Dato: 21. juni 2006 Fullmaktssak /06 Direktøren i BBE KF Søreide skole * Søreidtunet 4 - Ombygging av kontorlokaler til undervisningslokaler. * Ventilasjon i SFO-basen ( tilfluktsrommet i Søreide skole) * Søknad om bevilgning. * Valg av entreprenør. PEAD BBE-1632-200603443-20 Hva saken gjelder: 1. 0 Søreidtunet 4. Søreide skole har i dag en akutt plassmangel for å kunne tilfredstille arealbehovet til undervisning for skole året 2006 2007. Av den grunn har byrådsavdeling for oppvekst vurdert nåværende kontorlokaler (tidligere postkontor) i Søreidtunet 4 ( Søreide alderpensjonat) som egnede lokaler til undervisning. Etat for byggesak og private planer har godkjent en midlertidig bruksendring av lokalene for en periode på 3 år, fram til sommeren 2009. Lokalene skal være ferdigstilt innen skolestart høsten 2006. Kostnader knyttet til ombyggingsarbeidene skal dekkes over budsjettposten SFO, utbedring og bedre tilrettelegging. Konf brev fra BOPP datert den 08.06.2006. Valg av generalentreprenør for ombyggingsarbeidene: Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere generalentreprenør for gjennomføring av ombyggingen av kontorlokalene til undervisningslokaler ved Søreidtunet 4 På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med de firmaene som har levert tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg. 1
2.0 SFO-basen i skolen tilfluktsrom Tilfluktsrommet ved Søreide skole ble av Helsevernetaten 09.11.2005 stengt til bruk for elever. Byrådsavdeling for oppvekts har i brev datert den 06.03.06 bedt BBE KF vurdere tiltak for å kunne benytte tilfluktsrommet i Søreide skole som SFO-base. BBE KF har i samarbeid med Sivilforsvarets representant ved BBE KF og engasjert ventilasjonsentreprenør funnet fram til en ventilasjonsteknisk løsning som vil tilfredstille de krav som Helsevernetaten setter til luftskift i tilfluktsrommet. Videre vil BBE KF skifte nåværende vindusglass til klart glass. Det samme gjelder for inngangsdøren. Valg av entreprenør. BBE KF har innhentet pristilbud fra entreprenører for levering og montering av * Ventilasjonsanlegg * Skifting av ytterdør og 7 vinduer. 3.0 For både Søreidtunet og SFO-basen Denne sak gjelder både søknad om samlet bevilgning og valg av entreprenører for ombyggingsarbeidene. Vedtakskompetanse fullmaktssak 2) Bevilgningssaker under 5,0 mill: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. ------------------------------------------ 3) Slutte kontrakt (velge leverandører): Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 2
1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. 3
Fullmaktsvedtak: Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Det bevilges samlet 2,28 mill til strakstiltak ved Søreide skole, fordelt på: A) 0,40 mill til nytt ventilasjonsanlegg, samt nye vinduer og ytterdør i SFO-basen i tilfluktsrommet i Søreide skole. B) 1,88 mill til ombygging av kontorlokaler i Søreidtunet 4 til undervisningslokaler. Bevilgningen dekkes midler i budsjettposten SFO- utbedring og bedre tilrettelegging. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2005 22210 0,28 mill av totalt 3,00 mill Lån 2006 22210 0,12 mill av totalt 2,00 mill Lån 2006 22210 1,88 mill av rest 1,88 mill Lån Det vises til notat fra Byrådsavdeling for oppvekst datert den 08.06.2006, saksnr 200501134-40 3. Det inngås avtale med følgende firmaer for nytt ventilasjonsanlegg, og nye vinduer og ytterdør i SFO-basen i Tilfluktsrommet i Søreide skole. * Bergen Luftteknikk A/S for levering og montering av nytt ventilasjonsanlegg * ABORA PROSJEKT A/S for levering og montering av nye vinduer og ny ytterdør. 4. Det inngås kontrakt med følgende firma for gjennomføring av ombygging av Kontorlokalene i Søreidtunet 4 til undervisningslokaler. Åsane Luftteknikk A/ som Generalentreprenør 5. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma i punkt 4, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht vedlagte innstilling. Bergen, den Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef 4
