Rutiner for forvaltning av kommunalt planregister

Program for dagen 09.30 Veileder for rutiner for forvaltning av kommunalt planregister 11.30 - Lunsj Formelle krav Organisering av arbeidet med føring av planregister etablere rutiner 12.15 Forvaltning, vedlikehold og drift Forvaltning av plankartet og vektorfil 14.00 15.30 Gruppearbeid

Disposisjon Krav til planregister og planforvaltning i lov, forskrift og standarder Organisering av arbeidet med planregister Forvaltning, vedlikehold og drift av et planregister

Målet med veilederen Et verktøy for å etablere gode rutiner Forvalte arealplaner og tilhørende dokumentasjon på en gjennomtenkt måte over tid skal gjøre det lettere å gjennomføre automatisert planbehandling > raskere saksbehandling

Krav til planregister og planforvalting i lov og forskrift

Plan- og bygningsloven 2-2 «Kommunene skal ha et planregister som gir opplysninger om gjeldende arealplaner og andre bestemmelser som fastlegger hvordan arealer skal utnyttes. Departementet kan gi forskrift om kommunalt planregister, herunder bruk av elektroniske planregister.»

Kart- og planforskriften Digitalt planregister (DP) 12 Planregister med planoversikt 13 Tilgang til informasjon i planregister og DOK - 14 Forvaltning og vedlikehold av DP - 15

Kart- og planforskriften Krav til innhold og fremstilling av arealplan Krav til innhold og funksjonalitet i planregister Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister (NPAD) NPAD del 1 spesifiserer fremstilling av plankartet NPAD del 2 og 3 spesifiserer innholdet i plankartet NPAD del 4 spesifiserer datamodellen (funksjonaliteten) for planregister Lenke til spesifikasjonene i NPAD

Kart- og planforskriften 14 Tilgjengelig på internett Søke- og visingstjenester Ivareta rettighetene til de planen gjelder for Skal kunne sammenstilles med andre geodata

Kart- og planforskriften 15 Skal ha et system for forvaltning og vedlikehold av planregister -> Rutiner Opplysningene skal føres inn i registeret snarest mulig (maksimalt åtte arbeidsdager fra vedtak til oppdatert register) Interkommunale samarbeid om felles planregister

Geodataloven og Norge digitalt Geodataloven 6 (deling av geodata) Geodataforskriften 2 (nevner arealbruk som en av fagområdene som geodataloven gjelder for) Obligatorisk datasett i Norge digitalt-samarbeidet må følge spesifikasjoner som gjelder for ND

Andre standarder Felles standarder for elektronisk samhandling mellom fagsystemer, GIS, sak- og arkivsystemer Nasjonal standard for synkronisering av geografisk informasjon mellom datasystemer

Organisering av arbeidet med planregisteret etablere rutiner

God forvaltning gode rutiner Beskrivelse av rutinene er viktig med hensyn på kommunens kvalitetsarbeid Rutinene skal si noe om hvem som gjør hva og til hvilken tid Bør beskrive en kronologisk rekkefølge på hendelsene og si noe om tidsfrister Årlig gjennomgang av rutinene Kommunen bør utpeke en/flere registerførere, men det er mange andre fagpersoner som er involvert Viktig at forvaltinga ikke er personavhengig

Før rutinene blir laget Forankre behovet for å sette av tid og ressurser hos administrasjonsledelse, fag- og etatsledelse og politikere Sette av tid og ressurser Hvem skal eller bør være med på å utforme rutinene?

Nytteverdi av å beskrive rutinene Den enkelte medarbeider vet hva de skal gjøre - det er enklere og raskere saksbehandling Det er lik saksbehandling av like saker Man har oversikt over hvor langt man har kommet i saksbehandlingen Det er enklere å planlegge ressursbruk og tidbruk Økonomisk gevinst for kommunen

Hvem bør være med på å lage rutinen?

