Referat fra Regionstyremøte Nr. 1/02-04 Tilstede: Tore Skjeggerud, Else Jacobsen, Vidar Krogsrud, Olav Kristiansen, Grethe Ingels, Wenche Meilegård Hansen og Marit Skretteberg. Forfall: Unni Lilleng, Lene Larsen, Einar Forberg og Roar Bogerud Mandag 17.06.02 kl 18:00 Idrettens Hus, Sandefjord Til behandling: Sak 01/02-04 Arbeidsutvalg Det opprettes et arbeidsutvalg med følgende ansvarsområder: - Personalsaker - Lønns- og arbeidsvilkår - Løpende saker - Saker delegert av styret - Forebereder møter / saker - Utadrettet virksomhet til organer utenfor regionen. Det ble opprettet et arbeidsutvalg med mandat som beskrevet ovenfor. Arbeidsutvalget består av leder Tore Skjeggerud, nestleder Else Jacobsen, Olav Kristiansen og daglig leder Marit Skretteberg. Sak 02/02-04 Saksfremstilling / saker Det bør til vanlig være en saksfremstilling og innstilling i alle saker. Det gjelder også forslag som kommer fra komiteer og utvalg som de ønsker AU/styrevedtak på. Saker bør fremmes minst en uke før et møte På hver styremøte bør en sette av tid til å diskutere om det er saker som bør profileres overfor media, klubber o.l
Ansvarlig representant fra administrasjonen som stiller i møter, skriver referat i fra disse. Referatet bør være klar innen en uke. (kladden bør være så tydelig at den tekniske utføring kan foretas av en annen) Saken tas til etterretning Sak 03/02-04 Fordeling av arbeidsoppgaver i styret Styrets representanter bør ha sine ansvarsområder innen regionens arbeid og det ble startet en diskusjon om hvem som skal ha ansvaret for hva. Saken ble ikke ferdig diskutert og komplett liste på ansvarsområder kommer etter styremøte 20. aug. Sak 04/02-04 Saker til Forbundstinget Forbundstinget er i april 03, men i løpet av tidlig høst skal forslag på aktuelle saker sendes inn til forbundsstyret. Det ble tatt en drøfting av aktuelle saksområder og hva som eventuelt kan komme inn i fra klubbene. Det er viktig å samordne forslagene som kommer inn fra vår region, slik at det ikke florerer med mange alt for like forslag. Når det gjelder medlemmer til forbundsstyret har vi i dag to stk. der og regionstyret mener at de samme to Grethe Ingels og Roar Bogerud bør anbefales inn til neste forbundsstyre. Slik vi ser det har de hver sine ansvarsområder som gjør at de er en styrke for FS. Vi formulerer og sender et brev til alle klubbene hvor vi ber om at aktuelle saker til forbundstinget sendes oss før 1. oktober. Sak 05/02-04 Organisasjonsnorm Organisasjonsnormer ble drøftet og en kortversjon for bruk i det daglige ble fremlagt og besluttet brukt i enkle saker. NHFs organisasjonsnormer er de som gjelder hvis man går dypere inn i enkelte saker, her er en prosess startet for å tilpasse/skreddersy den for NHF Region Sør-Norge. Forslag til vedtak: AU og daglig leder jobber mer med NHFs org.normer og org.normer for NHF Region Sør-Norge for en samordning. Au ber om innspill.
