MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møte 4/2017 Sak 13-15/2017 - Møtested: Kommunestyresalen, Nord Aurdal Møtedato: Mandag 28.08. 2017 Møtetidspunkt: Kl. 11.00 15.15 Til stede: Bjørn Bjørneseth Håkon Offergaard Jevne Jorunn Karlsen Vang, leder Vang, nestleder Vang, medlem Andre: Håvard Telstø Etnedal, leder Inger Anne Lysthaug Etnedal, nestleder Syver Thon Etnedal, medlem (sak 14/2017) Reidar Schlytter Sør-Aurdal, leder Harald Liodden Sør-Aurdal, nestleder Unni Noraker Nord-Aurdal, leder Knut Ove Hennum Nord- Aurdal, nestleder Per W. Strandmo Nord-Aurdal, medlem Arnfinn Beito Øystre Slidre, leder Trond Vidar Solhaug Øystre Slidre, nestleder Nils Ingar Rogne Varamedlem for leder Vestre-Slidre Frode Rolandsgard Vestre Slidre, nestleder Anne Marte Før Vestre Slidre, medlem Inger Torunn Klosbøle Ordfører Nord-Aurdal kommune (sak 14/2017) Kristian Damstuen Rådmann Nord Aurdal kommune (sak 14/2017) Eivind Brenna Ordfører Vestre Slidre kommune (sak 14/2017) Fraværende: Olle Rosendal Linda Skogly Bente Alice Rakstad Fra Revisjonen: Åge Sandsengen Dagny Thon Hovrud Vestre Slidre, leder Sør-Aurdal, medlem Øystre Slidre, medlem Revisjonssjef Kommunerevisjonen IKS Revisor Kommunerevisjonen IKS Finn Helge Lyster Sekretariatet Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 1 av 6
Før møte ble det drøftet om lukking av møte i sak 06/17: Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedtak: Møtet vedtok å lukke møte i sak 06/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Enstemmig vedtatt Møteplan høsten 2017: Neste fellesmøte: avtales senere når utredningen er behandlet i k.st. Oppjustert møteplan for alle utvalg legges med referatet, Orienterings-/diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen 1. Brev om branntilsyn fra revisjonen til rådmannen i Nord Aurdal dat. 02.05.17. Rådmennene har uttalt at de skal følge opp punktene som var påpekt i brevet fra revisjonen. 2. Med utgangspunkt i ulike mediaoppslag, var det en generell drøfting av hvilket områder revisjonen bør gå inn på, samt litt om rollefordeling. Sak 13/2017: Sekratriatsordning for kontrollutvalgene i Valdres Dokumenter til saken Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter, behandlet i arbeidsmøte med kontrollutvalgslederne 30.06.17 og sluttbehandlet i møtet 28.08.2017 Oppdragsavtale for sekretariat Svar fra Norges Kommunerevisorforbund, 25.08.17 Bakgrunn: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut 31.12.2016. Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning. Saksopplysninger: Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter. Notatet ble sendt Kontrollutvalgene i egen mail dat. 07.07.17. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 2 av 6
I tillegg har sekretariatet sendt sak på høring til Fylkesmann i Oppland og Norges Kommunerevisorsforbund. Vurdering: Norges Kommunerevisorsforbund har gitt uttale datert 25.08.17. Denne ble lagt fram på møtet og nødvendige justeringer ble innarbeidet i oppdragsavtalen. Fylkesmann i Oppland har ikke levert uttale. Under forslag til vedtak, ble det i alternativ 2 punkt 2 fremmet et tillegg: Kostnader belastes den enkelte kommune ut fra oppdragsmengde/tidsforbruk, Forslag til vedtak: De enkelte kontrollutvalgene hadde særmøter og fattet egne vedtak. Vedtakene var likelydende. Vedtak: Kontrollutvalget fremmer følgende forslag til kommunestyret: Det etableres en felles sekretariatsordning for Valdreskommunene. Kommunerevisjonen IKS skal, som i dag, ha ansvar for risikovurderingene og påpeke risikoområder overfor kontrollutvalgene mht. gjennomføring av kontroll- og tilsyn. Sekretariatet styrkes ved å sette krav til kompetanse innenfor økonomi/regnskap og/eller offentlig saksbehandling. Sekretariatet skal utarbeide møteinnkallinger, sette opp sakslister, føre møtebøker, ha ansvar for KU sitt arkiv og se til at kontrollutvalgets vedtak blir gjennomført, jf. vedlagte oppdragsbeskrivelse. Sekretariatet skal i tillegg utforme saksutredninger om nødvendig i