Nødvendig med tverrfaglige arbeidsgrupper Involvere alle aktuelle fagfelt Sikre kontinuitet Ikke personavhengige Sett opp alle arbeidsoppgavene, gjerne detaljert Lage kronologisk oversikt og tidsfrister iht. lov og forskrift

Kartleggingsverktøy

Eksempel

Kartlegging av kommunens tekniske plattformer Planregister Sak-/arkivsystem, fagsystem (eks. VA, oppmåling) Kartverktøy etablering/redigering/ innsynsløsning Forvaltningsdatabase(r) for vektordata Brannmurer kan gi problemer ved kobling mellom nettbaserte systemer og verktøy Lagringssystem servere og operativsystem

Kartlegging av kommunens tekniske plattformer Funksjonalitet Kan systemene «snakke sammen» - Geointegrasjon? Innebygd varsling før tidsfrister ved hendelser i planprosessen Lagring av mye brukte dokumenter og/eller maler eller mulighet for hyperlenke til disse

Gjør det skriftlig Dokumentér Grunngi Enkelt språk Ikke personavhengig Lett tilgjengelig

Hvor og hvordan lagre rutinene I sak-/arkivsystem? I kvalitetssikringssystem? Egen meny til rutiner/sjekklister i de mest brukte programmene I andre system? App!

Bærum kommune integrering med e-post-system

Forvaltning, vedlikehold og drift av et planregister

Forvaltning av vektordata - plan Planen blir laget Kontroll og godkjenning Registerføring Høyring Saksbehandling Vedtak Arkivere

Kommunen må avklare Generelle avklaringer Hvilke rutiner skal vi ha for det som skal inn i planregisteret og når skal det inn Hvilke rutiner skal vi ha for det som skal ut fra planregisteret og når skal det ut

Generelle avklaringer Navnsetting av filer Bestemmelser, beskrivelse, vedtak, tegnforklaring, plankart, vektorfil, illustrasjoner, 3D-filer Lagring av plan med tilhørende dokumentasjon i planregister Forvaltningsdatabaser hvilke arkiv trenger vi Vertikalnivå i plan Hvordan håndtere dispensasjoner, (mindre) endringer, planforslag, utgåtte og opphevede planer Informasjon om plan i kommunen kva skal ut Informasjon om plan på internett - hvordan

Hva skal inn i planregister Kart- og planforskriften 12, samt NPAD del 4 Alle arealplaner som er tatt under behandling (planforslag) og statusen til disse Alle gjeldende arealplaner (vedtatte)med tilhørende dokumenter Alle utgåtte arealplaner Vedtatte mindre endringer (ny formulering etter 01.07.2017) Opplysninger om innsigelser og klager Vedtatte midlertidige forbud mot tiltak Georefereringer dispensasjoner, mindre endringer Rettleiar om forvaltning av kommunalt planregister Del 1 Forarbeid Kap.3

Når skal det inn i planregisteret? Varsel om oppstart Høring Vedtak Innsigelser Klage Endring Dispensasjoner

Oppstartsfasen privat detaljregulering DP DP Planomriss Planomriss Andre data Planforslag

Oppstartsmøte Forslagsstiller bør ha oversendt kartskisse til kommunen før møtet Avklare hovedtrekkene i planen forslagsstiller informerer Konsekvensutredning/ROS, leveranser Saksbehandler fremskaffer informasjon om gjeldende plansituasjon, ev. tilgrensende planer. informere om eventuelle politiske føringer, kommende vedtak invitere deltakere fra andre kommunale tjenesteområder (matrikkel, bygninger, veg, helse/miljø, kulturminner, hensyn til barn/unge, universell utforming, infrastruktur, landbruk, sjø/vassdrag, friluftsliv, energiforsyning mv.) Sjekker kvalitet i basiskart/matrikkeldata eventuelt informere om at det kan være aktuelt med ytterligere oppmålingsarbeid (eiendomsgrenser, terrenghøyder, veg, bygning)

