NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 3/2014 Thon Hotel Vettre, Konglungveien 201 Fredag (19/9) kl 11- lørdag (20/9) kl 11:50 TILSTEDE: Styreleder Finn Erik Thoresen 1. nestleder Kjersti E.R Jenssen 2. nestleder Atle Høie Region Vest: Jorge Alex Dahl Region Nord: Fanny Larsen Region Øst: Elin Skovly Region Midt-Norge: Viggo Røstvik Region Sør-Øst: Liv Braathen Region Sør-Vest: Forfall Kollektivt tilsluttede: Peggy Hessen Følsvik (LO) Terje O. Olsson (LO) fra kl. 13.00 19/9 Stein Gulbrandsen (Fagforbundet) Sentralt Sanitetsutvalg: Live Kummen Solidaritetsungdom: Ingrid Rostad Ansatte representant: FORFALL: Region Sør-Vest Region Nord Region Midt-Norge Ansatte representant Torunn Aasland Camilla Lillevold-Øverås Ludvig Eskeland Eli Engelien Kristine Notvik Torulf Mikkelsen Line Hoaas Anne Mette Johnsen Tord Lier TILSTEDE FRA ADMINISTRASJONEN: Generalsekretær Liv Tørres, strategisk leder Henriette Killi Westhrin, enhetsleder Hanne Prestø (observatør på fredag), avtroppende fungerende enhetsleder Bushra Ghazanfar (sak 4), påtroppende fungerende enhetsleder Tom Hjertholm (sak 4), enhetsleder Kristian Fjellanger (sak 5 og observatør fredag-lørdag), økonomisjef Tom Madsen (sak 7), internrevisor Liss Vallestrand (sak 8), rådgiver Åse Vaksinen Sælensminde (sak 24), rådgiver Erlend Aarsæther (sak 19), personlig rådgiver Arshad M. Ali (referent). Side 1 av 9
Sak 01.3.14 ÅPNING OG KONSTITUERING Styreleder Finn Erik Thoresen åpnet møtet. Sakslisten ble gjennomgått. 1. og 2. nestleder ble valgt til å signere protokollen for dette styremøtet. Vedtak: «Norsk Folkehjelps MØ policy» ble tilføyd som ekstra sak under eventuelt. Sakslisten ble godkjent med denne endringen. 1. og 2. nestleder ble valgt til å signere protokollen fra styremøte 3/2014. Sak 02.3.14 PROTOKOLLER Følgende protokoller ble fremlagt: Protokoll fra styremøte 2-2014 Protokoll Kontrollkomitemøte 3-2014 Ord i saken: Live Kummen Sak 8.2.14 skal endres til «Årsberetning og regnskap 2013» og sakene skal tydeliggjøres med punkt a og b og struktureres i forhold til dette. Vedtak: Protokoll fra styremøte 2 2014 godkjennes med redaksjonelle endringer. Protokoll fra kontrollkomitemøte 3-2014 tas til etteretning. STRATEGIER, HANDLINGSPLANER OG RAPPORTER Sak 03.3.14 FØRINGER FOR HANDLINGSPLAN OG BUDSJETT Liv Tørres redegjorde for saken. Norsk Folkehjelp har kommet langt med å få en sunn økonomi, kostnadskontroll og styringsevne. De neste årene må vi imidlertid skape høyere volum i programmene for å skape bærekraft på sikt. Det vil gis prioritet til organisasjonsbygging og lederopplæring i organisasjonen. Norsk Folkehjelp er en medlemsdrevet organisasjon og administrasjonen vil i samarbeid med lokallagene areide for økt medlemsvekst. Vi må vurdere effekten av omorganisering i 2012 og de grep som da ble gjort for å sikre administrativ oppfølging av lagene. Styret ønsker at aktivitetsbudsjettet til regionene skal videreføres og om mulig styrkes. Arbeidsutvalget skal påse at dette blir fulgt opp i budsjett for 2015. Kontakten mellom Norsk Folkehjelp og fagforbundene må styrkes også på lokalt & regionalt plan, og det internasjonale arbeidet forankres bedre i medlemsorganisasjonen. Ungdomsarbeidet