ETISKE RETNINGSLINJER. for folkevalgte og ansatte i Akershus fylkeskommune

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER for folkevalgte og ansatte i Akershus fylkeskommune

2 FORORD Etiske retningslinjer for Akershus fylkeskommune gjelder for folkevalgte og ansatte. Retningslinjene ble vedtatt av fylkestinget 12. februar De etiske retningslinjene består av selve retningslinjene samt fylkesrådmannens utdypende kommentarer til hver enkelt av de 14 retningslinjene. De etiske retningslinjene trekker opp rettesnoren og gir ikke konkrete svar på alle etiske dilemmaer. Derfor er det viktig med åpenhet og at vi alle diskuterer etiske spørsmål og problemstillinger. På den måten blir retningslinjene levendegjort på den enkelte arbeidsplass. Høy etisk bevissthet og lokal forankring av de etiske retningslinjene er et felles mål for alle fylkeskommunens virksomheter. Retningslinjene med kommentarer finner du på ansattportalen under fanen «Organisasjon og strategi». Her finner du i tillegg eksempler på etiske dilemmaer og problemstillinger som er relevante for fylkeskommunens ulike virksomhetsområder. De etiske retningslinjene er også tilgjengelige på våre nettsider: (under «Om fylkeskommunen», i venstremenyen «Etikk»). Tron Bamrud fylkesrådmann Oktober 2012

3 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Akershus fylkeskommune Fylkesrådmannens kommentarer til de etiske retningslinjene

4 1. Formål og virkeområde 2. Redelighet, ærlighet og åpenhet Akershus fylkeskommunes etiske retningslinjer skal bidra til god etisk praksis. Retningslinjene gjelder for folkevalgte og ansatte i fylkeskommunen. Formålet med retningslinjene er å bidra til at handlingene våre er etisk forsvarlige. Det er handlingene våre som danner grunnlaget for innbyggernes holdning og tillit til fylkes kommunen. Retningslinjene kan ikke i seg selv sikre at vi alltid handler etisk forsvarlig, men bidrar ved å definere felles standarder og ved at de brukes og diskuteres aktivt. De etiske retningslinjene gjelder ved siden av etiske standarder som er nedfelt i lover og annet regelverk og profesjonsetiske standarder. Fylkeskommunen forvalter fellesskapets verdier, utøver offentlig myndighet og yter tjenester som er viktige for samfunnet og for enkeltmennesker. Folkevalgte og ansatte skal være seg bevisst at de er i innbyggernes tjeneste, og legge vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i sin virksomhet for fylkeskommunen. Folkevalgte og ansatte skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover og regler, og opptre på en måte som ivaretar fylkeskommunens omdømme og tillit i befolkningen. Fylkeskommunen er til for fellesskapet. Dette stiller krav til alle folkevalgte og ansatte, på alle nivåer og i alle fylkeskommunens virksomheter. Virksomheten skal drives i tråd med de lover og regler fylkeskommunen er bundet av, og innenfor rammen av politiske vedtak. Uansett om man handler som ansatt eller i kraft av et fylkeskommunalt verv, oppfattes man som representant for hele fylkeskommunen. Derfor har alle et ansvar for å ivareta vårt omdømme. Befolkningens tillitt er en forutsetning for lokaldemokratiet.

5 3. Faglig uavhengighet. Lojalitet Ansatte skal legge faglige kunnskaper og faglig skjønn til grunn for sin tjenesteutøvelse, og samtidig være lojale til de politiske og administrative vedtak som er truffet. Ansatte har likevel ikke plikt til å adlyde pålegg som er uetiske eller ulovlige. Ansatte skal legge vekt på god yrkesutøvelse og bidra med sine faglige vurderinger og motforestillinger. Men når politiske eller administrative vedtak er fattet, må de respekteres og iverksettes på best mulig måte.

