Ambulanseforetaket Status og Framdrift 17. oktober 2012 Orientering til Styret Håkon Gammelsæter Adm.dir.
Formelle forhold: Milepæler Ingen formelle. Organisasjon Foretaksledelse og mellomledere tilnærmet på plass. Midlertidig samarbeidsordning har avløst PU. Vikarkurs (eksterne) avsluttes uke 43. Annet Bredding av IKT-infrastruktur til stasjonene går etter plan. Ambulanse Midt-Norge HF er på Facebook. Eget prehospital nummer av Magasinet Helse i januar 2013.
Organisasjon - HR Innplassering og rekruttering Hovedledelsen er på plass, med unntak av logistikksjef som er utlyst Avdelingssjefer er på plass, områdeledere har fått tilbud Stab innen Fag, Org/HR og Økonomi: Overføring av en del adm.ansatte fra dagens tjenester i Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Gradvis oppstart på noen, andre oppstart 1.1.2013. I Møre og Romsdal blir ingen med over fra dagens tjenester, rekruttering haster. Rekrutteringsprosessen forsinket pga. krav om ny innleieforespørsel til andre HF eller vikarbyrå. Ingen resultat foreløpig. Kandidater som ble satt på vent i tidligere rekrutteringsprosess har fått tilbud. Ny rekrutteringsrunde vurderes. Stillinger innenfor fag (Rådgiver Fag og Instruktører) er i ferd med å landes, nye samtaler gjennomført, tilbud er gitt eller under utarbeidelse. Overføring av ambulansepersonell/ambulansearbeidere og stasjonsledere er i rute. Situasjon med mangel på personalkonsulenter ift. lederstøtte innen turnus og lønn i oppstarten anses som alvorlig.
Overføring av personell +vikartilgang Omfattende arbeid med registrering av personell Siste driver har nå sendt ut brev til ansatte ang. reservasjonsrett med frist 19.oktober. Ca. 600-700 ansatte er nå registrert i personalsystemet (PRS) med minimumsinfo. (de har sendt inn personalskjema) Kvalitetssikring av bemanningslister og innhenting av manglende informasjon er i gang Arbeidsavtaler: 1. Det mangler fortsatt mange arbeidsavtaler ny runde med purring 2. Innholdet i arbeidsavtalene er svært ulike og til dels mangelfulle 3. Etterregistrering av individuelle opplysninger planlegges Oversikt vikartilgang Arbeidet med oversikt over vikartilgang er forsinket ift. opprinnelig plan. Det jobbes med alternative måter å registrere og tilknyttet seg vikarer, med dokumentasjon på kvalifikasjoner (f.eks. via rekrutteringsverktøy) God oversikt over deltakere som har deltatt på ambulansekurs i høst, og forpliktelser til å jobbe tre uker sommeren 2013 Tilgangen på vikarer anses som generelt god, men med enkelte utfordringsområder
Systemportefølje ORG/HR Lønnssystem er på plass (Personec Lønn) første lønnskjøring i september Personalsystem er på plass (Tieto Personal) mangler en del info., men i rute Ressursstyringssystem på plass (RS) opplæring av sentralt personell startet. Dette systemet vil være det mest krevende for ledere og stab og behov for tidlig opplæring. (bemanningsplanlegging, turnus, ajourhold) Rapporteringskube (Arcplan) Første uttrekk av data fra personalsystemet i november (oktobertall) Reiseregningssystem på plass om kun kort tid (Personec Travel) Rekrutteringssystem status uavklart (Webcruiter) Lederstøtte og oppslagsverk Personalweb ferdigstilles i november Lederhåndbok ferdigstilles i november Evt. e-læring nyansatte, vurderes
Medvirkning og personalpolitikk Midlertidig Samarbeidsordning etablert Alle tre forbund har valgt foretakstillitsvalgt Forhandlinger gjennomført ang. frikjøp. Møter hver 14.dag, første møtet avholdt. Hovedområder for den midlertidige samarbeidsordningen: 1. Drøfting av styresaker 2. Forberedelser av prosesser knyttet til turnusfastsetting - framdriftsplan 3. Forberedelser til forhandling om ny overenskomst - framdriftsplan 4. Drøfting av øvrige prosesser som vil ha innvirkning på ansatte 5. Innspill til administrative rutiner Personalpolitiske retningslinjer Medvirkning via samarbeidsordningen Personalweb bestilt og under utvikling Lederhåndbok bestilt og under utvikling Vurdering av e-læring for nyansatte via Compendia (samarbeidspartner på personalweb og lederhåndbok)