og likestillings/kvinneprogrammer må i tillegg løftes tydeligere frem. Styrking av administrative ressurser ift oppfølging sanitet (sanitetsungdom) må vurderes. Innspillene fra styret innarbeides i handlingsplanen. Ord i saken: Liv Braathen, Viggo Røstvik, Elin Skovly, Atle Høie, Ingrid Rostad, Live Kummen, Jorge Alex Dahl, Liv Tørres, Kjersti Jenssen, Peggy Følsvik Vedtak: Styret slutter seg til de foreslåtte føringene til budsjett og handlingsplan for 2015. Side 2 av 9
Sak 04.3.14 GJENNOMGANG AV NORSK FOLKEHJELPS MOTTAKSDRIFT Bushra Ghazanfar redegjorde for saken. Mottaksdriften ble gjennomgått i Norsk Folkehjelps styre to ganger i forrige landsmøteperiode (styremøtene 4/2010 & 2/2011). Påfølgende effektivisering og styrking av driften internt i administrasjonen medførte betydelige gevinster og at driften per 2014 blir vurdert å gå i balanse, om enn med knappe ressurser. Med stadig strammere eksterne rammer (strammere asylpolitikk og økonomiske midler) de siste årene samt ytterligere varslede innstramminger med ny regjering og vedvarende kritisk lys på dette i norsk presse, ble det bestemt å vurdere vår mottaksdrift på nytt i 2014. Den opprinnelige målsettingen med mottaksdriften var å bidra med talsmannsarbeid overfor en av landets mest sårbare grupper nemlig asylsøkere. Det er gjort en ekstern evaluering av mottaksdriften. Det er sett på økonomiske forutsetninger, merverdi, frivillighet, og omdømmerisiko. Per i dag kan det se ut som om driften går i balanse. Videreføring av driften vil imidlertid kreve investeringer for å styrke faglig oppfølging, politisk arbeid, øke frivilligheten samt styrke administrasjonen av mottakene. Investeringene er i 2015 grovt beregnet til NOK 2-3 mill. Det må arbeides videre med de økonomiske vurderingene frem mot desember. Mange ga uttrykk for engasjement for asylmottaksdriften, men understreket også at dette må være bærekraftig og må driftes forsvarlig. Ord i saken: Jorge Alex Dahl, Camilla Lillevold-Øverås, Ingrid Rostad, Liv Tørres, Stein Guldbrandsen, Elin Skovly, Henriette Killi Westhrin, Atle Høie, Live Kummen, Liv Braathen, Finn Erik Thoresen Vedtak: Styret tar saken til foreløpig orientering. Administrasjonen tar med seg styrets innspill. Administrasjonen bes om å kartlegge juridiske, økonomiske og formelle forutsetninger for etablering av eget AS. Administrasjonen kommer tilbake til styret med forslag til endelig vedtak i desember 2014. Sak 05.2.14 1. MAI-AKSJONEN STATUS 2014 OG DRØFTING TEMA 2015 Kristian Fjellanger orienterte om saken. 1. mai-aksjon handler både om innsamling av penger til virksomhet, men også om å synliggjøre arbeidet til Norsk Folkehjelp og samtidig mobilisere medlemmer. Det kan gjøres mer for å øke synligheten av Norsk Folkehjelps internasjonale arbeid, blant annet styrke arbeidet med annonsering, artikler møter og appeller. Styret mener det er viktig å videreføre overordnet tema: Folk forandrer verden, og at temaene omhandler demokrati og organisasjonsbygging. Det ble uttrykket ønske fra styret om at det lages to forskjellige maler for appell: En man legger ut offentlig, og en annen som kun forbeholdes appellantene til Norsk Folkehjelp. Ord i saken: Peggy Følsvik, Elin Skovly, Live Kummen, Ingrid Rostad, Jorge Alex Dahl, Atle Høie, Finn Erik Thoresen Vedtak: Styret gir administrasjonen godkjenning til å planlegge å iverksette tiltak knyttet til 1. maiaksjonen 2015 innen de rammer og overordnede føringer som her skisseres. Administrasjonen vil utarbeide forslag i tråd med de samme føringene og iverksette tiltak overfor samarbeidskomiteen og tilknyttede organisasjoner. Side 3 av 9
