ÅMLI KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget hadde møte: MØTEPROTOKOLL Møtedato: 21.02.2012 Tid: Kl. 0830 1000 Møtestad: Møterom, teknisk Til stede: Tobias Wessel Hansen Tangen (leder), Siv Annie Dale, Turid E. Haugstøyl Ikke til stede: Angrim Flaten hadde meldt forfall, innkalt vara kunne ikke møte Olav Riisland meldte forfall møtedagen, vara ikke innkalt Fra adm.: Rådmannen under deler av sak 03/12 A1. Ordfører under sak 03/12 A1. Ingeborg Johanne Myrvang under sak 03/12 A2. Fra revisjonen: Jan Egil Larssen. Andre: Sekretær: Jens Olav Myre Sak nr: 01/12 02/12 03/12 04/12 05/12 06/12 07/12 08/12 Saker: Protokoll fra møtet 22.11.11 Referatsaker Orienteringer Årsmelding for kontrollutvalget 2011 Revisors egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon Revisors egenvurdering av uavhengighet - regnskapsrevisjon Engasjementsbrev Åmli kommune Eventuelt Neste møte Åmli 21. februar 2012 Tobias Wessel-Hansen Tangen leder Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann. Aust-Agder fylkesrevisjon Jens Olav Myre sekretær SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017392 E-postadresse: jens.olav.myre@austagderfk.no Postboks 788 Stoa Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnummer: 974 644 657 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
Sak nr: 01/12 Sak: Protokoll fra møtet 21.11.11 Protokollen fra møtet 21.11.11 tatt til orientering. Protokollen fra møtet 21.11.11 tatt til orientering. Sak nr: 02/12 Sak: Referatsaker A : Diverse referat. A.1 : Kort referat fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 01.02.12 02.02.12 A.2 : A.3 : Sak nr: 03/12 Sak: Orienteringer A : A.1 : Ordfører orienterer om eiendomsskattesaken vedr. Bergene Holm AS (kopi av avtale vedlegges til KU og vara) A.2 : Administrasjonen orienterer om forståelsen av faktura vedr. komm.avg. A.3 : Revisor orienterer om revisjonsarbeidet A.1 Ordfører orienterte om saken vedr. Bergene Holm AS, både selve saken med avtalen og behandlingen av saken. Det ble stilt spørsmål til ordfører fra kontrollutvalget og disse ble besvart. Rådmannen ble tilkalt til møtet, og også han ble stilt spørsmål som ble besvart på en tilfredsstillende måte. A.2 Ingeborg Johanne Myrvang kom til stede og orienterte om faktura for kommunale vann- og kloakkavgifter. Eksempler på faktura og utskrift fra systemet KOMTEK ble delt ut og gjennomgått. Kontrollutvalget stilte også her spørsmål og kom med kommentarer til tekstingen av fakturaene. A.3 Revisor orienterte om revisjonsarbeidet så langt og litt om kommunens internkontroll.
