1 BtB nettverksmøte 15. desember 2009
2 Agenda Riksrevisjonen Foredrag på web v/jørgen Kosmo Statistikker Pause - kaffe Systemer Kjøp av FoU-tjenester Etiske regler i praksis Kontrollrutiner/revisjon Div.info Refusjoner/utlegg v/inger Tallberg
3 Statistikker Fortsatt fremgang?
4 November: 200!! Ordrer pr. arbeidsdag 250 200 Ordrer pr.arb.dag 150 100 50 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
5 Akkumulert ordrer 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 Antall ordrer 2003 Antall ordrer 2004 Antall ordrer 2005 Antall ordrer 2006 Antall ordrer 2007 Antall ordrer 2008 Antall ordrer 2009 10 000 5 000 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember
6 600 000 000 500 000 000 400 000 000 300 000 000 200 000 000 100 000 000 0 Akkumulert beløp Beløp 2003 Beløp 2004 Beløp 2005 Beløp 2006 Beløp 2007 Beløp 2008 Beløp 2009 April Mai Desember November Oktober September Juni Juli August Mars Februar Januar
7
8
9
10
11 Felles feiring!!! Kaffe + kake!!
12 Systemer 15.12.2009 Prioriterte utviklingsoppgaver siden forrige møte: MVA-kategori felt og nye MVA-koder Status: i produksjon fra medio november Forpliktelsesrapporter Status: i test. Piloter i produksjon fra? Januar 2010 Bedre støtte for rekvisisjonskjøp Status: i test. Piloter i produksjon fra? Januar 2010
13 Forpliktelsesrapporter Hva og hvordan: Oversikt over forpliktelser som ikke er bokført i regnskapet DiscovererBI rapportverktøy med datagrunnlag fra bestillingssystem (PM) og fakturasystem (IP) Tre varianter av rapporter: 1. Bestillinger/ordrer som det ikke er knyttet faktura til 2. Bestillinger/ordrer som det er knyttet faktura til, men som ikke er godkjent og overført til regnskapet 3. Fakturaer og refusjonsbilag som ikke referer til et PMbestillingsnummer, som er kontert, men ikke godkjent og overført til regnskapet Ikke medtatt i rapport: omposteringsbilag, annullerte fakturaer og annullerte bestillinger Opplysninger som skrives ut: kontering, forpliktelse/beløp, bestillingsnummer, fakturanummer, leverandør, bestilt dato, forventet leveringsdato
14
15 Bedre støtte for rekvisisjonskjøp Bakgrunn: Mange leverandører klarer ikke å kople bestillinger til kjøp med rekvisisjonsblankett ved utstedelse av faktura Resultat: lav % fakturaer matcher Innføring av rekvisisjonsnummer i PM: Nytt felt: Rekvisisjonsnr (RNr) i bestillingshodet Bestiller lager bestilling med RNr og beløp Ordre med utfylt RNr sendes IKKE til leverandør! Innføring av rekvisisjonsnummer i IP: Nytt felt: Rekvisisjonsnr i grunnlagsdata Faktura påført RNr: tilhørende bestillingsnr hentes fra PM før fakturamatch Loggføring av alle hendelser
16 Bedre støtte for rekvisisjonskjøp
17
18 Kjøp av FoU-tjenester Forskrift om offentlige anskaffelser: 1-3.Hvilke kontrakter som er omfattet av forskriften (1)Denne forskrift får anvendelse ved tildeling av offentlige vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter.. (2) Forskriften får likevel ikke anvendelse på: g. forsknings- og utviklingstjenester når oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten eller den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet Aktuelle situasjoner: NTNU er prosjektansvarlig bestilling for å kunne utbetale midler til konsortiedeltakere Kjøp av andre tjenester for å fullføre forskningsoppdraget: Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten Tjenesten tilfaller ikke fullt ut NTNU til bruk i NTNUs virksomhet