Sak 06.2.14 NORSK FOLKEHJELPS HUMANITÆRE ARBEID INTERNASJONALT Strategisk leder, Henriette Killi Westhrin, orienterte om Norsk Folkehjelps humanitære arbeid internasjonalt. Norsk Folkehjelp driver nødhjelp der det er nødvendig i de land organisasjonen allerede har virksomhet. Med sikte på styrket nødhjelpsinnsats vil administrasjonen rekruttere en humanitær koordinator på hovedkontoret som kan bistå utekontorene. Arbeidet med metodikk og systematikk for humanitært arbeid på landkontorene må styrkes. Det vil lages en plan som vurderer bruk av sanitet/redningstjenesten her hjemme i opplæring førstehjelp med mer i utvalgte land samt bedre utnytter kompetansen til humanitær nedrustning. Det trengs også en plan for donorarbeid. Stillingen humanitær koordinator vil prosjektfinansieres. Ord i saken: Finn Erik Thoresen, Liv Tørres, Terje O. Olsson, Camilla Lillevold-Øverås, Jorge Alex Dahl, Atle Høie, Ingrid Rostad, Torunn Aasland, Live Kummen, Liv Braathen, Elin Skovly Vedtak: Styret tar saken til orientering ØKONOMISAKER Sak 07.2.14 STATUS ØKONOMI Tom Madsen orienterte om økonomisk status. Regnskapsoversikten per 1. halvår 2014 viser et positivt resultat på 3,4 MNOK mot et negativt budsjettert resultat på 5,4 MNOK, altså et positivt avvik på 8,9 MNOK. Den positive utviklingen i halvårsresultatet og tilbakemeldinger fra de resultatansvarlige i ledergruppen, betyr at det er høy sannsynlighet for å nå det budsjetterte årsresultatet (avsetning til fri egenkapital) på 5.0 MNOK. Ord i saken: Liv Tørres, Atle Høie, Jorge Alex Dahl, Kjersti Jenssen, Ingrid Rostad Vedtak: Styret tar regnskapet per 1. halvår 2014 og årsprognosen 2014 til orientering. Sak 08.3.14 OPPNEVNING AV FONDSSTYRE FOR FURUMO-LØREN Liv Tørres redegjorde for saken. Vedtak: Til styret i Furumo/Løren oppnevnes Henriette Killi Westhrin (strategisk leder, leder programvirksomhet), Tom Madsen (økonomisjef), Torkjell Lein (regnskapssjef). Sak 09.3. 14 SUBSIDIERING AV EN DELEGAT TIL LANDSMØTE 2015 Liv Tørres orienterte om saken. Vedtak: Styret vedtar at bokostnader dekkes for en delegat fra lokallagene. Dette blir budsjettert ekstra kostnad inntil kr. 373.500,-. Endelig vedtak fattes i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2015. Side 4 av 9
Sak 10.3.14 MØTE MELLOM STYRET OG REVISOR Styret hadde lukket møte med den nye revisoren. Begge parter fant dette både nødvendig og riktig. Dette vil gjennomføres som en fast ordning en gang i året. Sak 11.3.14 MØTE MELLOM STYRET OG INTERNREVISOR Liss Vallestrand orienterte om internrevisorens arbeidsoppgaver. Internrevisor vil oversende en risikoplan til styremøte 4 2014. Ord i saken: Kjersti Jenssen, Finn Erik Thoresen, Liv Tørres, Jorge Alex Dahl, Live Kummen, Elin Skovly, Peggy Følsvik Sak 12.3.14 PROKURA Arshad