Sak 06/02-04 Profilering Vi bør vise hvem vi er og hva vi representerer. Jakkemerker, bekledning o.s.v. er viktig ut fra gjenkjennelsesfaktoren og vi følelsen, det bør ses på diverse alternativer som kan brukes. Vidar Krogsrud får i samarbeide med Svein Andresen ansvar for å følge opp dette ut fra styrets drøftinger. Sak 07/02-04 Oppnevning av utvalg Serie-, dommer- og utviklingsutvalg skal bestå av en leder og en representant fra hvert område. De fleste kandidatene begynner å komme på plass og styret har godkjent de forslagene som har kommet inn, men enda er det et par plasser som må fylles. Fullstendig liste på utvalgsmedlemmer blir sendt ut før sommerferien. Sak 08/02-04 Møteplan / møtehyppighet Styremøtene legges til ca. hver 5. uke, andre møter legges etter behov. Første regionstyremøte blir tirsdag 20. august i Skien og neste møte blir torsdag 26 sept. i Drammen. Møteplan videre framlegges på styremøte 20. august. Sak 09/02-04 Til drøfting: - Hvem bør ha hvilke protokoller. Protokoll fra første regionstyremøte sendes tillitsvalgte, ansatte, NHF og alle våre klubber i posten. Seinere vil protokollene foruten å sendes på E-post, legges ut på vår nettside og være tilgjengelig for alle som ønsker å lese den. - Hva ønsker styret av brev, henvendelser og lignende. Postlista tas ut og sendes på E-post hver 14. dag til styret slik at de kan se om det er enkeltbrev de ikke før har fått, de ønsker å få tilsendt. - Fellesmøte styret og ansatte Det prøves å få til et fellesmøte utpå høsten hvor alle utvalgene, styret og de ansatte er samlet.
- Aktivitetsplan En aktivitetsplan legges frem til neste møte. - Sponsor til skolecupene Sponsorer til skolecuper og andre aktiviteter er noe avdeling for marked jobber videre med. - Regional håndballskole, Telemark Planlagt til 13 og 14 september, imidlertid kommer dette i kollisjon med andre arrangementer og ny dato for regional håndballskole blir 27. og 28. september. - Ungdomsrepr. til NIF i Bergen - forslag til NHF Foreslåtte personer vil her forespørres om å representere. - UTA-kontakt ( til Eva Schei) Foreslåtte personer vil her forespørres om å være UTA-kontakt for vår region. - Beach- håndball Runar har det tekniske arrangementsansvaret for årets Beach-håndball NM i august og det er bra tilgang på lag. Ole Kristian Strøm besitter god kompetanse og er vår mann på Beach håndball. Han skal også være med landslaget som trener på Beach-håndball EM i Spania i slutten av Juli. - Yngrelandslag Om det på et eller annet tidspunkt kan bli aktuelt å drifte et yngrelandslag i vår region er noe utviklingsutvalget etter hvert må se på. - Regional plankonferanse til høsten Roar Bogerud får ansvaret for å se på program, tid, sted og deltagelse til høstens regionale plankonferanse. - Soner Vår nyansatte org. og utviklingskonsulent Svein Erik Hansens viktigste arbeidsoppgave utover ettersommer/høst blir å få sonene til å fungere. Alle klubbene vil innkalles til møter i respektive soner og S.E Hansen vil kjøre prosesser i møtene for å avdekke klubbers ønsker og behov. - Utgiftsdekning i sonearbeid Muligheter for å kunne dekke kjøreutgifter etc. i sonemøter ble gjennomgått og diskutert. Det er vanskelig å se for seg totalutgiftene til møter i alle sonene, det avhenger selvsagt både av møtehyppighet og deltagelse. Else Jacobsen vil til neste møte se på hvilke konsekvenser det vil gi å betale ut alt, lite eller ingenting. Sak 10/02-04 Eventuelt Et hefte med: Velkomment til NHF Region Sør-Norge, blir laget og distribuert til alle tillitsvalgte og ansatte i vår region slik at det er enkelt å finne frem til alt en trenger å vite om vår region i det daglige. Tore Skjeggerud orienterte om bytte av daglig leder. Marit Skretteberg har nå formelt overtatt som daglig leder i regionen, Svein Andresen skal når han kommer tilbake etter sykemelding jobbe 50 % for regionen og 50% med oppgaver for forbundet. Arbeidsoppgavene bli innen info og marked. Referent: Marit Skretteberg