Bilag 8: Endringsbilag til den generelle avtaleteksten Parallelle rammeavtaler AV-utstyr og digitale samhandlingsløsninger Referansenummer: 2012/00813 30.1.2012
ENDRINGER TIL DEN GENERELLE AVTALETEKSTEN I tillegg til bestemmelsene i den generelle avtaleteksten har Sarpsborg kommune følgende tillegg 1. PARALLELLE RAMMEAVTALER Oppdragsgiver ønsker å tildele minimum 3 maksimalt 4 parallelle rammeavtaler per gruppe, forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører og egnede tilbud. Alle kontrakter (bestillinger) som gjennomføres i avtaleperioden skal baseres på de avtalevilkår som er beskrevet i denne avtalen. Tildeling av kontrakter (bestillinger) innenfor de parallelle rammeavtalene vil bli gjennomført som følger: Innkjøp under 50.000,- eller tidskritiske leveranser Innkjøp med antatt verdi under kr 50.000,- ekskl MVA, eller særskilte tidskritiske leveranser, tildeles den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, forutsatt at denne kan levere i henhold til bestillingens produktspesifikasjon og innenfor aktuell oppgitt frist. For særskilte tidskritiske leveranser gjelder at dersom leverandør ikke responderer på forespørsel innen 1 døgn, anses det som et svar på at leverandør ikke kan levere i henhold til forespørselen. Forespørsel /oppdrag som ikke aksepteres innen oppgitte responstider sendes da videre til de andre rammeavtalepartene etter fossefallsmetoden (nest høyeste poengsum, deretter tredje høyeste poengsum). Oppdragsgiver alene definerer om oppdrag faller inn under formuleringen tidskritiske leveranser eller ikke. Videre er det oppdragsgiver alene som verdivurderer innkjøpet i forkant av valg av prosedyre. Innkjøp over 50.000,- Innkjøp med antatt verdi på mer enn kr 50.000,- eks MVA tildeles kontrakt etter avholdt minikonkurranse mellom rammeavtalepartnerne. Oppdragsgivers tilbudsforespørsel vil da ofte være en enkel forespørsel med angivelse av hvilke produkter som ønskes, hvordan dette skal leveres, eventuelt monteringsarbeid og tidsramme. Det forutsettes at leverandør gir et skriftlig tilbud innenfor aktuelle fastsatte tidsfrist, normalt 1 til 2 arbeidsuker. Tildeling i mini-konkurranser utføres etter følgende kriterier: Oppfyllelse av teknisk spesifikasjon i forholdt til forespørsel. Total pris på leveransen. Ferdigstillelsesdato for leveransen. Leverandørene antas vil kunne få en kortfattet begrunnelse for valg av leverandør i det aktuelle tilfellet. Antatt leverandør vil motta en skriftlig bestilling. Side 2 av 7
2. STATUSMØTE Det avholdes minimum ett statusmøte pr år. Det skal avholdes statusmøte hyppigere dersom en av partene ønsker dette. Leverandøren innkaller til statusmøte På statusmøte skal: AVTALEN EVALUERES OG STATUS HITTIL I AVTALEPERIODEN KORRIGERING AV PRODUKTSPEKTER KJØPSSTATISTIKKER SKAL PRESENTERES OG GJENNOMGÅES NYHETER PRESENTERES. EVENTUELT Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen. 3. E-FAKTURA Sarpsborg kommune har etablert mottak av efaktura, og Visma buyer eco benyttes som meldingssentral. Visma buyer eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til Sarpsborg kommune i en standardisert prosess/format. Sarpsborg kommune stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter, forutsatt at leverandørs meldingssentral kan levere faktura i standardisert format. For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor satsingen på efaktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Sarpsborg kommune ønsker å følge satsingen på efaktura og standardisert format innen offentlig sektor, det vises til http://www.ehandel.no/index.php/artikkel/item/1043.html, for ytterligere informasjon. Sarpsborg kommune setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som efaktura senest 5 måneder etter dato for kontraktssignering. 4. E-HANDEL Sarpsborg kommune har tatt i bruk elektronisk innkjøpssystem (Visma), og er etablert på Markedsplassen. Det stilles krav til leverandør om at de produktgrupper som inngår i denne konkurransen skal gjøres tilgjengelig på Markedsplassen senest 9 måneder etter kontraktens oppstart. På Markedsplassen skal oppdragsgiver tilbys en egen katalog som kun inneholder de avtalte produkter og produktgrupper. Produktsortiment avtales mellom partene i et møte kort tid etter kontraktsignering. Dersom den leverandør som tildeles kontrakt allerede er en Markedsplass leverandør til Sarpsborg kommune, skal de produkter som tilbys i denne konkurransen leveres som en separat katalog på Markedsplassen. For å regulere bruken av Markedsplassen, vil det bli opprettet egen Samhandlingsavtale med leverandøren som signeres i kontraktsmøte. Det vises til ytterligere informasjon om samhandlingsavtalen på www.anskaffelser.no/e-handel. Side 3 av 7