M. Ali redegjorde for saken. Ord i saken: Liv Braathen Vedtak: Økonomisjef Tom Madsen gis prokura. Prokurarettigheter for tidligere økonomisjef, Geir Øye, og tidligere strategisk leder, Anne Cathrine Seland, trekkes tilbake. Sak 13.3.14 REVISJON AV NORSK FOLKEHJELPS ETISKE STANDARDER FOR INNKJØP, INVESTERINGER OG INNSAMLING AV MIDLER Liv Tørres orienterte om saken. Saken er en revisjon av en tidligere vedtatt plan for retningslinjer. Ord i saken: Atle Høie, Ingrid Rostad, Live Kummen Vedtak: Styret godkjenner foreslåtte tilføyelse til i dokumentet «Norsk Folkehjelps etiske standarder for innkjøp, investeringer og innsamling av midler», inklusive oversatte versjoner av samme dokument i en annen språkform enn norsk. ORGANISASJONSSAKER 14.2.14 LANDSMØTE 2015 ORIENTERING OM TILLITSVALGTUNDERSØKELSEN Kjersti Jenssen orienterte om tillitsvalgtundersøkelsen. Tillitsvalgtundersøkelsen vil sammen med medlemsundersøkelsen presenteres på landsmøtet. Ord i saken: Atle Høie, Peggy Følsvik, Ingrid Rostad, Liv Braathen Vedtak: Styret tar saken til orientering 15.3.14 GODKJENNING AV STYREPROTOKOLL PER E-POST Arshad M. Ali redegjorde for saken. Side 5 av 9
Vedtak: Styreprotokoll godkjennes 10 dager etter utsendelse fra styresekretær. Styremedlemmer sender inn signatur til styresekretær. Styresekretær setter inn tilsendte signaturer på årsberetning og regnskapet. Styret velger to personer som signerer styreprotokoller på vegne av styret. ORIENTERINGSSAKER Sak 16.3.14 STYRELEDER INFORMERER Styreleder Finn Erik Thoresen informerte om følgende nytt siden sist styremøte: Deltok på Notodden Bluesfestivalen sammen med Håkon Ødegaard og holdt appellen om Palestina (årets innsamling) på vegne av Norsk Folkehjelp. 3000 personer deltok. Et rekordbeløp på 140 000 kroner ble samlet inn. Ingen av NFs lokallag var tilstede - det må administrasjonen gjøre noe med til neste år. Innledet frokostmøte til LO i Bergen om Palestina med hovedvekt på Gaza. Foredrag på møte i Drammen, arrangert av Folkeakademiet, om situasjonen i Gaza. Ord i saken: Liv Braathen, Jorge Alex Dahl Sak 17.3.14 GENERALSEKRETÆR INFORMERER (Muntlig) Generalsekretær Liv Tørres informerte som følger: Store humanitære kriser i mange av våre programland (Sør-Sudan, Irak, Syria og Gaza) trekker tungt på administrative ressurser både i HA og på landkontorene. For eksempel har vi måttet stenge Suleimania-kontoret i Kurdistan-regionen i Irak, pga reduksjon av den langsiktige bistanden og av sikkerhetsgrunner. Vi opererer nå primært fra Erbil. Reise til palestinske områdene (Vestbredden & Øst-Jeursalem) med Fagforbundet i august var faglig og politisk svært vellykket. Alt i alt er Midt Østen i brann, - andre land i regionen (enn Irak, Syria og Gaza) er også svært labile pga stort press (flyktninger fra Syria), ISILs framvekst osv. Situasjonen i Sør-Sudan ustabil med fortsatte kamper, manglende framgang i de politiske forhandlingene og nå i september ordre fra regjeringen om at utenlandske arbeidere må ut av jobbene sine innen medio oktober. Mye tyder på at ordren vil trekkes tilbake. Til tross for stort press med humanitære kriser klarte vi å være tilstede ved: Arendalsuka (bl.a. kjernevåpen-seminar); Norway