Møtested: Sarpsborg Møtedato: Arkivref: wwg/ Innstilling fra: Organisasjonskonsulent Saksbehandler: Wenche Gunnarstorp Saksnr: 62-07 Gjelder: Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll. Innkallingen ble sendt ut 7 dager før møtet. Forslag til vedtak Innkallingen godkjennes Styrets forslag til saksliste ligger vedlagt. Forslag til vedtak Sakslisten godkjennes Protokoll fra siste møte ligger vedlagt (se eget vedlegg) Forslag til vedtak Protokollen godkjennes
Forslag til saksliste 62-07 INNKALLING, SAKSLISTE, OG PROTOKOLL a) Godkjenning av innkalling b) Godkjenning av saksliste c) Godkjenning av protokoll fra forrige møte ORIENTERINGSSAKER 63-07 ORIENTERINGER a) Leder orienterer b) Styret orienterer c) Studentrådene orienterer d) Organisasjonssekretæren orienterer e) Internvervene orienterer f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer VEDTAKSSAKER 64-07 REVIDERING AV SPIØs FORRETNINGSORDEN 65-07 NOTAT OM ARRANGEMENTER FOR STUDENTER VED HIØ REFERATSAKER 66-07 REFERATER/PROTOKOLLER a) Referat fra studentrådsmøte HS 16.11.2007 b) Referat fra studentrådsmøte HS 04.12..2007 c) Referat fra styremøte.2007 Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 2
Møtedato: 07.12.07 Arkivref: wwg/ Innstilling fra: Organisasjonskonsulent Saksbehandler: Wenche Gunnarstorp Saksnr: 63-07 Gjelder: Orienteringssaker Orienteringer a) Leder orienterer b) Styret orienterer c) Studentrådene orienterer d) Organisasjonskonsulenten orienterer e) Internvervene orienterer f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 3
Møtedato: 07.12.2007 Arkivref: wwg/ Innstilling fra: Styret Saksbehandler: Ida Skjerve Saksnr: 64-07 Gjelder: Notat om arrangementer for studenter ved HIØ Sak På parlamentsmøtet 22. November 2007 ble det gjennomført et gruppearbeid og en diskusjon rundt noen problemstillinger knyttet til arrangementer for studenter ved Høgskolen i Østfold. Det er utarbeidet et notat for å sammenfatte synspunktene som kom fram under oppsummeringen av gruppearbeidet og den påfølgende diskusjonen. Notatet er tenkt som et ressursdokument for bl.a. fremtidige arrangører av arrangementer for studenter ved HIØ. Notat fra diskusjon om arrangementer for studenter ved HIØ På parlamentsmøtet 22. November 2007 ble det gjennomført et gruppearbeid og en diskusjon rundt noen problemstillinger knyttet til arrangementer for studenter ved Høgskolen i Østfold. Dette notatet er et forsøk på å sammenfatte synspunktene som kom fram under oppsummeringen av gruppearbeidet og den påfølgende diskusjonen. Tidligere i høst vedtok Studentparlamentet prinsipper for arrangementer for og av studenter. Noe av begrunnelsen for innføringen av prinsippene, var at man ønsket noen retningslinjer å forholde seg til i fremtidige diskusjoner om arrangementer. Prinsippene er generelle retningslinjer, og styret har sett behovet for at det føyes til noen utfyllende kommentarer for å gi innhold til prinsippene. Prinsippene som ble vedtatt i Parlamentet 10.10.2007 lyder som følger: Studentparlamentets prinsipper for arrangementer av - og for studenter ved Høgskolen i Østfold 1. Arrangementer av og for studenter ved Høgskolen i Østfold skal ikke diskriminere grupper av studenter eller enkeltstudenter. 2. Studentparlamentet kan støtte arrangementer hvis hensikt er å bidra til økt studentsosial aktivitet ved Høgskolen. Studentparlamentet kan også støtte arrangementer av faglig art på en eller flere utdanninger ved Høgskolen. 3. Arrangementer som Studentparlamentet arrangerer, eller bidrar til å arrangere skal i størst mulig grad arrangeres i samarbeid med Studentsamfunnene ved de ulike avdelingene. Det er ønskelig at man benytter seg av det tilbudet Studentsamskipnaden i Østfold har til studentene, men det er ikke et krav. Både samskipnaden, samfunnene og høgskolens ledelse ble invitert til å delta i diskusjonen om arrangementene. Arrangementer som kan knyttes til høgskolen berører alle fire instanser; parlamentet, samfunnene, samskipnaden og høgskolen derfor var det viktig at vi har en dialog om hva som er akseptabelt og hva som ikke er akseptabelt. Gjennomgangstema i gruppediskusjonen var at det er arrangøren som har ansvar for arrangementene og at innholdet er greit så lenge det ikke bryter med norsk lov. Et tema som ble diskutert spesielt, var tema for arrangementene spesielt med tanke på alkohol. Det ble blant annet diskutert om det var akseptabelt at man reklamerte med alkohol for å få studenter til å delta. En stor del av forsamlingen var enig om at det burde være mulig å bruke andre tema enn alkohol og det mest sentrale var navnet på arrangementet. Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 4
Det var enighet om at det er viktig at arrangementene bør være inkluderende for alle. Og det ble også sagt at arrangementene bør være åpne for lokalbefolkningen slik at studentmiljøet kan profileres mye og på en god måte. Forsamlingen var også enig i at arrangementer bør ha et prisnivå som er fornuftig i forhold til studentenes økonomi, og at det er viktig når lokalmiljøet har arrangementer, spesielt hvis de inviterer studenter. Når det gjelder rollene til hvert enkelt organ i forhold til innholdet i arrangementer, var det bred enighet om at man ikke skal legge seg opp i andres arrangement hvis arrangementet holder seg innefor prinsipper og norsk lov. Samtidig ble det diskutert at man burde ha en åpen dialog seg i mellom der man har muligheten til å diskutere egne arrangement - slik at man kan komme med innspill til hverandre. Dette kan være nyttig for arrangørene og det kan være med på å forebygge uheldige situasjoner. Problemstilling 1: Hva slags arrangementer er gode for studentene og det studentsosiale livet for studentene ved Høgskolen i Østfold? Inkluderende for alle Gratis eller billig inngang. Studentvennlige priser på mat og drikke. Tilgjengelig for flest mulig mht transport. Mangfold i arrangementene Arrangementene må selvsagt være innenfor det norsk lov tillater. Arrangementene må forholde seg til de tidligere vedtatte Prinsipper for arrangementer. Alkohol bør ikke være hovedfokus (eksempel 1000-litern), men det sosiale, faglige eller kulturelle innholdet. Problemstilling 2: Hvordan kan vi legge til rette for at studentmiljøet ved de ulike avdelingene profileres som gode, inkluderende miljøer for studenter og lokalbefolkningen? Aktivt benytte tilgjengelige medier og studentavisa. Bedre opplysning, benytte flere informasjonskanaler Utvide fadderrollen til også å gjelde utover i året. Ved å tilrettelegge arrangementer i forhold til tilgjengelighet, prisnivå og mangfold. Synliggjøre studentaktivitetene i lokalmiljøet. Studentarrangementer bør være åpne for lokalbefolkningen, og lokalbefolkningen bør åpne sine arrangementer for studentene ved for eksempel å informere bedre, invitere studentene spesielt, studentrabatt osv. Problemstilling 3: Hvilke temaer anser vi som kontroversielle? De som bryter norsk lov De som bryter med normer og regler Seksualitet/nakenhet Oppfordring til fyll Diskriminering Oppfordring til usømmelig oppførsel Problemstilling 4: Bør det ligge noen begrensninger i forhold til hva slags arrangementer Studentsamskipnadens lokaler leies ut til, eller er det markedet Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 5
som skal styre virksomheten slik at hvilke som helst arrangementer kan gjennomføres i lokalene? Arrangementer som arrangeres av andre skal vi ikke legge oss opp i. Arrangementer som holdes i Studentsamskipnadens lokaler må være innenfor rammene av norsk lov. Så lenge studentenes interesser ikke krenkes i forhold til andre studentarrangement. (Prioritere studentene) Problemstilling 5: Hvilke rolle skal de tre organene: Studentsamskipnaden, studentsamfunnene og Studentparlamentet ha, når det gjelder avvikling av arrangementer? Er for eksempel et organs oppfatning av et arrangement av betydning for om man velger å gjennomføre arrangementet eller ikke? Nei, men informasjon om arrangementer bør være tilgjengelig i god tid, slik at man har mulighet for å komme med innspill. Så lenge arrangementet holder