Referat fra MØTE I MELHUS MENIGHETSRÅD Tirsdag 24.01.2017 på kirkekontoret, kl. 18.30 Til stede: John Olav Hodne, Haldis Flakne, Øyvind Løvås, Ingeborg Eli Nideng, Bernt Føttum, Jan Fredrik Sagdahl Forfall: Nils Petter Svendsen Aune, Vibecke Paulsen Grønning, Ingvild Knudsen Hammernes, Gjertrud Løkken Knapstad, Helge Bjørn Bæverfjord, Nora Kregnes, Jan Tore Wilhelmsen, Kjellrun Solem, Ord for dagen: Bernt Føttum leste Sunniva Gylver s «To streker under svaret» Sakliste: Sak 01/17: Sak 02/17: Sak 03/17: Sak 04/17: Sak 05/17: Sak 06/17: Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møtereferat Referatsaker, skriv og meldinger Regnskap og budsjett Tilleggsbevilgning kirkemusikalsk virksomhet Tilbud på regnskapsføring Sak 07/16: Møteplan, våren 2017 Sak 08/17: Sak 09/17: Sak 10/17: Sak 11/17: Sak 12/17: Valg av nestleder i menighetsrådet Sykemelding Kirkejubileet 2017, drøfting Årsmøtet Eventuelt Vel møtt! 11.01.2017 Side 1 av 8
Vibecke Paulsen Grønning Øyvind Løvås John Olav Hodne Leder Konst. nestleder Sokneprest Sak nr:01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Saksframlegg: Dagens sakliste: Sak nr. 01/17 Innkallinga godkjennes. Saklista godkjennes. Innkalling godkjennes. Saklista godkjennes. Jan Fr Sagdahl ble valgt til sekretær for dette møtet Sak nr:02/17 GODKJENNING AV MØTEREFERAT Saksframlegg: Møtereferat fra forrige menighetsrådsmøte er utsendt til menighetsrådets medlemmer og varamedlemmer på epost. Referatet godkjennes. Referatet godkjennes. Sak nr:03/17 REFERATSAKER; SKRIV OG MELDINGER 1. Publikasjoner legges fram for utdeling 2. Referatsaker/meldinger: Gudstjenesteplan m/offerliste Vigslingsgudstjeneste i Melhus kirke 19. februar; Vigsling av diakon Tone Njøs 11.01.2017 Side 2 av 8
Gudstjenestelisten gjennomgått I forbindelse med vigslingsgudstjenesten for Tone Njøs forutsetter menighetsrådet at Diakoniutvalgene fra alle 4 menighetene tar ansvar for kirkekaffe. Melhus bedehus er bestilt. John Olav Hodne slutter til sommeren og ønsker avskjedgudstjeneste Kristi Himmelfartsdag. AU avklarer. Sak nr:04/17 REGNSKAP 2016 OG BUDSJETT 2017 Regnskapsfører Odd Jostein Håpnes, presenterer regnskapet for 2016 og budsjettet for 2017 for Melhus menighetsråd. Regnskap 2016 og budsjett 2017 ligger vedlagt innkallinga. Regnskap for 2016 godkjennes. Budsjett for 2017 godkjennes. Regnskap for 2016 godkjennes. Budsjett for 2017 godkjennes. Sak nr:05/17 TILLEGGSBEVILGNING TIL KIRKEMUSIKALSK VIRKSOMHET 2017 blir et år med forventede ekstrautgifter innenfor menighetens kirkemusikalske virksomhet. Både innvielse av det nye orgelet og reformasjonsjubileet er poster som vil påføre virksomheten ekstrautgifter ut over ordinær drift. 11.01.2017 Side 3 av 8
bevilger kr. 20 000,- ekstra til kirkemusikalsk virksomhet for regnskapsåret 2017. Tilleggsbevilgningen legges inn under posten kirkemusikalsk virksomhet. bevilger kr. 20 000,- ekstra til kirkemusikalsk virksomhet for regnskapsåret 2017. Tilleggsbevilgningen legges inn under posten kirkemusikalsk virksomhet. Menighetsrådet ber om at kantor utarbeider et overslag på kostnader og inntekter i forbindelse med orgelinnvielsen til AU-møtet 15.3.17. Sak nr:06/17 TILBUD PÅ REGNSKAPSFØRING FOR REGNSKAPSÅRET 2017 I brev fra Odd Jostein Håpnes er det innkommet tilbud på regnskapsføring for regnskapsåret 2017. Tilbudet er som følger: TILBUD PÅ REGNSKAPSFØRING FOR REGNSKAPSÅRET 2017 Viser til samtale med arbeidsutvalget. Jeg hadde sagt fra meg føring av regnskapet for 2017, men etter oppfordring fra arbeidsutvalget kommer jeg her med et tilbud for 2017. Føring av regnskap for regnskapsåret 2017 Kr. 24 000,00 Jeg forutsetter at aktiviteten ikke overstiger nivået for 2016. Dersom det blir en vesentlig økning i rapporteringer og gjennomganger enn forutsatt, forbeholder jeg meg retten til å komme med tilleggsfaktura for det merarbeidet dette evt. vil føre med seg. I tillegg til tilbudssummen kommer utgifter jeg har med å føre og oppbevare regnskapet, - det er permer, register, utskrifter fra banken samt kostnader for presentasjoner. Anslagsvis blir dette 500 800 kr per år. I tilbudet ligger: - tilrettelegging av dataprogrammet og lignende for 2017 - føring av regnskapet med nødvendige utskrifter fra banken - gjennomgang med leder og kasserer etter behov - framleggelse av regnskap og orientering av regnskapssituasjonen for menighetsrådet inntil 3 ganger - lage og legge fram budsjettforslag - avklare med kemner og andre etater om nødvendige saker - årsavslutning av regnskapet og å sørge for å levere regnskapet både fysisk og elektronisk til revisor - legge fram regnskapet på menighetens årsmøte Det er ingen påslag av merverdiavgift, da jeg har en så liten bedrift at jeg er fritatt for innkreving av merverdiavgift. Jeg forutsetter at menighetsrådet har egen kasserer som foretar betalinger og har oppfølginger med de ansatte i nødvendige saker. 11.01.2017 Side 4 av 8