Samhandling gjennom planprosessen Private planleggere og utbyggere Avtale mellom kommunen og privat planlegger om krav og forventninger gjennom planprosessen Leveransekrav Regionale fagetater Fylkesmannen er samordningsmyndighet, megler Høringsinstanser har plikt til å veilede kommunen i plansaker Innsigelsesrett Berørte i plansaker Medvirkning (ikke nødvendigvis medbestemmelse) og varsling Ekspropriasjon Innbyggere «Plandialog» - mulighet til å gi innspill til planforslag og til å se plansituasjonen der man bor

Hva skal ut fra registeret/baser - bruken av plandata Informasjon om gjeldende planer til forslagsstillere FDV-leveranser(ev. Geosynkronisering) Norge digitalt Årsversjoner Rapporter, bl.a. KOSTRA Automatisert behandling av byggesøknad

Forvaltning av plankartet og vektorfil

Objektkatalog Plan 4.5 Forskrift-veiledere-NPAD/produktspesifikasjoner Lovkommentar (intensjon med loven) Veiledere Veiledning til forskrift T-1490 Reguleringsplanveilederen T-1491 Kommuneplanens arealdel Pbl 2008 Kart og planforskrift (Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister) Produktspesifikasjoner/NPAD Del 1 Fremstilling av plan Lovendringer Forskriftsendringer Del 2 Tegneregler Pbl 1985 el. eldre Kart og planforskrift Del 3 3.1 Kommuneplan 3.2 Reguleringsplan 3.3 Reguleringsplanforslag Del 4 Digitalt planregister

Vektordata er originalen til plankartet Alle data som legges inn i forvaltningsbasen bør kontrolleres Sikrer homogent innhold i kartdelen av digitalt planregister Ved leveranse av plankart, skal også vektordata leveres Rutinen bør si noe om hvilke avtaler som gjøres med utførende firma - leveranser Vektordata med juridisk informasjon Plankart (pdf-fil) Basiskart

Forvaltningsdatabase Datalag i forvaltningsdatabase, digitalt planregister Statlige planer Regionale planer (egen spesifikasjon) Kommuneplan/kommunedelplan (spesifikasjon del 3.1) Reguleringsplaner (områderegulering/detaljregulering) (spesifikasjon del 3.2) Kan ta med også bebyggelsesplaner og reguleringsplaner etter eldre lover Planer under arbeid (spesifikasjon del 3.3 Reguleringsplanforslag) Midlertidige forbud mot tiltak Dispensasjoner Planegenskapsdatabase (egenskaper og kodelister) Midlertidig bygge- og anleggsområde Historiske data Se flere detaljer i NPAD del 4, kap. 4.4.7

Arkiv med vertikalnivå Regulerings- og bebyggelsesplaner Områderegulering og detaljregulering Ikke avklart hvordan nivå innenfor ett vertikalnivå skal forvaltes Dispensasjoner? Historiske data Kilde: Endre Leivestad, Bergen kommune

Vektordata gjennom planprosessen Tilsendt foreløpig plan kontrolleres og lagres i forvaltningsdatabasen Tilsendt planforslag kontrolleres og lagres i forvaltningsdatabasen Vedtatt plan kontrolleres og flyttes over til forvaltningsdatabasen etter vedtak, og lagres til planregister som vektorfil Digital plan oppdateres parallellt med milepælene i planprosessen Ajourføring etter innspill i høringsfase(r) Vektordata oversendes alltid sammen med plankartet Kommunen skal ha en versjon av planen i sine kartinnsyn Digital plan ferdigstilles så langt det er mulig før vedtak kan da unngå eventuelle vedtak som ikke er forenlig med reglene for presentasjon av planen Unngår at det tar tid før planen registreres i DP oppdatering til DP skal skje straks etter vedtak, i praksis maksimalt åtte arbeidsdager etter vedtak.