samarbeid med revisjonen. Videre presiseres følgende: o Ved behov for spisskompetanse innenfor enkelte fagfelt kan KU i samarbeid med sekretariatet innhente dette fra eksterne fagmiljø. Kostnader knyttet til dette blir belastet det aktuelle kontrollutvalg. o Revisjonen skal selv stå inne for kvaliteten på det arbeid som utføres. o Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisor tilfredsstiller formelle kompetansekrav og består kvalitetskontroller mv. o Kontrollutvalgets bestillinger av kontroll- og tilsynsoppgaver fra revisjonen skal fremgå av protokollerte vedtak, om nødvendig i møtebøker unntatt offentlighet. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisjonsrapporten svarer til kontrollutvalgets bestilling. Regnskapsrevisjon mv. ligger i oppdraget som valgt revisor. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 3 av 6
Kontrollutvalgslederne i Valdres gis i oppdrag å etablere en ny sekretariatsløsning for Valdres ved å kjøpe tjenester hos ekstern aktør iht. reglene om offentlige anskaffelser Årlig økonomisk ramme for sekretariatsordningen i Valdres settes til anslagsvis kr. 500 000. Jfr modell B. Det er vanskelig å fastsette eksakt kostnad ved denne modellen. Kostnader belastes den enkelte kommune ut fra oppdragsmengde/tidsforbruk. Sekretariatsordningen evalueres senest etter to år. 14/2017 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24! Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. Saksopplysninger: Kommunerevisjonen orienterer om: Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Kontrollutvalgene orienterer kort om: Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter. Prosjekter utvalgene ønsker å bestille. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Vurderinger i møtet: Detaljplanen ble gjennomgått og drøftet i fellesskap. Omprioriteringene gjort i fellesskap. Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige iht. nedenforstående liste. Prioritemune Kom- TEMA 1 Val-Hall Saker som kommer opp løpende 2 Pågående prosjekter: - Nes - Teknisk sektor - ValHall - Styring av interkommunalt samarbeid - ValHall - Rådmannens internkontroll - VSK Utbyggingsavtaler (Gjennomføres avtaler) Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 4 av 6
- ValHall Utbyggingsavtaler (Felles prinsipper, frivillige og lovpålagte krav) - Flå - Skolesektoren, jf. Oppfølging av PPT-rapporten Prioriterte saker: 3 Ål/Hol Kleivi Næringspark- Foranalyse iht. vedtak i KU Ål 4 Hall Regionrådet Gjennomgang av: - Organisering og økonomistyring, herav regnskapsførings- og rapporteringsrutiner - Prosjektstyring og rapportering 5 ValHall Varslingsreglementer Er de gode nok? - Oppmuntres det til varsling? Er varslere trygge? 6 ValHall Følge opp tidligere gjennomførte prosjekter/saker: - PPT (ValHall) - Barnevern (Hallingdal) i KU Ål - NAK Økonomistyring PLO (Rapport fra KS-konsulent 4/10-2017, KU orienteres i møte) 7 VAL Barnevern: - Hvor går grensen for tilbudet? Er tjenesten god? Ingen har innsyn! 8 Val- Hall NAV. Kartlegge status: - Sosialstønad ifht. lov, kostnadsnivå og utvikling. - Fokus på å få alle under 25 år i jobb eller skole. Enstemmig vedtatt. 15/2017 Forvaltningsrevisjon vedr. branntilsyn i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. branntilsyn i Valdres med oversendelsesbrev Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende branntilsyn i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av 28.05.2017. Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør-Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 5 av 6
anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Forslag til vedtak Ingen Vurderinger i møtet Møtet konkluderte med at det var viktig å få en mer inngående orientering i kontrollutvalgene for hver kommune. Vedtak Saka utsettes og taes opp i de enkelte kontrollutvalga. Fagernes, 28.08.17 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørnseth Håkon Offergaard Jevne Jorunn Karlsen Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 6 av 6