6 4. Forholdet til inn byggere og brukere Folkevalgte og ansatte skal møte innbyggere og brukere med respekt og åpenhet. Ansatte skal opptre profesjonelt overfor brukere, legge vekt på brukermedvirkning og brukernes velferd. Ansatte skal legge vekt på forsvarlig saksbehandling, hensynsfullhet og sikre partenes rett til å uttale seg. 5. Forvaltning av fylkeskommunens midler og verdier Fylkeskommunens folkevalgte og ansatte skal bidra til hensiktsmessig, effektiv og forsvarlig forvaltning av fylkeskommunens ressurser og verdier. Folkevalgte og ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av fylkeskommunens økonomiske midler eller eiendeler. All myndighetsutøvelse skal skje innenfor lovmessige rammer, herunder forvaltningsloven. I tillegg til lovfestede saksbehandlingsregler finnes også uskrevne normer som blant annet innebærer at vi ikke godtar vilkårlige avgjørelser eller usaklig forskjellsbehandling. Forvaltningen av fylkeskommunens ressurser skal ta hensyn til et levende folkestyre, borgernes rettssikkerhet og miljøet. Vi skal bestrebe oss på å yte god individuell service til alle våre brukere, og opptre saklig, vennlig og med respekt. Dette innebærer også å være forberedt og å møte presis. Å opptre profesjonelt overfor brukere betyr blant annet at man legger fagkunnskap og faglig skjønn til grunn ved rådgivning, tjenesteyting og myndighetsutøvelse. Vi skal også ta hensyn til særskilte behov hos våre brukere. En viktig gruppe av fylkeskommunens brukere er elever ved våre skoler. Lærerne må være klar over sin rolle som forbilde, og forsøke å være en tydelig leder i klasserommet.

7

8 6. Gaver og andre personlige fordeler Folkevalgte og ansatte skal ikke motta personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke, handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dersom ansatte får tilbud om gaver eller fordeler som går ut over de etiske retningslinjene skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres til avsender. Utgifter til ansattes reiser og opphold i faglig og tjenstlig sammenheng skal ikke dekkes av andre enn fylkeskommunen. Arbeidsgiver kan i særskilte tilfeller gjøre unntak fra dette. Det er straffbart etter straffeloven både å gi og å motta en «utilbørlig fordel» i form av gaver eller annet, se straffeloven 276 a c. Vi skal også unngå fordeler som gir andre grunn til å tro at handlinger, saksforberedelse eller vedtak blir påvirket. Ansatte skal ikke motta slike gaver og fordeler, verken for seg selv eller for andre. Ledere og ansatte i nøkkelfunksjoner kan være spesielt utsatte for slik påvirkning. Gaver av ubetydelig verdi, som reklamemateriell, blomster eller konfekt, anses ikke som slik påvirkning. Fordeler i form av gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også f.eks personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester og gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Moderate former for bevertning og representasjon kan høre med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Slik oppmerksomhet kan mottas dersom det er i fylkeskommunens interesse og graden av oppmerksomheten ikke er slik at den påvirker beslutningsprosessen eller kan gi andre grunn til å tro det. Man skal være særlig forsiktig med å motta gaver, bevertning eller delta i selskapeligheter i forbindelse med anskaffelser, kontraktsforhandlinger, og ellers i kontakt med nåværende og mulige fremtidige leverandører. Slike ytelser kan lett bli oppfattet som forsøk på å påvirke mottakeren - også før mottakeren selv er oppmerksom på det. De fleste leverandører vil ha forståelse for at fylkeskommunens ansatte må takke nei til slike tilbud. Bestemmelsene omfatter også gaver og fordeler som tilbys av brukere av fylkeskommunale tjenester mv. De enkelte virksomhetene kan utarbeide egne rutiner for mottak av gaver. Dersom en ansatt er i tvil om det er akseptabelt å motta en gave eller fordel, eller å delta i selskapelighet eller motta bevertning, bør dette tas opp med nærmeste overordnede. Dersom man takker nei til slike tilbud, eller returnerer mottatte gaver, skal man henvise til fylkeskommunens etiske regler. Utgifter til ansattes reiser og opphold i faglig og tjenstlig sammenheng skal ikke dekkes av andre enn fylkeskommunen. Dette gjelder ikke reiser og opphold betalt av fagforening.

9 7. Habilitet Alle som treffer eller legger til rette for avgjørelser i fylkeskommunen er bundet av forvaltningslovens og kommunelovens habilitetsregler. Ved tvil om habilitet skal spørsmålet tas opp, slik at nærmeste leder eller det kollegiale organet en er medlem av tar stilling til spørsmålet. Ved vurderingen skal det tas hensyn til hvordan omverdenen ville bedømme forholdet. Forvaltningsloven har regler om habilitet som gjelder ansatte, folkevalgte og andre som utfører tjeneste eller arbeid for fylkeskommunen. For folkevalgte gjelder også kommuneloven 40 nr 3. Habilitetskravene skal sikre at de som treffer eller tilrettelegger for avgjørelser er upartiske og at folk har tillit til at de er upartiske. Forvaltningsloven 6 første ledd nevner visse tilknytningsforhold som gjør at man blir inhabil (blant annet nært slektskap, ekteskap, verge- eller fullmektigforhold, ledende stilling eller styremedlem i selskap som er part i saken). Man kan også bli inhabil etter forvaltningsloven 6 andre ledd dersom det foreligger særlige forhold som kan svekke tilliten til at man er upartisk. Et eksempel er at man selv, eller noen man har nær tilknytning til, har en særlig interesse i sakens utfall. Dette er en skjønnsmessig vurdering hvor det må tas hensyn til hvordan omverdenen ville oppfatte forholdet - habilitet og tillit bedømmes best utenfra. At man må unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom fylkeskommunens interesser og personlige interesser skal ikke være til hinder for å delta i samfunnslivet eller ha personlige forbindelser eller verv mv som kan medføre at man i blant blir inhabil. Det viktige er at man tar konsekvensen når det skjer, og trekker seg fra behandling av den aktuelle saken. For ansatte sier også arbeidsreglementet 6 at man ikke skal ha annet arbeid som innebærer konkurranse med fylkeskommunens virksomheter eller kan medføre lojalitetskonflikt i forhold til fylkeskommunen. En ansatt skal selv avgjøre om han eller hun er inhabil. Hvis en part krever det eller den ansatte ellers finner grunn til det, skal spørsmålet forelegges nærmeste leder. I kollegiale organ er det organet selv som tar stilling til dette, uten at vedkommende medlem deltar.

