Konkurranse grunnlag RAMMEAVTALE for kjøp av "Konsulent- og rådgivningsbistand i forbindelse med etableringen av Oslo universitetssykehus HF som ett foretak". Til OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF Saksnummer: 2014/6847 Innleveringsfrist: torsdag 10.juli 2014 Kl.: 10:00
1 OPPDRAGSGIVER... 3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE... 3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver... 3 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 4.3 Tilbudsåpning... 4 4.4 Vedståelsesfrist... 4 4.5 Språkkrav... 4 4.6 Kostnader... 4 4.7 Etiske retningslinjer... 4 5 KONTRAKT/VILKÅR... 4 5.1 Spørsmål vedrørende anskaffelsen... 4 5.2 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 5.3 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen... 5 5.4 Etiske krav til leverandør i kontraktsperioden... 5 5.5 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll... 5 5.6 Kostnader... 5 5.7 Omkostninger... 5 6 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 6.1 Obligatoriske krav... 6 6.2 Finansielle kvalifikasjoner... 6 7 UTFORMING AV TILBUDET... 8 7.1 Format... 8 7.2 Tilbudsbrev... 8 7.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner... 8 7.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys... 8 7.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget... 8 7.6 Prising... 8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8 9 INNLEVERINGSSTED FOR TILBUDET... 9 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 10.1 Avlysning... 9 10.2 Meddelelse om valgt tilbyder... 9 11 VEDLEGG... 9.
1 OPPDRAGSGIVER Oslo universitetssykehus eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med over 20 000 ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på www.oslo-universitetssykehus.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Oslo universitetssykehus HF (Oppdragsgiver) ved IKT-området inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtaler vedrørende kjøp av Konsulent- og rådgivningsbistand forbindelse med etableringen av Oslo universitetssykehus HF som ett foretak. Rammeavtalene gjøres under forutsetning av tildeling av økonomiske midler. Konkurransen avholdes som en begrenset anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no, med referansenummer 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget frem til 6 dager før tilbudsfristens utløp. Oslo universitetssykehus antar at Totalt omfang for kjøp på samtlige kategorier i løpet av fire år anslås til å være i størrelsesorden MNOK.20 50. 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: E-post: Gunvor Solum gunvor.solum@ous-hf.no
4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig (e-post) til vår saksbehandler senest 23.6.14 før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudsfrist : 10/7.2014 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 9 innen tilbudsfristens utløp. 4.3 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Oslo universitetssykehus HF snarest mulig etter tilbudsfristens utløp. Minimum to representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til 6 måneder etter innleveringsdato. 4.5 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. Eventuelle CV-er skal være oversatt til norsk. 4.6 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.7 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 KONTRAKT/VILKÅR Det vil bli inngått en eller flere rammeavtaler om kjøp av Konsulent- og rådgivningsbistand med varighet i 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. Opsjonen kommer kun til anvendelse hvis Oppdragsgiver har gitt skriftlig varsel om dette 3 måneder før avtalen (-e) utløper. Det er åpnet for at det kan inngås kontrakt med en eller flere innenfor hvert enkelt område. Det legges til grunn at Leverandøren aksepterer den vedlagte avtale og de generelle vilkårene. Eventuelle forbehold, og deres økonomiske virkning, må klart fremgå av tilbudet (se punkt 7). Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold fra det vedlagte avtaleutkastet eller de Generelle innkjøpsvilkårene. 5.1 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson senest innen 23.juni kl:100 med tittelen "Konsulent- og rådgivningsbistand i forbindelse med etableringen av Oslo universitetssykehus HF som ett foretak" Kontaktperson Gunvor Solum
E-postadresse Gunvor.solum@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin/TED. 5.2 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til en uke før innlevering. 5.3 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5.4 Etiske krav til leverandør i kontraktsperioden Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med tjenester. Helse Sør-Øst vil derfor stille krav til leverandørene om at de tjenestene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. 5.5 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive driftseller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder etter tilbudsfristen lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Denne versjonen må være tilgjengelig for oppdragsgiver senest på tidspunktet for kontraktstildeling, Oppdragsgiver vil be om denne versjonen dersom behovet oppstår. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 5.6 Kostnader I utgangspunktet ønsker Oslo universitetssykehus å kjøpe timer, men det må også være mulig å kjøpe nærmere definerte leveranser/oppdrag. For spesielle oppdrag kan det kan avholdes minikonkurranse ved behov 5.7 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder.