Vedtatt arealplan Planforslag Planlegging igangsatt Plankartet Ajourføring av vektorfil Trinn i planprosessen Behov for rutiner i hvert av trinnene Forhåndskonferanse avtalemal. Avklare om det er behov for oppmåling Oversende gjeldende regulering/fkb-data Planutkast Planforslag Høringsutkast I, II Kontroll av leveranse Levert i henhold til avtale? Lagring til DB Leveranse fra firma. Reklamasjon på leveranse? Dokumentasjon av endringer i plankartet, vedtak, Kontroll og lagring til DB og digitalt planregister gi PLANID Varsel til planutvalget om at saksbehandling kan starte Endringsmerke og datering i tittelfeltet for alle endringer Ajourføre vektordata iht. vedtak i planutvalget. Lagring til DB 1. Gangs behandling Offentlig høring, start Påtegnelse Ajourføre vektordata iht. høringsinnspill, flere utkast? Offentlig høring, slutt Ajourføre vektordata iht. vedtak i planutvalget 2. Gangs behandling, vedtatt plan Plankart og vektorfil er ajour og ført i planregisteret maks 8 arbeidsdager etter at vedtak er fattet

Kontroll av vektordata SOSI-kontroll sjekker SOSI-filer Programmet og SOSI-formatet har begrensninger Feilfri SOSI-kontroll betyr ikke nødvendigvis at datasettet er feilfritt Må utføre geometrikontroller i tillegg Feilmelding på doble linjer/dobbel geometri er ikke nødvendigvis feil Vektorfila skal etableres slik plankartet er vedtatt (kan ikke etablere doble flater slik formatet krever)

Kontroll av vektordata

Kontroll av plankart Sjekke at vektorfil og plankart har identisk informasjon plankartet er fasit! Sjekke tittelfelt og tegnforklaring i henhold til kart- og planforskriften 9: Plannavn, nasjonalarealplanid, tegnforklaring, nordpil, målestokktall, målestokklinjal koordinatnett, horisontalt og vertikalt geodetisk grunnlag, kartprojeksjon dato og kilde for geodata brukt i basiskartet, forslagsstiller, hvem har utarbeidet og eventuelt revidert kartet, informasjon om planens behandling Tegnforklaring som skiller mellom juridisk informasjon og basisinformasjon Figur som viser sammenhengen mellom kartutsnitt hvis planen består av flere Plankartet skal orienteres med nord opp i kartet Vedtatt skrivemåte for stedsnavn i plankartet (Stedsnavnloven) Rutine = sjekkliste

Backup av gjeldende plan Før endring i vektordatabasen: Man tar backup av alle planer som berøres av en endring -> Utgaver av plankart lagres alltid til planregister Sikrer «før-situasjonen» Rutinen bør si noe om hvor backup lagres

Midlertidig bygge- og anleggsområde Vil gjelde foran tidligere vedtatt plan i en periode Tidligere vedtatt plan skal ofte gjenoppstå uendret etter at anleggsperioden er over Lager en ny plan for området med midlertidig bygge- og anleggsområde Tar vare på originale vektordata til kommuneplan/reguleringsplan før eventuell klipping og tilpassing til plan med anleggsområde KMD anbefaler å etablere et eget arkiv/datalag i forvaltningsdatabasen for bygge og anleggsområder

Midlertidig bygge- og anleggsområde Bestemmelsene skal angi hvilken hendelse eller hvilket tidspunkt det midlertidige bygge- og anleggsområdet opphører Anleggsområde fremstilles med RpBestemmelseOmråde/RpBestemmelsegrense, og flaten gis kodeverdi..bestemmelsehjemmel 91. Der det er behov for å fastlegge tilsvarende midlertidig arealbruk i kommune(del)plan kan det vurderes om 11-9 nr. 4, om rekkefølgebestemmelse, kan benyttes Så snart anleggsperioden er over, skal skravuren fjernes (i praksis vektordata for hele planen som viser midlertidig anleggsområde) -> tidligere vedtatt plan gjenoppstår

Dispensasjoner Dispensasjoner fra vedtatte planer skal georefereres Det anbefales å registrere alle dispensasjoner med georeferanse slipper da å lure på om de faktisk skal georefereres Eget datalag i forvaltningsdatabasen registrerer disp. som punkt-geometri Ved å georeferere alle med koordinat har man full oversikt kan ta ut rapporter enkelte sakssystem kan ikke hente ut slike rapporter Registreres både i planregister og i FKB-Tiltak samme kodeliste Lage standardmaler for svar på søknad