10 8. Kjøp av varer og tjenester mv Innkjøp og forretningsmessig virksomhet skal drives på en måte som skaper tillit til fylkeskommunen. Innkjøp skal ifølge regelverket for offentlige anskaffelser være basert på forutsigbarhet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Fylkeskommunens virksomheter skal unngå å kjøpe varer og tjenester fra sine egne ansatte. Ansatte skal ikke benytte fylkeskommunens rammeavtaler eller rabattordninger privat, eller motta fordeler ved kjøp av egne varer og tjenester fra fylkeskommunens leverandører. Hvis det kan skape tvil om sammenblanding av offentlige og private interesser, bør ansatte heller ikke foreta private kjøp fra leverandører som de samtidig har kontakt med på fylkeskommunens vegne. Ansatte skal ikke benytte rammeavtaler eller rabattordninger som gjelder for fylkeskommunens kjøp av varer og tjenester til private innkjøp. Ansatte skal heller ikke motta fordeler ved privat kjøp av varer og tjenester fra fylkeskommunens leverandører. Bestemmelsen utfyller pkt. 5 om forvaltning av fylkeskommunens midler og verdier. Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser skal sikre rettferdig konkurranse mellom leverandører, og reduserer samtidig risikoen for misligheter i forbindelse med innkjøp. Alle ansatte som har ansvar for innkjøp i fylkeskommunen må sette seg inn i dette regelverket. Ansatte skal ikke levere varer og tjenester til den virksomhet de er ansatt i. For anskaffelser fra ansatte eller fra leverandører ansatte har en nær forbindelse til, vises for øvrig til habilitets reglene, jf. pkt. 7.

11 9. Bruk av fylkeskommunens maskiner, biler og utstyr 10. Innsyn og informasjon Folkevalgte og ansatte skal ikke benytte fylkeskommunens maskiner, biler og utstyr til private formål. Bestemmelsen er ikke til hinder for at folkevalgte, ansatte og andre kan leie fylkeskommunens maskiner, biler og utstyr. Dersom virksomheten åpner for slik utleie, må den utarbeide retningslinjer som fastsetter leievilkårene. Det skal være åpenhet om utleieordninger. Fylkeskommunen legger vekt på åpenhet om den fylkeskommunale forvaltning, og skal legge til rette for innsyn etter offentlighetsloven. Informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for fylkeskommunen skal være korrekt og tilstrekkelig. Offentlighetsloven legger til rette for at offentlig virksomhet skal være åpen og gjennomsiktig. Innsyn i dokumenter kan bare nektes når det har hjemmel i lov. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke offentliggjøres, se punkt 11. Ansatte som uttaler seg på fylkeskommunens vegne skal følge retningslinjene i fylkeskommunens «Håndbok for mediekontakt». Som privatperson kan ansatte i likhet med andre borgere delta i offentlig politisk og faglig debatt på egne vegne. Hvis det ikke kommer klart frem på annen måte, bør den ansatte da presisere at vedkommende gir uttrykk for sitt personlige syn.