Jeg tilbyr å holde regnskapet à jour slik at dere kan få regnskapsutskrift statusrapport i løpet av en uke etter at bilag er overlevert til meg. Jeg forholder meg kun til leder, kasserer og leder i orgelkomiteen. Dersom andre skal ha opplysninger ang. regnskapet, må menighetsrådet gjøre vedtak om hvem av menighetsrådets medlemmer evt. andre som skal ha slike opplysninger fra meg. Melhus 29.desember 2016 Odd Jostein Håpnes godkjenner Håpnes tilbud om regnskapsføring for regnskapsåret 2017. godkjenner Håpnes tilbud om regnskapsføring for regnskapsåret 2017. Sak nr:07/17 MØTEPLAN VÅREN 2017 s arbeidsutvalg legger fram følgende forslag til møteplan for våren 2017: Møte/arr.: Dag/dato: Tidspkt.: Sted: Arbeidsutvalget Onsdag 11.01.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 24.01.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret Arbeidsutvalget Onsdag 15.02.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 28.02.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret ÅRSMØTE Søndag 12.03.17 Kl. 12.30 Melhus bedehus Arbeidsutvalget Onsdag 15.03.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 28.03.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret 11.01.2017 Side 5 av 8
DUGNAD kirkegården Torsdag 27.04.17 Kl. 16.00 Melhus kirkegård Konfirmantfest Onsdag 03.05.17 Kl. 18.00 Melhus bedehus Konfirmantfest Mandag 08.05.17 Kl. 18.00 Melhus bedehus Arbeidsutvalget Onsdag 10.05.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 23.05.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret Arbeidsutvalget Onsdag 07.06.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 20.06.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret Arbeidsutvalget Onsdag 23.08.17 Kl. 15.30 Kirkekontoret Menighetsrådsmøte Tirsdag 05.09.17 Kl. 18.30 Kirkekontoret Arbeidsutvalgets forslag til møteplan for våren 2017 godkjennes. Arbeidsutvalgets forslag til møteplan for våren 2017 godkjennes. Sak nr:08/17 VALG AV NESTLEDER I MELHUS MENIGHETSRÅD Valg av leder og nestleder skjer årlig i november. Valg av nestleder ble i møtet i november 2016 utsatt, og konstituert nestleder, Øyvind Løvås, sa seg villig til å inneha vervet inntil første møte i januar. Forslag til kandidater til nestledervervet legges fram i møtet. velger ny nestleder for perioden fram til november 2017. På grunn av stort forfall, utsettes saken til neste møte. Haldis Flakne er nestleder frem til det møtet. Sak nr:09/17 SØKNAD OM VIDERE PERMISJON Medlem av, Herborg Hongset, har i skriftlig søknad bedt om videre permisjon fra menighetsrådet. Grunnet helseplager ber hun om permisjon ut sommeren. 11.01.2017 Side 6 av 8
Herborg Hongset har søkt permisjon fra. Permisjonssøknaden innvilges ut sommeren 2017. Herborg Hongset har søkt permisjon fra. Permisjonssøknaden innvilges til 4.9.17. Sak nr:10/17 KIRKEJUBILEET «REFORMASJONSJUBILEET 2017»; DRØFTING Arbeidsutvalget ønsker at drøfter «Reformasjonsjubileet 2017» Stikkord for drøftingen kan være: - markering - vektlegging - økonomiske aspekter - ressurser - intensjoner - ønsker/tanker rundt jubileet Ingen forslag til vedtak. Menighetsrådet drøftet både 125-årsjubileet for Melhus kirke og Reformasjonsjubileet og ber AU foreslå kandidater til å organisere dette. Sak nr:11/17 11.01.2017 Side 7 av 8
ÅRSMØTE FOR MELHUS MENIGHET Saksfremlegg Menighetens årlige årsmøte avholdes på Melhus bedehus søndag 12. mars rett etter gudstjeneste og kirkekaffe på samme sted. Det er menighetsrådet som har ansvaret for kirkekaffen denne søndagen. Årsmelding godkjennes i menighetsrådets møte tirsdag 28. februar. Den presenteres for årsmøtet av leder i menighetsrådet. Regnskap og budsjett presenteres for årsmøtet av regnskapsfører Odd Jostein Håpnes. Det er vanlig praksis at rådets sekretær fører årsmøtereferatet. Forslag til vedtak Menighetsrådet fordeler arbeidsoppgaver til gjennomføringen av årsmøtet. Menighetsrådet fordeler arbeidsoppgaver til gjennomføringen av årsmøtet i hht saksfremlegget. AU fordeler og setter opp liste på øvrige oppgaver. Sak nr:12/17 EVENTUELT a) Forespørsel fra kateketen om å stille som vakter på konsert på Melhus bedehus 10.2.17 kl 1715 Forespørselen sendes alle medlemmer og varamedlemmer på e-post b) Permisjonssøknad fra Kjelrun Solem. Permisjonen innvilges til 4.9.17 11.01.2017 Side 8 av 8
Protokollvitner: Ingeborg Eli Nideng Øyvind Løvås Bernt Fløttum Ord for dagen neste møte: Haldis Flakne 11.01.2017 Side 9 av 8