5. OPSJON Oppdragsgiver har en ensidig rett til å prolongere avtalen med 1 + 1 år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje senest 2 mnd før avtalens utløp. 6. OPPSIGELSE a) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av den rammede part med øyeblikkelig virkning. b) Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. c) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: i. at produkter presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. ii. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. iii. at leverandørens prisutvikling sammenlignet med andre tilsvarende aktører i markedet ikke er konkurransedyktig. iv. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. v. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår d) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. e) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 7. AVTALENS PRØVETID Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første 6 måneder å betrakte som prøvetid sett fra oppdragsgivers side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, oppfølging og leveringsforhold. 8. SARPSBORG KOMMUNES ETISKE RETNINGSLINJER Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer er vedtatt i Sarpsborg kommunes bystyre den 13.12. 2007, sak 115/07. De påfølgende sidene i dette kapittelet gjengir de deler av de etiske retningslinjene som oppdragsgiver mener er relevant for sine leverandører. I tillegg gjengis Sarpsborg kommunes varslingsplakat for å gjøre leverandører oppmerksomme på at oppdragsgiver har vedtatte rutiner for varsling av mulige kritikkverdige forhold. Side 4 av 7
8.1 ETIKKPLAKATEN Etikkplakat for Sarpsborg kommune (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 1. Ansvar Retningslinjene forplikter alle folkevalgte og medarbeidere i Sarpsborg kommune, leverandører og andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen. 2. Omdømme Vi forvalter fellesskapets verdier og opptrer redelig, upartisk og profesjonelt i alle forhold. 3. Brukerorientert Vi viser respekt for det enkelte menneske og ivaretar brukerens velferd og sikkerhet. 4. Habilitet Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. 5. Integritet Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke våre handlinger. 6. Informasjon Vi bidrar til åpenhet og innsyn i vårt arbeid. 7. Varsling Vi sier fra dersom vi oppdager kritikkverdige forhold. 8. Taushetsplikt Vi beskytter brukeren ved å ivareta taushetsplikten. 9. Lojalitet Vi er konstruktive i forkant av beslutninger og lojale i oppfølgingen. 10. Medarbeidere Vi tar aktivt ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø, viser respekt og omtanke og bidrar til felleskap og tilhørighet. 11. Miljø Vi forvalter fellesverdier for lokalsamfunnet, og miljøbevissthet skal prege alle våre handlinger. Side 5 av 7
8.2 REGLER FOR PERSONLIGE GAVER OG FORDELER Regler for personlige gaver og fordeler (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 1. Formål Medarbeidere i Sarpsborg kommune skal ikke motta gaver eller andre personlige fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. 2. Omfang Retningslinjene gjelder for folkevalgte og alle som utfører arbeid for Sarpsborg kommune. Dette innebærer at alle ansatte i kommunen er omfattet av retningslinjene, men også andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen, slik som oppdragstakere, konsulenter etc. 3. Ansvar og myndighet Leder er ansvarlig for å gjøre retningslinjene kjent for alle som er omfattet av dem. Etiske retningslinjer for Sarpsborg kommune og retningslinjer for gaver og andre personlige fordeler i tjenesten skal deles ut i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale eller andre arbeidsoppdrag. 4. Gaver og andre personlige fordeler Kommunens medarbeidere skal ikke motta gaver som er av en slik art at de kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller avgjørelser. Gaver av ubetydelig verdi, slik som blomster, konfekt og lignende anses ikke som slik påvirkning. Den enkelte bør allikevel være bevisst på om en slik gave også er egnet til å påvirke, f. eks. dersom den mottas under en kontraktsforhandling. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, eksempelvis personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reise og oppholdsutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan kun skje i spesielle tilfeller, og saken skal da forelegges nærmeste overordede, som treffer avgjørelse. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Når det gjelder regel for bi-arbeid, henvises til Arbeidsreglementet 15, vedtatt av bystyret 26.03.92. 5. Internkontroll og avviksbehandling Dersom en medarbeider er usikker på om en gave eller annen personlig fordel har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres sammen med et brev som redegjør for kommunens regler på dette området. Side 6 av 7
8.3 VARSLINGSPLAKATEN Side 7 av 7