A.1 1. Kontrollutvalget tar orienteringen fra ordfører og rådmann til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at formannskapets vedtak legges frem for kommunestyret. A.2 1. Kontrollutvalget tar orienteringen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen se på muligheten for en klarere teksting der faktisk pris og faktisk levering i den fakturerte perioden framgår. 3. Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra administrasjonen i neste møte 24.04.12. A.3 Kontrollutvalget tar revisors orientering til orientering. Sak nr: 04/12 Sak: Årsmelding for kontrollutvalget 2011 Vedlegg til saken: Utkast til årsmelding for 2011 Kontrollutvalget legger hvert år frem en melding om virksomheten for kommunestyret til orientering. Utkast til årsmelding for 2011 følger innkallingen og gjennomgås av kontrollutvalget. Utkastet er utarbeidet av sekretæren/revisjonen. Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 oversendes kommunestyret til orientering.. Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 oversendes kommunestyret til orientering.. Sak nr: 05/12 Sak: Revisors egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon Vedlegg til saken: Revisors egenvurdering av uavhengighet forvaltningsrevisjon I flg. forskrift om revisjon skal ansvarlig revisor for regnskapsrevisjon minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet for kontrollutvalget. Foreliggende egenvurdering er avgitt av revisor og legges frem for kontrollutvalget til gjennomgang. Sekretæren har ingen merknader til egenerklæringen. Tatt til orientering
Sak nr: 06/12 Sak: Revisors egenvurdering av uavhengighet - regnskapsrevisjon Vedlegg til saken: Revisors egenvurdering av uavhengighet regnskapsrevisjon I flg. forskrift om revisjon skal ansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet for kontrollutvalget. Foreliggende egenvurdering er avgitt av revisor og legges frem for kontrollutvalget til gjennomgang. Sekretæren har ingen merknader til egenerklæringen. Tatt til orientering Sak nr: 07/12 Sak: Engasjementsbrev Åmli kommune Vedlegg til saken: Engasjementsbrev - Åmli kommune, datert 27.01.2012 Bakgrunn for saken Hensikten med et engasjementsbrev er å nedtegne vilkårene for revisjonsoppdraget og kommunisere dette med oppdragsgiver slik at det er en felles forståelse for revisors arbeidsoppgaver og plikter, samt ansvarsdeling mellom revidert part og revisor på ulike områder. Både Kommunal- og regionaldepartementets Kontrollutvalgsbok (jfr. side 124) og Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) Veileder vedrørende kontrollutvalgets påseansvar overfor regnskapsrevisor berører og drøfter behovet for informasjon om revisjonens rolle. Den internasjonale revisjonsstandarden, ISA 210 - Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdrag angir at vilkårene for revisjonsoppdrag som hovedregel skal nedtegnes i en skriftlig avtale. I kommunal revisjon har det vært varierende praksis blant annet med hensyn til hvem som skal være adressat for engasjementsbrevet. Det har også vært varierende praksis med hensyn til intervall for utsendelse av engasjementsbrev. Revisjonskomiteen i NKRF har nylig sendt ut til sine medlemmer anbefalte retningslinjer for bruk av engasjementsbrev i kommunal sektor. Oppsummert anbefaler revisjonskomiteen følgende retningslinjer for bruk av engasjementsbrev i kommunal sektor: Engasjementsbrevet for revisjon av kommuner adresseres til kontrollutvalget med kopi til kommunestyret og/eller administrasjonssjefen. Engasjementsbrev utarbeides hvert 4. år i starten av ny valgperiode. Ved endringer i kommunen eller hos revisor, som tilsier at det er behov for nytt brev, sendes nytt brev i løpet av fireårsperioden. Når det gjelder innholdet i engasjementsbrevet, viser revisjonskomiteen i sine retningslinjer blant annet til revisjonsstandarden ISA 210. I henhold til denne revisjonsstandarden skal engasjementsbrevet som et minimum omtale:
a) Målet med og omfanget av revisjonen av regnskapet b) Revisors oppgaver og plikter c) Ledelsens ansvar d) Identifisering av det gjeldende rammeverket for finansiell rapportering for utarbeidelsen av regnskapet I de anbefalte retningslinjene fra NKRFs revisjonskomite har komiteen utarbeidet en mal for engasjementsbrev. I denne malen vil det være behov for tilpasninger for det enkelte revisjonsoppdrag. Det understrekes at verken engasjementsbrev eller oppdragsavtale kan innsnevre revisjonens pålagte oppgaver i forhold til lov, forskrift og standarder, men det kan avtales tilleggsoppgaver. Det vedlagte engasjementsbrevet for Åmli kommune, datert 27.01.12, som er utarbeidet av Arendal Revisjonsdistrikt IKS følger de anbefalte retningslinjene og malen gitt av NKRFs revisjonskomite. Sekretæren viser til brevet og vil anbefale kontrollutvalget å ta engasjementsbrevet til orientering. Engasjementsbrev for Åmli kommune, datert 27.01.2012, tas til orientering. Engasjementsbrev for Åmli kommune, datert 27.01.2012, tas til orientering. Sak nr: 08/12 Sak: Eventuelt A : Eventuelt Leder tok opp spørsmålet om åpne møter i kontrollutvalget. Sekretæren lager en sak til neste møte med forslag om at møtene i kontrollutvalget i Åmli skal være åpne. B : Neste møte Dato : 24.04.12 klokken 0830, møterom teknisk.