19 Kjøp av FoU-tjenester NTNU er prosjektansvarlig bestilling for å kunne utbetale midler til konsortiedeltakere Prosjektleder må utarbeide en forenklet anskaffelsesprotokoll for hver konsortiedeltaker med en kort beskrivelse av oppdraget, samt en henvisning til søknad og tilsagn på midler fra f.eks NFR, EU, Kreftforeningen. Utfylt protokoll legges ved bestillingen. Henvis til 1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget
20 Kjøp av FoU-tjenester Kjøp av andre tjenester for å fullføre forskningsoppdraget Generelt: Hvert kjøp/oppdrag/kontrakt på vurderes for seg for å se om oppdraget/tjenesten faller innunder FoU-unntaket i anskaffelsesforskriften. Selv om oppdraget kan unntas fra anskaffelsesforskriften, gjelder lovens 5 om at det skal være konkurranse så langt det er mulig. Dersom det undersøkes med flere leverandøren, bør dette fremkomme av tilbudsprotokollen. To vilkår må være oppfylt for at et oppdrag skal kunne anses som en FoUtjeneste i anskaffelsesforskriftens forstand: Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag og NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten eller tjenesten ikke fullt ut tilfaller NTNU til bruk i NTNUs virksomhet. Anskaffelsesprotokollen må inneholde en kort beskrivelse av oppdraget slik at det på bakgrunn av opplysningene i protokollen er mulig å vurdere om vilkårene er oppfylt.
21 Kjøp av FoU-tjenester Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag Momenter for at det foreligger en FoU-tjeneste: er at oppdraget går ut på å utvikle ny teknologi, nye produkter, ny kunnskap eller nye anvendelsesområder for kjent teknologi. Hva anses ikke som FoU-tjenester: Rent kommersielle kontrakter vil normalt sett ikke være omfattet. Ren innsamling og systematisering av data anses ikke som FoU-tjenester. Dette gjelder selv om kompetansen typisk finnes i et forskningsmiljø og tjenesten senere skal nyttes til forskningsformål. Kun dersom de innsamlede data skal bearbeides ved hjelp av en metode under utvikling, kan forholdet etter omstendighetene omfattes. Utredninger og avhandlinger anses i utgangspunktet ikke som FoU-tjenester med mindre de ikke inneholder klare forsknings- og utviklingselementer. Kjøp av utstyr til bruk i forskningen anses normalt ikke som kjøp FoU-tjenester med mindre det skal forskes på selve utstyret.
22 Kjøp av FoU-tjenester NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten Dersom en privat eller offentlig aktør (som ikke anses som oppdragsgiver for den aktuelle anskaffelsen) bidrar med finansieringen i tillegg til NTNU, vil dette vilkåret være oppfylt. Det stilles ikke krav til bidragets grense, men rene omgåelser vil det kunne bli slått ned på. Bidragsprosjekt vil normalt oppfylle dette vilkåret. Ved oppdragsprosjekter, bør innkjøpsavdelingen eller juridisk rådgiver konsulteres.
23 Kjøp av FoU-tjenester Tjenesten tilfaller ikke fullt ut NTNU til bruk i NTNUs virksomhet Ved oppdragsprosjekter, bør innkjøpsavdelingen eller juridisk rådgiver konsulteres. Momenter for at vilkåret er oppfylt: Når forskningen skjer til fordel for markedet/allmenheten i sin helhet. Ved deling av rettigheter mellom NTNU og leverandør. Merkevarebygging og generell kompetanseheving anses normalt ikke som deling av rettigheter.