Cup (bra markering av gi rasisme rødt kort ); mobiliserte mot Profetens Ummah på facebook og mot ISIL ved markeringen i Oslo august m.m. Styret i Human-Etisk forbund har innstilt på å velge Norsk Folkehjelp som ny partner i det internasjonale arbeidet. Vil formelt vedtas av landsstyret i november 2014 Vi har drevet utviklingsprogram i Colombia i flere år. Nå er organisasjonen også bedt om å vurdere minerydding der. I den forbindelse har myndighetene bedt om bekreftelse på at styret har Side 6 av 9
vedtatt tilstedeværelse i landet - besluttet å etablere kontor. AU har bekreftet dette på vegne av styret. Ord i saken: Jorge Alex Dahl, Camilla Lillevold-Øverås, Atle Høie Sak 18.3.14 ORIENTERING OM SAMLOKALISERING AV REGIONKONTOR ØSTLANDET Liv Tørres orienterte om det videre arbeidet med samlokalisering av regionskontor Østlandet. Fra forrige styremøte er det avholdt møte med både tillitsvalgte og ansatte. På grunnlag av mange og gode innspill bestemte administrasjonen å utsette vurdering av organisering (av administrasjonen) på Østlandet. En arbeidsgruppe er satt ned for å lage en plan for vekst på Østlandet. Arbeidsgruppen består av de 4 ansatte i regionene. I tillegg er det satt ned en referansegruppe som består av tillitsvalgte fra både region Sør-Øst og Øst og som ledes av Kjersti Jenssen. Ord i saken: Elin Skovly, Camilla Lillevold-Øverås, Kjersti Jenssen, Atle Høie Sak 19.3.14 ORIENTERING OM NY UNIFORM Erlend Aarsæther orienterte om saken. Ulike leverandører ble vurdert: Arcteryx, Bergans, Taiga og Helly Hansen. Sanitetsutvalget valgte Helly Hansen på bakgrunn av pris, kvalitet og brukervennlighet. Oransjefargen ble valgt basert på synlighet ; at Norsk Folkehjelps logo er tydelig på oransje bakgrunn og at denne fargen ikke er særlig påvirket av trender (og dermed vil være tilgjengelig i flere år). Ord i saken: Liv Tørres, Kjersti Jenssen, Atle Høie, Elin Skovly, Live Kummen, Camilla Lillevold- Øverås, Torunn Aasland Sak 20.3.14 FORESPØRSEL FRA BYRÅD OM FORLENGET DRIFT AV BEKKELAGSTUNET Norsk Folkehjelps styret har tidligere vedtatt å avvikle Bekkelagstunet i løpet av 2014. Liv Tørres orienterte om at byråden for helse og sosialtjenester i Oslo kommune har bedt Norsk Folkehjelp forlenge avviklingsperioden med 1-3 år. Det pågår for tiden forhandlinger med Oslo kommune om pris og betingelser (både kostnadsdekning av bemanning og garantier ift Oslo Havn om vedlikeholdsutgifter) Ord i saken: Elin Skovly Vedtak: Styret gir administrasjonen fullmakt til å forhandle best mulig betingelser for avvikling. Side 7 av 9
Sak 21.3.14 NORSK FOLKEHJELP 75 ÅR Liv Tørres orienterte om saken. Administrasjonen er godt i gang med å utarbeide materiell og jubileums artikler. Administrasjonen er nå i siste fasen med planene også for markering i desember. Mottakelse arrangeres 5. desember. Her vil lagsledere samt det offentlige Norge m.fl. inviteres. Kronprinsen har takket ja. Norsk Folkehjelp vil i tillegg arrangere jubileumsfest av mer intern karakter (lagsledere, styret, samt hedersgjester, dvs forbundsledere, LO m.fl.) samme kveld (dvs 5.desember) på Sørmarka. Styret ønsker en slik fest i tillegg til mottakelsen. Det legges opp til at en person fra