Endringer og mindre endringer Ny ordlyd i ny pbl. fra 01.07.2017 for mindre endringer: «når endringene i liten grad vil påvirke gjennomføringen av planen for øvrig, ikke går ut over hovedrammene i planen, og heller ikke berører hensynet til viktige natur- og friluftsområder.» Alle mindre endringer i eldre planer (på folie, raster eller papir etter pbl. 1985 el. eldre) krever utarbeidelse av helt ny plan etter gjeldende spesifikasjon (SOSI 4.5) Kan vektorisere bare den delen som omfatter endringen (små planer), men må da avblende området i raster som synes i kartløsning Endring av plan (som ikke er mindre) behandles som en ny plan ny planid, og full høring Endring av plankart skal dokumenteres i tittelfeltet og i planregister Eksempel fra Bodø kommune

Oppheve eldre planer Opphevelse av eldre planer kan skje i forbindelse med rullering av kommuneplan. Ta en gjennomgang av gjeldende planer og lag en liste. Listen legges ut på høring. Opphevelse kan skje som et samlevedtak. Hvis man vil ta vare på bestemmelsene i en eldre plan som oppheves, kan de overføres til kommuneplan. Planområdet for opphevet plan fremstilles med bestemmelseområde der bestemmelsene skal gjelde.

Vektorbasen ny plan overlapper gammel plan Fristende å klippe i eldre plan for å «rydde» i forvaltningsbasen Det må foreligge et vedtak om at gammel plan oppheves eller utgår og erstattes. Vedtak skal finnes i planregisteret Hvis det ikke foreligger vedtak vil det bety at underliggende plan skal gjenoppstå når ny plan foreldes Før klipping tas en kopi av hele den gamle planen lagres til historisk database Ny plan arver bestemmelser - benyttes der gammel plan skal utgå, men der man ønsker å ta vare på bestemmelsene inn i ny plan Koding geometri: Gammel plan gis ny kode..planstatus 4 (opphevet) eller..planstatus 5 (utgått/erstattet)

Ny plan overlapper del av gammel plan

Historiske vektordata Planinformasjon: basiskart, temakart, illustrasjoner og dokumentasjon skal ligge i saksdelen av planregisteret eller flyttes til arkivet Hvis man vil ta vare på ulike versjoner av vektorfilene (etter mindre endringer, utgått/erstattet) må dette løses utenfor forvaltningsbasen ved for eksempel å etablere et eget arkiv (datalag) i forvaltningsdatabasen eller lagre i mapper

Påtegnelse Viktig å bruke PLANID på saksdokumentasjon i planregisteret det er koblingsnøkkelen til all informasjon som er knyttet til planen, inkludert GIS-delen av registeret

Midlertidig forbud mot tiltak «Kan nedlegges når kommunen finner at område skal undergis planlegging» - oppretting eller endring av eiendom kan vanskeliggjøre planarbeidet» For å ivareta hensynet til forsvarlig arealutnyttelse (relatert til miljøverdier, bygningsvern, landskapsvern, naturmangfold mv.) Delingssaker etter matrikkelloven kan stanses Må sees i sammenheng med grunneiers rett til å utnytte egen eiendom i tråd med gjeldende regulering Et forbud varer i 4 år, søknader behandles ikke, i påvente av avklaring i plansaken Kan bare vedta forbud dersom søker er varslet innen utløpet av saksbehandlingsfrist og dersom forbudet vedtas senest innen 8 uker (pbl. 13-1)

Gruppearbeid

Gruppearbeid Hva må vi å gjøre hos oss? Hvem skal gjøre det? Når skal det gjøres? Framdrift på arbeid med beskrivelse av rutinene Hvordan skal vi jobbe for å følge opp rutinebeskrivelsen vår? Bruk veilederen og tabellene og vedleggene, samt malen