12 11. Taushetsbelagte og fortrolige opplysninger 12. Varsling Det skal vises særlig aktsomhet ved behandling av taushets belagte opplysninger. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med arbeid i fylkeskom munen må ikke brukes til personlig vinning eller til skade for andre. Ansatte bør ta opp eller varsle om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen, slik at forholdene kan rettes opp. Varsling av kritikkverdige forhold skal være forsvarlig, og bør som hovedregel skje internt i samsvar med fylkeskommunens vedtatte varslingsrutine. Dersom arbeidet gjør det nødvendig å dele taushetsbelagte opplysninger med andre innad i fylkeskommunen, skal dette ikke gjøres i større utstrekning enn det er behov for. Ved bruk av dataverktøy må det vises særlig aktsomhet av hensyn til datasikkerhet, personvern og for å beskytte taushetsbelagte opplysninger. Forvaltningsloven har bestemmelser om taushetsplikt i 13 flg. Brudd på taushetsplikt i henhold til lov eller gyldig instruks kan være straffbart etter straffeloven 121. Det er ønskelig at ansatte tar opp eller varsler om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen, slik at forholdene kan rettes opp. Som hovedregel vil det beste være å varsle til nærmeste leder. Retten til å varsle om kritikkverdige forhold følger av arbeidsmiljøloven. Varslingen skal være forsvarlig (se rutine i HMS-håndboka del 1, Intern varsling). Gjengjeldelse mot forsvarlig varsling er forbudt. Det er et mål at fylkeskommunen har en kultur for åpenhet, der ledere møter kritikk og andre ytringer på en konstruktiv måte, og drøfter dilemmaer med sine medarbeidere. Da blir også behovet for formell varsling mindre. Det er særlig viktig at forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade blir rapportert til arbeidsgiver, uavhengig av om dette gjelder kritikkverdige forhold eller ikke.

13 13. Arbeidsmiljø mv 14. Lederes ansvar Alle ansatte skal ta sin del av ansvaret for et godt arbeidsmiljø, og vise respekt, omtanke og toleranse overfor sine medarbeidere. Ledere har ansvar for at det totale arbeidsmiljøet er godt. Vi ønsker et inkluderende og godt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøet er et felles ansvar, men ledere har et særlig ansvar for å legge til rette for dette. Arbeidsmiljøet omfatter fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold. Ledere skal skape trygghet, spre glede, humør og trivsel i arbeidssituasjonen. Mobbing, trakassering og diskriminering er uakseptabelt, jf. arbeidsmiljøloven 13-1, diskrimineringsloven, likestillingsloven og HMS-håndboka del 1, Håndtering av konflikter og mobbing. Enkelte av våre ansatte kan i møte med brukerne bli utsatt for trakassering, trusler eller vold. Arbeidsmiljøloven 4-3 fjerde ledd slår fast at arbeidstaker, så langt det er mulig, skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Ledere må vise særlig omsorg dersom slike situasjoner likevel oppstår. Ledere som er ansatt i Akershus fylkeskommune har ansvar for å bygge en kultur som er basert på åpenhet og som ivaretar fylkeskommunens etiske retningslinjer. Ledere skal sørge for at de etiske retningslinjene er kjent av alle medarbeidere, og legge til rette for at betydningen av retningslinjene diskuteres regelmessig i den enkelte virksomhet. Det er et lederansvar å bygge en kultur der det føles trygt å ta opp og diskutere etiske problemstillinger og eventuelt komme med kritikk. Dette forutsetter at slike ytringer behandles konstruktivt, og at den enkelte medarbeider tas på alvor. For at retningslinjene skal ha betydning må de brukes aktivt. Det er viktig at virksomhetens erfaringer med etiske dilemmaer trekkes inn i diskusjonene. På denne måten vil retningslinjene få en lokal forankring. Ledere bør gå foran som et godt eksempel, fordi de gjennom sine handlinger danner grunnlag for den etiske standarden i virksomheten.