24 Anbudskjøp > 100.000 Utfylling av forenklet anbudsprotokoll (FoU-tjenester): Henvis til 1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget
25 Anbudskjøp > 100.000 Utfylling av forenklet anbudsprotokoll: Kun en leverandør ikke bruk det som begrunnelse Unntakene finnes i 1-3 i Forskriften Obs på attester for skatt/mva og HMS
26 Etiske regler i praksis. NHO s hefte Over streken : Eksempler:
27 Etiske regler i praksis. NHO s hefte Over streken :
28 Etiske regler i praksis. NHO s hefte Over streken :
29 Etiske regler i praksis. NHO s hefte Over streken :
30 Kontroll-rutiner ALLE kjøp > 100.000 blir kontrollert Skriftlig tilbakemelding via fakultetet Svaret blir vurdert faglig Ulovlige direkteanskaffelser Konsekvenser Se rutinebeskrivelser på Øk.portalen 10.01 Kontrollrutine kjøp over terskelverdier 10.02 Oppfølging og konsekvenser
31 Diverse info Lokale nettverksmøter Frekvens Koordinator Mva-rutiner Ny rekvisisjonsblokk Gamle avtaler hva gjør vi med de? Serviceavtaler Lokale avtaler (utenom regleverket) Julekort
32 ContractMatching (CM) Status NTNU mottok 979 elektroniske fakturaer fra Telenor Mobil AS i november match på 64% (623 fakturaer) Resterende 36% stoppet opp ved match pga følgende krav ikke ble oppfylt: Fakturabeløp ikke innenfor oppsatt grense Nye CM Kontrakt mangler godkjenning i Basware CM, enten av Bestiller eller BDM (godkjenner) Kontrakt ikke opprettet. Send inn skjema
33 Leverandøraktivering - kataloger Hovedmål flere kataloger på PM: Ressurs som jobber med dette: Kirsti M Olsen Meld inn ønsker prioritering Samarbeid med UiO og UiB OBS: Ting-tar-tid
34 SIT-kjøp Utgangspunkt: Bestilling gjennom bestillingssystemet Evt 1: Rekvisisjon spesifisert eller åpen : rekvisisjonsnummer + k.sted må oppgis på faktura Evt 2: Handel uten rekvisisjon ( gammelmåten ): K.sted kreves som minimum Vedkommende vil bli oppfordret til å ta med rekvisisjon neste gang Hvorfor? Opprettholde stor fleksibilitet / serviceholdning på slike småkjøp
35 Spørsmål / Kommentarer?
36 Refusjon div. utlegg til ansatte/privatpersoner Nettverksmøte BtB-prosessen 15. Desember 2009 v/inger H Talberg
37 REFUSJONER - avgrensning og rutiner - reiseutlegg - tjenestetelefon, privat abonennement - bredbånd, privat abonnement - avis, tidsskrifter faktura/privatadresse - andre refusjoner (varer og tilsvarende)
38 REFUSJON REISEUTLEGG avgrensninger og rutiner Alle typer reiserefusjon til ansatte skal registreres og utbetales i lønnssystemet: Utgiftsrefusjon knyttet til tjenestereiser, kurs,seminar registrer den ansatte selv på reiseregning i PagaWeb (ordinær rutine for reiseoppgjør vedlegg bilagskvittering(er).(for mindre utlegg kan skjema Kjørebok ) Reiserefusjonskrav/-bilag leveres til attestant for var.lønn og reiseregninger for kontroll og viderebehandling, Refusjon til ikke-ansatte registreres i PagaWeb, - unntak er studenter og tilsvarende. Når det gjelder ikke-ansatte med utbetaling til utlandet, må reiserefusjonsbilaget sendes Lønnstjenesten for registrering og utbetaling. - Bestiller som mottar refusjon vedrørende reiser må returnere eller oversende bilaget til attestant for var.lønn og reiseregninger for kontroll. UNNTAK: Studenter med refusjonskrav (normalt ikke oppgavepliktig) - Rutineendringen gjelder refusjon av utgifter/utlegg knyttet til reiser, og følgelig opphører registrering og utbetaling via Basware-systemet. Att t t l / i
39 Eksempel på Vedleggsbrev til bilagsretur fra Bestiller
40 REFUSJON TELEFON, BREBÅND og lign. avgrensninger og rutiner Refusjon knyttet til tjenestebehov for elektronisk komm.tjenester (ELKOM) skal registreres i lønnssystemet: Utgiftsrefusjon-bilag sendes <attestant for var.lønn og reiseregninger/elkomkontakten> for kontroll og viderebehandling. Dokumentasjon og kontroll utføres på grunnlag inngått skriftlig avtale, se <http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/godtg jorelse/telefon> Bilagsskjema hentes her: Økonomiportal- Lønn-Skjemabank: <Refusjon av oppgavepliktige utgiftsgodtgjørelser > - Bestiller som mottar refusjonsbilag vil returnere eller oversende bilaget til attestant for var.lønn og reiseregninger/elkom for kontroll og videre behandling. - Rutineendringen gjelder refusjon av utgifter/utlegg knyttet til ELKOM-avtaler, og følgelig opphører registrering og utbetaling via Basware-systemet. - NB! Bestiller må etablere varselrutine om krav til skriftlig avtale om tjenestebehov ved attestant for fastlønn og/eller ELKOM-kontakten.