6 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandørens kvalifikasjoner. Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 6.1 Obligatoriske krav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Dokumentasjon Dokumentasjon Dokumentasjon Leverandøren skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom leverandør siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 6.2 Finansielle kvalifikasjoner Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.
Dokumentasjon o Tilbyder vil bli kredittvurdert gjennom kredittvurderingsbyrået Dun & Bradstreet, og kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert i denne konkurransen er A (kredittverdig uten sikkerhet). Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering hos D&B som underlag for vurderingen angitt over. Andre kredittrapporter vil det ikke bli tatt hensyn til. Tilbyder er selv ansvarlig for å sjekke egen rating slik at nødvendig dokumentasjon evt. vedlegges tilbudet, se neste punkt. o For nystartede selskaper, eller selskaper som er ratet lavere enn A, kan det i stedet inngis morselskapsgaranti eller utdrag fra siste 3 års regnskap som kan dokumentere en tilstrekkelig økonomisk soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. gjennomføringsevnen. Dersom det innleveres morselskapsgaranti vil morselskapet bli ratet på tilsvarende måte og kravet om A gjelder i så fall for morselskapet. Ved bruk av bankgaranti er det tilstrekkelig som dokumentasjon ved innlevering av tilbud at banken. Tjenestekontrakter o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode/svært gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av leverandørens personell og tekniske enheter som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Dokumentasjon om utdanning og faglige kvalifikasjoner for firmaet generelt. o Dokumentasjon med opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (CV vedlegges). o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. o Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem> o Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon
Tjenestekontrakter Dokumentasjon Det kreves kompetanse og systemer som sikrer at tjenesten kan utføres med lave miljøbelastninger og høy grad av sikkerhet. Dette gjelder både den transporten som skal skje og arbeidet som skal utføres. Sertifisering iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn. Dersom tilbyder ikke har en slik sertifisering kan annen dokumentasjon på et tilsvarende miljøledelsessystem godtas. 7 UTFORMING AV TILBUDET 7.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD i pdf-format og word- og/eller exel-format. papirversjonen anses som originalversjonen. 7.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal gi en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene kan føre til avvisning. 7.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 6 over. 7.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se vedlegg 1A-1B. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jfr. punkt 8 over. 7.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det er mulig å gi tilbud på ett eller flere av områdene, se Bilag 1A 1B 7.6 Prising Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift. Prisene skal være faste i avtaleperioden. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. Leverandøren skal vise hvordan man kommer frem til totalprisen, ved å oppgi de enkelte priselementer (timepris, reisekostnader, mv.). 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: A. Pris Vektes 25 % B. Leveringstid Vektes 25 %
C. Kvalitet/kompetanse Vektes 50 % Utdyping av tildelingskriteriene: Det vil bli lagt vekt på følgende forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier. Hvert enkelt område/underområde vil bli vurdert separat. a)pris Vurderingen vil skje på bakgrunn av de oppgitte timepriser per kompetansekategori, jfr. prisskjema. (tilbudsbrev) b)leveringstid Gjelder hvor fort leverandøren kan levere ressurser med den ønskede kompetansen. c) Kvalitet /kompetanse Vurderingen vil skje ut fra tilbudte ressursers kompetanse og erfaring relatert til det aktuelle området, dokumentert gjennom innleverte CV-er. 9 INNLEVERINGSSTED FOR TILBUDET Adresse: (postforsendelser) Postadresse: Gunvor Solum Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 OSLO Leveringsadresse: Gunvor Solum Innkjøpsavdelingen Forskningsveien 2b 0407 OSLO Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Saksnummer 14/6847Gunvor Solum - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. Avlysning må vurderes konkret, men ta uansett med påregnelige avlysningsgrunner. 10.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. 11 VEDLEGG Statens Standardavtale om konsulenttjenester - Bistandsavtalen, Kontraktsutkast.
Bilag 1 Bilag 1A: Bilag 1B: Bilag 2 Bilag 3. Bilag 4 Tilbudbrev Kravspesifikasjon Oracle og Basware Kravspesifikasjon iknowbase og Oracle Kontraktsutkast HMS erklæring Kontraktsvilkår etisk handel