14

15 ETISKE RETNINGSLINJER for folkevalgte og ansatte i Akershus fylkeskommune

16 1. FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE Akershus fylkeskommunes etiske retningslinjer skal bidra til god etisk praksis. Retningslinjene gjelder for folkevalgte og ansatte i fylkeskommunen. 2. REDELIGHET, ÆRLIGHET OG ÅPENHET Fylkeskommunen forvalter felles skapets verdier, utøver offentlig myndighet og yter tjenester som er viktige for samfunnet og for enkeltmennesker. Folkevalgte og ansatte skal være seg bevisst at de er i innbyggernes tjeneste, og legge vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i sin virksomhet for fylkeskommunen. Folkevalgte og ansatte skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover og regler, og opptre på en måte som ivaretar fylkeskommunens omdømme og tillit i befolkningen. 3. FAGLIG UAVHENGIGHET. LOJALITET Ansatte skal legge faglige kunnskaper og faglig skjønn til grunn for sin tjenesteutøvelse, og samtidig være lojale til de politiske og administrative vedtak som er truffet. Ansatte har likevel ikke plikt til å adlyde pålegg som er uetiske eller ulovlige. 4. FORHOLDET TIL INN BYGGERE OG BRUKERE Folkevalgte og ansatte skal møte innbyggere og brukere med respekt og åpenhet. Ansatte skal opptre profesjonelt overfor brukere, legge vekt på brukermedvirkning og brukernes velferd. Ansatte skal legge vekt på forsvarlig saksbehandling, hensynsfullhet og sikre partenes rett til å uttale seg. 5. FORVALTNING AV FYLKESKOMMUNENS MID LER OG VERDIER Fylkeskommunens folkevalgte og ansatte skal bidra til hensiktsmessig, effektiv og forsvarlig forvaltning av fylkeskommunens ressurser og verdier. Folkevalgte og ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av fylkeskommunens økonomiske midler eller eiendeler. 6. GAVER OG ANDRE PERSONLIGE FORDELER Folkevalgte og ansatte skal ikke motta personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke, handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dersom ansatte får tilbud om gaver eller fordeler som går ut over de etiske retningslinjene skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres til avsender. Utgifter til ansattes reiser og opphold i faglig og tjenstlig sammenheng skal ikke dekkes av andre enn fylkeskommunen. Arbeidsgiver kan i særskilte tilfeller gjøre unntak fra dette. 7. HABILITET Alle som treffer eller legger til rette for avgjørelser i fylkeskommunen er bundet av forvaltningslovens og kommunelovens habilitetsregler. Ved tvil om habilitet skal spørsmålet tas opp, slik at nærmeste leder eller det kollegiale organet en er medlem av tar stilling til spørsmålet. Ved vurderingen skal det tas hensyn til hvordan omverdenen ville bedømme forholdet. 8. KJØP AV VARER OG TJENESTER MV Innkjøp og forretningsmessige virksomhet skal drives på en måte som skaper tillit til fylkeskommunen. Innkjøp skal ifølge regelverket for offentlige anskaffelser være basert på forutsigbarhet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Fylkeskommunens virksomheter skal unngå å kjøpe varer og tjenester fra sine egne ansatte. Ansatte skal ikke benytte ramme avtaler eller rabattordninger som gjelder for fylkeskommunens kjøp av varer og tjenester til private innkjøp. Ansatte skal heller ikke motta fordeler ved privat kjøp av varer og tjenester fra fylkeskommunens leverandører.

17 9. BRUK AV FYLKES KOMMUNENS MASKINER, BILER OG UTSTYR Folkevalgte og ansatte skal ikke benytte fylkeskommunens maskiner, biler og utstyr til private formål. Ledere skal sørge for at de etiske retningslinjene er kjent av alle medarbeidere, og legge til rette for at betydningen av retningslinjene diskuteres regelmessig i den enkelte virksomhet. 10. INNSYN OG INFORMASJON Fylkeskommunen legger vekt på åpenhet om den fylkeskommunale forvaltning, og skal legge til rette for innsyn etter offentlighetsloven. Informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for fylkeskommunen skal være korrekt og tilstrekkelig. 11. TAUSHETSBELAGTE OG FORTROLIGE OPPLYSNINGER Det skal vises særlig aktsomhet ved behandling av taushetsbelagte opplysninger. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med arbeid i fylkeskommunen må ikke brukes til personlig vinning eller til skade for andre. 12. VARSLING Ansatte bør ta opp eller varsle om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen, slik at forholdene kan rettes opp. Varsling av kritikkverdige forhold skal være forsvarlig, og bør som hovedregel skje internt i samsvar med fylkeskommunens vedtatte varslingsrutine. 13. ARBEIDSMILJØ MV Alle ansatte skal ta sin del av ansvaret for et godt arbeidsmiljø, og vise respekt, omtanke og toleranse overfor sine medarbeidere. Ledere har ansvar for at det totale arbeidsmiljøet er godt. 14. LEDERES ANSVAR Ledere som er ansatt i Akershus fylkeskommune har ansvar for å bygge en kultur som er basert på åpenhet og som ivaretar fylkes kommunens etiske retningslinjer. Ledere skal sørge for at de etiske retningslinjene er kjent av alle medarbeidere, og legge til rette for at betydningen av retningslinjene diskuteres regelmessig i den enkelte virksomhet.

18

19 Æsops fabler er en samling fortellinger fra den greske antikken. Fortellingene, som ofte handler om dyr med menneskelige egenskaper, tematiserer moralfilosofiske spørsmål. Illustrasjonene i dette heftet er inspirert av Æsops fabler. Kontakt: Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 Oslo Tlf.: Faks: E-post: postmottak@akershus-fk.no Illustrasjon & layout: Blanke Ark Trykk: RK Grafisk

20