuner som sogner til St. Olavs Hospital, og andre av Helseplattformens interessentgrupper. Fremdrift Helseplattformens tidslinje er justert på grunn av nødvendige tilpasninger i dialogrunde 0. Endringen innebærer kun en tidsforskyvning mellom dialogfase 0 og 1. Anskaffelsens overordnede tidslinje, som ble forlenget med ett år på bakgrunn av oppdraget om å være en regional utprøvingsarena av det nasjonale målbildet for Én innbygger én journal opprettholdes, med plan om signering av kontrakt i mars 2019. Økonomi Programmets økonomi er innenfor de budsjetterte rammer. 3
Risikostyring Det er tre risikoområder programledelsen vil peke på som sentrale p.t. og hvor det jobbes aktivt med å sette inn risikoreduserende tiltak: 1. Nødvendige avklaringer rundt konseptvalg driftsplattform, samt avklaringer vedrørende hvilken organisasjon/enhet som skal gis ansvaret for forvaltning av løsningen når den er på plass 2. Videre arbeid med oppstart innføringsaktiviteter spesifikt ovenfor HF og Trondheim kommune. 3. Finansiering for å sikre tilstrekkelig kommunal deltagelse ved utøvelse av kommunale opsjoner. I tillegg har styret i HMN RHF bedt administrasjonen om en risikovurdering av de 4 store pågående prosjektene i Helse Midt-Norge (Helseplattformen, HMN Lab, HMN LØ - K2 og SNR), og at disse sees i sammenheng. Risikovurderingen skal ha fokus på økonomi, framdrift, ressurser, samtidighet og andre relevante forhold, og skal dekke perioden fra september 2017 til ut 2019. Helseplattformen har som oppfølging av dette utarbeidet en usikkerhetsanalyse som adresserer de nevnte faktorer. Kommunikasjon og forankring Programorganisasjonen håndterer svært sensitiv informasjon fra leverandørene og arbeider kontinuerlig med å sikre at taushetsplikt blir forstått og ivaretatt. I forbindelse med nedvalg av løsninger/leverandører er det utarbeidet en policy for kommunikasjon. Kommunikasjonsarbeidet for øvrig vil fremover prioritere jevnlig informasjon til linjeorganisasjoner og øvrige viktige interessenter. Utstillingen som viser konsept og innhold i kravspesifikasjon er den største kommunikasjonsaktiviteten 2. halvår. I tillegg til plakatutstilling arrangeres en serie foredrag. Helseplattformen planlegger deltakelse ved EHiN 2017 og flere andre konferanser. Helseplattformen blir et sentralt tema for Hemit-konferansen 2018, som arrangeres 8. mars, og Helseplattformen er representert i planleggingskomiteen. Konferansen er en viktig møteplass for ledere, helsepersonell og IKT-personell fra helsetjenesten i Midt-Norge. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Vedlegg og andre saksdokumenter: Ingen 4