41 REFUSJON - AVIS, tidsskrift mv avgrensninger og rutiner Abonnement som skal refunderes eller faktureres NTNU og har levering til privatadresse må rapporteres til attestant for var.lønn og reiseregning for vurdering og evt. registrering av innrapporteringplikten via lønnssystemet, se <http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/godtgjorel se/avis> Attestant for var.lønn og reiseregning følger opp kontroll i henhold til avtale om arbeidsgivers dekning av avis, tidsskrift knyttet til infomasjonbehov i tjenesten, antall abonnement osv. Rapporteringsbilag (kopi av faktura) må sendes Lønnstjenesten for registrering. Bilagsskjema Økonomiportal-Lønn-Skjemabank: <Refusjon av oppgavepliktige utgiftsgodtgjørelser > - Bestiller følger opp at når abonnement til privat-personer blir fakturert NTNU og levering skjer til privatadresse må kopi av bestilling/avtale/fakturakopi leveres attestant for var.lønn for videre oppfølging. - Rutineendringen gjelder abonnement for avis, tidsskrifter hvor leveringsadressen er privatadressen, og for å kunne ivareta arbeidsgivers plikt i forhold til rapportering.
42 REFUSJONER Andre - Varer og lignende, bestillling avgrensninger og prosedyrer Bestilling/Kjøp av varer og lignende tjenester behandles og kontrolleres av Bestiller. Viktig å vite at det er Bestiller som har kontrollansvar for varer og tjenester som ikke er privat-relaterte, dvs. utlegg som er foretatt av den ansatte selv må primært følge bestillerrutinene. - Bestiller er viktig i forhold til bestilling og kjøp slik at REFUSJON til ansatte kan unngås. - Det er mengder av kjøp som fortsatt går som refusjonsbilag, og derved går utenfor bestillingssystemet og følgelig blir et unødig refusjonstilfelle. Dette har betydelige konsekvenser for både den kostnads- og kontrollmessige behandlingen. Bestiller og Attestant for var.lønn og reiseregninger: Må ha et tett samarbeid om REFUSJONER knyttet til utlegg som ansatte påføres /påtar seg på vegne av NTNU vedrørende varer og tjenester som ikke er sine privatrelaterte.
43 REFUSJONER Andre - Varer og lignende, bestillling og kontrollansvar REFUSJONER reiseutlegg for den ansatte selv: - Føres på reiseregning i PagaWeb. Hvis ansatte har mindre utlegg som refunderes, kan skjema for Kjørebok i PagaWeb benyttes som et alternativ til vanlig reiseregningsskjema. - Omfatter kun reisegodtgjørelse/-utlegg. Hvis utlegg for varer: REFUSJONER varer og lign. som den ansatte har pådratt seg: - Føres på utgiftsbilag (Basware), posteres på art (ikke reise) og sendes Bestiller. Merk! Refusjon av varer og lign. kan ikke registreres på reiseregning, da slike refusjoner tilhører BtB-kontrollansvaret, og skal normalt posteres til artskonto i regnskapet som ikke tilhører Lønn/Reise. Behov for nærmere beskrivelse av rutiner og prosedyrer vurderes utarbeidet både i lønnsprosessen og BtB-prosessen.