Introduksjon og opplæring Introduksjonsprogram for alle ansatte 8 kurs planlegges hver mandag og onsdag i januar, øverste ledelse stiller i alle kurs, fokus på: Hva er nytt? offentlig drift, regler, retningslinjer, rutiner og system Hvor finner jeg informasjon? - Oppslagsverk på nettsider Hvordan jobber vi? - Hvilke system skal benyttes som hjelp og effektivisering Hvilken hjelp kan jeg få? Støttepersoner i lokal og sentral stab Opplæring for ledere og stab Ledersamlinger Første er 19.november: Velkommen til Ambulanse Midt-Norge HF Lederprogram 2013-2014 Opplæring i PRS (personaldatasystem) prioriteres høyest! 1 dag for avdelingssjefer og områdeledere 2 dager for stasjonsledere og personalkonsulenter (første dag felles) Opplæring i andre systemer og rutiner E-læring Gode brukermanualer Individuell oppfølging fra stab
Fag/Kvalitet: Elektronisk journal Utfordringer med konsensus for hele området Mulige IKT-utfordringer med 4 ulike AMK-sentraler Harmonisering av retningslinjer (med utgangspunkt i Tiltaksbok, MOM og andre relevante dokumenter) Samarbeid med NAKOS (avtale om samarbeid om forsker under inngåelse) Kompetansearbeid. Rekruttering Fagrådgiver nylig startet Drøftinger m HF-ene vedr. leger tilknyttet avdelingene Medisinsk driftsmodell - Forberedende drøftinger rundt medisinsk vaktkjede, grensesnitt mot AMK og Akuttmottak)
Anskaffelse Anskaffelse nye biler Første VW T5 levert av VBK i operativ drift i Volda. Resten av leveranse har begynt å ankomme Stjørdal. Første Mercedes Sprinter levert av Falck levert, akseptert av oss. (noen mindre justeringer gjenstår, tas etter hvert). Resten av leveranse har begynt å ankomme. 2-bårebiler, Mercedes Sprinter. Utfordringer mht norsk forhandler av Eurolans. HINAS følger opp. Foreløpig ikke grunn til bekymring mht framdrift. Hangar på Værnes er leid av Forsvaret og nye biler blir samlet der etter som de ankommer.
Utstyr i biler Utstyr i biler etter plan Kjøp av Mobimed/defibrillatorer fra Telemark var ikke mulig. Kjøp av braketter fra private operatører i Telemark gjennomført. Noen Mobimed enheter planlegges flyttet fra dagens reservebiler til nye 2-bårebiler. Nasjonal innkjøpsprosess (Hinas) for Multimonitorer/defibrillatorer er startet opp. Mobimed utstyret kan bli kritisk ila. 2013.
Inventar/utstyr på stasjoner Konkurranse er gjennomført på anskaffelse av følgende til ambulansestasjoner: Elektriske brune/hvitevarer ingen tilbud Møbler/inventar flere tilbud leverandør valgt Treningsutstyr flere tilbud leverandør valgt Garasjeutstyr ingen tilbud Bilpleie flere tilbud For bilpleie er konkurransen avlyst. Ny runde mot tilbyderne planlegges.
Anskaffelse stasjoner Inngått avtaler på alle steder som ble utlyst i November 11, med unntak av Geiranger. Det pågår forhandlinger om lokaler i Geiranger, det tas sikte på at dagens løsning videreføres i oppsigelig kontrakt på 5 år 1 KOFA klage det er ikke mottatt noen avgjørelse enda Framdrift i utbygginger/rehabiliteringsprosjekt følges nøye Ressurs innleid fra STOH (Gunn Håberget) Dialog med vernetjeneste og Arbeidstilsyn Lokal medvirkning stasjonsleder/verneombud Utfordringer mhp midlertidige lokaler på Sluppen (Trondheim) og Sunndal følges særskilt Omarbeiding av kontrakter med øvrige utleiere pågår Noe kontraktsarbeid gjenstår ikke alle utleiere vil gå over til HMNs kontraktsmal Tydal gjenstår som den eneste hvor tilpasninger av lokalene ikke er ferdig forhandlet. Gode samtaler, antas løst i løpet av Oktober
Økonomi: Økonomidirektør og økonomirådgiver på plass. Budsjett 2013 (hovedprinsipper) egen styresak. Moderate overskridelser på IKT-utstyr på regnskap for 2012. (ca 10 mill)
Samlet vurdering (adm.dir): Foretaksorganisasjonen begynner å komme på plass. Kontakt med alle dagens drivere er etablert (en reservasjon ved siste rapportering) Stemningen i organisasjonen er i hovedsak god. Midlertidig samarbeidsordning (inkludert frikjøp) med ansattes organisasjoner fungerer godt Samarbeidet med HF-ene: Lokaler for AMNs avdelinger. IKT mulige grensesnittproblemer mot AMK-sentralene Legeressurser Kommunikasjonsutfordring: AMN bygger opp HF-ene reduserer drift. Betydelige IKT-utfordringer (tilganger) for nøkkelpersonell. Økonomi i 2012 under kontroll budsjettarbeid for 2013 pågår (egen sak).
Samlet vurdering 2: Tilstrekkelig lederstøtte, spesielt innen lønn og personal er en utfordring. Arbeidet med kursing av nytilsatte og ledersamling/- utviklingsprogram går som planlagt. Redusert usikkerhet mht personellsituasjonen for operativt ambulansepersonell for 2013. Konklusjon pr oktober: Fremdeles betydelige utfordringer, men vi mener vi har oversikt/kontroll.