seg innenfor de vedtatte Prinsipper for arrangementer, skal ikke disse tre organene ha noe å si. Problemene vil nok helst oppstå samfunnene i mellom. Får de ikke støtte, stopper det seg selv. Det ble åpnet for diskusjon etter at gruppene hadde presentert sin konklusjoner. Bl.a. ble følgende temaer tatt opp: Sponsing av arrangementer har vi noen prinsipielle meninger om dette? Arrangementer med hovedfokus på alkohol, bør det forekomme? Hvem har ansvar for at arrangementer i regi av de ulike organene holder seg innenfor Prinsipper for arrangementer? Forslag til vedtak: Det framlagte notatet tas til etterretning. Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 6
Møtedato: 07.12.2007 Arkivref: wwg/ Innstilling fra: Styret Saksbehandler: Ida Skjerve Saksnr: 65-07 Gjelder: Revidering av forretningsorden for SPIØ Sak Studentparlamentet har flere styringsdokumenter som bl.a. sier noe om hvordan Studentparlamentet skal organiseres, hvilke regler som gjelder ved valg og hvordan møter skal gjennomføres. Et av disse styringsdokumentene er forretningsorden, og den er nå moden for revidering. Vurdering Den eksisterende forretningsorden ligger ved som vedlegg. Under følger styrets forslag til revidert forretningsorden for SPIØ. FORRETNINGSORDEN FOR STUDENTPARLAMENTET I ØSTFOLD 1. Virkeområde og fravikelsesmuligheter 1.1 Denne forretningsorden gjelder for Studentparlamentet i Østfold (SpiØ), og er opprettet i henhold til vedtekter for SpiØ og viker for disse. 1.2 I de enkelte tilfeller kan SpiØ fravike denne forretningsorden med 2/3 flertall. 2. Møtene 2.1 SpiØ holder minst 4 møter i hvert semester. 2.2 Organisasjonskonsulentsender ut innkalling til møte i SpiØ. Innkalling med saksliste og sakspapirer sendes ut senest 7 dager før hvert møte. Sakslistene og protokoller er offentlige, og skal sendes ut til SpiØs medlemmer, alle studentråd, høgskolestyrerepresentanter valgt av SpiØ, Høgskolen i Østfold, Studentsamskipnaden i Østfold samt observatører med talerett. Sakslistene og protokoller skal også legges ut på SpiØs nettsider. 2.3 Saker skal være sendt til Styret for å saksbehandles av styret før SpiØ-møtet. Saker må være organisasjonskonsulenten i hende innen styremøtet som er i forkant av SpiØ-møtet for at at saken skal kunne tas opp i SpiØStudentparlamentet kan med alminnelig flertall på møtet sette en sak på dagsorden, dersom denne ikke er saksbehandlet av styret. 2.4 SpiØs medlemmer har rett til å få satt opp saker på dagsorden. Styret kan sende saker tilbake eller til annen instans om styret mener saken ikke er å regne som SpiØ-sak. 2.5 Styrets arbeid mellom parlamentets møter skal tas opp som et eget punkt, dette gjøres under «styret orienterer». Under godkjenning av saksliste kan SpiØs medlemmer fremme saker som ikke står på sakslisten under «eventuelt». Det kan ikke fattes vedtak under eventueltsaker. Faste punkter på hvert møte: - Godkjennelse av innkalling - Godkjennelse av saksliste - Godkjennelse av forrige møtes protokoll - Studentrådene orienterer - Styret orienterer - Eventuelt Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 7
2.6 SpiØs medlemmer har møteplikt. Ved forfall møter varamedlemmer, for studentrådsleder møter nestleder eller annen studentrådsrepresentant. 2.7 SpiØ-møtene ledes av SpiØs leder. Ved leders forfall ledes møtet av nestleder eller annen valgt møteleder. Leder kan velge å delegere rollen som møteleder i enkeltsaker eller enkeltmøter. 2.8 Møter i SpiØ er åpne. I personsaker skal møtet være lukket. SpiØ kan vedta å lukke møtet i enkeltsaker eller hele møter, jfr 3.2.6 i vedtektene. 2.9 Vedtektenes 3.2.2-3.2.5 bestemmer hvem som kan møte med stemme-, tale- eller forslagsrett. I tillegg har organisasjonskonsulent talerett. Organisasjonskonsulentens taletrett bør begrenses til å kunne komme med saksinformasjon. 3. Debatten 3.1 Man kan ta ordet gjennom å tegne seg for innlegg eller replikk. 3.2 Taletiden for innlegg er 5 minutter, og 1 minutt for replikk. Replikk på replikk gis ikke. Hvis ordstyrer åpner for det, kan det gis svarreplikk. 