44 Utbetaling av tjenester utført av selvstendig næringsdrivende - LØNN eller NÆRING Nettverksmøte BtB-prosessen 15. desember 2009 v/ Inger H Talberg
45 Definisjoner: Tjeneste: I økonomiske betegnelser er en tjeneste den ikke-fysiske ytelsen som tilsvarer en vare. Tjenester i denne forbindelse vil være utførelsen av et arbeid eller et bestemt oppdrag for NTNU. Selvstendig næringsdrivende: Er en person som ikke er ansatt i et firma eid av andre, men som livnærer seg på egen hånd. En selvstendig næringsdrivende i Norge kan være registrert med enkeltpersonforetak eller et annet personlig foretak. Enkeltpersonforetak Er en betegnelse som brukes om næringsvirksomhet drevet for en enkeltpersons regning og risiko. ( dvs kun en eier i foretaket). Enkeltpersonforetak er ikke et selskap, men innehaveren plikter å registrere foretaket i Foretaksregisteret i Brønnøysund under visse forutsetninger. Et enkeltpersonforetaks foretaksnavn må inneholde eierens slektsnavn (etternavn).
46 Behandling av Enkeltpersonforetak Betaling for tjenester fra næringsdrivende utført for NTNU kan foregå på tre ulike måter: PAGA PAGA Basware
47 Enkeltpersonforetak Tabellen ovenfor viser at problemstillingen - og arbeidsgivers vurderingsplikt gjelder for enkeltpersonforetak. Vurderingen må foretas og dokumenteres. Skjema fylles ut ved hver utbetaling til enkeltpersonforetak, vedlegges anvisningsgrunnlaget/bilaget.
48 Enkeltpersonforetak Vurdering av oppdrag/tjenester - lønn eller næring Arbeids-/oppdragsgiver (NTNU) plikter å vurdere om betalingen for et oppdrag gjelder lønnsforhold eller betaling til en næringsdrivende. Arbeidsgiver er ansvarlig for skattetrekk og arbeidsgiveravgift dersom godtgjøring feilaktig blir utbetalt som næring. Se Skattedirektoratets nettsider: Skatteetaten - Arbeidstaker eller næringsdrivende? Kunnskapsdepartementet har i skriv av 14.03.2008 bedt institusjonene påse at det foreligger skriftlige rutiner for vurdering og utbetaling til selvstendig næringsdrivende. Vurderingen skal dokumenteres, se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/selvnaring Riksrevisjonens anmerkning vedr manglende vurdering - (NTNUs regnskap 2008). Det er NTNU som skal foreta vurderingen, og bør gjøres ved kontrakt-/avtaleinngåelse. Vurderingsskjema, Se http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/selvnaring/honorar
49
50 Vurderingsskjema Enkeltpersonforetak Tabellen er ikke uttømmende. Kriteriene må sees i sammenheng, ingen av dem er avgjørende alene. Det må foretas en helhetsvurdering der utfallet er i samsvar med flertallet av punktene. ( Samlet sluttvurdering + Underskrift) Ved NTNU vurderer vi følgende: Utbetaling til eksamensvakt og sensorer er alltid lønnsinntekt. Utbetaling til underviser (Lærere/forelesere) med ansvar for hele eller deler av kurset /studiet er lønn. Honorar til gjesteforelesere kan være næringsinntekt
51 Kriterier som trekker i retning av selvstendig næringsvirksomhet Ved vurdering av om oppdraget er utført som ledd i selvstendig næringsvirksomhet, kan man f.eks. se på følgende forhold: Oppdragstaker har flere oppdragsgivere samtidig eller etter hverandre Oppdragstaker har eget kontor eller produksjonslokale Oppdragstaker holder egne materialer Oppdragstaker har egne driftsmidler, som for eksempel maskiner og egne transportmidler Oppdragstaker mottar avregning i fast beløp og ikke pr. tidsenhet Oppdragstaker kan stille med andre enn seg selv, for eksempel bruke egne ansatte Oppdragstaker skal utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid Andre kriterier som trekker i samme retning, vil være at oppdragsgiveren: betaler for hele oppdraget samlet, og ikke særskilt dekker utgifter til materialer, driftskostnader ol. kan reklamere på arbeidsresultatet ikke har den faglige instruksjonsmyndighet ikke har den administrative instruksjonsmyndighet Disse kriteriene må sees i en sammenheng. Ingen av dem er avgjørende alene. Man må alltid vurdere forholdet på grunnlag av den opplysningsmasse man har til disposisjon. Oppdragsgiver må vurdere forholdet konkret i hver enkelt sak, og man kan ikke ta avgjørelsen på grunnlag av enkeltmomenter. Den som utfører et arbeid, kan i en sammenheng være næringsdrivende, og samtidig være arbeidstaker i en annen sammenheng.