lokallag inviteres til disse arrangementene (reisefordeling). Forslag vurderes i tillegg for konferanse/seminar knyttet til offentliggjøring av jubileumsboken samt for støtte til lokallag knyttet til lokale arrangementer. Mer informasjon vil følge til styret om dette. Av praktiske årsaker legges det ikke opp til markering på selve jubileumsdagen 7.desember. Ord i saken: Jorge Alex Dahl, Terje O. Olsson, Live Kummen, Elin Skovly, Viggo Røstvik, Ingrid Rostad, Finn Erik Thoresen Styret ønsker jubileumsfest 5.desember i tillegg til mottakelsen. AU vil komme tilbake til dato/tidspunkt for neste styremøte (styremøte 4/2014) på bakgrunn av planene for jubileumsmarkering. Sak 22.3.14 DIALOGKONFERANSEN Liv Tørres orienterte om saken og presenterte programmet for dialogkonferansen. Sak 23.3.14 REFERATER Referat fra Sanitetsungdomsutvalgets møte nr. 03-14 Beitostølen 6.-9.06.2014 ble gjennomgått. Vedtak: Styret tar referatet til orientering. Sak 24.3.14 EVALUERING AV LEDERPROGRAMMET Åse Vaksinen Sælesminde orienterte om lederopplæringen. Målet for lederprogrammet er å bidra til at tillitsvalgte og potensielle ledere har kompetanse til å være gode ledere lokalt eller regionalt. Temaer som tas opp er ledelse, styrearbeid i praksis, hvordan søke om midler og lignende. Det var stor variasjon blant de fremmøtte på skoleringen. Nivået var ikke så høyt som ønsket. Informasjonen i forkant kunne vært bedre, og tiden på selve lederprogrammet kunne blitt brukt til flere praktiske oppgaver og erfaringsutvekslinger. Det er behov for å øke grunnkunnskapen i organisasjonen før det kan drives en toppskolering. Ord i saken: Jorge Alex Dahl, Ingrid Rostad, Kristian Fjellanger, Finn Erik Thoresen, Elin Skovly, Live Kummen Vedtak: Styret tar saken tas til orientering. Administrasjonen kommer tilbake til styret med forslag til lederopplæring 2015 i styremøte 4/2014. Side 8 av 9
Sak 25.3.14 EVENTUELT Norsk Folkehjelps Midtøsten Policy Liv Tørres orienterte om saken. Policyen er ment å tydeliggjøre for eksterne aktører at vi ikke har policy for boikott av Israel, men kun har fokus på selskaper som bryter folkeretten (gjennom økonomisk samkvem med/i ulovlige bosettinger). Det er gjennomført kampanjer mot Ahava og G4S og pågår nå en kampanje mot SodaStream. Lokallag er tidligere informert om sistnevnte. Vedtak: Styret tar saken til orientering Opprettelse av solidaritetslag og navnevalg Jorge Alex Dahl ønsket informasjon om prosessen knyttet til etableringen av solidaritetsungdomslagene i region sør-vest og valg av navn på solidaritetsungdomslagene. Kjersti Jenssen orienterte om regionsstyremøtet i region sør-vest 4. september der saken ble diskutert og det ble vedtatt å etablere solidaritetsungdomslagene. Nytt lag Norsk Folkehjelp Vennesla ble også godkjent av regionen. Ord i saken: Kjersti Jenssen, Ingrid Rostad, Liv Tørres, Elin Skovly, Live Kummen, Peggy Følsvik, Atle Høie, Finn Erik Thoresen Styreleder Finn Erik Thoresen takket styret for gode diskusjoner og engasjement. Oslo, 20.09.2014 Kjersti E.R. Jenssen Atle Høie Finn Erik Thoresen Liv Tørres 1. Nestleder 2. Nestleder Styreleder Generalsekretær Dato for styremøte 4 2014 bestemmes på AU-møte 6 2014. Side 9 av 9