3.3 Endringer av taletiden gjøres av møteleder. 3.4 Forslag til vedtak og endringsforslag skal fremsettes skriftlig og leveres møteleder. Det bør ikke settes frem nye forslag etter at strek er satt. 3.5 Utsettelsesforslag skal tas umiddelbart opp til avstemming. 3.6 Man har rett til ikke å avgi stemme ved avstemminger, såkalt avholden stemme. 3.7 Under debatten gis det anledning til å ta ordet til: a) Forretningsorden b) Dagsorden c) Voteringsorden I kollisjonstilfeller går a) foran b) og b) foran c). 3.7 Møteleder og SpiØs medlemmer kan foreslå å sette strek under en sak. Dette avgjøres med alminnelig flertall. 4. Votering 4.1 For at SpiØ skal være vedtaksdyktig må minst 50% av medlemmene være tilstede, jfr 3.1.1 i vedtektene. 4.2 Vedtak fattes med alminnelig flertall. Hvis det ved første stemmeomgang ikke oppnås alminnelig flertall, skal det gjennomføres bundet avstemming. Rekkefølgen for votering er at den saken som er mest ytterliggående skal stemmes over først. Forslag som (kan) settes opp mot hverandre, skal være motstridende, dvs. at det ene utelukker det andre. Forslag som ikke utelukker hverandre, må ikke settes opp mot hverandre. 4.3 Votering skjer ved håndsopprekning. Det skal skje skriftlig når ett eller flere medlemmer krever det. 4.4 Prøveavstemminger kan brukes. Denne skal godkjennes av møtet. En prøveavstemming skal i utgangspunktet bekreftes med en endelig avstemming, eller ved at møtet erklærer seg enig i at prøveavstemmingen er å betrakte som en endelig avstemming. 4.5 Personvalg skal holdes ved skriftlig avstemming dersom ett av medlemmene krever det. Ved første gangs stemmelikhet skal det holdes omvalg mellom kandidatene med likt antall stemmer. Eventuell stemmelikhet ved andre valgrunde skal avgjøres ved loddtrekning, jfr 15 i valgreglementet. 4.6 Ved personvalg kan flere personer velges under ett. En slik avstemming kan kun skje skriftlig. De som stemmer kan kun sette opp det antall navn som skal velges, ikke flere. Der er lov til å sette opp færre antall navn. 4.7 Ved personvalg skal minst to personer være med på opptellingen. Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 8
4.8 Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet, unntatt ved personvalg jfr 4.1.3. i vedtektene. 5.Fraksjonsmøter 5.1 Møtet kan bli midlertidig hevet for fraksjonsmøter om SpiØ vedtar dette med alminnelig flertall. 5.2 Fraksjonsmøter kan ikke overstige 15 minutter. 6. Tidsrammer, praktisk gjennomføring og møtetider 6.1 SpiØ-møtene avholdes på avdelingene på rundgang. 6.2 SpiØ-møtene bør som hovedregel starte kl. 18.00, og møteslutt bør ikke være senere enn kl. 21.45. 6.3 Det bør være lett bevertning på møtene. 7.Komiteer 7.1 SpiØ og styret kan nedsette ad-hoc komiteer til å utføre bestemte oppdrag, jfr kap. 7 i vedtektene. 7.2 Alle studenter ved Høgskolen i Østfold kan velges som medlem av komiteene. 8. Konstituerende møte 8.1 Konstituerende møte skal holdes innen 14 dager etter funksjonstidens start. 8.2 Det konstituerende møtet fungerer som valgmøte til SpiØs styre og internverv. 8.3 Det konstituerende møtet har ingen myndighet til å fatte vedtak. Nytt møte med vedtaksmyndighet kan settes opp direkte i etterkant av konstituerende møte. 9. Ikrafttreden 9.1 Forretningsordenen vedtas av SpiØ med alminnelig flertall. Forandringer i forretningsordenen trer i kraft på det påfølgende SpiØ- møtet. 9.2 Forretningsordenen gjelder til ny eller endret forretningsorden er vedtatt. Forslag til vedtak Forslag til endret forretningsorden vedtas og trer i kraft f.o.m. Studentparlamentets konstitueringsmøtet 12. januar 2007. Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 9
Møtedato: 07.12.07 Arkivref: wwg/ Innstilling fra: Styret Saksbehandler: Wenche Gunnarstorp Saksnr: 66-07 Gjelder: REFERATSAKER Referatsaker a) Referat fra møte i studentråd HS 06.11.2007 b) Referat fra møte i studentråd HS 04.12.2007 c) Referat fra møte i styret 08.11.2007 Forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Møte: Sakspapirer 07.12.2007 Side: 10