52 Kriterier som trekker i retning av at det ikke foreligger næringsvirksomhet kan være: Arbeids- eller oppdragsgiveren bærer risikoen for arbeidsresultatet En lønnstaker stiller sin personlige arbeidskraft til rådighet og kan ikke bruke medhjelper for egen regning En lønnstaker har plikt til å underordne seg arbeids- eller oppdragsgiverens ledelse og kontroll av arbeidet Lønnstakeren får betalt for selve arbeidet. Arbeids- eller oppdragsgiveren dekker de fleste utgiftene Arbeids- eller oppdragsgiveren stiller til rådighet arbeidsrom, redskap, arbeidsmaterialer eller andre hjelpemidler På samme måte som for næringsvirksomhet, må kriteriene sees i sammenheng. OBS! Det er likningsmyndighetene som avgjør om en skattyter driver næringsvirksomhet eller ikke. Avgjørelsen blir tatt i forbindelse med likningen. Er utbetaler i tvil om hva som er riktig, kan likningskontoret kontaktes. Hvis en utbetaler foretar en utbetaling til en person som ikke kan anses som næringsdrivende uten å foreta forskuddstrekk og uten å beregne arbeidsgiveravgift, kan vedkommende bli gjort økonomisk ansvarlig for unnlatt forskuddstrekk, jf. skattebetalingsloven 16-20, 1. ledd. Skattemyndighetene kan også etterberegne arbeidsgiveravgift. Det er derfor meget viktig å foreta reelle undersøkelser på en seriøs måte. Hvis feilen ikke skyldes forsømmelighet eller mangel på tilbørlig aktsomhet, kan skattemyndighetene ikke ilegge ansvar for manglende forskuddstrekk, jf. skattebetalingsloven 16-20, 1. ledd. Etterberegning av arbeidsgiveravgift kan imidlertid foretas.
53 Eksempel: Brevmal for sensoroppdrag utbetalingen behandles som lønn: Til NN Dato: Vurdering av utbetaling for sensoroppdrag til enkeltpersonforetak Vi viser til ditt oppdrag som sensor ved NTNU. Etter Skatteetatens retningslinjer plikter den som betaler for et arbeid eller et oppdrag å foreta en selvstendig vurdering om betalingen for oppdraget gjelder lønnsforhold eller betaling til næringsdrivende. Dette skal gjøres selv om oppdragstakeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, har fått ett organisasjonsnummer eller har fått utskrevet forskuddskatt. Oppdragsgiver må ta hensyn til skattetrekkplikten for hvert enkelt oppdrag og vurdere selvstendig om inntekten skal regnes opptjent som i eller utenfor næring. Ved NTNU har vi utarbeidet (vedlagte skjema for å utføre) denne vurderingen som bygger på retningslinjer gitt av Skatteetaten. Når det gjelder utbetaling for sensoroppdrag har vi etter en samlet vurdering vurdert dette som opptjent utenfor næring, og utbetalingen vil av NTNU dermed bli behandlet som trekk og avgiftspliktig lønn. Vi ber deg av den grunn sende oss kopi av skattekort sammen med utfylt honorarskjema for sensur.