Trykt vedlegg. 1. Notat av 20.juni 2006 vedr administrasjonens innstilling ( vedlegg 1, unntatt off.) 2. Kostnadsskjema bygg vedr ombyggingsarbeidene ved Søreidtunet 4. 3. Kopi av brev datert den 08.juni 2006 fra BOPP vedr dekning av midler. 5
Saksutredning: 1.0. Tidligere politiske vedtak: Det foreligger ingen tidligere politiske vedtak i denne saken. 2.0. Bakgrunn for saken. 2.1 Søreidtunet 4. Søreide skole har i dag en akutt plassmangel for å kunne tilfredstille arealbehovet til undervisning for skole året 2006 2007. Av den grunn har byrådsavdeling for oppvekst vurdert nåværende kontorlokaler (tidligere postkontor) i Søreidtunet 4 ( Søreide alderpensjonat) som egnede lokaler til undervisning. I brev fra Byrådsavdeling for oppvekst datert den 06.03.2006 ble BBE KF bedt å utrede om Søreidtunet 4, tidligere postlokaler, kunne få bruksendring til skoledrift. Vi ble også bedt om å vurdere om lokalene kunne være ferdig ombygget innen skolestart høsten 2006. BBE KF har utarbeidet forslag til ny romplan som ble akseptert av bruker, Søreide skole. Etat for byggesak og private planer har den 20.06.06 godkjent en midlertidig bruksendring av lokalene for en periode på 3 år, fram til sommeren 2009. Denne godkjennelsen gjelder også igangsetting av bygningsarbeidene. BBE KF har innhentet pristilbud fra 3 entreprenører, og satte som forutsetning at arbeidene måtte være ferdigstilt innen 11.08. 2006. Lokalene er av valgte entreprenør lovet ferdigstilt innen skolestart høsten 2006. 2.2 SFO-base i Tilfluktsrommet. SFO-basen i tilfluktsrommet ved Søreide skole ble av Helsevernetaten stengt den 09.11.2005. Som nevnt tidligere har Søreide en akutt mangel på tilfredstillende undervisningsareal, slik at det er ønskelig å få gjenåpnet SFO-basen. BBE KF fikk i oppdrag av BOPP den 06.03.2006 til å utrede hvilke tiltak som måtte iverksettes for å få gjenåpnet nevnte SFO-base. BBE KF har i samarbeid med Sivilforsvarets representant ved BBE KF og BBE KF engasjerte ventilasjonsentreprenør funnet fram til en ventilasjonsteknisk løsning som tilfredstiller de krav Helsevernetaten setter til begrenset opphold i et tilfluktsrom. ( 2 timer pr elev pr dag). Det er innhentet pristilbud på nytt ventilasjonsanlegg nye vinduer ny ytterdør med glassfelt De arbeidene som er foreslått vil bli utført innen skolestart høsten 2006. 6
3.0 Økonomi I brev fra byrådsavdeling for oppvekst datert den 08.06.06 framgår det i siste avsnitt: Når det gjelder Søreide og kostnader til tilfluktsrom (SFO) og Søreidtunet vil byrådet ( i forbindelse med tertialrapporten som behandles i bystyret i juni) innstille på at dette dekkes av en ekstrabevilgning. Inntil endelig svar fra bystyret foreligger kan midlene dekkes av investeringsposten SFO. Kostnader knyttet til de nevnte prosjektene er vist på nedenforstående tabell: Prosjekt: Kostnad SFO - tilfluktsrom 0, 40 mill Dekkes over SFO midler 2005 og 2006 Undervisningslokaler i 1,88 mill Dekkes over SFO midler 2006 Søreidtunet samlet 2,28 mill 3.0 Tilbudskonkurranse: 3.1 Søreidtunet. 3.11 Innvendige arbeider For de forannevnte ombyggingsarbeidene som skal utføres som en generalentreprise, er det innhentet pristilbud etter modell konkurranse med forhandlinger iht Lov om offentlige anskaffelser, del III ( under terskelverdien). BBE KF har offentlig utlyst tilbudskonkurranse gjennom Norsk Lysningsblad, DOFFINbasen den 05.05.2006 og i dagspressen den 10.05.2006. Konkurranserunnlaget ble sendt til 5 entreprenører og ved innlevingsfristens utløp den 14.06.06 levert 3 entreprenører tilbud. 3.12 Evaluering Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier. 3.2 SFO-basen 3.21 Innvendige arbeider BBE KF har forespurt * 1 ventilasjonsentreprenør som kom med kostnadsvurdert forslag til løsning som er i samsvar med de krav Sivilforsvartes representant i BBE KF har satt. * 1 bygningsfirma som har gitt pris på levering og montering av nye vinduer og ny ytterdør. 3.22 Evaluering Begge tilbudene er i samsvar med de krav BBE KF setter. 7