54 Eksempel: Brevmal for oppdrag utbetaling behandles som lønn: Til NN Dato: Vurdering av utbetaling til næringsdrivende - lønn eller næring Vi viser til faktura mottat fra ( foretakets navn) til NTNU ang. Etter Skatteetatens retningslinjer plikter den som betaler for et arbeid eller et oppdrag å foreta en selvstendig vurdering om betalingen for oppdraget gjelder lønnsforhold eller betaling til næringsdrivende. Dette skal gjøres selv om oppdragstakeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, har fått ett organisasjonsnummer eller har fått utskrevet forskuddskatt. Oppdragsgiver må ta hensyn til skattetrekkplikten for hvert enkelt oppdrag og vurdere selvstendig om inntekten skal regnes opptjent som i eller utenfor næring. Ved NTNU har vi utarbeidet (vedlagte skjema for å utføre) denne vurderingen. Når det gjelder faktura mottatt fra (foretakets navn), datert har vi etter en samlet vurdering vurdert dette som opptjent utenfor næring, og vil av NTNU dermed bli behandlet som trekk og avgiftspliktig lønn. Vi ber deg av den grunn sende oss kopi av skattekort.
55 Egne ansatte og næring En ansatt ved NTNU kan ikke ta ekstra oppdrag som ligger tett opp til fagområdet sitt og kreve betaling som næringsdrivende. Oppdraget må ligge godt utenfor den ansattes vanlige faglige virksomhet. NTNU har ikke anledning til å engasjere egne ansatte til å utføre oppgaver tilknyttet oppdragsvirksomheten som firma/næringsdrivende eller for firma. Henviser også til: "Etiske retningslinjer for anskaffelser ved NTNU", der pkt 2 Inhabilitet (spes. underpkt 3)
56 Reiseutgifter i forbindelse med oppdrag i næring utbetaling : Er utbetalingen vurdert som næringsinntekt, skal fakturaen også omfatte evt. reisekostnader. Reiseregning skal ikke leveres i tillegg til faktura. Næringsdrivende har ikke anledning til å kjøpe flybilletter, hotellopphold etc. for NTNUs regning.
57 Rutiner for vurdering og dokumentasjon ved oppdrag i Næring eller Lønn : Steg 0 Tjenesten/Oppdraget må vurderes om det kan gis til selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonforetak. Vurderingsskjema til hjelp. Hvis Nei: - Behandles som lønn, se NTNUs retningslinjer for oppdragsvurdering av eksamensvakt, sensur og undervisning, oppdrag til egne ansatte som hovedregel behandles og avtales som lønn Hvis Ja: - Behandles som næring, og hvis oppdragtaker er enkeltpersonforetak, gå til Steg 1) Ansvar: Oppdragsgiver Steg 1 Sluttvurderingen av oppdrag i næring eller lønn oversendes enhetens attestant for var. Lønn og reiseregninger Ansvar: Oppdragsgiver Oppdraget gis til enkeltpersonforetak kreves følgende dokumentasjon: Steg 2 Oppdrag som gis til enkeltpersonforetak: Oppdragsgiver har plikt til å innhente dokumentasjon fra oppdragstaker som bekrefter at oppdraget er i samsvar med foretakets næring, eksempel-brevmal Til likningskontoret. Dersom oppdragtaker ikke kan fremlegge tilstrekkelig dokumentasjon skal utbetaling behandles som lønn. Ansvar: Oppdragstaker / Oppdragsgiver Trinn 3 Utbetalingsbilaget (faktura/regning) kontrolleres i hht sluttvurderingsskjema for oppdraget og bekreftelse fra enkeltpersonforetaket. Registreres i lønnssystemet. Unntak: Utenlandske enkeltpersonforetak sendes sentral Lønnstjeneste for registrering. Ansvar: Attestant for variabel lønn og reiseregninger.
58 Riktig GOD JUL til ALLE!!